«Нужен простенький дашборд: продажи, популярные товары, фильтр по категориям. Всё в Excel, работы на пару часов».

Допустим, такое сообщение прислал знакомый предприниматель. Вы уже строили графики и собирали сводные таблицы на учебных данных. Заказ кажется подходящим для старта, но назвать срок и стоимость пока сложно. Что находится в файлах? Как учитывать возвраты? Нужно ли автоматически загружать новые продажи? От ответов зависит, уложится ли работа в пару часов и сможете ли вы выполнить её самостоятельно.

Привет, Хабр! 

Мы — Karpov Courses, онлайн-школа, где учат аналитике, программированию и работе с данными. В этой статье разберём, как подойти к первому заказу на фрилансе, если навыки уже есть, а коммерческого опыта пока нет. Пройдём путь от сообщения клиента до передачи готового дашборда: выясним требования, определим посильный объём работы и проверим результат. Заказ будет условным, а рекомендации — с опорой на опыт практикующего аналитика.

Разобраться нам поможет Ксения Колодницкая — продуктовый аналитик в Звуке и преподаватель нашего курса по Excel и Google Таблицам. Ранее Ксения работала старшим продуктовым аналитиком в Invitro, старшим аналитиком данных в Ozon Fresh и ad hoc-аналитиком в Звуке. На фрилансе она собирала данные и строила дашборды под требования заказчиков, чтобы те могли оперативно отслеживать изменения в показателях.

Можно ли начать без коммерческого опыта

Если оплаченных проектов ещё не было, это не означает, что вы не готовы к конкретной задаче. Учебные работы или опыт подготовки отчётов на другой должности тоже дают практику. Важно определить, какую работу вы способны выполнить самостоятельно.

Как понять, что вы готовы взяться за заказ? Ксения советует оценить, можете ли вы самостоятельно организовать работу: 

• выяснить, что нужно клиенту,

• разбить задачу на этапы 

• и выбрать инструменты. 

В реальном заказе вряд ли будет инструкция, какую таблицу открыть и какую формулу ввести. План действий придётся составить самим.

Вернёмся к нашему дашборду. Вы знаете, как обработать выгрузку, собрать отчёт и проверить расчёты. Но что клиент подразумевает под популярными товарами — те, которые чаще покупают, или те, которые приносят больше выручки? Заметить такую неопределённость и задать вопрос тоже очень важно.

Если без пошаговой инструкции пока сложно понять, с чего начать, попробуйте сначала разобрать похожую задачу как учебную. По мнению Ксении, на этом этапе полезны работа с наставником или стажировка: можно получить обратную связь и разобраться, где именно возникают трудности.

Шаг 1. Выясните, зачем клиенту дашборд

«Как правило, такие задачи приходят с началом “мне нужен простенький дашборд”. Когда начинаешь разбирать, можно выяснить, что дашборд должен показывать много всего, при этом не обязательно что оно будет регулярно использоваться и в целом нужно»

Ксения Колодницкая

Прежде чем обсуждать графики и фильтры, выясните, как клиент собирается пользоваться отчётом. Кто будет его открывать и как часто? На какие вопросы он должен отвечать? Какие решения поможет принимать?

Допустим, владелец нашего магазина каждую неделю вручную сводит данные о продажах. Он хочет видеть, как меняются продажи и какие товары покупают чаще всего. Для этого ему нужен один файл с понятными показателями, чтобы не приходилось каждый раз собирать всё заново.

Так запрос становится конкретнее. На этом этапе дашборд должен показывать динамику продаж и популярные товары. Автоматически планировать закупки или объяснять причины каждого роста и падения от него пока не ждут.

Теперь можно уточнить содержание отчёта:

Предположим, договорились показывать сумму продаж после скидок за вычетом возвратов, динамику по неделям и десять товаров с наибольшим количеством проданных единиц за вычетом возвращённых. Отменённые операции исключаем. Возвраты учитываем по дате возврата, поэтому показатель недели может меняться независимо от даты первоначальной покупки. Это правило фиксируем в описании метрик.

Здесь особенно важно согласовать смысл чисел. Если один человек относит возврат к неделе покупки, а другой — к неделе возврата, их отчёты будут расходиться даже при одинаковых исходных данных.

