Ранее здесь, на Geektimes, мы уже рассказывали про Therefore и давали обзор возможностей этого корпоративного решения. Сегодня мы к нему вернемся в связке с другой нашей разработкой – uniFLOW. Обе платформы призваны упорядочить процесс печати, повысить удобство документооборота и обеспечить безопасность данных, передаваемых на печать. Однако каждая из них делает акценты на разных задачах, позволяя пользователю выбирать именно ту, которая больше подходит под его запросы.
В процессе разработки мы руководствовались решением основных проблем бизнеса независимо от его масштаба. Их условно можно разбить на несколько групп:
Рассмотрим, как это реализуется в uniFLOW и в Therefore.
Одной из главной проблем печати является бесконтрольное использование принтера. Пользователи даже не задумываются о том, какие затраты на печать несет организация. Черно-белые документы могут распечатываться на полноцветном принтере, одно задание может отправляться на выполнение несколько раз, один и тот же документ многократно распечатывается после правок. Неоправданные расходы на тонеры могут достигать внушительных сумм. И эти расходы можно отнести к невозвратным, если нет возможности соотнести объемы печати с конкретным пользователем или группой пользователей.
Решение этой проблемы реализовано в uniFLOW, где печатающие, сканирующие устройства и компьютеры пользователей объединены в единую систему управления печати. При отправке документа на печать пользователь сразу может видеть стоимость отпечатка этого документа на различных принтерах. Таким образом, есть возможность максимально оптимизировать расходы и отправить документ на принтер с самой низкой стоимостью печати.
В комплекс мероприятий по защите данных входит инициализация пользователя перед непосредственной печатью. Таким образом, система uniFLOW накапливает сведения о том, кто и в каких объемах отпечатал документы. Чтобы снизить вероятность печати не на том принтере, сисадмин может настраивать доступ к тому или иному печатающему устройству. То есть, например, выделить группу, не имеющую допуска к полноцветному принтеру. В Therefore тоже есть функция администрирования допусков, но не ведется учет расходов на печать.
Само по себе сканирование больших проблем не вызывает, но следующие этапы работы с оцифрованным документом, такие как архивация, экспортирование и другие, могут вызвать определенные сложности. В Therefore и uniFLOW мы реализовали два разных подхода, исходя из особенностей данных платформ.
Therefore, по сути, является системой менеджмента документооборота. Функция сканирования в ней представлена компонентом Therefore Capture Client, который работает вместе со сканером. Но функционал этого компонента намного шире, чем просто сканирование. Therefore Capture Client также импортирует файлы с различных носителей и обрабатывает уже сохраненные в системе документы.
UniFLOW ориентирован на работу с МФУ от Canon. При сканировании документы могут сжиматься и отправляться сразу на заданную электронную почту или в ECM\DMS системы, Microsoft SharePoint или Therefore. Таким образом, uniFLOW и Therefore могут интегрироваться друг с другом, что позволяет получать более широкие возможности в организации документооборота.
Это одна из самых актуальных проблем бизнеса. По данным агентства ENISA (European Network and Information Security Agency), средний убыток при утечке конфиденциальной информации обходится компаниям около 1.8 млн. евро. А если учесть, что из всех возможных рисков, включающих в себя взлом компьютерных систем, шпионские программы, утерю носителей информации и многое другое, утечка информации через бумажные носители составляет 25%, то становится понятной важность защиты данных при печати. Все регламенты безопасности, сетевые экраны, антивирусы, двухфакторная аутентификация, камеры наблюдения становятся бесполезны при бесконтрольной печати документов. Поэтому мы разработали собственные мероприятия по обеспечению защиты данных, основанные на интеллектуальном управлении печатью.
Платформа uniFLOW имеет многоуровневую систему защиты документов на пути от пользователя до вывода их на печать. Настройки uniFLOW позволяют индексировать документы на предмет конфиденциальности по их содержимому. Сисадмин может задавать дифференцированные допуски на доступ к документу определенных пользователей или групп пользователей и разрешение вывода документа на печать. В 5 версии uniFLOW реализовано распознавание ключевых слов. При попытке распечатать такой документ система отправляет сисадмину сообщение о несанкционированной печати. Причем отправка сообщения может происходить без ведома пользователя.
