В моей статье “Финансовый учёт на примере отеля” мы посмотрели на финансы сверху: какой в них толк и как извлечь ценность из них. В статье не было ни слова про проводки. Но благодарные читатели спросили: «Как же так – финансы и без проводок? Требуем!» Так вот сегодня в блоге ЛАНИТ на Хабре речь будет идти только про проводки и немножко про то, что есть вокруг них.

Эта статья для тех, кто хотел бы добраться до самых глубин: электронов и других элементарных частиц финансового и бухгалтерского учета. Практически же статья будет нужна очень узкому кругу коллег, которые хотели бы знать в деталях про проводки как про структуры данных в ERP-системах, финансовых и бухгалтерских программных системах. Вдруг вы захотите создать свою систему? Маловероятно, но кто знает.

В финансовых (и бухгалтерских) проводках нет никакой магии, а если она и есть, то я её тут обязательно развенчаю. Весь фокус обычно кроется в не совсем объяснимых словах, например, «дебет» и «кредит», в кодах счетов и в структуре счетов, которые являются частью проводки.

Сами по себе проводки являются атомами, из которых рождается финансовый учет или бухгалтерский учет. Как атом состоит из ядра и электронов, так и проводка не является монолитной. Она является структурой.

По-английски проводка – это transaction, то есть транзакция – нечто составное, но неделимое, что должно проходить одновременно. Проводка – это финансовая транзакция, то есть описание в финансовом смысле операции реального мира.

Ремарка. Давайте объясню, в чём отличие бухгалтерского и финансового учетов. Финансовый учёт – это любой вид учета, который основывается на финансах. А есть другой? Есть оперативный, т. е. тот, который основывается на количественных или натуральных показателях, где сумма является составляющей учёта, но не основой. Например, складской учёт, в котором движения, изменения отражают складские проводки: поступило три товара по 20 руб., переместили один товар, провели инвентаризацию и обнаружили исчезновение (недостачу) одного товара.

Бухгалтерский учет является подвидом финансового учета, который связан с требованиями определенной страны, и соответственно законодательства.

Другим видом финансового учета может быть управленческий финансовый учет – его правила определяют владелец или менеджмент компании; международные учеты (МСФО (IFRS), различные виды GAAP (US, UK) – общепринятых принципов финансового учёта, которые обычно предназначены для финансовых рынков (бирж), акционеров и кредиторов).

Представление (или формат) проводок отличается в советском или постсоветском понимании (чтобы не распыляться, давайте буду говорить «в российском») и в западном понимании (европейском, американском, австралийском). Европейские международные стандарты финансовой отчётности (МСФО, IFRS – International Financial Reporting Standards), кстати, вообще ничего не говорят про то, какими должны быть проводки. И в исламском финансовом учёте тоже не говорят про проводки. Но они есть, потому что финансовые отчёты строятся именно на основе проводок.

Зачем нужны проводки

Финансовый учет и бухгалтерия в частности в своей ежедневной операционной решают ровно одну задачу – распознание экономических событий. Применительно к ним требуется сделать три действия.

• Узнать, когда произошло экономическое событие – это влияет на дату проводки.

• Классифицировать экономическое событие – это влияет на счета в дебете и кредите.

• Оценить экономическое событие – это влияет на сумму проводки.

Поскольку событие – это некоторое изменение ситуации, то проводки фиксируют изменения в экономическом состоянии организации. Это изменение и отражается в виде проводок.

Например, наша компания ООО “Ромашка” продаёт ИП Петрову И.И. бересту.

Когда “Ромашка” заключает договор на поставку бересты, это не является экономическим событием.

Когда создаёт заказ на продажу – это тоже не экономическое событие.

Но вот когда береста отгружена (то есть произошёл переход права собственности) – вот это уже экономическое событие: товар ушёл, мы получили доход, ждём денег, сформировали отгруженность, себестоимость товара и ещё начислили НДС на проданный товар.

Вот эти операции сформировали нам три проводки с дебетом и кредитом. 

Небольшой комментарий: после чтения статьи сразу несколько моих коллег написали мне, что проводка может быть и другая, и что с бухгалтерской точки зрения, она неточна. Отнеситесь к ней как к примеру, и как к одной из возможных реализаций.

Из чего состоит проводка?

В российском представлении проводка должна обязательно включать дату, счёт дЕбета, счет крЕдита, сумму, комментарий. Что всё это значит, расскажу двумя абзацами ниже.

В западном понимании проводки имеют заголовок и строки. В заголовке – дата и комментарий. В строках – счёт и сумма по дебету или по кредиту.

Для западных проводок итог по всем строкам дебета должен равняться итогу по всем строкам кредита. Это называется сбалансированной проводкой. Если равенства нет, то такая проводка является несбалансированной, и это признак ошибочной проводки: такой проводкой в регулярных операциях учёта пользоваться нельзя.

