Не откладывай на завтра то, что можно автоматизировать сегодня. Сотрудникам IT-компаний, которые работают по ТК или сервисному договору, зарплата приходит без их участия: платежами занимается бухгалтерия. Но если хочется уйти на фриланс, с финансами придётся иметь дело самостоятельно.

В способах приёма денег от клиентов режим налога на профессиональный доход (НПД) не ограничивает: подойдёт оплата через СБП, по номеру карты, QR-коду и платёжной ссылке. Но есть нюансы: чеки, налоги, лимиты, возвраты. Именно поэтому в статье рассказываю, как принимать оплату самозанятым в IT и как автоматизировать рутину и снизить риск ошибок при формировании счетов и чеков.

Штатные сотрудники в IT-отрасли получают выплаты автоматически, потому что зарплатой занимается бухгалтерский отдел. В отличие от них, самозанятые принимают оплату за услуги самостоятельно, но обязаны платить НПД, пробивать чеки и учитывать годовые лимиты. Это увеличивает операционную нагрузку.

Однако режим НПД не регламентирует, как принимать оплату самозанятым — они могут получать переводы на банковскую карту, использовать СБП, создать QR-код прямо в приложении Сбера или «Т-Банка» или подключить сервис для приёма платежей.

На связи Денис Москвин, Product Owner решений для самозанятых от платёжной платформы Монета. В статье расскажу о доступных способах приёма оплаты для самозанятых IT-специалистов, о выдаче чеков, в том числе через приложение «Мой налог», и о разных сценариях для работы с физлицами и юрлицами.

Материал будет полезен тем, кто выбирает фриланс и хочет писать код, делать дизайн и проводить аналитику и тестирование для разных проектов. Вы узнаете, нужна ли касса, можно ли самозанятым в IT создать свой сайт с отдельной формой оплаты, как не нарушать требования ФНС и не утонуть в налоговом учёте.

Как принимать деньги самозанятому в IT: что важно знать

Деятельность плательщиков налога на профессиональный доход регулирует Федеральный закон №422-ФЗ. Самозанятый может работать в IT и даже вести пару-тройку видов деятельности сразу, если соблюдает несколько ограничений. Например, он не может:

• нанимать сотрудников по трудовому договору;

• перепродавать чужие и подакцизные товары;

• работать как агент или комиссионер;

• оказывать услуги для нынешнего работодателя и для бывшего работодателя, если с момента увольнения прошло меньше двух лет.

Главное преимущество режима НПД — низкие налоги: 4% при расчётах с физическими лицами и 6% при получении оплаты от юрлиц и ИП. Для тех, кто впервые оформил самозанятость, действует налоговый вычет в размере 10 000 рублей, поэтому до его исчерпания ставка получается ниже (3–4%). В отличие от индивидуальных предпринимателей, самозанятые не платят обязательные фиксированные страховые взносы.

Однако важно, чтобы годовой доход не был выше лимита в 2,4 млн рублей. При превышении право на применение режима НПД утрачивается, и специалисту нужно переходить на общую систему налогообложения или регистрироваться в качестве ИП.

Чаще всего самозанятость оформляют разработчики и дизайнеры, которым важен свободный график. К категориям IT-услуг, которые они могут оказывать, относятся:

• разработка и техническая поддержка ПО;

• проектирование интерфейсов и графический дизайн;

• сопровождение, администрирование и продвижение сайтов;

• настройка no-code и low-code инструментов;

• тестирование информационных систем;

• консалтинг и проведение аудитов безопасности и другие услуги.

Налог начисляется только на сумму, полученную от предпринимательской деятельности и отражённую в фискальных чеках в приложении «Мой налог». Именно поэтому специалист должен корректно фиксировать доходы, формировать чеки и отправлять их клиентам, а также через приложение ФНС передавать сведения о расчётах в налоговую. 

Отсутствие чека или нарушение сроков его выдачи может привести к штрафам: 20% от суммы расчёта за первое нарушение и 100% от суммы, если нарушение повторилось в течение шести месяцев.

Как самозанятый может принимать оплату

Предусмотрены разные способы, как самозанятому принимать оплату онлайн. Выбор метода получения средств зависит от особенностей деятельности, частоты и регулярности выплат, личных предпочтений специалиста и его заказчиков. Кроме того, роль играет то, хочет ли самозанятый самостоятельно заводить данные в приложение «Мой налог» или максимально автоматизировать процессы.

Перевод на банковскую карту

Это один из самых простых сценариев, который подходит для разовых заказов от физических лиц. Оплата поступает по номеру карты. При работе с юридическими лицами заказчикам могут потребоваться обоснования и документы для выплат, поэтому в приложении ФНС можно использовать функцию формирования счетов.

Перевод по реквизитам счёта

Самозанятым не нужно открывать расчётный счёт — они могут использовать обычный счёт физического лица и личную карту. Перевод по банковским реквизитам используется преимущественно при долгосрочном сотрудничестве с компаниями.