В цепочке от пользователя до печатающего устройства наиболее уязвимым звеном была передача документа непосредственно на печать. Документ передавался в открытом виде в стандартных форматах, в которых работает принтер. Перехват этих данных злоумышленником и их раскодирование открывали свободный доступ к передаваемой конфиденциальной информации. В системе uniFLOW эта проблема решена следующим способом: печатающие устройства настраиваются на работу только с определенным сервером, игнорируя остальной трафик сети. А информация на устройства Canon может передаваться в зашифрованном виде.
В ряде случаев утечка информации может происходить без злого умысла, скорее, по невнимательности, от недостатка опыта и т.д. Мы также предусмотрели подобные ситуации и постарались минимизировать их. В uniFLOW и Therefore документы от пользователя поступают на сервер печати. Чтобы их распечатать, пользователю необходимо авторизоваться на устройстве печати. Таким образом, печать документов производится непосредственно в присутствии пользователя, снижая вероятность бесконтрольного нахождения отпечатанных документов в принтере. Аутентификация предусмотрена разными способами. Это может быть бесконтактная или магнитная карта, PIN-код, логин и пароль пользователя. Для старых моделей печатных устройств предусмотрена установка в непосредственной близости от них картридеров и других идентифицирующих устройств.
Достоинствами Therefore и uniFLOW является возможность их использования на предприятиях любого масштаба и совместимость с печатными устройствами разных производителей. Система uniFLOW имеет версии на 10, 50, 150 и неограниченное число пользователей. Кроме того, базовая платформа может дополняться модулями, которые позволяют выстраивать архитектуру исходя из нужд организации. Для сканирования uniFLOW интегрируется с Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Therefore и другим ПО.
Therefore имеет масштабируемое ядро и выпускается в трех базовых версиях. Для одного пользователя предлагается Personal Edition. Для отделов организаций подходит Workgroup Edition на 5 и 10 пользователей. Business Edition предназначена для предприятий любого масштаба. Therefore хорошо интегрируется с Microsoft Dynamics NAV, Microsoft SharePoint, SAP и другим ПО с помощью набора средств разработки Therefore SDK.
Обе платформы поддерживают работу с мобильными устройствами, работающими на IOS, Android и Windows. При этом обеспечивается такой же уровень безопасности передаваемой информации, как при работе с компьютерами локальной сети. С мобильных устройств можно передавать файлы на печать не только из офиса, но и из любого места, где есть интернет.
Современный документооборот требует не только высокой скорости и качества печати, но и сохранения при этом конфиденциальности информации. Эти требования настолько тесно связаны, что разделять их было бы большой ошибкой. Пришлось бы сначала решать вопросы безопасности и защиты данных, а потом искать пути их интеграции с печатным оборудованием.
Мы пошли по пути комплексной разработки программного и аппаратного обеспечения процессов печати и документооборота. Уже начат выпуск моделей МФУ на платформах imageRUNNER и imageRUNNER ADVANCE с встроенным функционалом контроля и ограничения при неправомерном копировании, сканировании и печати конфиденциальной информации. Но на наряду с этим не теряется и актуальность платформ Therefore и uniFLOW.
В процессе разработки мы руководствовались решением основных проблем бизнеса независимо от его масштаба. Их условно можно разбить на несколько групп:
- проблемы связанные непосредственно с печатью
- проблемы сканирования, обработки и хранения данных
- проблемы защиты данных
- возможность масштабирования с ростом потребностей
- интеграция с другими средами и ПО
- возможность работы с мобильными гаджетами.
Рассмотрим, как это реализуется в uniFLOW и в Therefore.
Проблемы печати
Одной из главной проблем печати является бесконтрольное использование принтера. Пользователи даже не задумываются о том, какие затраты на печать несет организация. Черно-белые документы могут распечатываться на полноцветном принтере, одно задание может отправляться на выполнение несколько раз, один и тот же документ многократно распечатывается после правок. Неоправданные расходы на тонеры могут достигать внушительных сумм. И эти расходы можно отнести к невозвратным, если нет возможности соотнести объемы печати с конкретным пользователем или группой пользователей.
Решение этой проблемы реализовано в uniFLOW, где печатающие, сканирующие устройства и компьютеры пользователей объединены в единую систему управления печати. При отправке документа на печать пользователь сразу может видеть стоимость отпечатка этого документа на различных принтерах. Таким образом, есть возможность максимально оптимизировать расходы и отправить документ на принтер с самой низкой стоимостью печати.
В комплекс мероприятий по защите данных входит инициализация пользователя перед непосредственной печатью. Таким образом, система uniFLOW накапливает сведения о том, кто и в каких объемах отпечатал документы. Чтобы снизить вероятность печати не на том принтере, сисадмин может настраивать доступ к тому или иному печатающему устройству. То есть, например, выделить группу, не имеющую допуска к полноцветному принтеру. В Therefore тоже есть функция администрирования допусков, но не ведется учет расходов на печать.
