Привет, Гиктаймс! Решение проблем, связанных с созданием и обеспечением корпоративных инфраструктур печати, начинается с их мониторинга. Отслеживать состояние устройств печати настоятельно рекомендуется даже в том случае, если компания невелика и все ее потребности закрывает одно единственное сетевое МФУ с общим доступом. Даже в этой ситуации можно в один прекрасный день остаться вообще без принтера, занявшись поисками способов ремонта «по факту». Если же в организации имеется полноценная инфраструктура из нескольких (будь то 10 или 100) принтеров и МФУ, то аудит такого парка – задача не из простых. И здесь не обойтись без специальных программных решений и сервисов, о кторых и пойдет речь под катом.



Если верить аналитикам из Gartner или Nuance, в российских офисах в среднем 60% сотрудников в день печатают от 11 до 50 страниц. При этом, разумеется, большую часть из них совершенно не волнует объем затрат работодателя на печать. А они [затраты], кстати, могут достигать в компаниях с большими объемами печати нескольких сотен долларов ежегодно в пересчете на каждого сотрудника.

Эти расходы можно и сократить, и грамотно распределить. В первую очередь, необходимо избавиться от нецелевого использования устройств печати («анкета на паспорт»), забытых распечаткок в лотках принтеров, нецелесообразной печати в цвете, возможного воровства (перезаправка или совместимый картридж вместо оригинального), возможного жульничества и завышенных счетов от компаний-аутсорсеров, если вы пользуетесь их услугами.

Нас отговаривали упоминать тему нечистоплотности сотрудников, чтобы не вызвать негатив читателей Geektimes, но это действительно распространенный случай, и без него сегодняшний пост был бы как борщ без сметаны. Как это происходит? Сотрудник, отвечающий за работу печатной техники в офисе, заявляет, что расходные материалы закончились. Компания по этой заявке закупает оригинальные картриджи. Получив картриджи, сотрудник обращается в специальную фирму, занимающуюся скупкой оригинальных (читай, ворованных) картриджей. По нашим данным, средняя стоимость оригинального тонер-картриджа Hewlett-Packard, например, составила в 2016 году 10 500 рублей. Оригинальный картридж сотрудник продает со значительным дисконтом, а потом за еще существенно меньшие деньги покупает совместимые или заказывает перезаправку.



А ведь есть еще такие задачи, как технический контроль устройств и состояния расходных материалов, организация использования принтеров и т.д. Обойтись без специальных средств тут просто невозможно.

Мы в своей практике предлагаем заказчикам разные средства, исходя из тех задач, которые они решают, и состава их инфраструктуры печати. Ведущие вендоры, как правило, имеют в своих портфелях собственные разработки. Но подойдут они только тем редким компаниям, которые используют технику только от одного производителя. Таких – единицы. Парк принтеров и МФУ формируется годами, и в нем в подавляющем большинстве случаев присутствуют устройства разных производителей и разной степени «свежести». Поэтому вполне логично обсудить универсальные решения.

FollowMe (компания Ringdale)




Одно из них, FollowMe, обеспечивает решение сразу нескольких задач, таких как учет печати и контроль доступа к устройствам, а также маршрутизацию заданий в соответствии с выставленными настройками. Учет использования всех принтеров и МФУ на предприятии, отслеживание активности отдельных пользователей или рабочих групп и интерактивная печать – для таких задач FollowMe подходит лучше всего.

MegaTrack (компания Fontware)




Это приложение ведет мониторинг устройств печати и собирает статистику для последующего создания отчетов и анализа. Достоинство этого решения – возможность работать не только с сетевыми, но и локальными принтерами. В настройках для каждого принтера можно ввести стоимость одного отпечатка, и система будет выдавать еще и экономические выкладки по каждому устройству. Решение поддерживает кластерную конфигурацию Windows Cluster Server 2000/2003, мультиязычно и имеет веб-интерфейс для удаленного доступа.

Pcounter (компания A.N.D. Technologies)




Особенность Pcounter – очень простая интеграция в существующую инфраструктуру и последующее масштабирование. Система учитывает все задания печати, отправленные на устройство, собирает статистику его использования, а в качестве дополнительной функции имеет возможность перенаправления заданий. Помимо печати Pcounter способен организовать и сканирование. Дополнительно загружаемое приложение собирает статистику копирования, сканирования и отправки факсов с использованием корпоративных МФУ.

