Одной из самых востребованных корпоративных функций Carbonio являются ежедневники, которые позволяют наносить на сетку календаря предстоящие встречи и события, получать автоматические напоминания о предстоящих событиях и даже пропущенных встречах. Но главное - ежедневники в Carbonio позволяют в несколько кликов приглашать на создаваемые собрания и другие мероприятия других людей, в том числе коллег. Такая функция ставит перед пользователями задачу по выбору оптимального времени, чтобы все, кто должен принимать участие в событии, могли на нем присутствовать. Именно для этого в новых версиях Carbonio появился встроенный планировщик встреч, позволяющий максимально удобно выбрать подходящее время. В данной статье мы расскажем о том, какие задачи можно решить с его помощью.
При создании встречи в ежедневнике Carbonio пользователь может указать сразу несколько параметров:
Название - отображаемое имя события
Место проведения - отображаемое имя места проведения события
Помещение - фактическое место проведения события, поле для бронирования ресурса типа “Помещение” для оффлайн-встреч
Виртуальная комната - имя конференц-зала в Carbonio Chats, если речь об онлайн-встрече
Оборудование - поле для бронирования ресурса типа “Оборудование”
Участники - поле для ввода участников встречи, чье присутствие обязательно
Необязательные участники - поле для ввода участников встречи, чье присутствие необязательно
Как видно на приведенном выше скриншоте, заданное изначально время проведения встречи конфликтует с расписанием одного из обязательных участников и в таком случае время мероприятия необходимо изменить. Но как именно? В этом и должен помочь планировщик события.
Нажав на кнопку “Показать ежедневник” ниже, можно открыть планировщик события, который в удобной форме отображает начало и конец события, а также совмещенную с ним занятость его участников
Как видно на скриншоте, время проведения мероприятия пересекается с занятостью одного участника, что дает возможность организатору принять взвешенное решение о том, перенести ему встречу так, чтобы она не конфликтовала ни с чьей занятостью, перевести участника с конфликтующим расписанием в разряд необязательных гостей или полностью отказаться от его участия во встрече.
В планировщике расписания также указывается занятость используемых ресурсов - помещений и оборудования. С точки зрения планирования встречи они мало чем отличаются от обычных участников.
Для примера разрешим возникший конфликт переносом встречи на час. После этого ни один из участников встречи не отображается отмеченным красным восклицательным знаком, а это значит время не конфликтует с занятостью кого-либо из участников встречи
Такая же картина наблюдается и в планировщике. Выбранное время встречи не пересекается с актуальным расписанием кого-либо из ее участников, а значит встречу можно создавать и отправлять приглашения ее участникам.
Однако тот факт, что расписание не конфликтует со временем встречи в момент ее создания, вовсе не означает, что такой конфликт не возникнет в будущем. У участника встречи в любой момент может появиться срочное дело, которое наложится на время проведения встречи. Для того, чтобы предупредить создателя встречи об этом, существует возможность для приглашенных пользователей предложить новое время проведения встреч.
Сделать это можно как прямо из приглашения, так и после его принятия и добавления встречи в ежедневник.
После выбора этой опции откроется окно редактирования встречи, в котором единственным доступным для редактирования полем будет дата и время встречи. Указав новое желаемое время, можно отправить предложение организатору.
Напомним, что планирование встреч можно осуществлять также в сторонних клиентах, таких как Outlook и Thunderbird. О том, как это делать мы рассказывали в одной из предыдущих статей.
Таким образом, Carbonio предоставляет полный набор необходимых инструментов для совместной работы и, в частности, удобной организации рабочих собраний и других производственных встреч.
По вопросам тестирования, приобретения, предоставления лицензии и консультаций обращаться на почту sales@svzcloud.ru к эксклюзивному партнеру Zextras
Получить информацию и обменяться информацией о Carbonio CE вы можете в группах в Telegram CarbonioMail и Carbonio CE Unofficial