Шаг 2. Посмотрите данные до окончательной оценки

«Всё уже есть в Excel» звучит обнадёживающе, но пока мало говорит об объёме работы. Ксения советует заранее выяснить, где хранятся данные, какие инструменты доступны и понадобятся ли дополнительные таблицы. Возможно, нужная информация лежит в нескольких файлах, которые ещё предстоит объединить.

Попросим владельца магазина прислать образец выгрузки, чтобы разобраться в её устройстве. Затем проверим, есть ли все файлы за нужный период. В нашем примере каждая строка — отдельная товарная позиция в операции продажи или возврата. Для неё указаны дата, идентификаторы операции и строки, артикул, количество, сумма после скидки, тип операции и статус. А вот категорий в выгрузке нет: их придётся взять из отдельного справочника товаров.

Уже здесь легко ошибиться, если не выяснить, что означает каждая строка. Например, один заказ может включать несколько товаров, поэтому его номер встретится в таблице несколько раз. Это ещё не дубли: если оставить только одну строку с таким номером, часть продаж исчезнет из отчёта.

Для этого проекта проверим:

• есть ли файлы за весь согласованный период;

• одинаковы ли структура столбцов и форматы значений;

• как представлены продажи, возвраты и отмены;

• по какому ключу можно определить повторную запись;

• соответствует ли каждому артикулу одна запись в справочнике категорий;

• можно ли сверить несколько операций с учётной системой клиента.

Допустим, клиент подтверждает: суммы продаж и возвратов в выгрузке положительные, а различаются операции отдельным полем. Значит, в расчёте возвраты нужно вычитать. Если не выяснить это заранее, можно случайно увеличить показатель на сумму возвращённых покупок.

Выберите инструмент 

По словам Ксении, для базовой отчётности и небольших объёмов данных может быть достаточно Excel или Google Таблиц. В нашем примере клиент уже пользуется Excel и готов сам подготавливать выгрузку. Это позволяет оценивать проект как отчёт в знакомом инструменте.

Если же данные нужно получать из нескольких систем, регулярно обрабатывать и публиковать для команды, появятся дополнительные этапы. Тогда стоит отдельно оценить доступы, способ загрузки, инструменты и собственные навыки. Небольшой объём визуализации не означает небольшой объём всего проекта.

Шаг 3. Определите, за какую работу вы готовы взяться

Теперь, когда мы обсудили задачу и посмотрели данные, можно составить план работы: проверить выгрузку, добавить категории из справочника, рассчитать показатели и собрать отчёт. Затем — убедиться, что его можно обновить на новой выгрузке, и написать инструкцию для владельца магазина.

Пройдитесь по каждому этапу. Что вы уже умеете делать? С чем придётся разобраться? Где потребуется помощь клиента — например, чтобы получить недостающий справочник или уточнить смысл поля? Если пока непонятно, как выполнить ключевую часть работы, лучше выяснить это до того, как обещать результат и называть срок. Возможно, получится сократить объём или начать с отдельной проверки данных. А если задача требует слишком много новых для вас навыков, от неё можно отказаться.

В нашем примере аналитик умеет готовить таблицы и строить отчёты, но ещё не подключал Excel к системе магазина. Поэтому для первого этапа договариваемся о таком варианте: владелец вручную выгружает данные, а аналитик готовит файл, в котором на их основе можно обновлять отчёт. Автоматическое подключение обсудим отдельно, когда станет понятно, насколько оно нужно и что потребуется для настройки.

С таким планом уже проще оценить срок и стоимость. Только не забудьте включить в расчёт обсуждения с клиентом, проверку результата и подготовку инструкции. Всё это тоже занимает время — даже если сами графики действительно можно построить за пару часов.

Шаг 4. Зафиксируйте результат и порядок работы

Ксения рекомендует до начала проекта договориться о метриках, визуализациях, документации, автоматизации и правках. Эти договорённости лучше записать, чтобы обе стороны могли к ним вернуться.

Для нашего проекта описание может выглядеть так:

Результат: Excel-файл с отчётом по одному магазину за согласованный период. Включает сумму продаж после скидок за вычетом возвратов, динамику по неделям, десять лидирующих товаров по количеству единиц за вычетом возвратов и фильтр по категории. Отменённые операции исключаются, возвраты учитываются по дате возврата.

Источники: выгрузка операций и справочник товаров, которые предоставляет заказчик.

Обновление: пользователь заменяет исходные файлы на новые той же структуры и выполняет действия из инструкции. Получение данных из учётной системы выполняет заказчик.

