Когда вы вступаете в должность в качестве руководителя или старшего менеджера проекта, одной из первых и самых важных задач является понимание текущих процессов управления проектами. Этот процесс, часто называемый аудитом, позволяет определить точку «As Is…» — текущее состояние дел в компании. Без четкого понимания текущей ситуации невозможно разработать эффективный план действий и начать внедрение улучшений. Меня зовут Саша Максимова, я уже 10 лет занимаюсь развитием команд и управлением проектами, сейчас работаю в Kokoc Group на должности Руководителя отдела управления проектами и надеюсь, эта статья поможет многим избежать моих ошибок.

Данный путеводитель подойдет для всех, кто приходит извне на руководящие позиции и сталкивается с задачей понимания процессов в компании, в том числе неструктурированных. Неважно, стали вы руководителем команды проектных менеджеров или тимлидом в разработке, я покажу вам четкий план по проведению аудита процессов управления проектами, который вы сможете адаптировать под себя. И даже поделюсь готовыми шаблонами, с помощью которых будет чуть проще провести первичный анализ и перейти к фазе улучшения процессов.

Начну с базы, когда и зачем необходимо проводить аудит процессов, а также расскажу пошаговый план, который поможет сориентироваться в новой среде и эффективно управлять проектами с первого дня.

Зачем и когда нужно проводить аудит

Любой аудит помогает быстро разобраться в текущем состоянии дел и определить ключевые процессы, требующие внимания и улучшения. Но его необходимость не ограничивается только этой ситуацией. Рассмотрим все случаи:

1. В первую очередь он нужен тем, кто вступает в новую должность. Аудит помогает быстро разобраться в текущем состоянии дел и определить ключевые процессы.

2. При значительных изменениях в структуре или стратегии компании. Это требует анализа существующих процессов для их адаптации.

3. При низкой эффективности проектов. Если проекты систематически не достигают целей, необходимо понять причины и найти пути улучшения.

4. При росте компании. Увеличение количества проектов и масштабов деятельности требует пересмотра и оптимизации процессов управления.

5. При запросе от руководства. Руководители могут требовать детального отчета о состоянии проектов и процессов для принятия стратегических решений.

6. Для постоянного улучшения. Регулярный аудит позволяет выявлять и внедрять улучшения, поддерживая высокие стандарты управления проектами.

Как проводить аудит

Сначала нужно определиться с целями аудита. Решите для себя, что вы будете делать с результатами. Что вы хотите получить на «выходе»? В качестве базовой цели я могу предложить  описать процесс управления проектами, который не «ломает» то, что хорошо работает и «чинит» то, что работает плохо. Кроме того, есть еще и личные цели, например, адаптироваться и погрузиться в процессы отдела или команды. Но у вас цели могут отличаться, в зависимости от состояния дел, задач от руководства и т.п.

1 шаг. Исследование

В зависимости от зрелости процессов вам будут доступны инструменты для проведения аудита. А может быть ни один из них - это тоже нормально, тогда пропустите этот шаг и переходите к следующему. 

Отсутствие каждого из следующих инструментов тоже является выводом по результатам аудита.

Метрики

Анализ метрик помогает получить количественные данные о текущих процессах и эффективности проектов. Вот ключевые показатели, которые стоит рассмотреть:

• Время выполнения задач. Смотрите не только на среднее время выполнения задач, но и на аномалии в каждом проекте. Помните, что «Скорость продвижения всей эскадры – это скорость продвижения самого медленного корабля.»

• Производительность команды. Сравните запланированные задачи с реально выполненными. Сколько лежит в бэклоге? Есть ли задачи, по которым давно нет движения и т.п.

• Качество выполнения задач. Количество ошибок, обнаруженных в ходе реализации проектов. Как это влияет на работу других команд?

• Затраты на проекты. Бюджетные и временные расходы на выполнение проектов.

Прочитать документацию

Тщательное изучение документации позволяет понять, как процессы формально задокументированы и какие из них реально используются. Важно ознакомиться со следующими документами (или их отсутствием):

• Политики и процедуры управления проектами. Описания формальных процессов и стандартов.

• Проектные планы. Смотрите не только на текущие, но и на завершённые проекты.

• Отчеты и аналитика. Ежемесячные, квартальные и годовые отчеты по проектам.

• Техническая и бизнес документация. Объем, различие в качестве на разных проектах, актуальность.

Доски в трекере

Трекеры задач дают визуальное представление о ходе работы и позволяют выявить проблемы в управлении задачами:

• Описание задач. Насколько детально и ясно описаны задачи. Указаны ли ответственные? Как вообще ведётся трекер?

• Статусная модель задач. Как организованы статусы задач (в работе, на проверке, завершены и т.д.) Возможно ли понять из досок, всё ли хорошо?

