Компании, которые связаны с производством, ритейлом или дистрибуцией, часто сталкиваются с задачей управления большим количеством данных о продуктах. Разнообразие партнеров, платформ и каналов продаж делает необходимым внедрение эффективной системы управления этими данными. Для полного контроля требуется интеграция трех систем: учетной, PIM и системы управления сайтом.

Назначение PIM-систем

Каждый товар имеет множество атрибутов: описание, фотографии, размеры, цвета, цены, сезонность, состав материалов, принадлежность к группам, соответствие стандартам, заменяемость, сочетаемость и прочее. Эти данные необходимо регулярно назначать, корректировать, запрашивать, передавать в каналы продаж и внутренние системы, обновлять и снова отправлять.

Подбор оптимального набора атрибутов для конкретной торговой площадки или корректировка текущих связей может значительно повысить конкурентоспособность товара, улучшив его продажи. Таким образом, управление атрибутами становится важным бизнес-процессом, который требует автоматизации.

Если у компании менее 100 SKU, поддержание актуальности данных не оказывает значительного влияния на затраты. Однако при увеличении ассортимента до 1000 SKU и наличии нескольких каналов продаж трудозатраты начинают существенно сказываться. Дальнейшее расширение номенклатуры без изменения подхода к работе с товарным контентом приводит к росту затрат.

Если в компании нет PIM-системы, то на сбор и обновление данных о каждом SKU тратится примерно 25 минут в год. Автоматизация помогает сократить это время до 4 минут.
(Дж. Абрахам, «Управление данными о товарах. Теория и практика»)

PIM-системы предназначены для централизованного хранения, стандартизации, обогащения и распространения данных о товарной номенклатуре компании.

Помимо экономии времени, PIM-система обеспечивает:

• контроль полноты информации о товарах;

• стандартизацию, унификацию и обогащение данных, поступающих из разных источников (производители, поставщики, профильные базы данных);

• передачу данных во внешние системы (CRM, LMS, WMS и другие);

• преобразование и отправку информации в различные каналы продаж в требуемой форме (учет языка, состава атрибутов, форматов медиафайлов, торговых предложений и т. д.);

• перерасчет отдельных параметров, например, перевод оптовых цен в розничные;

• сохранение и запись истории изменений;

• разграничение прав доступа для сотрудников в зависимости от уровня привилегий.

Как понять что нужно переходить на PIM

Чтобы оценить предпосылки перехода на специализированное решение, предлагаем пройти по чек-листу:

Почему CMS или учётная система — не аналог PIM

В небольших компаниях с ограниченным ассортиментом задачи PIM могут быть успешно выполнены любой системой управления сайтом, например, коробочной версией «1С: Битрикс управление сайтом». Однако для средних компаний с номенклатурой от 1000 позиций и омниканальными продажами функционала CMS становится недостаточно.

Сложные каталоги, массовые операции, группировка товаров для до- и перекрестных продаж выходят за рамки возможностей CMS или учетных систем без серьезной доработки. Чтобы понять разницу, сравним управление товарной информацией в PIM-системах и учетных решениях, например, «1С».

Настройка карточек товаров

• 1С: Использование существующих атрибутов ограничено. Например, создать серию белых кроссовок на основе серии зеленых невозможно простым копированием. Добавление нового типа карточек требует привлечения программистов.

• PIM: Предоставляет интерфейс для самостоятельного моделирования карточек любой сложности, включая наборы и группы атрибутов, без необходимости привлекать разработчиков.

Работа с цифровым контентом

• 1С: Не рассчитана на хранение и обработку больших объемов медиафайлов. Обычно файлы хранятся в отдельных базах и подгружаются по мере необходимости. Хранение медиа внутри 1С может привести к снижению производительности на пиках продаж.

• PIM: Предлагает централизованное хранилище для работы с медиафайлами, обеспечивающее высокую скорость отдачи контента.

Личный кабинет для поставщиков

• 1С: Из-за близости к финансовым данным компании не включает интерфейс для поставщиков. Они не могут самостоятельно загружать и редактировать данные о товарах.

• PIM: Обычно включает личный кабинет для поставщиков, где можно загружать товарные фиды (CSV, XML, XLSX, YML), консолидировать данные и передавать их во внешние системы.

Интеграция с онлайн-площадками

• 1С: Готовые интеграции с маркетплейсами отсутствуют. Для обмена данными с внешними каналами продаж требуется разработка и настройка.