Проверка: показатели сверяются с контрольными расчётами; проверяются фильтры и обновление на новой выгрузке. Найденные ограничения данных описываются отдельно.

Согласование: сначала клиент подтверждает состав показателей и макет, затем проверяет готовый файл. Дополнительные источники и новые показатели оцениваются отдельно.

К этому описанию нужно добавить согласованные срок, стоимость и порядок оплаты. Уточните также, кто отвечает на вопросы и к какой дате предоставляет файлы. Если данные задерживаются, изменение срока стоит обсудить сразу.

Разделяйте исправления и новые пожелания

Заранее обсудите, сколько раундов правок входит в работу. Например, можно договориться, что клиент посмотрит первую версию отчёта и одним списком пришлёт пожелания к цветам, расположению графиков и подписям. Так будет проще собрать обратную связь и закончить оформление.

При этом ошибка в формуле не становится дополнительной услугой, даже если все согласованные раунды правок уже закончились. Если в нашем дашборде фильтр пропускает часть товаров, его нужно исправить, чтобы отчёт работал так, как договорились.

А вот просьба подключить второй магазин — уже расширение задачи. Здесь нужно отдельно оценить объём, срок и стоимость. Лучше объяснить эту разницу ещё на старте: ошибки в своей работе вы исправляете, а новые возможности обсуждаете отдельно.

Шаг 5. Сообщайте о проблемах по мере их появления

Даже после предварительной проверки в данных могут обнаружиться сложности. Ксения советует уведомить заказчика и обсудить, как и когда их можно решить.

В справочнике не хватает товаров

При обработке полной выгрузки выясняется, что часть артикулов отсутствует в справочнике. Общие продажи посчитать можно, но распределение по категориям будет неполным.

Вместо догадок отправим клиенту конкретное сообщение:

«Для части артикулов нет категории. Прикладываю список. Могу временно отнести их в группу “Категория не указана”, чтобы сохранить общие суммы, или дождаться обновлённого справочника. Какой вариант используем для первой версии?»

Так заказчик понимает проблему и может выбрать действие. Если согласовали временную группу, её нужно сохранить в отчёте и объяснить в инструкции. Незаметно исключать эти товары из итогов нельзя.

Клиент просит добавить прибыль

После просмотра макета владелец пишет: «А можно рядом ещё прибыль? Наверное, просто второй столбец».

Но в данных есть только продажи и возвраты. Чтобы рассчитать согласованный показатель прибыли, потребуются дополнительные сведения и правила: например, себестоимость и перечень учитываемых расходов.

Ответ может быть таким:

«В текущих файлах нет данных для расчёта прибыли. Давайте уточним, какие затраты вы хотите учитывать и где они хранятся. После этого смогу оценить дополнение. Текущую версию с продажами можем закончить в согласованном объёме».

Это помогает сохранить понятные границы работы и обсудить следующий этап без обещания, что сейчас по-быстрому всё добавим.

Шаг 6. Проверьте расчёты и сценарии использования

Дашборд собран, но отправлять его клиенту пока рано. Нужно убедиться, что он правильно считает показатели и работает так, как вы договорились. Ксения советует проверить формулы, дубли и фильтры, посмотреть, что происходит при отсутствии данных и после обновления отчёта.

В нашем магазине для этого разберём несколько ситуаций: выберем отдельную категорию, посмотрим период без продаж и загрузим новую выгрузку. Для каждой заранее определим, какой результат ожидаем, а затем сравним его с тем, что показывает дашборд.

Для проверки возьмите небольшой фрагмент данных, в котором легко разобраться вручную. Например, несколько продаж и возвратов за один день: посчитайте итог отдельно и сравните с дашбордом. Если просто скопировать ту же формулу в соседнюю ячейку, ошибка может повториться — совпадение двух чисел ещё ничего не доказывает.

Посмотрите и на подписи: понятно ли клиенту, что именно он видит? Если возврат уменьшает показатель в день возврата, а не в день покупки, поясните это в отчёте. Укажите и дату, по которую загружены данные. Если выгрузка заканчивается прошлой неделей, клиент должен сразу это заметить.

Когда в работе помогает ИИ

ИИ может помочь с формулой, набросать код или объяснить, как рассчитывается показатель. Но проверять его предложения всё равно вам. Ксения подчёркивает: аналитик должен сам убедиться, что код работает, расчёты верны, а выводы подтверждаются данными.