Перевод по номеру телефона через СБП

Ещё один способ, как принимать оплату самозанятым, — перевод через Систему быстрых платежей. Транзакции по номеру телефона проходят мгновенно и работают круглосуточно. СБП доступна практически во всех российских банках. За переводы в пределах лимитов банка клиенты самозанятых не платят комиссию, поэтому часто выбирают этот вариант.

QR-код и платёжная ссылка

Самозанятые в айти могут принимать оплату по QR-коду или платёжной ссылке. Существует три способа их создать: 

• Через приложение «Мой налог». Самозанятый открывает форму новой продажи и создаёт счёт: указывает товар или услугу, стоимость и данные покупателя. По клику на «Выдать счёт» приложение формирует QR-код и ссылку на оплату.

• В мобильном приложении банка с помощью Системы быстрых платежей. В некоторых банках функция доступна в специальном разделе для самозанятых. Ссылку или QR-код можно отправить клиенту в мессенджер или на почту.

• Через платёжный сервис. Нужно зарегистрироваться на сайте сервиса, подключить его как платёжного партнёра в приложении «Мой налог» и дать разрешение на передачу данных. После этого получится создавать и отправлять заказчикам счета, ссылки и QR-коды.

Оплата услуг картой на сайте или лендинге

Если IT-специалист продвигает услуги через персональный сайт или продаёт готовые цифровые продукты (например, шаблоны и скрипты), он может подключить приём онлайн-оплаты и разместить на сайте платёжную форму или виджет в корзине. 

Это вариант того, как самозанятому принимать оплату картой, через СБП без личного участия и автоматизировать продажи. Покупатели будут сами оплачивать услуги фрилансера. Для внедрения приёма платежей понадобится платёжный партнёр. В качестве альтернативы можно разместить на сайте статический QR-код, созданный через приложение банка, но важно помнить, что он ограничивает возможности учёта и аналитики.

Приём оплат через платёжный сервис

В большинстве предыдущих сценариев основной недостаток — необходимость вручную формировать чеки после каждого поступления. Если задумываетесь, как самозанятому принимать платежи онлайн с минимальным количеством обязательных ручных действий без онлайн-кассы и приложения «Мой налог», стоит рассмотреть подключение платёжного партнёра. Это доступно не только ИП и юрлицам.

Сервис для приёма платежей нужен при большом числе операций, поскольку своевременно формировать и отправлять много чеков вручную может быть тяжело. Он подойдёт, например, если самозанятый работает в сфере IT или информационного бизнеса с электронными продуктами, продаёт доступ к курсам и каналам, консультации и аудиты.

Нужна ли онлайн-касса самозанятому

Один из частых вопросов: как подключить онлайн-кассу самозанятому? Согласно №422-ФЗ, плательщики НПД не обязаны использовать контрольно-кассовую технику: кассу должны иметь юрлица и ИП, которые принимают платежи от физлиц. Для самозанятых роль кассы выполняет приложение «Мой налог» или интегрированный с решением ФНС платёжный сервис. 

Чтобы разобраться, как принимать оплату и формировать чеки для самозанятых в приложении «Мой налог», достаточно зайти на официальный сайт ФНС в раздел «Налог на профессиональный доход» и открыть инструкции по приложению. Там показано, как зарегистрироваться, принимать оплату и пробивать чеки без ККТ.

Когда и как выдавать чеки

При получении денег онлайн самозанятые обязаны формировать чеки. Они заменяют отчётность, на которую опирается налоговая для расчёта НПД. Есть два варианта формирования чеков:

• Вручную. Чтобы сформировать чек в приложении «Мой налог», нужно использовать функцию «Новая продажа». Самозанятый указывает наименование товара или услуги и сумму, выбирает получателя и нажимает «Выдать чек». Чек с ошибкой можно аннулировать и пробить заново.

• Автоматически. При подключении к платёжному сервису регистрация дохода самозанятых происходит автоматически в момент транзакции. Сервис по API передаёт данные в ФНС, где формируется чек. Он отобразится в приложении, и сервис автоматически отправит его клиенту на почту или в виде ссылки.

Чек нужно сформировать и передать клиенту в момент расчёта, если он платит наличными или электронными средствами. Если оплата происходит в безналичном порядке (например, от юрлица на счёт), фискальный документ нужно выдать не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором прошёл платёж.

Чек от самозанятого в IT подтверждает законность его дохода. Если специалист его выдал, юридическое лицо не удерживает с его выплат НДФЛ и не платит страховые взносы. Для компаний в этом как раз смысл работы с самозанятыми исполнителями.

Что делать, если нужно вернуть деньги клиенту

Если нужно оформить возврат, самозанятому необходимо аннулировать операцию. Для этого в приложении «Мой налог» нужно перейти в раздел «Чеки», кликнуть на чек и нажать «Аннулировать» по причине «Возврат средств». Тогда ФНС скорректирует налоговую базу. Если специалист вернул деньги клиенту после уплаты налогов, ФНС пересчитает налог и отразит переплату в приложении.