В российских проводках несбалансированных быть не может – они являются сбалансированными по своей сути, потому что в одну строку российской проводки сразу входит и дебет, и кредит. Если же необходимо иметь специально расбалансированную проводку (о таких случаях – чуть позже), то дебет или кредит не указывают. Если же это невозможно, например, информационная система требует, чтобы счет и в дебете, и в кредите был обязательно указан, то с другой стороны (где должно быть пусто) подставляется специально создаваемый технический или мусорный счёт.

Российские проводки из-за их фиксированного вида создают связь между счетом дебета и счётом кредита – один счет по отношению к другому называется корреспондирующим, а само сочетание счёта дебета и счета кредита – корреспонденцией.

Российскую проводку можно представить в западном формате.

Например, 23.09.2024 мы выставили акт на 10 000 рублей от нашей компании к компании ООО “Ромашка” за выступление нашего аниматора на их празднике осеннего равноденствия.

Российская проводка:

Западная проводка:

С точки зрения структур данных, западные проводки являются более нормализованными.

Из российской проводки всегда можно сделать западную (многострочную). Из многострочной проводки не всегда можно сделать «российскую». Можно, если в проводке:

• один дебет и один кредит;

• один дебет и много кредитов;

• много дебетов и один кредит.

Но нельзя, когда много дебетов и много кредитов, потому что не всегда можно сопоставить строки дебетов и кредитов.

А где валюта?

Вы спросите меня, а что же делать, если ваши операции в валюте? Например, у вас валютный счёт в банке, и вам пришел на счет 1 млн долларов?

«Всё просто и непросто», - отвечу я. Во-первых, все проводки ведутся в операционной валюте – в той валюте, в которой вы подготавливаете отчетность. Для российского учета это всегда рубли. В международных стандартах учета операционная валюта обычно зависит от того, в какой валюте вы получаете доход.

Теперь о более сложном: как вы понимаете, курс валюты всё время колеблется, поэтому время от времени вам нужно пересматривать, сколько ваш миллион (или остаток от него) будет стоить. А разницу между тем, что было и тем, что стало списывать на прочие расходы или начислять на прочие доходы. Это называется «переоценка».

В то же время, вам может быть интересна именно сумма в валюте, и хранить её в проводке было бы также интересно и полезно. Для таких случаев обычно создаются отдельные счета, оцениваемые в валюте. Это технические счета, которые напрямую не относятся к учёту. Обычно они в проводке не корреспондируют ни с чем. Впрочем, в некоторых программных системах валютную сумму добавляют прямо в структуру проводки. Правильно ли это, однозначного ответа нет. Для обоих подходов есть свои аргументы, и в каждом из них есть свои преимущества.

К учёту на технических счетах прибегают компании, у которых на складе хранится совсем немного товаров и их стоимость на складе удобно вести в финансовом учёте. Создают счёт типа «Товары на складе», который ведётся в количественном измерении, иногда говорят, что это счёт в натуральном измерении. Количественный счет обычно сопутствует счёту «Товары», который ведётся в денежном эквиваленте.

Но это ещё не всё, мысль по использованию счетов пошла ещё дальше. В предыдущей своей статье про финансы в отеле я рассказывал про такие ключевые показатели в отеле, как ADR (средняя дневная ставка), RevPAR (доход на доступный номер), RevPOR (доход на занятый номер), % заполняемости и другие. Для расчёта этих показателей использовались и натуральные данные, и денежные данные из финансового учёта. Часто в отелях для унификации учёта натуральные данные ведутся на технических счетах.  Такие показатели, как количество номеров в отеле, количество занятых номеров, количество сезонно закрытых номеров, данные по гостям и посадочным местам в ресторане – всё то, что необходимо для вычисления ключевых показателей.

Так что такое дебет и кредит? Дебет слева, кредит справа

Бородатый бухгалтерский анекдот.

Старый главбух каждый рабочий день начинал, заглядывая в ящик стола. Затем закрывал его на ключ и начинал работу. Руководил очень успешно - никаких претензий не было. И вот его провожают на пенсию. На следующий день все сотрудники бухгалтерии бросаются к ящику стола: что же там за хитрый секрет, позволяющий так успешно работать?! Вытаскивают старую засаленную бумажку: "Дебет - слева, кредит - справа".

Дебет и кредит – это категории проводки. «Дебет» от латинского debet означает «он должен», а «кредит» от латинского credo – вера (он верит), то есть как бы «он верит в мой долг». Но на самом деле прямолинейное восприятие перевода этих терминов играет злую шутку в понимании смысла этих терминов: где-то это так, а где-то смысл дебета и кредита имеет прямо противоположный смысл. Поэтому правильнее сказать, что дебет и кредит – это просто категории проводки, потому что они имеют разное значение для разных счетов.

