В моих руках книга «Remote» от 37signals. Это книга о том, что такое удалённая работа, о том, как использовать её преимущества и как сгладить недостатки. Книга очень пригодится предпринимателям, которые думают о полном или частичном переходе на удалённую работу. Но книга также пригодится и, собственно, удалённым сотрудникам (или фрилансерам), желающим работать эффективно. Предыдущие мои статьи были по книгам Getting Real и Rework.

Почему в офисе не работается

Лично я за собой замечал такую штуку: максимальная производительность достигается очень рано утром (на моих часах, кстати, 05:08) или в выходные. Почему? Потому что в это время меньше всего отвлекающих факторов. В этом плане офис не очень хорош, т. к. он дробит ваш день на множество маленьких отрезков. 15 минут одно, 15 минут другое, третье. День наполнен встречами, конференциями, мгновенными сообщениями и болтовнёй. Но осмысленная и творческая работа требует длительных периодов концентрации, когда ничего не отвлекает и можно погрузиться в то, чем ты занимаешься.

В офисе коллега может подойти, чтобы по-дружески хлопнуть вас по плечу, может подойти другой коллега для получения «срочной» консультации и т.д. и т.п. Поэтому когда мы приходим поработать в выходные, у нас получается сделать намного больше.

Хватит тратить жизнь на дорогу
Поездки на работу и с работы занимают какое-то количество вашего времени. Вы теряете время в пробках, приходится всё делать быстро, чтобы успеть вовремя на работу. Вы едите полуфабрикаты, видите детей всё реже и реже и не находите сил уделить 15 минут жене (или мужу?). К субботе у вас целый список дел по дому и ваши выходные становятся не днями отдыха, а просто возможностью уделить внимание домашним делам.

Сколько времени уходит на дорогу? Если вы добираетесь до работы 30 минут и ещё 15 минут тратите на сборы, — это получается 1.5 часа в день на дорогу. Это 7.5 часов в неделю и примерно 300-400 часов в год. Итак, 400 часов в год вы тратите на второстепенное занятие, которое не приносит вообще никакой пользы. Можно пойти дальше и выразить это в рублях. Для регионов это будет 33000/21/8*400=78571 руб. потерь. Для Москвы это будет уже не 400 часов в год, а раза в полтора больше: 76000/21/8*600=271428 руб. в год.

Будет хорошо в комментариях обсудить с жителями Москвы и Санкт-Петербурга, кто сколько времени тратит на поездки на работу/с работы. Лично мне кажется, что хорошему специалисту переезжать из родного провинциального города в столицу глупо, ибо найти удалённую работу несложно, причём можно найти работу за столичные деньги, живя в Красножопске.

Технологии

Почему раньше почти никто не мог себе позволить работать удалённо? Ответ прост: не было технологий. Скорее всего не получится организовать удалённую работу издательства, пользуясь факсом и бумажной экспресс-почтой. Но сейчас всё по-другому. Есть множество инструментов, которые позволяют прекрасно поставить удалённую работу. 37Signals пользуются такими штуками:

• Basecamp. Это их основной продукт, приносящий им счастье и прибыль. Эта штука позволяет ставить задачи, составлять todo-листы, делиться файлами проекта и организовывать работу во времени.
• WebEx — штука, которая даёт возможность открыть общий доступ к экрану, провести демонстрацию продукта для удалённого зрителя и организовать конференц-связь. (Если кто может посоветовать недорогую альтернативу, — прошу в комментарии)
• KnowYour Company. Штука для компаний со штатом 25-75 сотрудников. Если вам трудно постоянно быть в курсе того, что ваши работники думают о компании.
• Skype
• Campfire. Тоже продукт 37signals. Эта штука позволяет всем членам команды общаться в одном общем чате. Появилась свободная минутка, — выложи в общий чат котика. Мы для этой же цели используем Slack.
• Google Hangouts. Может не меньше, чем скайп.
• Dropbox
• Google Docs
• Коворкинг-центры. Если у вас дома нет возможности работать, — вы всегда можете попробовать поработать в коворкинг-центре. Они начали появляться во многих городах России. В моём Череповце такой центр появился 2 месяца назад.

