Аутстафинг — это модель привлечения специалистов, при которой сотрудник юридически оформлен у подрядчика, но работает в команде заказчика и под его управлением.
С какими сложностями можно столкнуться, работая на аутстафе? Заказчики ждут результата как от внутреннего сотрудника, при этом некачественно онбордят, доступы выдают долго и частично, а контекст приходится собирать по фрагментам...
Меня зовут Маша, я QA Engineer в Doubletapp. Мы с 2020 года аутстафим в бигтехах, банках, стримингах, интеграторах, e-commerce и т. д. Поэтому хорошо знаем, где эта модель ломается и как сделать так, чтобы она действительно работала.
В качестве внешнего сотрудника я работала на четырех проектах разного формата и масштаба, хочу поделиться практическими советами, которые помогут аутстаф-специалистам быстрее вливаться в проекты и выстраивать работу так, чтобы приносить реальную пользу. Надеюсь, текст будет полезен как разработчикам, QA, аналитикам, так и тимлидам, которые работают с внешними сотрудниками и хотят, чтобы аутстаф был предсказуемым и эффективным
Навигация по статье
Вливаемся в проект, фиксируем ожидания и критерии успеха
Выясните реальные ожидания
Если коротко: ваша задача — быстро понять, что от вас на самом деле ждут, встроиться в команду без лишнего стресса и работать так, чтобы вас ценили как своего.
На собеседовании вы узнаете процентов 30 от того, что будет происходить в реальности. Если вам проведут качественный онбординг, многие из вопросов прояснятся на этом этапе. Но часто бывает так, что для работы информации не хватает.
Поэтому в первые дни важно выяснить:
— что считается успехом на проекте, к чему сейчас стремится команда;
— какие явные задачи у вас уже есть — и критерии их выполнения;
— какие задачи «между строк» коллеги ждут от вас;
— кого сейчас действительно не хватает команде.
А команде часто нужен не просто исполнитель тикетов, а человек, который глянет на процессы свежим взглядом: подсветит узкое место, обновит документацию или разберёт старый бэклог. Спросите прямо у своего руководителя, можете ли вы с чем-то помочь, помимо формальных задач. Это поможет ускорить интеграцию.
Зафиксируйте договоренности, чтобы потом не было недопонимания
Спросите:
— что от вас ждут в первые дни и недели на проекте;
— какие результаты ждут в конце проекта;
— к кому обращаться с вопросами;
— есть ли у ближайших задач сроки — и сразу оцените, сможете ли вы уложиться в них.
Используйте первые недели по максимуму
Вас меньше нагружают, и вы — новенький, не стесняйтесь погружаться и задавать любые вопросы. При этом от аутстаф-сотрудника часто ждут более быстрого включения, чем от штатного коллеги — времени на раскачку меньше. Поэтому чем быстрее вы войдёте в ритм, тем проще будет дальше.
Иногда команда заказчика не очень бодро отвечает и вообще какое-то время не понимает, что с вами делать и кто за вас ответственен. Не теряйте время, начните читать документацию сами, поизучайте проект, попросите кого-нибудь из коллег хотя бы немного погрузить вас.
Советы руководителю
— Ясно проговаривайте ожидания вслух — это экономит время всем.
— Если вы ждёте от аутстафера скорости уровня сеньора, дайте ему контекст и качественный онбординг — и заранее синхронизируйтесь со службой безопасности, чтобы доступы выдали без задержек. Без этого будет сложно.
— Помогайте аутстаф-специалистам влиться, отвечайте на их вопросы максимально подробно.Все это кратно ускорит вывод аутстафера, а значит, и сэкономит деньги компании.
Интеграция в команду: как не остаться «внешним»
Представьтесь команде правильно
Ваши будущие новые коллеги не всегда понимают, как устроен аутстаф. Одни уже работали с внешними специалистами, другие впервые сталкиваются с такой моделью.
Из-за этого возникает путаница:
— о чём с вами можно говорить, а что под запретом;
— к каким сервисам у вас есть доступ;
— чем вы отличаетесь от других внешних сотрудников.
Иногда команда не знает и о формальных ограничениях, например NDA. Поэтому люди могут вести себя настороженно и сомневаться — можно ли вас критиковать, общаться формально или выстраивать более компанейские рабочие отношения.
Совет руководителю
Представьте аутстафера всему коллективу, расскажите, чем он занимается и как с ним взаимодействовать. Сообщите, что нового коллегу смело можно погружать в контекст:
с компанией-подрядчиком уже подписан NDA, соответственно на аутстафера он также распространяется.
А если вдруг NDA с подрядчиком ещё нет — срочно подпишите.
