Многие организации и предприятия устанавливают почтовый сервер Carbonio, как решение для унифицированных коммуникаций, поддерживающее широкий спектр корпоративных инструментов, такие как почта, ежедневники, адресные книги, задачи, облачное хранилище для файлов, а также видеоконференции, и которое доступно не только на компьютерах, но и мобильных устройствах. Для некоторых из них Carbonio – первая и основная платформа для совместной работы, а для некоторых — это платформа для миграции с Microsoft Exchange. И тут администраторы сталкиваются с необходимостью подключения к почтовой системе сторонних клиентов. При этом современный пользователь привык, что от доступа к нужным ему сервисам его отделяют ввод своего адреса электронной почты и пароля почты. Именно поэтому необходимость ввода дополнительных и, к тому же, весьма неочевидных данных для использования такой базовой вещи, как электронная почта, может ввести пользователей в ступор.
В этой статье мы расскажем о том, как можно настроить Outlook на полноценную работу с Carbonio, а в следующих статьях расскажем о том, как можно:
Максимально упростить процесс настройки электронной почты в Outlook и почтовых клиентах, запросив у сотрудника при настройке почтового клиента только адрес почты и пароль от нее
Свести процесс подключения календарей и адресных книг в Outlook к нескольким кликам
Сделать процесс безопасным
Настройка почты в Outlook обычным способом:
Скрытый текст
Для создания учетной записи IMAP в Outlook (classic) потребуется:
1. Ввести имя, адрес электронной почты и дважды ввести пароль
2. После того как данные автообнаружения не будут найдены, выбрать тип подключения
3. Снова ввести адрес электронной почты, указать желаемый протокол, а также адреса входящей и исходящей почты (они могут различаться)
4. Перейти в «Другие настройки» и указать параметры аутентификации на сервере SMTP…
5. … а затем используемые порты и тип шифрования.
6. Лишь после этого нажать на кнопку «Подключиться»
Процесс подключения электронной почты, а также календарей и адресных книг в Thunderbird подробно описан в одной из наших предыдущих статей.
Сделать процесс настройки электронной почты проще можно за счет настройки сервиса автообнаружения.
Сейчас существуют различные технологии для автонастройки почты (например, Autoconfiguration для Thunderbird и аналогичные решения для некоторых мобильных приложений), но технология Autodiscover, изначально появившаяся в Exchange, в настоящее время является наиболее универсальной, поскольку поддерживается не только Outlook, но и Thunderbird, и рядом мобильных почтовых приложений.
Принцип работы сервиса автообнаружения
Алгоритм сервиса автообнаружения заключается в том, что он выделяет доменное имя из адреса электронной почты и на основании него формирует ряд последовательных запросов, в результате которых он может получить или не получить XML или JSON-файл с настройками. В случае успешного получения запроса процесс автонастройки завершается, а в случае получения ошибки запросы продолжаются.
Например, в случае учетной записи user@domain.ru сервис автообнаружения делает запросы:
На адрес https://autodiscover.domain.ru/autodiscover/autodiscover.xml
На адрес http://autodiscover.domain.ru/autodiscover/autodiscover.xml, где ожидает получить HTTP-редирект на локацию с желаемым XML-файлом.
При наличии у домена SRV-записи autodiscover.tcp.domain.ru в DNS, уходит запрос и на нее для получения имени сервера и порта, из которых служба автообнаружения формирует ссылку, по которой будет искать файл с настройками
При наличии у почтового домена CNAME-записи, служба автообнаружения корректно отработает при вводе ее вместо имени оригинального домена.
В зависимости от используемого почтового клиента настройки после прохождения всей последовательности могут подбираться в том числе и эвристически, например путем подстановки домена третьего уровня mail. к domain.ru, как наиболее часто употребимого формата имени почтового сервера.
Настройка мобильных клиентов обычным способом
Для мобильных клиентов задачу подключения корпоративных ресурсов решает протокол Exchange ActiveSync, который помимо почты может автоматически подключить и другие ресурсы.
Скрытый текст
Рассмотрим этот процесс на примере Outlook for iPhone
1. В окне создания новой учетной записи необходимо ввести имя своей учетной записи и нажать на кнопку «Добавить».
2. В списке поставщиков услуг электронной почты выберите Exchange
3. Введите пароль, описание учетной записи, имя сервера EAS, а также имя пользователя и нажмите на кнопку войти
После выполнения этих действий будет выполнен вход в учетную запись , в которой помимо почты будут доступны календари и адресные книги.
Сделать процесс настройки мобильных клиентов проще также можно за счет настройки сервиса автообнаружения.
Подробнее о нюансах поддержки сервиса автообнаружения в мобильных приложениях мы расскажем в следующей статье.
Альтернативой мобильным клиентам является мобильное приложение Carbonio Mail, которое можно настроить при помощи QR-кода. В нем также поддерживаются календари и адресные книги, однако в отличие от EAS в нем нет функций безопасности MDM.
Настройка календарей и адресных книг на десктопных клиентах обычным способом
На десктопах с календарями и адресными книгами сложнее: если Thunderbird имеет встроенную поддержку CardDAV/CalDAV и поэтому сможет подключить указанные выше ресурсы с сервера, то у Outlook (classic) встроенной поддержки этих протоколов нет и поэтому после подключения почты по IMAP пользователь сможет работать только с локальными календарями и адресными книгами компьютера.
Поддержку CardDAV/CalDAV в Outlook (classic) позволяет добавить плагин CalDAV Synchronizer for Outlook. Он позволяет подключить с сервера любые адресные книги и календари, но в настройке он сложен для простого пользователя.
Скрытый текст
Пользователю для подключения календаря в Outlook (classic) с установленным плагином CalDAV Synchronizer for Outlook(Далее - OLCDS) требуется:
1. Перейти в меню «Профили синхронизации»
2. Добавить новый профиль
3. Создать для него в учетной записи папку соответствующего типа, а также указать:
Имя профиля
Путь к папке на сервере
Имя пользователя
Пароль
Адрес электронной почты
Направление синхронизации
Интервал синхронизации
4. После этого, в зависимости от выбора направления синхронизации, содержимое созданной папки будет изменяться в соответствии с содержимым соответствующей папки на сервере и/или наоборот.
Таким образом, если на мобильных устройствах настройка почты, а также календарей и адресных книг доступна в достаточно простой для пользователей форме, то на десктопных клиентах их настройка довольно сложна и полна мест, где пользователь может совершить ошибку.
Поэтому, как уже говорилось перед администратором, который решит сделать процесс онбординга или настройки новых устройств пользователей проще, встает очень трудная задача. Ему нужно одновременно:
Максимально упростить процесс настройки электронной почты в Outlook и почтовых клиентах, запросив у сотрудника при настройке почтового клиента только адрес почты и пароль от нее
Свести процесс подключения календарей и адресных книг в Outlook к нескольким кликам
Сделать процесс безопасным
Список задач внушительный, и с первого взгляда может показаться противоречивым. Однако данная задача решается, и в следующих статьях мы опишем конкретные решения для них. Так, в следующей статье мы расскажем о том, как установить и настроить сервис автообнаружения, позволяющий пользователям автоматически получать необходимые настройки почты, а в третьей и заключительной статье цикла расскажем о плагине для Outlook (classic), работающем на базе сервиса автообнаружения, и позволяющем пользователем комфортно в несколько кликов подключать все имеющиеся в почтовом ящике календари и адресные книги вне зависимости от их количества.