• Просроченные задачи. Количество и причины просроченных задач.

• Отчеты об инцидентах. Частота и причины возникновения инцидентов, распределение по продуктам и проектам.

Обратная связь от смежных отделов

Смежные отделы могут предоставить важную информацию о текущих процессах и выявить проблемные области, которые могут не быть очевидными изнутри команды. Ниже пример скорее из моей отрасли, но вы можете самостоятельно определить, с какими отделами и службами работает ваша команда и с кем стоит это обсудить.

• Отдел разработки. Важны их отзывы о взаимодействии с командой проектного управления, проблемы, с которыми они сталкиваются, и предложения по улучшению.

• Отдел тестирования. Полезно узнать о частых проблемах в проектах, эффективности тестирования и качества конечного продукта.

• Отдел аналитики. Информация о том, насколько точно и полно определяются требования к проектам, и эффективность коммуникации с командой аналитиков.

• Дизайнерский отдел. Их отзывы о процессе разработки дизайна, взаимодействии с разработчиками и проектными менеджерами, а также предложения по улучшению.

2 шаг. Анкета 

Если в команде больше 3х человек — начните с анкеты. Вам будет сложно быстро провести глубинные интервью с каждым сотрудником без подготовки, а анкета поможет быстро собрать основную информацию. Зачем? 

• Заполнение анкеты активизирует мыслительный процесс менеджеров и упростит дальнейшее общение, менеджеру будет проще ответить на вопросы уже на встречах, он будет понимать, что от него хотят. 

• Вам как руководителю будет проще сначала прочитать, подготовить свои вопросы, провести сравнительный анализ и прийти на встречу уже не «нулевым».

Ниже представлен пример анкеты, которую я создавала для своих задач (синхронизируясь с отделом разработки). Она довольно универсальная, поэтому можете взять её полностью или использовать для создания своей версии. Для заполнения, при нормальной загрузки менеджеров, требуется около одной недели.

Скачать пример анкеты сразу в Google Docs → 

3 шаг. Встречи

После того как вы собрали все ответы, нужно их проанализировать, найти важные для вас и бизнеса моменты. Затем можно приступать ко второй фазе — серии встреч. Там вы можете в формате 1-to-1 обсудить с менеджером его анкету, задать вопросы, ответить на те, что возникли у сотрудника, услышать его идеи. И, разумеется, записать всё, что посчитаете важным для дальнейшего анализа. Во время таких встреч вы сможете познакомиться с лидерами проектов (в моём случае это технический лидер), услышать их боли, идеи, где всё идёт хорошо, а где – плохо.

Встречи лучше планировать не длиннее 1,5 часов. После того, как анкета была заполнена больше времени потребоваться не должно. Можно сразу поставить рамки и не давать уходить в эмоции, пространные размышления — иначе можно проговорить много часов и не получить нужного результата.

4 шаг. Обратная связь от заказчиков

После общения с сотрудниками внутри, важно поговорить с заказчиками. Вы можете либо обсудить общие вопросы, проблемы и недопонимания, либо сразу сосредоточиться на тех областях, в которых вы на предыдущих шагах выявили особенности. Здесь нет и не может быть какого-то единого шаблона анкеты, т.к. всё зависит от предметной области и от результатов 1 и 2 шага. ChatGPT хорошо помогает составить список вопросов, из которого надо выбрать подходящие. Вот пример моего промпта:

Сформулируй список из не менее 20 вопросов для опроса взрослых 
заказчиков ИТ-проектов, чтобы оценить качество и эффективность ИТ-процессов. 

Обрати особое внимание на следующие аспекты:
- Эффективность и результативность ИТ-процессов
- Методологии и практики управления проектами
- Взаимодействие между командой проекта и заказчиками
- Коммуникация между менеджером проекта и заказчиками
- Уровень удовлетворенности клиентов
- Области для улучшения этих процессов

Пожалуйста, составляй вопросы четко, кратко и понятно, 
а также оформляй их в структурированном виде для удобства чтения.

Как я проводила свой аудит в Kokoc Group

У нас в компании довольно высокая динамика работы. Все происходит быстро и эффективно: нет длительных ожиданий и переработок, а все вопросы решаются оперативно, задачи не растягиваются. Поэтому, для аудита процессов я выделила себе месяц. Мне комфортно работать в быстром темпе, и приятно, что культура компании поддерживает такую же динамику.

В какой-то момент у меня появились сомнения, а не слишком ли просто и спокойно всё проходит. Команда прекрасно справилась со своими задачами, все уложились в сроки, А как же борьба, преодоление и решение сложных задач?

Но по результатам аудита и спустя время поняла, что всё было в порядке, так бывает, когда все понимают свои задачи и делают свою работу. Понимаю, что в других компаниях что-то может быть иначе, поэтому ниже вы найдёте универсальные инструменты. Однако, если у вас слаженный коллектив, то аудит будет проводить гораздо проще.