Чтобы понять это, вернёмся к структуре любой компании. Экономически она состоит из пяти составляющих: активов (Assets), обязательств (Liabilities), капитала (Owner’s equity), доходов (Revenues) и затрат (Expenses). Доходы и затраты являются составной частью капитала. А для остальных частей имеется основная экономическая формула:

Активы = Обязательства + Капитал

Иногда Обязательства и Капитал называются общим словом «пассивы». Активы – это то, чем владеет компания (товары, основные средства, дебиторская задолженность – обязательство покупателей оплатить нам счета за поставленный товар или за оказанные услуги). Обязательства – то, что должна наша компания другим компаниям за поставленный товар, выданные кредиты, зарплату, которую компания рассчитала и должна заплатить сотрудникам, начисленные, но ещё не выплаченные налоги. Капитал – это то, что компания должна своему акционеру. Вся прибыль компании концентрируется в капитале (прибыль = доходы – затраты). Прибыль должна обогащать владельцев компании. Поэтому капитал находится в пассивах компании.

Все счета, которые указываются в проводках, берутся из справочника под названием «План счетов» – это список счетов. Счета имеют номера и название. В каждом виде учёта он свой. В бухгалтерском учёте России номера определены приказом Минфина. Например, 20 – это операционные (общехозяйственные) затраты, 62 – дебиторская задолженность. Эти счета могут расширяться: 20.1 вы можете назвать затратами отдела сбора бересты для письменности, 20.2 – затратами отдела сбора дубовой коры для медицинских целей.

В международных учётах и в управленческом финансовом учёте каждая компания вольна построить план счетов так, как она считает нужным. На этот счёт есть свои соображения. О том, по каким принципам и как правильнее строить план счетов тоже надо писать отдельную статью.

Так вот, какой бы учёт не был, каждый из счетов относится к своему типу – активу, обязательству, капиталу, доходам или затратам. Счета, которые относятся к активам и затратам, называются «активными» или «дебетовыми». Счета, которые относятся к обязательствам, капиталу и доходам – «пассивными» или «кредитовыми».

Я это рассказываю для того, чтобы охарактеризовать дебет и кредит в проводке.

Если активный (дебетовый) счет стоит в дебете проводки, то он увеличивается. Если в кредите – уменьшается. Например, «Дебет счёта Товары» означает, что у вас увеличилась стоимость товаров – на склад поставили или на складе нашлись товары. «Кредит счёта Товары» означает, что стоимость товаров уменьшилась. И не важно, со склада отгрузили товары или они потерялись, или были переданы в производство.

С пассивными (кредитовыми) счётами всё наоборот: если такой счёт стоит в дебете проводки, то он уменьшается. Например, вы ставите в дебет счёт «Займы полученные», когда выплачиваете займ, то есть ваш долг уменьшается. И, наоборот, когда берёте займ, то «Займы полученные» ставятся в кредит проводки – ваши обязательства увеличиваются.

Интересно то, что затраты являются дебетовым счетом, то есть при увеличении затрат они находятся в дебете – совсем как активы. И наоборот, доходы являются кредитовыми счетами. То есть компания, получая доход, ставит их в кредит проводки. Эта особенность идёт от того, что они являются частью капитала. Но так придуман финансовый учёт, это нужно принять как данность.

У кого проводки круче – у нас или у них?

И в западных, и в российских проводках есть свои особенности, плюсы и минусы.

Идея многострочных западных проводок скорее основывается на шаблоне дебетов и кредитов, которые соответствуют некоторой операции.

Многострочные проводки более лаконичны. Они могут быть полезны, когда корреспонденция счетов избыточна, например, для округлений, которые возникают при пересчете валютной стоимости товаров, переоценке, распределении накладной стоимости запасов, НДС.

Идея российской проводки основывается на корреспонденции счетов, которая способна показать, какие счета сочетаются между собой. Это позволяет:

• выявить ошибки, если возникают нелепые корреспонденции, то есть проводки с комбинацией дебета и кредита, которые в принципе не должны были возникнуть, но возникли по технической причине - из-за неверной классификации операции, из-за человеческой ошибки;

• понять точный (однозначный) источник возникновения другой стороны проводки или связность счёта. Например, если возник доход, то в связи с чем: дебиторской задолженностью, прочей дебиторской задолженностью, переносом с другого счета (реаллокацией) и т.п.

Не скажу про Юго-Восточную Азию, но в Европе практику корреспонденции счетов используют только в Румынии. Хотя, с моей точки зрения, это хорошая практика для проверок, в том числе автоматизированных, которая не дает существенной дополнительной нагрузки ни на объем данных, ни на проектирование процедуры формирования проводок, и также не утяжеляет их для понимания.

Можно было бы сказать много слов, как международные ERP-системы справляются с корреспонденцией счетов, но, пожалуй, это тема для отдельного разбирательства.

Российские проводки за счет своей жесткой структуры (точно один дебет и точно один кредит с единой суммой) не позволяют разбалансироваться одному из важных финансовых отчётов – Балансу (он же отчет о финансовом положении). Но и в западных проводках люди и системы сразу проверяют проводку на сбалансированность так, что Баланс тоже не должен расползтись.