• PIM: Имеет готовые решения для автоматизации обмена данными через API, что значительно упрощает интеграцию.

Другие различия
PIM-системы также выигрывают по ряду других параметров:

• управление доступами сотрудников;

• автоматизация на разных этапах жизненного цикла товаров;

• контроль и модерация данных;

• масштабируемость.

PIM и учетные системы, такие как «1С», чаще всего дополняют друг друга, а не конкурируют. PIM-системы берут на себя задачи управления товарным контентом, которые выходят за рамки возможностей учетных решений и CMS.

Примеры внедрения PIM

Чтобы показать, как PIM-системы встроены в процессы реальных компаний, приведем несколько примеров.

Магазин товаров для автоспорта

Магазин предоставляет покупателям широкий ассортимент продукции: шлемы, очки, перчатки, обувь, комбинезоны, спортивные рули, кресла, средства безопасности, специализированные шины, выхлопные и охлаждающие системы, тормозные диски и колодки, а также разнообразные детали для тюнинга. Владельцы планировали выход на новые каналы продаж, включая зарубежные рынки. Однако развитию мешала разрозненность товарной базы: часть данных хранилась в 1С, а другая — в базе интернет-магазина. Отсутствовали инструменты для автоматического создания и выгрузки карточек товаров, что усложняло выход на новые рынки, так как торговые платформы требуют определённого формата и структуры фидов.

Для решения этой задачи была внедрена система PIMCORE, которая позволила:

• добавлять описания и характеристики товаров на нескольких языках, с возможностью дальнейшего расширения мультиязычности;

• организовать категории товаров с индивидуальными наборами свойств и диапазонами значений, что ускорило отображение новых товаров в нужных разделах магазина;

• создать базу данных производителей и поставщиков с гибкой настройкой прав доступа, что позволило безопасно интегрировать партнёров. Поставщики получили возможность самостоятельно добавлять новые товары, обновлять остатки и цены;

• внедрить автоматическое расчёты розничных цен, зависящие от изменения стоимости у поставщиков;

• настроить логические связи, что дало возможность привязывать товары к нескольким категориям для кросс- и дополнительных продаж.

Кроме того, удалось устранить ошибки при переносе данных между системами и снизить нагрузку на разработчиков.

Магазин оптических приборов

Компания занимается производством и продажей оптической техники и измерительных приборов, включая микроскопы, телескопы, бинокли, приборы ночного видения, лазерные уровни, эндоскопы, электроизмерительные приборы и различные датчики. Всего каталог насчитывает более 10 тысяч позиций. Мы уже рассказывали о процессе организации хранения данных о товарах и его изменениях со временем.

Актуальная версия кастомной PIM-системы представляет собой аналог PostgreSQL на платформе Битрикс, где хранятся данные о товарах, описания на разных языках, сведения для различных сайтов (B2B и B2C, моно- и мультибрендовые магазины), инструкции, сертификаты, изображения, свойства товаров, адреса складов и салонов, а также другая информация. Управление этим массивом осуществляется через административную панель.

Строительный маркетплейс

Компания является омниканальным ретейлером, предоставляющим покупателям возможность совершать покупки через контакт-центр, сайт, мобильное приложение или физический магазин. Дополнительно клиентам доступен набор бесплатных сервисов, помогающих на всех этапах ремонта, а также база знаний с советами, инструкциями и материалами от экспертов.

Как это часто бывает, управление медиаданными и товарной информацией ранее осуществлялось вручную, что замедляло процессы, требовало больших затрат труда и приводило к ошибкам.

Внедрение PIM-системы позволило:

• объединить все данные в единую базу;

• сократить объём рутинной ручной работы и свести к минимуму ошибки;

• предоставить партнёрам удобные личные кабинеты для работы с номенклатурой.

Автоматизация обработки данных ускорила добавление новых позиций, что позволило значительно расширить ассортимент. В результате, оборот в некоторых категориях вырос в 3-5 раз.

Из чего выбирать

Российские Pim-системы

Ensi — комплексное решение, помимо PIM включающее: генератор описания и характеристик товара по фото, функционал формирования товарных предложений с динамическими параметрами, коннекторы к популярным маркетплейсам, возможность настройки прав доступа к компонентам системы. Платформа бесплатна.

Точка — сервис для управления товарами на маркетплейсах. Возможности: перенос карточек между маркетплейсами, генерирование штрих-кодов, одновременное внесение изменений на всех площадках, анализ полноты информации, массовая загрузка, товарная аналитика и др. Стоимость лицензии зависит от количества заказов, дают 5 дней на тестирование.

