Одной из функций электронной, которой регулярно пользуются офисные сотрудники, является автоответчик. Автоматический ответ на получаемые письма настраивается на время ухода в отпуск, командировки или просто в выходные и нерабочие часы. В Carbonio, как почтовом решении корпоративного класса, данная функция имеется и настраивается очень гибко. В данной статье мы разберем большинство наиболее популярных сценариев использования автоответчика и на их примере научимся эффективно его использовать.
Автоответчик, также называемый “Out of office” или “OoO” пользователь может настроить самостоятельно в настройках веб-клиента Carbonio в разделе “Общие настройки”.
Настройки автоответчика состоят из нескольких полей. Первое поле “Вне офиса” позволяет полностью включить или отключить функцию автоответа.
В случае отключения автоответчика, все остальные поля в данной секции становятся неактивными, а автоматические ответы, даже если они настроены, никому не отправляются.
После включения функции автоответчика пользователь может настроить автоматический ответ на сообщения. Ответ может быть отправлен только в формате обычного текста без форматирования. Это позволяет добиться большей совместимости.
Без дополнительных настроек автоматический ответ будет отправляться всегда и всем. Для того, чтобы этого избежать, можно задать расписание, по которому автоответы будут отправляться, а также установить круг лиц, которым будет отправляться автоответ.
В поле “Внешние отправители” можно настроить отдельное сообщение, которое будет отправляться внешним отправителям.
Пользователю предлагается на выбор четыре варианта - использовать единое сообщение автоответчика для коллег и внешних отправителей, вовсе не отвечать на сообщения от внешних отправителей, а также две опции, касающихся включения в число коллег контактов из адресной книги.
В случае выбора последних двух опций, появится новое поле, в котором можно настроить автоматический ответ для внешних отправителей.
Еще одной опцией является настройка расписания отправки автоматических ответов. На письма, которые приходят в рамках указанного расписания будут отправляться автоматические ответы.
Следует учесть, что Carbonio сохраняется информация об автоответах, где информация об отправленном автоответе может храниться на протяжении нескольких дней. По умолчанию глубина хранения данных об отправке автоответов составляет 2 дня. Это означает, что пользователь, который написал вам во время действия автоответчика и получил автоматический ответ, не будет получать его в ответ на свои последующие письма в течение двух дней.
Это может стать проблемой для пользователей, которые настраивают автоответ таким образом, чтобы он работал каждый день в нерабочее время. Именно поэтому глубина хранения кэша может быть настроена администратором на уровне отдельных пользователей или классов обслуживания.
Примеры
carbonio prov modifyAccount user@carbonio.loc zimbraPrefOutOfOfficeCacheDuration 1d
carbonio prov modifyCos default zimbraPrefOutOfOfficeCacheDuration 7d
В первом случае мы установили глубину хранения информации об автоответе для пользователя user@carbonio.loc на 1 день, а во втором случае мы установили глубину хранения информации об автоответе для класса обслуживания default на 7 дней.
Помимо этого параметра в командной строке можно настроить:
Включение/выключение функции автоответа - carbonio prov modifyAccount user@carbonio.loc zimbraFeatureOutOfOfficeReplyEnabled TRUE
Включение/выключение автоответа для внешних пользователей - zimbraPrefOutOfOfficeExternalReplyEnabled FALSE
Включение/выключение автоответа - carbonio prov modifyAccount user@carbonio.loc zimbraPrefOutOfOfficeReplyEnabled TRUE
Текст автоответа - carbonio prov modifyAccount user@carbonio.loc zimbraPrefOutOfOfficeReply “Здравствуйте, буду отсутствовать на рабочем месте до сентября. Не пишите мне.”
Текст автоответа для внешних пользователей - carbonio prov modifyAccount user@carbonio.loc zimbraPrefOutOfOfficeExternalReply “Добрый день, возможно вы ошиблись адресом. Попробуйте написать на адрес info@company.com”
Включение/выключение использования стандартного автоответа для внешних пользователей - carbonio prov modifyAccount user@carbonio.loc zimbraPrefOutOfOfficeSuppressExternalReply FALSE
Время начала действия автоответа - carbonio prov modifyAccount user@carbonio.loc zimbraPrefOutOfOfficeFromDate 20250811210000Z
Дату окончания действия автоответа - carbonio prov modifyAccount user@carbonio.loc zimbraPrefOutOfOfficeUntilDate 20250915205959Z
Таким образом Carbonio предоставляет массу возможностей для гибкой настройки и использования функции автоматического ответа на письма, которые могут быть полезны не только во время отпуска, но и в ежедневной работе.
По вопросам тестирования, приобретения, предоставления лицензии и консультаций обращаться на почту sales@svzcloud.ru к эксклюзивному партнеру Zextras
Получить информацию и обменяться информацией о Carbonio CE вы можете в группах в Telegram CarbonioMail и Carbonio CE Unofficial.