Ремарка: баланс строится на соотношении частей учета компании – его «активов» и «пассивов». К активам в основном относится то, чем владеет компания. К пассивам – обязательства компании и её капитал, а также сумма доходов минус затраты.

Что нам от этого?

Следующий вопрос: «Мы немного поняли, как экономическое событие порождает проводки. Но что нам с этого?»

Как когда-то было сказано в книге Экклезиаста (это часть Библии, Ветхого завета, признаваемого и в христианстве, и в исламе): «Всему свое время, и время всякой вещи под небом: … время разбрасывать камни, и время собирать камни».

Превращение экономических событий в проводки – это время разбрасывать камни. Когда же приходит конец финансового периода, то из проводок собирается финансовая отчётность. Основных отчётов четыре: отчёт о прибыли и убытках (о финансовых результатах), баланс (о финансовой позиции/положении), отчет о движении денежных средств и отчёт об изменении капитала.

Но посередине периода в ежедневной работе можно собрать ещё несколько отчётов, которые также важны. Самый основной современный отчёт – это оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ; Trial Balance). Он выполняется за некоторый период, и показывает вот что:

• что было на начало периода – открывающее/начальное сальдо (Opening Balance);

• изменения за период – обороты (Movements) или движение по счетам;

• что стало на конец выбранного периода – закрывающее/конечное сальдо (Closing Balance).

Что бы это значило?

Для таких активов, как товары, сальдо (сумму) на начало и конец периода показывает стоимость ваших товаров на начало и конец периода на складе вашей компании.

Обороты показывают, как уменьшилась и увеличилась стоимость товаров на складе.

Проще всего с денежными средствами на счетах компании: сальдо на начало и конец периода показывает остаток денег в банке, дебетовые обороты – сколько денег пришло на расчетный счет, кредитовые обороты – сколько денег ушло с расчётного счёта.

Для таких обязательств, как кредиторская задолженность (обязательство вашей компании заплатить поставщикам за поставленные товары), сальдо на начало и конец периода показывает ваш долг поставщикам. Обычно долг воспринимается как какое-то отягощение, но в данном случае, чем выше задолженность, тем лучше для компании и тем позже она потратит деньги, а эти деньги обычно ничего не стоят, так как отсрочка платежа после поставки товара в случае постоплаты бесплатная. Но, конечно, допускать просрочку нехорошо – вы же не любите нарушать условия договора, так?

Оборотно-сальдовая ведомость выглядит так:

Она может быть свёрнутой и развёрнутой. Свёрнутые – это, когда обороты по счёту в дебете складываются с оборотами в кредите счёта. А развернутые, когда они показываются раздельно.

Оборотно-сальдовая ведомость – это агрегирующий (суммирующий) отчёт. На начало периода она рассчитывает начальные остатки по счетам, затем обороты в разрезе счетов и аналитики.

Каждая строчка оборотно-сальдовой ведомости может детализироваться в самый элементарный отчёт – список проводок.

И также список проводок может агрегироваться до менее общих показателей, а оборотно-сальдовая ведомость детализироваться. Например, могут разделяться свойства счетов, отчет может разделяться на группы «счет-корреспондирующий счет».

Российские бухгалтеры также часто применяют отчёт, который называется «карточка счёта», показывающий с чем корреспондировал определённый счёт. 

Этот отчёт играет две роли.

1. Проверка операций на возможность (разумность). Не каждый счет может корреспондировать с другим. Например, невозможно представить, чтобы в главной книге встретилась проводка: 

Дебет Операционные затраты, Кредит Доходы 

или 

Дебет Товары, Кредит Нераспределенная прибыль

Некоторые операции выглядят подозрительно, хотя и могут быть: 

Дебет Товары, Кредит Операционные затраты 

Здесь возможна ошибка, а может быть и возврат товара при некорректном списании товара в производство.

Дебет Товары, Кредит Денежные средства 

Обычно продажа происходит через промежуточные счета типа дебиторской задолженности, но возможно это что-то очень нетипичное.

2. Отслеживание операций и детализация операций по категориям. В этом случае корреспондирующий счёт играет роль источника, получателя или классификатора операции. Например, если мы встречаем проводку:

Дебет Товар, Кредит Кредиторская задолженность, 

то мы понимаем, что это было поступление товара от поставщика, а проводка:

Дебет Товар, Кредит Материал 

- это реклассификация материала в товар.

Но правильнее использовать специально введённую аналитику (свойство счёта) с видами операций. Например, без такой аналитики невозможно построить отчёт о движении денежных средств прямым способом. Этот отчет является одним из четырех базовых финансовых отчётов, он может строиться двумя способами на выбор компании: прямым либо косвенным.