Отговорки

Чудеса случаются, когда мы вместе.
Речь о том, что когда вы собираетесь за одним столом или просто в одной комнате, вы можете организовать какой-то мозговой штурм и выдумать какую-то очень классную идею. Но вопрос: сколько таких мозговых штурмов вы проводите в год? Мне кажется, не очень много. К тому же, сколько гениальных идей сможет переварить и воплотить ваша компания? Как правило, не так уж много и растрачивать время на подробное обдумывание того, что вы всё равно ближайший год не сможете воплотить не имеет никакого смысла.

Как узнать, работают ли сотрудники, если я их не вижу?
Вот, что говорит об этом Крис Хоффман из IT Collective: «Если вы перестаём доверять сотрудникам значит, мы ошиблись при найме. С человеком, который не способен выдать хороший результат, не выдерживает свой собственный график и не справляется с нагрузкой, мы работать не будем. Мы берём только опытных профессионалов, способных управлять своим временем и внести значительный вклад в общее дело И не собираемся быть им няньками».

Всё просто. Работа сотрудника оценивается по результату. Если его нет, — сотрудник должен быть уволен.

Дома люди постоянно отвлекаются
Действительно дома соблазнов и возможностей отвлечься гораздо больше. Весь вопрос в организации. Сидя на диване работать сложнее, чем в отдельной комнате с закрытой дверью. Если это невозможно или не помогает, — можно попробовать работать вне домашних стен. Отправляйтесь в кафе, парк, библиотеку или коворкинг-центр.
Большинство людей хотят работать, это приносит удовлетворение. Но если вы занимаетесь бесперспективным делом, надо думать не о том, как работать над ним удалённо а о новой работе.

Только в офисе можно обеспечить безопасность.
Это серьёзное дело, и у 37signals есть свой свод правил на этот счёт:

1. Шифрование данных на жёстких дисках
2. Отключение автоматического входа в систему, выход из сна по паролю
3. Включите безопасный режим на всех сайтах, особенно на критически важных типа Gmail
4. Используйте код блокировки на смартфонах. +возможность удалить все данные дистанционно.
5. Используйте разные пароли на разных сайтах и храните их в специальной программе.
6. Включите двухфакторную авторизацию на Gmail или на других критических сервисах

Крупные компании этого не делают. Почему мы должны?
Многие гиганты бизнеса погрязли в неэффективности и бюрократии. Не стоит на это равняться. Но есть довольно много крупных компаний, которые применяют удалённую работу: IBM, eBay, Microsoft, Intel, CiscoMersedes-Benz.

Корпоративная культура
Культура — это не турниры по настольному теннису и не совместный поход на природу для поедания дохлых жареных свиней. На самом деле это набор сформулированных и подразумеваемых ценностей и соответствующих действий организации. Пару примеров:

• Как мы разговариваем с клиентами. Считаем ли мы, что клиент всегда прав?
• Как относимся к качеству продуктов? Стремимся к идеальному или довольствуемся хорошим?
• Как мы разговариваем друг с другом? Вежливо или жёстко?
• Какую рабочую нагрузку мы считаем правильной — поощряем трудоголиков или тех, кто время от времени отпрашивается в пятницу?
• Как мы относимся к риску? Предпочитаем рисковать или стараемся расти медленно, но верно?

Ответ мне нужен прямо сейчас
Когда все работают в офисе, легко приобрести дурную манеру беспокоить друг друга в любой момент по любому поводу. Это порождает всё то же дробление рабочего дня на кучу маленьких 15-минутных отрезков между отвлечениями: телефон, вопрос коллеги, ответ в скайп, письмо, обед, опять вопрос коллеги, перерыв на чаепитие и т. д.

Как минимум, срочных вопросов можно избежать. Следует признать, что далеко не каждый вопрос требует немедленного ответа. Да, возможно, нам хочется получить ответ как можно раньше, но что будет, если ответ будет через два часа? Скорее всего, у вас получится, что 80% вопросов можно задать по электронной почте и получить ответ асинхронно. В случаях более важных дел можно задать вопрос по скайпу. И когда уже совсем всё рушится, можно позвонить по телефону.