OpenPIM — PIM-система, разработанная специально для малого и среднего бизнеса с типичным функционалом, кроме workflow и  кабинета поставщика. Из особенностей — настройка ограничений при создании уровней иерархии и назначение атрибутов зависимостям. Нет встроенной поддержки торговых предложений (вариантов изделий), их нужно реализовывать через модель данных. Нельзя генерировать файлы производные от существующих (например изображения с другим разрешением или форматом). Анализ полноты данных не является функционалом из коробки и его нужно настраивать. Исходный код открыт, есть демо-версия.

Еще есть Brandquad, catalog.app, Compo Pim. Фишка последней — онлайн расчёт рентабельности внедрения.

Зарубежные Pim-системы

Среди наиболее известных решений в области PIM-систем можно выделить Pimcore, Akeneo, Marketprovider, Catsy, inRiver, PIMworks, Syndigo и другие. Наибольшую популярность среди них завоевал Pimcore.

Этот продукт разрабатывается с 2010 года и представляет собой универсальную платформу, сочетающую в себе подсистемы PIM/MDM/DAM. Pimcore создан не только для управления товарными данными, но и для решения более широкого спектра бизнес-задач. Система предлагает богатый набор функций "из коробки", однако требует адаптации для соответствия конкретным бизнес-моделям и особенностям российского рынка.

Один из её минусов — отсутствие встроенных коннекторов к популярным российским маркетплейсам. Такие расширения можно найти в сообществе пользователей, но качество их кода не контролируется разработчиками Pimcore.

Если говорить о сфере применения Pimcore, её сильные и слабые стороны выглядят так:

• PIM-система: Это действительно мощное и гибкое решение для управления товарными данными. Несмотря на сложность интерфейса, система хорошо подстраивается под уникальные потребности бизнеса.

• MDM- и DAM-системы: Pimcore обладает средними возможностями в этих категориях. Например, доступны базовые функции обработки и конвертации фото и видео под требования торговых площадок, встроенный фоторедактор и поиск по метаданным. Однако платформа не предлагает внешних инструментов, необходимых для дистрибуции и монетизации контента. Поэтому компании, такие как фотобанки, издательства или владельцы коммерческого контента, обычно предпочитают более узкоспециализированные решения.

• CDP, DXP и E-commerce: Для задач, связанных с Customer Data Platform, Digital Experience Management или созданием полноценных e-commerce платформ, лучше рассмотреть альтернативные решения.

Кому подойдет Pimcore

Система подойдёт компаниям любого масштаба и с любым количеством каналов продаж. Считается удачным выбором для агрегаторов, маркетплейсов, дистрибьюторов и производственных компаний. Особенно важно то, что уже Community Edition имеет функционал, достаточный даже для очень крупных внедрений и может быть развёрнута на сервере предприятия.

Стоимость лицензии

Три тарифа, стоимость зависит от функционала.

1. Бесплатная Community Edition не поддерживает PXM (Product Experience Management)/AXM (Application Experience Management) функционал, интеграцию с российскими маркетплейсами «из коробки», LDAP/SSO- авторизацию, визуальный редакторпроцессов, документооборот, дополнительные функции выгрузки информации о товарах. Отсутствует поддержка пользователей. Количество установок ограниченно.

2. Ежемесячная стоимость расширенной версии — Enterprise Edition — от 1600 € в месяц, оплата списывается ежегодно. Включает весь функционал Pimcore, доступна поддержка пользователей, но количество установок ограничено. Поставка лицензий уровня Enterprise и выше российским компаниям напрямую невозможна. Если нет желания изучать юридические последствия схем с покупкой лицензии через Казахстан или Дубай, то лучший вариант — воспользоваться Community Edition и готовыми модулями от сообщества или дописать необходимое. Это дешевле.

3. Unlimited Subscription — максимальная версия Pimcore без ограничений по функционалу и количеству установок в рамках одной организации. Стоимость — от 6400 € в месяц. Из особо ценного в ней — документооборот и визуальный редактор коннекторов, но они могут быть написаны разработчиками на заказ (50-100 часов).

Срок и порядок внедрения

Внедрение PIM-системы в среднем занимает 4–6 месяцев и проходит небольшими итерациями. Однако интеграция Pimcore — это сложный и детальный процесс, который можно сравнить с нейрохирургией, выполняемой на работающем организме. Ведь полностью отключить такие системы, как 1С, на длительное время невозможно.