• Составление вопросов и подготовка анкет заняли 1 неделю.

• Время на заполнение анкеты от 30 минут до 1,5 часов

• Объем одной полученной анкеты — от 2 до 8 страниц. 

• На обработку одной анкеты (чтение, проверка информации, беглый анализ проектной документации, Jira) у меня уходило от 4 до 8 часов в зависимости от количества проектов у менеджера. 

• Всего я провела 18 встреч с менеджерами и членами команд, которые занимали не более 1,5 часов каждая.

Итоговый отчет занял около 2 часов для окончательного написания. Я использовала chatGPT для анализа своих записей. В нашей компании использование ИИ приветствуется, главное – не отправлять конфиденциальные данные. Обязательно изучите политику в вашей организации прежде чем использовать внешние инструменты. 

Сложности

Настороженность команды: При появлении нового руководителя извне возникает естественная тревожность. Менеджеры, ранее подчинявшиеся напрямую CTO, испытывали настороженность по отношению ко мне.

Попытки представить процессы лучше, чем они есть: Некоторые менеджеры старались приукрасить свои процессы. Я считаю эту ситуацию нормальной и естественной. В этом случае моей задачей было отделить улучшенную реальность от действительности.

Что бы сейчас я сделала по-другому:

• Собрала бы вопросы не в Google Docs, а в Google Форме, чтобы получить сводные данные в таблице и сэкономить своё время.

• Я не использовала Google Таблицы, т.к. подумала, что менеджерам будет проще заполнить анкету в документе и приложить скриншоты, если нужно. C таблицами было бы проще сводить данные.

• Уделила бы больше внимания общению с заказчиками*. Добавила бы короткие анкеты для заказчиков. По результатам аудита стали понятны проблемы в коммуникации, но можно было бы ускориться и выявить не только общие проблемы (например, часто забываем вовремя информировать), но и конкретные «боли», которые нужно решать. 

* Выше в статье я пишу, что нужно общаться с заказчиками в процессе аудита, но в моем случае, к сожалению, глубинное общение с заказчиками отставало по времени от аудита, и шло скорее параллельным процессом. Как показала практика — это менее эффективно.

Что дальше?

В самом начале статьи я как раз сказала, что нужно заранее определиться с тем, что вы будете делать с результатами. Собрав и проанализировав всю вышеуказанную информацию, можно получить довольно подробное представление о текущем состоянии процессов управления проектами. Это позволит:

• Выявить слабые места и узкие места в процессах.

• Определить приоритетные области для улучшений.

• Разработать план действий по оптимизации и улучшению процессов.

Проведение комплексного и всестороннего аудита с учетом всех вышеуказанных аспектов поможет вам быстро адаптироваться к новой должности, эффективно управлять проектами и внести улучшения в процессы управления.

Однако худшее, что можно сделать с результатами аудита — это просто поставить галочку о проведении и положить результаты на полку. Вы точно забудете все выводы, которые не записали. Поэтому, даже если никому кроме вас не нужен итоговый отчет, обязательно напишите его. Он должен включать описание проблем и задач. Если хотите — нарисуйте бизнес-процессы, но это не всегда легко сделать, если проекты ведутся по-разному. В общем, мысль такова, что результаты нужно оцифровать в любом удобном для вас виде. В это время вы как раз завершите анализ и структурируете понимание в своей голове. Чтобы было попроще, ниже прикладываю свой шаблон с Результатами аудита, используйте его как вам удобно.

Скачать шаблон результатов аудита сразу в Google Docs → 

P.S. Идеальным результатом аудита будет четкий план дальнейших действий, который отвечает целям аудита. Он может состоять из следующих шагов:

• Определение приоритетных задач и областей для улучшения. Конкретные шаги и действия, которые необходимо предпринять в первую очередь.

• Разработка плана внедрения изменений. Описание того, как и в какие сроки будут внедряться изменения в процессы управления проектами.

• Назначение ответственных лиц. Определение ключевых участников и их ролей в реализации плана.

• Установление метрик и критериев успеха. Определение, как будет измеряться успех внедренных изменений и какие показатели будут отслеживаться.

• Регулярные проверки и обновления. План проведения регулярных проверок для оценки прогресса и необходимости внесения корректировок.

Сделав все это, вы не только создадите полезный инструмент для текущего улучшения процессов и собственной адаптации в компании или проекте, но и заложите фундамент для будущего вашей команды. Регулярное проведение аудитов и внесение изменений на основе их результатов помогут поддерживать высокие стандарты управления проектами и достигать стратегических целей компании. А в следующий раз поговорим о внедрении Стандарта управления проектами по результатам аудита.