Контроль доступа и автоматизация учета рабочего времени — темы, традиционно вызывающие живой интерес у руководителей. Потеря контроля над этой системой может обернуться серьезными сбоями. В нашем случае речь идет об ошибках при интеграции между программным обеспечением «1С: Зарплата и управление персоналом» и системой контроля и учета доступа Timex. Спойлер: как часто бывает, в ошибках виноваты рептилоиды. Ошибки мы нашли и исправили, рептилоидов — нет.

О заказчике и используемом ПО

Наш заказчик — Набережночелнинский трубный завод (НЧТЗ), один из крупнейших отечественных производителей оборудования для заканчивания нефтяных и газовых скважин. Штат компании насчитывает более 1000 сотрудников. Для кадрового учета, расчета заработной платы и планирования затрат на оплату труда используется типовое решение «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП).

1С:ЗУП интегрирован с Timex — гибким программным обеспечением для построения систем контроля доступа и учета рабочего времени. Благодаря модульной архитектуре, Timex позволяет наращивать функциональность без необходимости доработки основного кода.

У Timex есть SDK — программный модуль, расширяющий возможности системы и обеспечивающий взаимодействие с внешними решениями через SOAP-веб-сервисы и API. Однако, как показала практика, в реализации были допущены упущения, особенно в части взаимодействия с 1С.

Интеграция может быть настроена двумя способами:

1. Экспорт данных из 1С в Timex — передаются списки сотрудников, их должности, подразделения. В Timex уже назначаются уровни доступа, рабочие зоны и графики.

2. Импорт данных из Timex в 1С — сотрудники и их атрибуты заносятся непосредственно в Timex, после чего система фиксирует события и передает их в 1С.

Плюс второго подхода — автономность Timex. Минус — риск появления дублирующихся записей и ошибок в учете. Об этом расскажу подробнее.

Суть проблемы

При синхронизации между 1С и Timex начали появляться сбои. Основные ошибки касались:

1. Дублирования сотрудников и должностей

Сотрудник приходил на работу, но данные о его посещении отсутствовали. Выяснилось, что в базе Timex для одного и того же физлица могли существовать две записи:

• одна — корректная, выгруженная из 1С, например, с должностью «Главный специалист»;

• вторая — созданная вручную в Timex с другой должностью, например, «Ведущий специалист».

Если в 1С:ЗУП сотрудник оказывался связанным с неверной записью из Timex, табель оставался пустым — события не фиксировались. Timex позволяет переопределить связи между сотрудниками и их идентификаторами вручную, но этот процесс трудоемкий, а ошибки обнаруживаются уже постфактум, при возникновении проблем в табелях.

2. Неверное отображение кода отпуска по уходу за ребенком (ОЖ)

Ошибка проявлялась, когда сотрудник досрочно возвращался из отпуска по уходу за ребенком. В 1С оформлялся документ «Возврат из отпуска…», однако в Timex состояние отпуска сохранялось. В результате в табеле отражалось, что сотрудник одновременно на работе и в отпуске. Особенно нелепо это выглядело, когда человек, по данным системы, «прерывал отпуск», чтобы прийти поработать в выходной.

Такое поведение приводило к ошибкам в расчетах заработной платы и некорректному учету рабочего времени.

В первом случае проблема могла быть решена наведением порядка в системах с последующей регулярной синхронизацией данных. Есть два способа наведения порядка: вручную и с помощью автоматической обработки. Второй способ предпочтительнее, т.к. от повторения ошибок никто не застрахован.

Во втором случае ошибки были вызваны недостатками в коде обработки Timex при определении сотрудника, если их создано несколько для одного физлица. Такое может быть, если сотрудник был уволен, а потом опять принят на работу.

Решение проблемы: создаем обработку в 1С для корректировки данных Timex

Чтобы устранить ошибки синхронизации между 1С:ЗУП и системой Timex, было принято решение разработать специализированную обработку в 1С. Она помогает:

• находить дубли сотрудников;

• корректно переопределять связи между 1С и Timex;

• устранять ошибки в табелях и документах, таких как «Возврат из отпуска по уходу за ребенком».

Ниже — обзор основных возможностей и механики работы готового решения.