Для нашего дашборда можно попросить модель объяснить формулу на небольшом учебном примере с вымышленными данными. Затем проверить её на знакомых операциях: правильно ли она вычитает возвраты, не попадают ли в продажи отменённые заказы? Если для работы нужны реальные данные клиента, сначала согласуйте с ним, что и в каком виде можно передавать внешнему сервису.

Особенно внимательно относитесь к объяснениям, которые предлагает модель. По графику видно, что продажи упали, но из него ещё не следует, что причина в рекламе или ассортименте. Такие версии можно сформулировать как гипотезы — и отдельно проверить.

Шаг 7. Передайте результат и объясните ограничения

Осталось передать дашборд владельцу магазина и убедиться, что он сможет им пользоваться. Вместе с файлом отправьте описание показателей и короткую инструкцию: какие выгрузки нужны, куда их положить, как обновить отчёт и где посмотреть, за какой период загружены данные.

На встрече или созвоне пройдите привычный для клиента сценарий: откройте файл, выберите неделю, переключите категорию и загрузите новые продажи. Затем предложите владельцу повторить эти действия. Если на каком-то шаге он запутался, дополните инструкцию, пока детали ещё свежи в памяти.

Покажите и ограничения отчёта. Например, для части товаров пока не указаны категории, а за одну из недель нет данных. Клиенту нужно понимать, как эти пробелы влияют на показатели. Зафиксируйте, какую версию файла вы передали, и сверьте результат с тем, о чём договорились на старте. Если после сдачи потребуется поддержка, отдельно обсудите, что в неё входит.

Во время демонстрации владелец может спросить: «Теперь понятно, что продажи упали. А почему?» Чтобы ответить, понадобится отдельное исследование. Можно предложить несколько гипотез и выяснить, какие данные помогут их проверить. Если информации недостаточно, объясните, чего именно не хватает. Придумывать убедительную причину только ради ответа не нужно.

Когда заказ завершён, попросите клиента оставить отзыв и разрешить рассказать о проекте в портфолио без раскрытия его данных. Опишите задачу, что вы сделали и какой результат передали. Например, собрали в одном файле отчёт, который показывает динамику продаж и позволяет выбирать категории товаров. А вот писать «сэкономил владельцу пять часов в неделю» или «помог увеличить выручку» стоит только в том случае, если вы действительно измерили этот эффект.

Как освоить навыки для первых заказов

Чтобы пройти описанный путь, нужно уметь готовить данные, рассчитывать показатели, строить отчёты и проверять собственную работу. Эти навыки можно отрабатывать на учебном проекте: взять открытые данные о продажах, определить правила расчёта, собрать отчёт и написать инструкцию для предполагаемого пользователя.

Получить системную подготовку можно на курсе «Аналитик данных» . Он рассчитан на старт с нуля: для начала достаточно школьной математики и базовой компьютерной грамотности. В программе есть SQL, Python, анализ данных и визуализация в DataLens.

Эти инструменты пригодятся на разных этапах клиентского проекта: SQL — для получения и объединения данных, Python — для обработки и расчётов, DataLens — для построения дашбордов. На финальном проекте студенты работают самостоятельно и получают оценку экспертов. Такой формат позволяет потренироваться доводить анализ до результата и увидеть, какие навыки нужно укрепить.

Посмотрите программу курса, если хотите освоить базу и подготовиться к первым небольшим заказам. Во время обучения можно собрать примеры работ, а затем выбирать проекты под освоенные инструменты и уровень самостоятельности.

С чего начать первый проект

Перед тем как согласиться на заказ, попробуйте в нескольких предложениях описать будущую работу. Какие данные клиент вам передаст? Что вы будете считать? Какой файл получит клиент и как вы убедитесь, что всё работает правильно? Если на какой-то вопрос пока нет ответа, обсудите его с заказчиком.

В нашем примере за просьбой сделать «простенький дашборд» появился понятный план: взять выгрузку продаж, добавить категории из справочника, рассчитать согласованные показатели и собрать отчёт, который владелец сможет обновлять сам. Теперь проще оценить срок, назвать стоимость и решить, хватит ли ваших навыков.

Для первого заказа не обязательно уметь всё. Важно разобраться в конкретной задаче, договориться о посильном объёме и довести работу до результата, который вы можете проверить и объяснить заказчику.