Но даже после успешного знакомства коллеги могут забывать о ваших ограничениях — спокойно и мягко напоминайте о них. Со временем вы будете знакомиться с новыми сотрудниками, и они тоже могут не знать ваш статус. При новом знакомстве, если это может иметь значение, поясните, что вы — аутстафер. Это поможет коллеге:
— осознать ваши ограничения по доступу;
— не удивляться, если вы не знаете какой-то внутренней кухни.
Напоминайте о себе
Вы не всегда на виду — это не личное, просто вы не «в контуре» компании. Бывает, что аутстаферы выходят на проект в разное время, и заказчик одному аутстаферу всё объяснил, а второму забыл. Или разных людей онбордят разные люди с разным контекстом.
Из-за этого могут возникать типичные ситуации:
— вас забыли добавить на встречу;
— не выдали нужные доступы;
— не передали важный контекст по задачам.
Привлекайте внимание к себе и своим проблемам:
— если чего-то не хватает — напомните;
— если что-то непонятно — проясните сразу.
Будьте готовы включать камеру и быть опрятным…
…особенно первое время, даже если это не проговаривается напрямую. Лучше изначально быть готовым и при необходимости выключить камеру, чем наоборот.
Не настраивайте себя, что вы тут временно и поэтому вам без разницы. Вы никогда не знаете, куда вас занесет дальше.
Разберитесь с рабочим графиком
И вам проще планировать время, и меньше простора для недопонимания в будущем.
Уточните:
— если работа удаленная, должны ли вы быть онлайн постоянно;
— во сколько начинается рабочий день;
— есть ли фиксированные встречи, о которых вас забыли предупредить.
Слушайте местный диалект
У каждой команды — свой язык. Если на общем созвоне вам не понятны какие-то местные термины, лучше сразу уточнить их. Их используют часто, а значит, вам будет проще понимать контекст в дальнейшем.
Из недавних примеров: «Дать липкого» или «Мускул». Угадаете, что это?
Дать липкого
cherry pick
Мускул
MySQL
Встречайтесь офлайн, если есть возможность
Живое знакомство многое делает проще. Если вы в одном городе — договоритесь о визите в офис или о встрече с ближайшими коллегами. Если в разных — попроситесь в командировку :)
Будьте готовы топить лёд
К вам могут относиться настороженно: «временный», «а вдруг не потянет» или «не так вовлечён». У ваших коллег может быть некоторая предвзятость из-за прошлого негативного опыта или незнания. Опять же, не воспринимайте это лично. Через пару месяцев вы втянетесь, покажете результат, коллеги к вам привыкнут — и всё нормализуется.
И это достаточно редкое явление, чаще принимающая сторона и новые коллеги сами настроены дружелюбно, готовы погружать и помогать освоиться. Во многих компаниях заказчика декларируется подход, что руководитель не делает принципиальных различий в общении с внутренними и внешними сотрудниками, понимая, что это может мешать долговременной работе.
Работа и результат: как быть полезным вопреки неудобствам
Не ограничивайтесь только тикетами, но держите фокус
Выше я уже говорила о том, что команда заказчика, как правило, будет рада, если вы не будете формальным исполнителем тикетов, а искренне вовлечётесь в проект, даже если он совсем не долгий.
Например, у вас может возникнуть желание помимо основных задач потихоньку рефакторить какой-то старый монолит, проверить актуальность документации или разобрать бэклог. Если команда дает добро — она получает дополнительную пользу, а у вас появляется свой мини-проект.
При этом важно не терять фокус. Аутстаф-сотрудник вряд ли будет выбирать, чем заниматься, поэтому держите баланс: помогайте команде там, где это действительно нужно, но не растворяйтесь в хаосе и не теряйте из виду ключевые тикеты, ради которых вас подключали.
Предлагайте помощь, но мягко
Если видите проблему в процессе — скажите. Если у вас есть идея — предложите. Но не давите. Бывает, проблема важная, идея хорошая, но приоритеты сейчас другие.
Фиксируйте свою работу и прогресс
Полезно фиксировать всё: что уже сделали, что в работе, что заблокировано и что тормозит из-за доступов или решений других команд. В аутстафе выше вероятность проверки трекинга часов, ротации, смены проекта или внезапной передачи дел — и передавать их будет проще.
— Ведите краткие списки: сделано / в работе / заблокировано;
— создавайте отдельные задачи под ресёрч, онбординг, документирование, если они заняли у вас значительное количество времени;
— обновляйте записи регулярно, потому что через полгода вспомнить нюансы старых тикетов проблематично.
Советы руководителю
— Заранее скажите, какая отчётность нужна вам и заказчику;
— помогите настроить удобный формат трекинга времени и прогресса, чтобы сотрудник не тратил часы на бюрократию.Такой подход экономит время всем: сотруднику, менеджерам и заказчику — особенно при ротациях, передаче знаний и закрытии проекта.
