Типичная проблема в аптечных сетях: дисбаланс между продажами и товарными запасами. И для этого есть та самая волшебная таблетка. Важно видеть и считать коммерческие показатели, иначе бизнес не справится с конкуренцией. В статье на примерах расскажу, чем аналитика помогает аптечным сетям.
Так как статья про бизнес-аналитику, а значит, про цифры, то начну с них. По данным маркетингового агентства DSM Group, которое специализируется именно на исследованиях фармацевтического рынка, с 2009 года в России растет количество аптек. Например, 15 лет назад насчитывалось 50 тысяч аптечных точек, а в конце 2023-го почти 80 тысяч.
Логично предположить, что сегодня в аптечном бизнесе двигатель торговли не реклама, а довольно высокая конкуренция, именно это заставляет искать новые инструменты. Можно подумать, что с проблемами в основном сталкиваются одиночные аптеки, однако недавняя конференция аптечных сетей показала, что вопросы есть и у крупных игроков. И ответы — в изучении показателей.
Например:
анализ чека помогает увидеть не только популярные товары, но и соотнести время продажи с теми или иными категориями, а также оценить работу провизора;
анализируя остатки, можно найти нерентабельные позиции.
В моей практике был и такой пример: одна сеть теряла прибыль, потому что пропускала наплыв клиентов в определенное время дня. Увидеть этом помогла бизнес-аналитика, в результате компания скорректировала график работы сотрудников и так увеличила продажи. Простое управленческое решение, которое сложно принять, если не видишь, а только предполагаешь.
В статье раскрою три вопроса:
Чем BI-система может помочь компании?
Почему аптечные сети внедряют дополнительную аналитику, а на стороне товаро-учетной системы поддерживают этот запрос?
Как внедренная BI-система уже работает в двух аптечных сетях?
Как BI помог компаниям: реальные истории про бизнес и цифры
Такой инструмент, как BI или бизнес-аналитика, у руководителей крупных сетей не вызывает вопросов. Впрочем, иногда в комментариях еще звучат мысли, что это лишь красивые цифры и картинки, а если умеешь и знаешь, то легко выгрузить всю информацию из учетной системы. По опыту скажу, что можно бесконечно смотреть на три вещи: огонь, воду и на то, как кто-то формирует отчет для руководителя в Excel.
Недавний пример: в одной компании, аналитик готовила показатели раз в неделю, к среде, так как приходилось собирать данные из нескольких учетных систем и внешних сервисов. Но этого было недостаточно, ведь данные быстро меняются, и даже неделя становится довольно длинным промежутком. После внедрения бизнес-аналитики руководители получают актуальные данные каждое утро.
Плюс №1: визуально удобные дашборды заменяют отчеты и показывают актуальную информацию каждый день.
Но дело не только в скорости или производительности. За рукотворными отчетами скрывается многое, в прямом смысле скрывается, ведь цифры там можно поменять, переставить или вообще убрать, а это нередко потерянные из-за халатности или ошибок миллионы. Такой случай вскрылся пару лет назад на презентации пилотного проекта. Оказалось, что менеджеры вырезали из отчетов один товар, который закупили по ошибке в большом количестве. Компания на этом потеряла больше миллиона.
Другая ситуация: сотрудники, которые предоставляли отчеты, скрывали коммерческие показатели, которые не подходили под их KPI. Владельцы бизнеса не видели этих данных и не понимали, что есть проблема, сотрудники же получали свои KPI в полном объеме. После внедрения бизнес-аналитики скрывать информацию стало невозможно, потому что все живут в одном информационном поле.
Плюс №2: на дашбордах руководитель видит реальные данные, а не те цифры, которые предоставили сотрудники.
Корректные данные в отчетах — это не все. Важно, какие именно цифры представлены и подсвечены. Когда мы однажды сдавали проект владельцу розничной сети, он впервые увидел показатель «Сумма остатков без движения более 90 дней». Цифра была большая — 7 миллионов рублей. Конечно, владелец расстроился, что не видел данные об остатках в таком разрезе.
Или другой пример. У бизнеса уже есть сформированная потребность — сравнение цен с конкурентами. На это один из наших клиентов, лидер e-com в своей сфере, тратил много времени. После того как внедрили бизнес-аналитику и настроили сравнение цен, заказчик каждое утро видит критические отклонения в ценах и оперативно их исправляет.
Плюс №3: виджеты настроены под потребности конкретного бизнеса и помогают детально и глубоко оценить процессы и результаты.