Иногда бухгалтеры заявляют, что им нужна «шахматка». Это совершенно дикий отчёт, где по горизонтали и по вертикали располагаются счета, а на их пересечении указывается сумма оборотов по корреспонденциям между этими счетами. Вроде бы ну что такого? Просто другая форма представления развёрнутого отчёта по корреспонденции счетов («карточки счёта»). Но в действительности при большом количестве счетов, совершенно непонятно, что делать с этой огромной простыней. Ни самому посмотреть, ни людям показать – в смысле, такой отчёт даже и распечатать невозможно.

Счет – не так страшен, как его малюют

Теперь отскочим немного назад. Мы оперировали такими терминами, как «дебиторская задолженность», «товары», «нераспределенная прибыль» и т. д. Но, говоря про проводки, нельзя не рассказать про счета, которые и являются основой для классификации финансовых операций.

Сами счета иногда называются синтетическими счетами. Почему появилось это название, ума не приложу. Наверное, чтобы отличать их от аналитик как аналитических счетов (о них немного позже).

Общий список счетов называется «планом счетов», который может быть древовидным или линейным.

Счета обычно имеют свой номер. В западных видах учёта отсутствует единая нумерация счетов или групп счетов, поэтому, когда упоминают счета, используют название счетов в виде слов естественного языка, чтобы это было понятно другим людям (как минимум из другой организации). Но вот в российском бухгалтерском учёте используется план счетов из приказа Минфина, и поэтому профессиональной деформацией российских бухгалтеров является использование кодов вместо человеческих слов. Это похоже на код «свой-чужой» или способ разговаривать шифрами, наверное, чтобы придать своей речи замысловатость и загадочность.

Пример части плана счетов управленческого финансового учета:

Пример части российского плана счетов:

В западных учетах обычно в кодировке счетов не используются точки и другие символы. Обычно только цифры, а в очень редких случаях буквы. Если план счетов хотят структурировать (а его всегда хотят структурировать), то обычно под каждый уровень структуры отводят свой набор цифр счета. Например, это можно сделать так: 3121120, где 3 будет означать затраты, 1 – затраты операционных подразделений, 21 – код подразделения, если затраты относятся к конкретному подразделению – производственный отдел, 120 – затраты на списание материалов в производство.

В российском учёте принято отдельные части нумерации разделять точкой. Например, счет 10.1.21 может означать: счет 10 – материалы, субсчёт 10.1 – производственные материалы, субсчет 10.1.21 – производственные материалы для производства слоновьей бумаги.

Теперь обратимся к кодировке счетов в российских стандартах бухгалтерского учета.

Дебет 41 Кредит 60 означает на самом деле
Дебет Товары, Кредит Кредиторская задолженность. 

Список этих кодов довольно ограничен, и выучить его за пару вечеров вам не составит труда.

По какому-то капризу автора этого типового плана счетов, он поместил рядом 90.1 как счёт доходов и 90.2 как счет себестоимости, а это затраты. А вот 90.3 – «Налог на добавленную стоимость», что вообще является обязательством. В один общий 90-й счёт замешано всё, что можно. Вероятно, смысл был в том, чтобы получить маржинальную (прямую) прибыль через вычитание 90.2 из 90.1, но это не добавляет ясности пользователям плана счета. То есть, когда вам говорят про «отнесём это на 90-й счет», сразу возникает вопрос – на какой из 90-х субсчетов нужно что-то относить. Хорошо, если это понятно из контекста, но ведь так бывает не всегда.

Сальдо и обороты счёта продаж (90-му счёту) являются расчётными, они состоят из сумм сальдо и оборотов субсчетов, которые входят в 90-й счёт. Да вот только туда входят и активные (затраты – себестоимость), и пассивные счета (обязательства, доходы). Каким же должен быть 90-й счёт: активным или пассивным? Ни тем, и ни другим, ему придумали название «активно-пассивный». Про такие счета можно написать ещё многое, но влияет ли это на что-то важное? Пожалуй, что и нет, потому что в финансовые отчёты собирается информация из элементарных, а не расчётных счетов и субсчетов. В баланс (отчёт о финансовой позиции) счета попадают или в левую часть, или в правую, и никаких активно-пассивных счетов.

Кстати, пока я писал статью, я придумал шутливый вопрос по типу: «Что одновременно мужского, женского и среднего рода? Парк-усадьба Коломенское». В бухгалтерском преломлении она звучит так: «Что одновременно и доход, и затрата, и обязательство? 90-й счёт».

Аналитические счета

Про аналитические измерения поговорить нужно обязательно, потому что на них и строится вся более сложная структура финансового учёта.

Дело в том, что через один только счёт невозможно выразить всю структуру финансового учёта – его (счёта) для этого слишком мало. Например, вы отгрузили товар вашему клиенту, но от какого подразделения вы его отгрузили, в рамках какого проекта вы это сделали, если вы отгрузили запчасть, то к какому оборудованию вы это сделали. Да, конечно, вы можете посмотреть в документ, по которому вы создали проводку, но это будет очень долго и для ручных операций, и для автоматизированного построения отчётов. Поэтому счета придумали наделять дополнительными свойствами, которые и носят название аналитических счетов, аналитики. В 1С по какой-то причине аналитические счета называются «субконто».