Основные этапы внедрения:

1. Исследование текущей архитектуры и потоков данных
   На первом этапе анализируются архитектура компании, процессы передачи данных и существующая атрибутивная модель. На практике у многих компаний такие схемы либо отсутствуют, либо утрачены, поэтому их приходится восстанавливать "с нуля".
   Идеальная ситуация — наличие у заказчика штатного аналитика, который глубоко понимает внутренние бизнес-процессы и готов активно взаимодействовать с аналитиком внедряющей компании, обладающим экспертизой по Pimcore.
   На этом этапе уходит 50–70% от общей продолжительности проекта.

2. Проектирование новой архитектуры
   Заказчики, как правило, понимают, зачем им нужна PIM-система, но при детальной проработке часто возникают:

• Конфликты между департаментами: начинается обсуждение, какие данные должны храниться в 1С, какие — в Pimcore, а какие — в CMS.

• Попытки реализовать всё сразу: появляются идеи реализовать все накопившиеся пожелания в рамках одного проекта, особенно если он связан с пересмотром номенклатуры.
  
  На этом этапе важно грамотно управлять ожиданиями и рисками, чтобы уложиться в сроки.

3. Описание интеграционных спецификаций
Формируются детальные спецификации, описывающие, как различные системы будут обмениваться данными.

1. Разворачивание Pimcore и настройка интеграций
   Платформа устанавливается и настраивается под специфику заказчика, обеспечивая корректную синхронизацию с другими системами.

2. Обучение пользователей
   Представители заказчика обучаются базовым ролям и основным сценариям работы с Pimcore.

3. Тестовая эксплуатация
   Система запускается в тестовом режиме, чтобы проверить её работоспособность и выявить возможные проблемы до полноценного запуска.

Потенциальные результаты внедрения

1. Единое хранилище данных
   Вся информация о товарной номенклатуре хранится централизованно и в упорядоченном виде. При этом структура каталога в PIM-системе не связана со структурами на торговых площадках. Для каждого сайта-витрины или маркетплейса можно создавать уникальную структуру каталога.

2. Доступность и безопасность данных
   Все отделы компании получают постоянный доступ к актуальной и полной информации об ассортименте. Доступ разграничивается в зависимости от ролей, а все изменения логируются. При необходимости можно отследить, кто и какие параметры изменял.

3. Снижение нагрузки на сотрудников
   Возможность централизованного обновления данных в системе и на подключённых торговых площадках уменьшает количество ошибок и снижает нагрузку на персонал.

4. Экономия времени и ресурсов
   PIM-система аккумулирует данные из подключённых бизнес-систем (например, 1С, ERP, фотобанк или медиасервер) и автоматически преобразует их под требования торговых площадок. Это упрощает и ускоряет процесс подготовки информации об ассортименте.

5. Сокращение штата для подготовки контента
   Благодаря автоматизации снижается потребность в сотрудниках, которые занимаются подготовкой товарного контента.

6. Снижение возвратов
   Более полное и достоверное описание товаров уменьшает вероятность ошибок со стороны покупателей, что снижает количество возвратов.

7. Управление ассортиментом и продажами
   Настройка связей между SKU упрощает управление перекрёстными и дополнительными продажами, новыми поступлениями, сезонными акциями и другими предложениями.

8. Контроль данных
   PIM-система предотвращает ввод некорректной или неполной информации, автоматически уведомляя о допущенных ошибках. Это экономит время на проверку и контроль данных.

9. Масштабируемость
   При расширении достаточно просто подключить новые торговые каналы, такие как Ozon, Wildberries, Мегамаркет, Яндекс Маркет, Berito, Натали, Satom, Робо Маркет и другие.

10. Рост лояльности клиентов
    Улучшение качества описания товаров и обслуживания повышает удовлетворённость покупателей, что приводит к росту показателя NPS (Net Promoter Score).

Внедрять PIM можно и самим: взять код c github, привлечь разработчиков, изучить документацию, подготовить ТЗ, развернуть и настроить. Но если ваш бизнес не готов к экспериментам в отсутствие официальной поддержки разработчика, то лучше «купить КАСКО», поручив внедрение опытной команде. Заполните форму на нашем сайте, мы перезвоним, ответим на вопросы, организуем встречу с аналитиком, чтобы обсудить ваши цели, бюджет и сроки.