Есть и не самые приятные истории, они связаны с мошенничеством. К сожалению, в сетях и такое не редкость, особенно если компания развивает систему лояльности. Бывает, что продавец заводит бонусную карту на чужое имя и копит бонусы, в этом ему «помогают» покупатели, которые не пользуются скидками конкретной сети. Когда бонусов достаточно для крупной покупки, продавец проводит расчет с помощью карты для одного из клиентов. В результате деньги, которые человек платит за товар, продавец оставляет себе. Еще одна схема — фиктивные возвраты, когда товар возвращается только номинально, при этом деньги из кассы также идут продавцу. Сотрудники пытаются нелегально заработать, а компания на этом теряет.
Плюс №4: показатели в BI-системе помогают выявлять случаи мошенничества.
Бизнес-аналитика в аптечной сети: можно ли обойтись данными в учетной системе
Специализированной учетной системой «СмартАптека» пользуются свыше 3800 аптек в более чем 68 регионов России. Программа разработана с учетом всех особенностей реализации лекарственных средств и потребностей этой отрасли. Например, есть более 20 интеграций с различными системами, есть интеграция с платформой «Фармзаказ», контроль цен на жизненно необходимые и важнейшие лекарственные препараты и так далее.
Базовая аналитика тоже доступна, но имеет свою специфику и не дает полной картины, например:
В учетной системе для аптек информация представлена в формате кубов, которые еще необходимо донаполнить. Тогда как данные в BI уже готовы: загружены с сайта и CRM-системы, выполнены предрасчеты целевых показателей, а также предложены для анализа с цветовой идентификацией, что позволяет за несколько кликов увидеть причину.
В учетной системе для аптек нет информации о выполнении планов, отсутствует возможность в динамике анализировать коммерческие показатели и нет визуализации данных в графической форме.
Все же учетная система нужна прежде всего для учета, а не визуализации данных. При этом разработчики специализированного ПО идут навстречу бизнесу, понимая, что аптекам нужны современные инструменты. На той стороне готовы создавать коннекторы и настраивать индивидуальную выгрузку, чтобы помочь компании интегрировать BI-систему и получить нужные данные в проработанном и углубленном виде.
Например, во всех проектах мы самостоятельно разрабатываем выгрузку данных из учетных систем. Однако в одном из недавних проектов открытый API, который предоставили на стороне учетной системы, не передавал всю необходимую информацию для создания отчетов. Тогда для нас сделали индивидуальную выгрузку, которая содержит необходимую информацию, чтобы доставать и визуализировать данные.
Пример внедрения отечественной BI-системы в аптечной сети
У нас есть несколько примеров работы с аптечными сетями. Так, недавно мы внедрили российскую BI-систему в одной из крупных аптечных сетей. Система умного анализа данных быстро развивается. Среди главных плюсов можно выделить адаптивный интерфейс, гибкую систему фильтрации и возможность создания персонализированных отчетов. Кстати, освоить систему можно за 2 часа, не имея навыков в ИТ, что тоже большой плюс. Еще одно преимущество — продукт отечественный, а значит, не будет проблем с обновлениями.
Я пообщалась с руководителем той аптечной сети, где теперь используется BI. На вопрос «Почему решили внедрить дополнительный инструмент?» получила такие ответы:
Данные представлены в наглядном и доступном виде.
BI выводит ключевые показатели и отклонения, что позволяет оперативно проработать конкретные проблемные точки с сотрудниками.
BI позволяет увидеть тренды ключевых показателей и оперативно на них отреагировать.
Владелец компании открывает BI и сразу видит все показатели.
В этой аптеке активно используют планфакторый анализ для оперативной постановки задач сотрудникам, а также анализируют тренды и выявляют точки усиления. Например, добавляют или сокращают количество кассовых точек в аптеках.
В результате BI, с одной стороны, позволяет погрузиться в цифры, с другой — быстро увидеть тренды. В учетной системе, в табличных формах нет информации, которая несет верхнеуровневые цифры: план-факт, выполнение, невыполнение, нет показателей ключевых отклонений. В BI-системе тренды представлены в наглядном виде. Это позволяет оперативно поработать конкретные проблемы. И для аптечного бизнеса такой подход сегодня становится необходимостью.
Уже завтра, 24 июня, расскажем, как это работает, на вебинаре:
как BI помогает управлять аптечной сетью в реальном времени,
какие показатели важны для аптек,
почему бизнес-аналитика становится стандартом в аптечном ритейле,
проведем живую демонстрацию решения на примерах.
Бонус для участников: скидка 10% на предпроектное обследование BI-решения!