Обычно аналитические счета связываются со справочниками – справочником товаров и материалов (ТМЦ, МТР и пр.), справочником оборудования (основных средств), нематериальных активов. Иногда через аналитические счета детализируются основные (синтетические) счета. Например, в международном учете компания может иметь более тысячи счетов затрат для их лучшей детализации. В российском учете их всего пять (20, 21, 23, 25, 26, 90). Как же так, почему такой чудовищный дисбаланс? Да потому что российским статистическим органам, в которые сдаётся бухгалтерская отчётность, совсем неинтересно, какие в компании затраты – они кладут всех в прокрустово ложе стандартной отчетности, а потому и стандартного учёта. Собственникам и менеджменту же знать детали жизненно важно, поэтому в качестве аналитики указываются расширяющие справочники статей затрат и статей доходов – таким образом задача раскрытия видов затрат успешно решается.

Аналитические счета, в зависимости от информационной системы, могут относиться ко всем счетам учета (так называемые сквозные аналитики), быть привязанными к группе счетов (материалы, товары, основные средства, затраты, краткосрочные обязательства и пр.) или к каждому счёту индивидуально.

Аналитика точно так же, как и синтетические счета отображается в отчётах – оборотно-сальдовой ведомости и других отчётах.

Вот пример проводок с учётом аналитики.

Пример, где аналитика вынесена в отдельную колонку “параметры проводки”:

Поскольку аналитик к одному счёту может быть много, различные ERP-системы решают эту задачу по-разному: 

• некоторые системы разбивают одну длинную строку на сегменты, где хранятся коды справочников-аналитик (получаются сквозные аналитики на весь план счетов);

• некоторые системы используют подчиненные таблицы с аналитиками;

• некоторые системы используют поля с динамическими кодами: одно поле означает вид аналитики (и ссылку на справочник), другое - код справочника.

Каждый из подходов имеет свои плюсы и минусы.

Теперь давайте устроим небольшой квиз.

Q: Должен ли бухгалтер знать план счетов?

A: В больших компаниях план счетов довольно сложный и бухгалтеры обычно отвечают за свою строго ограниченную область учёта – кто-то за налоги, кто-то за основные средства, кто-то за резервы, кто-то за товары и услуги, кто-то за производство, кто-то за зарплату и так далее. Понятное дело, что если ты занимаешься только зарплатой, то тебя не будет интересовать часть плана счетов, связанная с производственными затратами. Но свою часть счетов бухгалтер знать очень даже должен. Иначе он не бухгалтер, а оператор ЭВМ. В лучшем случае  счетовод.

Q: На собеседовании я слышал, что бухгалтер сказала: «Я не знаю, какие там делаются проводки для операции xx, 1С лучше знает». Так и должно быть?

A: Разумеется нет. Ответ такой же, как и в предыдущем вопросе.

Ассиметричные счета

Давайте посмотрим на парочку чуть более продвинутых тем. Представьте какой-то объект. Например, товар. Когда товары поступают на склад, то счёт «Товары» указывается в дебете проводки. Когда товар уходит со склада, то счёт «Товары» указывается в кредите проводки. В некоторых случаях удобно разделить дебетовые операции и кредитовые операции. При поступлении товаров можно использовать счет «Товары, поступление», а при их выбытии – «Товары, выбытие». Сумма оборотов этих счетов будет давать сумму исходного счёта «Товары». Такое разделение счетов делают для упрощения учета по части из общего объема операций и для ускорения в получении отчётности. «Закрытие» одного счёта на другой, то есть суммирование одного с другим, происходит через отдельную операцию.

Ярким примером является учет налога на добавленную стоимость, когда при продаже товара выделяется НДС как обязательство, а при покупке НДС, который можно зачесть. В простом варианте оплачивается исходящий НДС (при продаже) за вычетом входящего НДСа. Входящий и исходящий НДС отражаются на разных счетах и зачитываются (из исходящего НДС вычитается входящий НДС) отдельной проводкой.

Контра-счета

Вообще, в широком смысле контра-счета – это те счета, которые стоят друг с другом в корреспонденции: счет в дебете по отношению к счету в кредите или же счет в кредите по отношению к счёту в дебете.

Но в узком смысле контра-счета – это счета, которые напрямую связаны с другим счётом. Самым ярким примером будет амортизация основных средств. С амортизацией происходит вот какая штука в бухгалтерском учёте. Вы покупаете какое-то основное средство, например, станок или автомобиль, чтобы пользоваться им много лет для операций своей компании. И будет неправильно, если сразу при покупке вы переведете всю стоимость основного средства в затраты, как это можно сделать для канцелярки и для других мелких вещей. Поэтому придумали понятие амортизации – постепенного, каждый месяц, списания стоимости основного средства на затраты в течение планового срока его использования. Соответственно, стоимость основного средства должна уменьшаться. Но не тут-то было. По правилам учета основных средств при расчёте (начислении) амортизации его стоимость не уменьшается, но создается парный счёт амортизации, где она накапливается. Сумма счета основного средства и счета амортизации как раз даёт остаточную стоимость основного средства.