Для нашей компании/отрасли это не сработает
Вот небольшой перечень сфер, в которых можно прекрасно работать удалённо: аудит, госуслуги, дизайн, кинопроизводство, издательство, консалтинг, маркетинг, подбор персонала, производство компьютерной техники, производство ПО, реклама, страхование, финансы, юридические услуги, переводы. На самом деле, дело не ограничивается этим списком. Есть множество отраслей, в которых применима удалённая работа. Половина из 35000 сотрудников компании Aerna (она входит в Fortune 100) работают удалённо. У Intel регулярно трудятся удалённо 82% сотрудников.

Как организовать удалённую работу

Перекрывайтесь.
Рабочее время ваших сотрудников должно перекрываться. Т.е. должно быть несколько часов для совместной работы с другими членами команды, когда можно задать вопрос и ответить на чьё-то письмо. Это важный момент, потому что будет странно, кода важное дело из-за разности в рабочем времени будет отложено на сутки. Некоторые вещи не могут ждать так долго.

Общий доступ к экрану
Без этого в IT-проектах вообще и совсем никак. Расшарьте свой экран и обсудите с коллегами новый интерфейс, который вы разработали. Ещё можно записывать скринкасты. Это тоже очень помогает, когда вы хотите показать новую функцию. Только не нужно переписывать скринкаст по 4 раза, чтобы было «идеально». Это не стоит потраченного времени. Просто возьмите и запишите.

Всё в общий доступ
Расписание, файлы презентаций, материалы проектов, состояние переговоров с клиентами: всё должно быть в общем доступе. Почему? Потому что при возникновении вопроса при удалённой работе может возникнуть ситуация «спроси того не знаю кого». Выход прост: в любой момент всё должно быть доступно всем. Самое главное — это исключить ситуации, когда что-то важное храниться на компьютере или в почте одного человека.

Виртуальный кулер
Видимо, в США сотрудники собираются для болтовни у кулера. У нас в компании это происходит в кальянной. Я слышал, что бывает, что люди болтают в курилках.
Идея в том, что помимо работы должно быть ещё и простое человеческое общение. Можно обсудить последнюю серию какого-то сериала, выход нового продукта от Apple или ещё что-то. Всё это сильно усложняется при удалённой работте. Для этого в 37signals используют общий чатик в Campfire, а мы используем Slack.

Введите всех в курс дела
В офисе есть общий информационный поток. Особенно, когда офис построен по принципу open-space. Большинство сотрудников прекрасно представляют, что происходит в компании и кто над чем работает. В случае с удалённой работой так не получается. Удалённый сотрудник общается, в основном в постановщиком задач и обычно это один человек (руководитель проекта). В результате, единственный человек, владеющий полной картиной — этот тот самый руководитель проекта.

Для того чтобы не потерять эту связь, можно проводить встречи/созвоны/переписки в отдельной ветке, где каждый пишет, над чем он работает. Лично я веду блог по каждому проекту. Встретился с клиентом, тут же написал об этом. Заполучил новые фотографии, — выложил в общий доступ и тут же описал, как мне это удалось и что будет с ними дальше.

Готовность к неприятностям
Офис может стать единой точкой отказа. Предположим, у вас в офисе развёрнута вся нужная инфраструктура. Вопрос: что будет, если при ремонте теплосетей повредят электрический кабель, подходящий к зданию? Вы можете застраховаться от таких неприятностей, предусмотрев всю необходимую инфраструктуру для работы из за пределов офиса.

Осторожнее с совещаниями и начальниками
Когда вы организуете совещание, — помните, что вы тратите время. При этом 30 минут совещания для 8 человек выливаются в общие временные затраты в 4 человеко-часа. Таким образом, при оплате в 300 р/час вы потратили 1200 руб. компании. В совещаниях нет ничего плохого, но важно обращать внимание на частоту проведения этих совещаний. Они сильно отвлекают от работы.

Руководитель — это тот, кто предпринимает руководящие действия. Если он весь свой день пытается занять этими самыми руководящими действиями, — фактически, он не даёт никому работать.

