Для компаний с разветвленной филиальной сетью оцифровка внутреннего документооборота уже давно стала необходимостью. ЭДО создает единое информационное пространство, позволяя моментально находить, подписывать и отслеживать приказы и заявки, а также значительно сокращает операционные затраты. Сегодня поделимся опытом федерального ритейлера, где потребовалось автоматизировать массовую выдачу УНЭП. Решение будет также полезно для крупных производственных и строительных предприятий.
Предпосылки перехода на внутренний ЭДО
В «Спортмастере» до 2020 года использовали ЭП только для внешнего документооборота. Внутренние документы подписывали на бумаге и пересылали между офисами и магазинами. Закупка бумаги, ручная обработка документов и содержание архива отнимали много времени и ресурсов. Поэтому в компании решили оцифровать и внутренний документооборот.
Техническая реализация
Во время приёма на работу все сотрудники «Спортмастера» получают смарт-карту. За счёт интеграции BPMS по API с удостоверяющим центром КриптоПро и 1C:ЗУП , сотрудники могут в одном окне самостоятельно записать УНЭП на смарт-карту. Это позволяет минимизировать участие HR и IT-служб.
Автоматическая постановка задачи по триггеру-кадровому событию: приём, увольнение, перевод на другую должность. За счёт встроенного API-коннектора данные загружаются из 1С:ЗУП в BPMS.
В системе настроено правило, определяющее категорию сотрудников, которым для работы нужна электронная подпись. Для них автоматически генерируются задачи на оформление УНЭП.
Пример такой задачи на получение УНЭП
Выпуск УНЭП. Происходит дистанционно в интерфейсе BPM-системы, через интеграцию по API с удостоверяющим центром КриптоПро.
Сотрудник открывает задачу, проверяет свои личные данные и подтверждает их корректность. Это запускает процесс выпуска ЭП.
А вот что происходит с технической точки зрения. BPM-система регистрирует сотрудника в Удостоверяющем Центре «КриптоПро», а смарт-карта РуТокен ЭЦП 2.0 формирует закрытый и открытый ключи, необходимые для шифрования и расшифровки данных.
Затем BPMS получает открытый ключ со смарт-карты и отправляет в УЦ запрос на выпуск сертификата. После этого УЦ подтверждает этот запрос, а система его акцептует.
На финальном этапе УЦ «КриптоПро» выпускает пользовательский сертификат и отправляет его в BPM-систему, где сертификат записывается на смарт-карту сотрудника.
Аннулирование ЭП при увольнении. В последний рабочий день сотрудник сдаёт карту в отдел кадров, а специалист проводит увольнение в 1С:ЗУП. Информация сначала поступает в BPMS, откуда направляется запрос на отзыв сертификата в УЦ «КриптоПро».
Если карта потеряна, сотрудник может самостоятельно аннулировать подпись в BPMS и отправить заявку на перевыпуск.
BPM-система получает события из 1С:ЗУП, генерирует задачи для сотрудников и взаимодействует с УЦ для выпуска/аннулирования сертификатов.
Результаты автоматизации выдачи УНЭП
Упрощение процесса. Сотрудник самостоятельно получает ЭП за несколько минут. Плюс HR и IT-служба не должны держать на ручном контроле выдачу и отзыв сертификатов — всё происходит автоматически при кадровых событиях.
Прозрачность. В системе всегда известно, кто получил ЭП, кто подписал документ и когда. Такой уровень контроля невозможен при бумажном документообороте.