Пример

Накопленная амортизация через 5 месяцев будет 50 000 руб., остаточная стоимость станка: 10 000 000 – 50 000 = 9 950 000 руб.

Еще немного терминов

Продолжая разговор про проводки, нужно упомянуть несколько терминов, которые логично вплетаются в тему финансового учёта или неразрывно связаны с ней.

Главная книга – это набор проводок. Другими словами, главная книга – это сборище всех проводок в некотором виде учета. Проводки разделяются по финансовым годам, по которым строятся финансовые отчёты, по финансовым периодам – обычно месяцам.

Гроссбух – если попросту, то это Главная книга в бумажном виде. «Гроссбух» не используется как термин в финансовом учёте, а нарицательно означает что-то невообразимо объемное.

Аудиторский след – это принцип, по которым проводки, которые однажды попали в Главную книгу (в терминологии бухгалтеров: были «запощены» - от английского слова to post или «забуканы» от английского же слова to book), уже не могут быть удалены из неё или изменены в ней. В западном учёте аудиторский след является важнейшим принципом ведения учета. В случае, если в Главную книгу были внесены ошибочные проводки, то для их удаления создают новые реверсивные или сторнировочные проводки. Это проводки, в которых меняются местами дебет и кредит. Аудиторский след считается важной и неотъемлемой частью в западных учетах – это дает гарантию, что любая операция оставит свой след, и не будет удалена или скорректирована «задним числом». Для российского бухгалтерского учета аудиторский след – это скорее обуза, чем преимущество, так как потребителем российского учета и отчетности являются банки и государственные органы, где в учёте скорее нужен «чистовик», а черновые операции будут только мешать.

Красное сторно

Если два раза написать прямую проводку и потом два раза написать реверсивную или сторнировочную проводку, то сальдо (итоговая сумма) останется прежней, что и до этих проводок – как будто их и не было. Но вот на развернутых оборотах (отдельно дебет и кредит) проводки отразятся драматически: они там не просто останутся, но еще и увеличатся в два раза – за счёт прямых проводок, и за счёт реверсивных тоже. Чтобы обороты также не увеличивались, в российском учёте используют «красное сторно»: в этом случае сумма проводки пишется с минусом, а дебет и кредит местами не меняются. Кстати сказать, в финансовом учете отрицательные суммы часто пишут не с лидирующим минусом, а как сумма в скобках.

Как вы понимаете, к коммунистическому режиму «красное сторно» отношения не имеет.

Счета-самолётики или Т-счета – это способ представления счетов в виде буквы Т или самолётика. Когда связанные операции финансового учета разбираются одна за одной, тогда каждый счет пишется как буква Т: сверху пишется название счета, слева – дебетовые части проводки, а справа – кредитовые части проводки. Для меня это представление не дает особой наглядности, но кому-то может и помогает.

Когда проводки рождаются

Проводки являются результатом оценки экономического события – по времени, сумме и классам. Когда же и кто должен создавать проводки? В современном мире это происходит в программных системах – бухгалтерских и финансовых (ERP). Проводки обычно создаются на основе документов. Создаются они обычно в течение нескольких дней после появления документа в системе. Либо же они появляются автоматически, и бухгалтер лишь контролирует их перед отправкой в Главную книгу.

Бухгалтер должен проверить, что исходные документы в системе оформлены верно, и что проводки из них получились корректные. Бухгалтер обычно не настраивает схемы формирования проводок в системе из-за необходимости знать при настройке много технических деталей. Однако же бухгалтер должен уметь дать задание консультанту (который и настраивает схемы) определить, какие проводки должны рождать операции по документу. И, соответственно, откуда должны браться или как определяться из данных в системе даты, счета и суммы.

То есть работа бухгалтера превратилась из полуавтоматической рутинной работы по формированию проводок и отчётов в большой степени превратилась в методологическую и аудиторскую работу. Как же изменится работа бухгалтера, когда инструменты искусственного интеллекта освободят их от примитивной и рутинной работы в ещё большей степени? Мы это увидим в ближайшие годы в достаточно короткой перспективе.

Вероятно, они будут определять форматы документов, план счетов. Их работа все больше превратится в аудиторскую функцию и в работу советника, а через какое-то время – в советника со вторым мнением. Работа бухгалтера будет связана со всё более высокой квалификацией, и всё больше будет отходить от операционной работы в сторону процессного консалтинга и бизнес-консалтинга.