Платёжные сервисы для самозанятых: какой выбрать

Сотрудничество с платёжным сервисом целесообразно, если фрилансер планирует продавать услуги через соцсети, мессенджеры или сайт, автоматически отправлять чеки покупателям и передавать данные о доходах в налоговую.

Необязательно иметь свой сайт, чтобы принимать безналичную оплату законно. Если у IT-специалиста нет своего лендинга, он может выбрать платёжный сервис, который позволяет настроить онлайн-витрину с товарами и услугами. Он сможет отправлять на неё ссылку клиентам. Если клиент выберет услугу и совершит оплату, исполнитель увидит уведомление.

Преимущества использования платёжных сервисов:

• возможность принимать оплату картами любых банков и через СБП;

• возможность настроить разные сценарии: разовые платежи, подписки;

• не нужно отправлять заказчикам реквизиты, номер телефона и сумму;

• в личном кабинете доступны аналитика и история поступлений и возвратов;

• известные платёжные сервисы соответствуют PCI DSS и защищают данные.

Что должны уметь сервисы по приёму платежей для самозанятых

Чтобы понять, какого платёжного провайдера лучше выбрать самозанятому, нужно оценить, работает ли выбранный сервис именно с НПД (интегрирован с АИС «Налог-3») и умеет ли передавать сведения о доходе в ФНС.

Важно смотреть на стоимость обслуживания, размер комиссии за операции и при выводе средств, наличие абонентской платы. IT-фрилансеру стоит оценить, как быстро проходят выплаты и просто ли подключить сервис: оптимально, если с бюрократическими вопросами можно разобраться за один день.

Разберу на примере Self.PayAnyWay, что ещё считается «зелёным флагом»:

• Возможность принимать оплату с помощью любых банковских карт («Мир», Visa, Mastercard) и через Систему быстрых платежей с помощью статических и динамических QR-кодов или через платёжную форму на сайте.

• Готовая платёжная инфраструктура и сопровождение, чтобы подключение и регистрация прошли без усилий и лишних затрат времени.

• Надёжность и безопасность. Платёжный сервис должен соблюдать требования к защите данных карт, регулярно проводить сканирование уязвимостей и QSA-аудит и подтверждать безопасность инструментов.

• Готовые модули для популярных платформ, если у самозанятого есть сайт на CMS (Tilda, WordPress, 1С-Битрикс).

Как выбрать вариант приёма оплаты в зависимости от рода деятельности

Подход к организации платежей может зависеть от особенностей работы. Консультанту или разработчику может быть актуально принимать оплату переводом на карту несколько раз в месяц. А дизайнеру карточек товаров, который выпускает десятки картинок с помощью ИИ поштучно для разных клиентов, больше подойдёт статический QR-код или ссылка и инструменты автоматизации.

Как минимизировать ручную работу с платежами и чеками

Чтобы управление платежами и чеками не занимало у фрилансера много времени, стоит придерживаться следующих правил:

• использовать отдельную карту для профессиональной деятельности;

• при формировании чеков в приложении «Мой налог» сохранить шаблоны для услуг;

• перед подключением сервиса изучить его документацию и функциональность;

• настроить цепочку от счёта до чека и завязать её на один инструмент;

• включить напоминания о чеках и уведомления о поступлении платежей.

Главное о том, как принимать оплату самозанятым

Самозанятые могут получать переводы на банковскую карту, использовать СБП, QR-коды, платёжные ссылки или подключить сервис для приёма платежей. Можно принимать оплату через сайт, мессенджеры, соцсети и онлайн-витрины.

Что нужно делать:

• Зарегистрировать статус самозанятого в приложении «Мой налог», на сайте ФНС России, на сайте ЕПГУ или через уполномоченный банк.

• В полном объёме и вовремя фиксировать доходы в приложении «Мой налог».

• Платить налог 4% при расчётах с физлицами и 6% при расчётах с юрлицами.

• Следить, чтобы годовой доход не превышал 2,4 млн рублей.

• Формировать и выдавать чеки клиентам сразу после оплаты или в другой установленный срок (для безналичных расчётов).

Что не нужно делать:

• Применять ККТ: требования №54-ФЗ на самозанятых не распространяются — их деятельность регулирует №422-ФЗ. Роль кассы выполняет приложение «Мой налог» или платёжный сервис.

• Платить обязательные фиксированные страховые взносы, как делают ИП.

• Вести бухгалтерский и налоговый учёт. Чеков достаточно.

Что можно, но не обязательно делать:

• Выставлять счета на оплату. Это можно делать, если попросит заказчик.

• Настраивать шаблоны услуг в приложении «Мой налог», чтобы ускорить создание чеков.

• Развести личные и рабочие финансы и открыть отдельную карту.

• Уведомить банк о своём статусе самозанятого, чтобы избежать лишних вопросов о частых поступлениях денег на карту.

• По возможности автоматизировать всё, что автоматизируется: например, подключить платёжный сервис.

P. S. Примеры подключения онлайн-платежей, QR-кодов, ссылок и API-сценариев можно посмотреть в документации сервиса Монета.