Работа с клиентами
Ваши клиенты могут находиться вдали от вас. Для того, чтобы при этом работа шла успешно, нужно попробовать следовать следующим рекомендациям.

• сообщайте клиентам сразу, что вы находитесь далеко и будете работать удалённо
• предоставьте клиентам отзывы о вашей компании ещё до того, как они этого попросят
• чаще показывайте клиенту, что сделано по проекту
• будьте подчёркнуто доступны для общения: вовремя перезванивайте, отвечайте на почту, отвечайте в мессенджерах и т. д.
• подключайте клиента к работе и пусть он видит весь процесс и чувствует, что это и его проект тоже.

Как найти и удержать?

Просто ищите по всему миру или стране. Чтобы нанять сотрудника вам достаточно, чтобы он обладал профессиональными навыками в заданной сфере, очень хорошо владел языком общения и умел письменно излагать свои мысли.

Избегайте хитростей, обманов и странных приёмов при найме. Просто дайте тестовое задание и оплатите его выполнение. При этом, задание должно быть практичным, нужным и из реальной жизни. Не нужно придумывать вакуумных коней для тестовых заданий.

Платите сотрудникам столько, сколько нужно без дискриминации по географическому признаку. В конце концов, удалённая работа, — это возможность нанять лучших, а не возможность нанять подешевле. Т.е. если вы основали компанию в Москве, — платите удалённым сотрудникам московские зарплаты. Ваш сотрудник не должен получать 25 тыс только потому, что это средняя зарплата программиста в Урюпинске.

Если вы решили работать с конкретным человеком, — организуйте личную встречу. Оплатите ему билет, проживание и встретьтесь с ним. Если это проблематично, — хотя бы скайп.

Личная эффективность

Несколько рекомендаций о том, как эффективно организовать вашу удалённую работу.

Распорядок дня. Сделайте для себя определённый распорядок дня. Это дисциплинирует. Бывает так, что когда нам никуда не нужно, мы можем пролежать в постели до обеда, а потом засидеться за работой допоздна, хотя вечер лучше проводить с семьёй. Хорошо разбивать сам рабочий день на временные зоны: «текучка», «работа с коллегами», «серьёзная работа».

Граница. Проведите чёткую и всем понятную границу между работой и домом. Организуйте рабочую зону и работайте только в ней. Можно даже переодеваться в рабочую одежду. Один из сотрудников 37signals использует для этого отдельные рабочие тапочки.

Утром дома, днём в офисе. Это может быть очень удачной схемой. Дома вы (возможно) можете поработать над чем-то серьёзным в более-менее спокойной обстановке и переждать утренние пробки. А к середине дня можно подойти в офис и там поработать в режиме общения с коллегами, если оно требуется.

Разные компьютеры. Поставьте один компьютер в рабочей зоне для работы. И заведите отдельный компьютер для развлечений. Пусть они будут несовместимы и вы не сможете работать на отдыхательном компьютере. У них могут быть разные операционки и разное ПО. Не ставьте рабочие инструменты на нерабочий компьютер. Это поможет вам избежать соблазна «быстренько проверить почту» или ответить на сообщение коллеги в скайпе. Теоретически, на iPad можно сделать дизайн, но, говорят, это не очень удобно.

Когда не хочется полной изоляции. Не всегда хочется сидеть одному и работать дома. Иногда появляется странное желание видеть других людей. Тогда вставайте и идите в кафе, коворкинг-центр, библиотеку или офис. Кстати, можно снять один или два стола в офисе другой компании. Это, кстати, и полезно в плане смены декораций. Если вам сильно надоело каждый день делать одно и то же одной и той же обстановке, — смените декорации.

Мотивация. Единственный способ поднять мотивацию — поощрять людей работать над тем, что им нравится и только с теми людьми, которые не оставляют их равнодушными.

---------
PS: я начал применять удалённую работу несколько месяцев назад, а книжку прочитал совсем недавно. Подозреваю, что это чтение не пройдёт бесследно и выльется в какие-то положительные сдвиги. Если с вами уже произошли подобные сдвиги и вам есть чем поделиться, — прошу в комментарии.