Кто делает проводки

Проводки обычно делает тот, кто отвечает за операцию в финансовом учёте. В больших организациях бухгалтеры отвечают за собственную область учёта, поэтому в логистике (цепочках поставок) логист обычно выполняет отгрузку, а после этого на основе операций отгрузки бухгалтер по логистике формирует проводки.

Как неправильно использовать отчёты о проводках

Есть вещи, которые разумно извлекать из проводок. Но то, что проводки являются результатом любой финансовой операции, совершенно не означает, что и все финансовые отчёты нужно строить из проводок. Есть ещё кое-что, где проводки не сильны, и тогда не надо их натягивать на все возможные ситуации.

Например, отчёт, под названием Aging. По-русски это называется очень длинно – «Отчёт о просроченной задолженности». При продаже товаров дата получения денег отличается от даты отгрузки товара. Нормальной является ситуация, когда вы получаете деньги с некоторой отсрочкой после отгрузки товара, например, в течение 60 дней. Вашему покупателю выгодно заплатить вам как можно позже, при этом не нарушая условия договора. В этом случае отчёт по просрочке обычно включает поля “дата платежа”, “№ счёта на оплату”, “непросроченные платежи”, и периоды просрочки платежа, обычно по 15 или по 30 дней. Когда период просрочки перевалит за 90 дней, задолженность начинает считаться «плохой» - на неё нужно начислять резерв по плохим долгам.

Такие отчёты неправильно строить из проводок – прежде всего потому, что в проводках не отражается дата платежа. Но даже если внести её как аналитику, обычно построение такого отчёта сопряжено с массой технических сложностей. Поэтому такие отчёты правильней строить из данных по счетам и оплатам.

Раунд вопросов и ответов

Нужен ли проводке номер?

Некоторые думают, что нет. Действительно, формально в проводке может не быть номера. Но я думаю, что это единица данных, которая должна быть идентифицирована. А кроме как по номеру проводку идентифицировать никак нельзя. Да, можно выделить проводку по документу, который сформировал её. Но один документ может сформировать несколько проводок. Лучше иметь сквозную нумерацию. Иногда номер разделяется по структуре. Например, с 1 – операции по денежным операциям, 2 – логистические операции и т. д.

Когда применяются несбалансированные проводки

Когда информационные системы (бухгалтерские и ERP-системы) только внедряются, то обычно начальные остатки на счетах нужно как-то загрузить. Это делают либо через разбалансированные проводки, либо через использование мусорного счёта в качестве другой стороны счёта / корреспондирующего счёта (дебета или кредита) - что,в общем, одно и то же.

В российском учёте несбалансированные проводки также рождаются по так называемым «забалансовым» счетам. Например, если вам дали материалы на ответственное хранение, то эти материалы не входят в ваш баланс, но вам надо как-то и где-то их отразить, потому что вы несете за них ответственность, поэтому они отражаются на таких специальных счетах. Обычно их код начинается на два нуля.

А налоги?

Проводки не имеют прямого отношения к налоговым учетам. Например, транспортный налог рассчитывается из лошадиных сил или объема двигателя, или вместимости транспортного средства. Проводки тут не нужны, и их применение скорее будет каким-то странным обходным путем. Они только формируются, когда вы посчитали своё налоговое обязательство перед налоговыми органами. Из-за различий по правилам расчетов, налоговый учёт свой для каждого из налогов.

Можно только оговориться про налоговый учёт по налогу на прибыль: он рассчитывается на основе доходов и затрат. Способ учета затрат и доходов в налоговом учёте (по налогу на прибыль) очень похож на их учет в бухгалтерском учёте при помощи проводок. Разница в правилах учета между налоговым учётом по налогу на прибыль и бухгалтерским учётом выражается в налоговых разницах: если какая-то затрата учитывается в бухучете и не учитывается в налоговом учете, то возникает постоянная разница, а если учитывается, но в другом месяце (периоде) – то временнАя разница. ВременнЫе разницы разделяются на ОНО (отложенные налоговые активы) – тогда налоговый доход больше, чем бухгалтерский и ОНА (отложенные налоговые обязательства) – наоборот.

О чём здесь не было не сказано ни слова:

•  об итальянце Луке Пачоли, который придумал понятия «дебета и кредита» (потому что про него рассказывали уже так много раз, что нет сил повторять эту историю);

• о мемориальных ордерах, так же, как и о журналах-ордерах – эти формы были актуальны при ручном ведении проводок;

• о немецкой и итальянской школах бухгалтерского учета и об их различиях и преимуществах каждой из них (об этом уже все забыли, в интернете даже не так просто отыскать это, дела давно минувших дней).

Ну вот вы и узнали, если не всё, то очень много про проводки. Не знаю, что вы будете делать с этим знанием, и было ли это полезным чтением. Но раз вы долистали или дочитали до конца, то вы точно один из очень немногих людей - Хабр говорит примерно о статистике в 20% и 10%, соответственно.