JetAdvice 2.0 (компания EuroForm A/S)




Еще один простой продукт для сбора информации о корпоративных устройствах печати и расходных материалах. JetAdvice 2.0 ведет мониторинг состояния расходных материалов в устройствах, подключенных к корпоративной сети, и при снижении уровня тонера до критической отметки отсылает на электронную почту уведомление сотрудникам, ответственным за поддержку или контакт с внешней сервисной службой. Поддержка широкого спектра марок особенно будет ценна компаниям, располагающим «зоопарком» принтеров и МФУ разных вендоров, в том числе и нестандартизированными устройствами.

Equitrac (компания Nuance)




Ценность этого решения – в возможности проводить с его помощью кампании по поощрению ответственного отношения сотрудников компании к печати. Equitrac создает виртуальную очередь печати, когда документ следует за пользователем и может быть распечатан на любом принтере, подключенном к корпоративной сети. Речь идет и о сознательном выборе пользователем наиболее подходящего устройства для конкретного задания. Equitrac при этом не требует отдельного сервера и легко устанавливается  на любой сетевой принтер или МФУ.

Все это – простые решения, предлагающие разный набор возможностей. Но есть среди средств управления печатью и те, что позволяют решать самый широкий круг задач – от мониторинга всей инфраструктуры до обеспечения доступа к принтерам и МФУ в соответствии с корпоративными политиками и правами.

PrintStat (компания Nicotech)




PrintStat – программное решение для мониторинга принтеров и МФУ всех известных на рынке производителей. Это решение действительно универсально – база моделей насчитывает более 1000 пунктов и, с обновлением своих линеек производителями, пополняется. Это позволяет использовать PrintStat даже в той компании, где работает целый парк устройств, от совсем старых до новейших.

Принцип работы PrintStat прост – данные собираются со встроенных датчиков печатающих устройств, консолидируются системой и визуализируются при помощи настраиваемого интерфейса. Доступ к системе можно получить из любого компьютера в сети через веб-интерфейс, можно и настроить периодическую отсылку уведомлений по электронной почте.

Какие данные позволяет получить PrintStat? Их состав практически полностью покрывает потребности, обеспечиваемые мониторингом печати в компании. Первый комплекс данных – мониторинг состояния расходных материалов. Система оценивает ресурс установленных картриджей, прогнозирует их расход в соответствии с нагрузкой на принтер или МФУ и может даже отправить заявку в адрес поставщика расходных материалов. Пресловутые склады в коридорах офиса из коробок с картриджами становятся неактуальными. Помимо оптимизации затрат при отсутствии запаса расходных материалов и его хранения, происходит высвобождение человеческих ресурсов.



Естественно, мониторингом одних только расходных материалов PrinStat не ограничивается. Решение постоянно контролирует данные, поступающие со счетчиков отпечатанных страниц и ресурсных деталей. Благодаря этому отслеживается и текущая нагрузка на устройство, и его ресурс. Эта информация крайне важна для оптимизации печати в офисе. Сравнив нагрузку двух одинаковых или сходных по своим возможностям МФУ можно, например, оптимизировать их расположение в помещении для того, чтобы сотрудники использовали оба аппарата равномерно.

Существует масса примеров, когда один из сетевых принтеров простаивал, в то время, как другой использовался чрезмерно много, и причиной такой неравномерности в нагрузке была необходимость сделать к одному из устройств несколько лишних шагов.

Планирование текущего обслуживания – столь же важная задача при управлении офисной печатью и мониторинг печати позволяет в значительной мере предугадать выход из строя ресурсных деталей и спланировать их замену. Такой подход к техническому обслуживанию дает возможность проводить бюджетирование расходов на заблаговременно, а не «по факту» поломки. Результат тоже очевиден – планомерные и планируемые расходы для любой компании всегда проще и удобнее экстренных.

Явное достоинство PrintStat – возможность отдать процесс сбора и анализа информации компаниям-аутсосерам, которые занимаются обслуживанием техники. Для того чтобы прогнозировать обслуживание, им вполне достаточно будет отслеживать уведомления по электронной почте, не получая доступа в корпоративную инфраструктуру заказчика.
И еще одно достоинство PrintStat – автоматическое масштабирование при расширении или обновлении парка устройств в компании. Система самостоятельно определяет вновь установленный принтер и начинает отслеживать его использование.

Print Manager Plus (компания Print Manager)




Второй из числа наиболее популярных и универсальных продуктов, предназначенных для мониторинга корпоративной инфраструктуры печати. Print Manager Plus (PMP) обладает большими возможностями, чем PrintStat. Она может использоваться, в том числе, и крупными компаниями с большим и разнообразным парком принтеров и МФУ. Поддерживаются устройства всех основных производителей, что гарантирует от сложностей при расширении или обновлении парка. PMP может не просто собирать статистику и контролировать расходные материалы, но и помогает организовать доступ к принтерам и МФУ с отслеживанием использования техники пользователями и политик доступа.