Блокеры, доступы и прозрачность: защита от репутационных потерь
Подсвечивайте блокеры сразу
Бывает так, что вас блокирует отсутствие доступа, а вас перекидывают как мячик в сквоше «к Васе», «к Маше-дизайнеру», «к СИБу», и поэтому задача висит неделю. Часто такие ситуации не очевидны для руководителя со стороны заказчика, и неделю спустя, увидев отсутствие результата, он будет неприятно удивлен. Чтобы такого не было — аккуратно напоминайте всем участникам о проблеме и фиксируйте блокер письменно.
Подсвечивайте, чтобы команда со стороны заказчика понимала, что вам мешает работать, и пыталась это устранить. Без ваших напоминаний очень велик риск, что где-то в цепочке сигнал встанет, а проблема всплывет тогда, когда это надо срочно, «а там ещё пару запросов СИБу отправить, а у них все заняты или в отпуске».
Не стесняйтесь просить доступы
Бывает, что у вас не блокер, а систематические неудобства, как правило, из-за отсутствия доступов. Не стесняйтесь показывать, какие задачи сложно выполнять из-за этого и сколько времени можно сэкономить. Иногда отсутствие доступа — это не необходимость, а недоработка. И решается она за пару кликов — но если вы промолчите и не достучитесь до нужного человека — проблема может тянуться неделями.
Если доступы всё-таки получить невозможно, обсудите с командой обходные пути. Вероятнее всего, кому-то из ваших коллег с доступами будет несложно помогать вам быстрее выполнять что-то.
Регулярно просите фидбек
Не дают? Попросите сами — напрямую или через менеджера. Открытый фидбек быстрее выравнивает ожидания и помогает заметить проблемы до того, как они станут большими.
Во многих компаниях проводят 1-1 и с аутстаферами. Если в вашей работе их нет, вы можете предложить их сами.
Как не выгореть между проектами
Если один проект закончился, а следующий уже начинается — возьмите хотя бы неделю перерыва. Это не роскошь, а необходимость: мозг не должен смешивать два контекста.
Круто, если работодатель имеет возможность дать вам эту неделю отдыха — в это время можно поделать другие задачи, написать статью или подтянуть просевшие области знаний.
Самосберегающие технологии
Чтобы приносить пользу проекту, нужно оставаться в здравом уме и твёрдой памяти. Существование между двумя мирами — компанией-работодателем и командой заказчика — может быть выматывающим. Никто особо не приглядывает за вашим развитием, отдыхом или тем, что вы уже на пределе. Поэтому здесь важно одно правило: вы сами менеджер своего состояния.
Сегодня вы в одном проекте, завтра — уже в другом, и каждый раз объективно оказываетесь в роли новенького: без контекста, привычных процессов и истории решений. Это нормальная часть аутстафа — для кого-то утомительная, а для кого-то, наоборот, вполне комфортная и даже по-своему интересная.
Что помогает:
— следите за отдыхом и нагрузкой, даже если кажется, что «ещё потерплю»;
— выбирайте проекты под свои цели, если есть возможность;
— фиксируйте, чему научились и куда хотите двигаться дальше;
— примите тот факт, что смена контекста — часть формата.
Справляться со сложностями помогает осознание и благодарность, что ты получаешь уникальный опыт, который отрезвляет и позволяет лучше ориентироваться в рынке и реальности.
Используйте плюсы аутстафа:
— Можно смотреть, как работают разные команды и продукты;
— меньше социальной нагрузки, что для интроверта — подарок;
— как правило, не нужно самому проводить собеседования;
— гора задач и минимум болтовни → быстрый рост хардов;
— можно собрать бриллианты лучших практик;
— иногда проще взять ипотеку и чаще есть удалёнка.
Хороший аутстаф может быть как «зеленая полоса» на дороге: стек каждого следующего проекта похож на предыдущий, переходить с проекта на проект не сложно, при этом есть куда развиваться, и разнообразие и челленджи присутствуют.
Когда аутстаф начинает работать
Аутстаф — это формат с повышенной сложностью входа, но не с пониженной ценностью. Быстро вливаться в проект, фиксировать ожидания, подсвечивать блокеры и делать свою работу прозрачной — зона ответственности аутстаф-специалиста. Давать контекст, доступы и понятные критерии успеха — зона ответственности принимающей стороны. Когда эти части сходятся, аутстаф перестаёт быть сомнительной затеей и начинает работать как полноценное усиление команды.
Мы более 5 лет работаем с этим форматом, подключаем специалистов под разные задачи и стеки, помогаем с адаптацией на проектах и выстраиваем понятное взаимодействие с заказчиками. Рассматриваете аутстаф как вариант усиления команды?
Больше деталей о том, как мы работаем — смотрите по ссылке.