Поиск и переопределение дубликатов сотрудников

На вкладке «Сотрудники (дубли)» реализован функционал для поиска дублирующих записей сотрудников в базе Timex.

1. Сначала необходимо обновить список — это делается через кнопку «Обновить данные» на вкладке «Мастера настройки связей».

2. После загрузки отобразятся сотрудники, у которых в Timex зафиксированы несколько записей. Группировка осуществляется по ФИО.

3. В таблице все данные подгружаются из Timex, за исключением колонки «Сотрудник 1С» — в нее вручную указывается связанный сотрудник из 1С.

4. Чтобы переопределить связь, необходимо установить флажок напротив нужной строки и выполнить запись изменений.

Эта процедура позволяет быстро выявлять и устранять расхождения в идентификации сотрудников между двумя системами.

Проверка корректности должностей

Вкладка «Должности» предназначена для анализа и сверки должностей из Timex с должностями в штатном расписании 1С.

1. При нажатии на кнопку «Обновить» загружается актуальный список должностей из обеих систем.

2. Должности из 1С, присутствующие в ШР, отмечаются зелёной галочкой. Отсутствующие могут быть неактуальными или дублировать существующие.

3. Изменять напрямую связи между ID Timex и объектами 1С нельзя — это влияет на несколько разделов СКУД. Поэтому таблица служит только для анализа, а корректировки вносятся вручную в Timex.

Корректировка периодов отпуска по уходу за ребёнком

Была выявлена важная логическая ошибка при досрочном выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребёнком.

Суть проблемы:

• В 1С:ЗУП создается документ «Возврат из отпуска…» на физлицо, к которому могут быть привязаны несколько сотрудников (например, при увольнении и последующем приеме на работу).

• В результате, Timex получает данные по устаревшей записи сотрудника, и отпуск не считается завершенным.

• Это приводит к тому, что табель показывает, будто человек одновременно находится в отпуске и ходит на работу.

Решение нашлось такое:

• В обработке реализована логика корректного определения актуального сотрудника в Timex по физлицу из документа возврата.

• Пользователь может указать нужного сотрудника и основание (документ), после чего Timex обновит вид времени — табель заполняется корректно.

Сопоставление сотрудников Timex и 1С

Для настройки связей между объектами двух систем доступна вкладка «Сотрудники (дубли)».

• В 1С есть регистр сведений, где хранятся связи между ID сотрудников 1С и Timex.

• Пользователь может изменить связь или удалить её, если она некорректна.

• После запуска обработки отображаются все сотрудники из Timex, не связанные с объектами 1С.
  

  

Важно: не все сотрудники Timex должны иметь пары в 1С — например, временные подрядчики могут существовать только в СКУД.

Работа с таблицей:

• Отметив строки в колонке «Корректировка» и записав изменения, пользователь создает или обновляет сопоставление в регистре сведений.

• В список не попадают сотрудники с задвоением, если одна из записей уже связана с 1С.

• В таких случаях дубли корректируются вручную на стороне Timex.

Также доступна кнопка «Сопоставление Timex», открывающая полный список всех текущих связей. Через строку поиска можно быстро найти нужного сотрудника и удалить лишнюю или некорректную запись.

Результаты внедрения

В ходе работы мы:

• выявили ключевые причины ошибок при обмене данными между системой контроля доступа Timex и 1С:ЗУП;

• предложили способы диагностики и устранения возникающих сбоев;

• разработали и внедрили специализированные обработки в 1С, которые позволяют:

  • обнаруживать дубли сотрудников в базе Timex и удалять их;

  • настраивать и корректировать соответствия между сотрудниками в 1С и Timex;

  • анализировать и вручную исправлять некорректные должности, указанные в базе Timex;

  • корректно формировать табель при досрочном выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребёнком;

  • управлять связями между записями сотрудников в обеих системах.

Результат: интеграция между Timex и 1С стала надёжным инструментом для отдела кадров и бухгалтерии. Это позволило повысить точность учета рабочего времени, упростить обработку данных и снизить риски ошибок в начислении заработной платы. В конечном счёте — повысилась операционная эффективность ООО «Набережночелнинский трубный завод».

Столкнулись с ошибками в 1С или нарушением в интеграции? Заполните форму на нашем сайте — мы поможем выявить причины и настроим корректную, стабильную работу ваших бизнес-систем.