К примеру, PMP позволяет и отследить, кто, что и на каком принтере печатал, и рассчитать стоимость печати для конкретного пользователя или отдела. И даже распределять задания по устройствам в зависимости от заданных условий. К примеру, для печати объемных документов лучше использовать более производительные устройства, и PMP позволяет настроить их автоматическую отсылку на мощные принтеры, а распределение по типу файла даст возможность соблюдать требования конфиденциальности внутри офиса.

Явное достоинство – собственный модуль статистики, который позволяет проводить анализ состояния инфраструктуры печати непосредственно в PMP. При этом есть еще и генератор отчётов на основе Crystal Reports, и больше сотни вариантов визуализации. При всей сложности PMP проста в использовании и совместима практически с любым платформенным ПО – от UNIX до Windows-серверных систем (сертификат совместимости от Microsoft у системы, кстати, имеется). Устанавливается на сервер за минуту, настраивается еще за пять.

В принципе, последние два решения способны обеспечить все потребности, связанные с мониторингом печати и решить попутно еще и дополнительные задачи, вроде обеспечения прав доступа к принтерам и МФУ. Одно из них больше подойдет для крупных компаний, другое лучше соответствует потребностям СМБ-сегмента. Но, прежде чем разворачивать любое из них, стоит провести предварительную процедуру аудита инфраструктуры – вполне возможно, что наилучшим окажется другая разработка, предлагаемая специализированными интеграторами.

Постепенно мы подобрались к самому интересному – к оптимизации затрат на расходные материалы, но об этом поговорим в следующем посте.
Поделиться с друзьями
-->

Комментарии (8)


  1. Manikvd
    12.08.2016 20:16
    +1

    Спасибо. Интересно.
    Но Чтобы обзор был полным, как минимум, стоит добавить Ysoft SafeQ.
    А если опускаться до совсем специфики, то и посмотреть вендорские решения, хоть они зачастую и привязаны к конкретным печатным машинам.


  1. Sleuthhound
    12.08.2016 20:51

    А бесплатные решения (софт) существуют?


    1. dimatl
      12.08.2016 22:21

      Вот тоже очень интересно.


      1. reallord
        15.08.2016 09:07

        Если сетевые принтеры то SNMP + PHP :)
        Явно бесплатных не встречал, только самописанные скрипты опроса сетевых устройств по SNMP.


        1. Sleuthhound
          17.08.2016 07:12

          В случае сетевого принтера SNMP не скажет кто конкретно печатал на принтер и в каком количестве, можно только собирать данные о количестве отпечатанных страниц за день, неделя, месяц и т.д.
          У меня в одной компании такая статистика собирается (SNMP), наряду с самописным скриптом на powershell, который парсит лог принт-сервера (Win2012R2) и отправляет данные в mysql (в этом случае есть детальная статистика кто поименно сколько распечатал и на каком принтере), ну а дальше, да как Вы и сказали, php и все такое.


    1. Business_Factory
      16.08.2016 23:58

      Из бесплатных и более-менее универсальных можно посмотреть HP Web Jet Admi. WJA может быть использован не только с печатными устройствами НР, статистику соберёт, правда какую-то детальную информацию об устройствах может не собрать (например, серийный номер). Если на локальные устройства НР поставить специальный агент, то будет собирать статистику и с них.


  1. DoubleNick
    15.08.2016 11:56

    Ну на самом деле в статье не рассказано о самых известных системах аудита и не только его. Это прежде всего — SafeQ и MyQ. Есть также и SafeCom. А еще есть PaperCut и у него есть пробные и бесплатные версии.
    А еще есть системы, которые распространяют фирмы производители или продавцы расходных материалов — это Dealer Fleet Manager от Katun и Prisma, от нашего дистрибьютора Теко.
    Кстати, как правило, если у клиента стоит много техники от разных производителей, то лучше использовать системы, не от одного производителя техники. И конечно же каждый вендор имеет свои решения, например от HP — HP Jet Admin, очень известный софт.


    1. Business_Factory
      17.08.2016 08:24

      Да, помимо тех решений, которые были перечислены, есть еще и множество других систем аудита. Мы, когда отбирали разработки для своего «портфеля», исходили прежде всего из возможности использовать их для аудита сложных инфраструктур печати, состоящих из принтеров и МФУ разных производителей. Далеко не все российские заказчики пользуется устройствами одной марки. И то ПО, что перечислено в посте, наилучшим образом подходит как раз для таких «зоопарков».