Проблемы сканирования и обработки данных
Само по себе сканирование больших проблем не вызывает, но следующие этапы работы с оцифрованным документом, такие как архивация, экспортирование и другие, могут вызвать определенные сложности. В Therefore и uniFLOW мы реализовали два разных подхода, исходя из особенностей данных платформ.
Therefore, по сути, является системой менеджмента документооборота. Функция сканирования в ней представлена компонентом Therefore Capture Client, который работает вместе со сканером. Но функционал этого компонента намного шире, чем просто сканирование. Therefore Capture Client также импортирует файлы с различных носителей и обрабатывает уже сохраненные в системе документы.
UniFLOW ориентирован на работу с МФУ от Canon. При сканировании документы могут сжиматься и отправляться сразу на заданную электронную почту или в ECM\DMS системы, Microsoft SharePoint или Therefore. Таким образом, uniFLOW и Therefore могут интегрироваться друг с другом, что позволяет получать более широкие возможности в организации документооборота.
Проблемы защиты данных
Это одна из самых актуальных проблем бизнеса. По данным агентства ENISA (European Network and Information Security Agency), средний убыток при утечке конфиденциальной информации обходится компаниям около 1.8 млн. евро. А если учесть, что из всех возможных рисков, включающих в себя взлом компьютерных систем, шпионские программы, утерю носителей информации и многое другое, утечка информации через бумажные носители составляет 25%, то становится понятной важность защиты данных при печати. Все регламенты безопасности, сетевые экраны, антивирусы, двухфакторная аутентификация, камеры наблюдения становятся бесполезны при бесконтрольной печати документов. Поэтому мы разработали собственные мероприятия по обеспечению защиты данных, основанные на интеллектуальном управлении печатью.
Платформа uniFLOW имеет многоуровневую систему защиты документов на пути от пользователя до вывода их на печать. Настройки uniFLOW позволяют индексировать документы на предмет конфиденциальности по их содержимому. Сисадмин может задавать дифференцированные допуски на доступ к документу определенных пользователей или групп пользователей и разрешение вывода документа на печать. В 5 версии uniFLOW реализовано распознавание ключевых слов. При попытке распечатать такой документ система отправляет сисадмину сообщение о несанкционированной печати. Причем отправка сообщения может происходить без ведома пользователя.
В цепочке от пользователя до печатающего устройства наиболее уязвимым звеном была передача документа непосредственно на печать. Документ передавался в открытом виде в стандартных форматах, в которых работает принтер. Перехват этих данных злоумышленником и их раскодирование открывали свободный доступ к передаваемой конфиденциальной информации. В системе uniFLOW эта проблема решена следующим способом: печатающие устройства настраиваются на работу только с определенным сервером, игнорируя остальной трафик сети. А информация на устройства Canon может передаваться в зашифрованном виде.
В ряде случаев утечка информации может происходить без злого умысла, скорее, по невнимательности, от недостатка опыта и т.д. Мы также предусмотрели подобные ситуации и постарались минимизировать их. В uniFLOW и Therefore документы от пользователя поступают на сервер печати. Чтобы их распечатать, пользователю необходимо авторизоваться на устройстве печати. Таким образом, печать документов производится непосредственно в присутствии пользователя, снижая вероятность бесконтрольного нахождения отпечатанных документов в принтере. Аутентификация предусмотрена разными способами. Это может быть бесконтактная или магнитная карта, PIN-код, логин и пароль пользователя. Для старых моделей печатных устройств предусмотрена установка в непосредственной близости от них картридеров и других идентифицирующих устройств.
Возможность масштабирования и интеграции
Достоинствами Therefore и uniFLOW является возможность их использования на предприятиях любого масштаба и совместимость с печатными устройствами разных производителей. Система uniFLOW имеет версии на 10, 50, 150 и неограниченное число пользователей. Кроме того, базовая платформа может дополняться модулями, которые позволяют выстраивать архитектуру исходя из нужд организации. Для сканирования uniFLOW интегрируется с Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Therefore и другим ПО.
Therefore имеет масштабируемое ядро и выпускается в трех базовых версиях. Для одного пользователя предлагается Personal Edition. Для отделов организаций подходит Workgroup Edition на 5 и 10 пользователей. Business Edition предназначена для предприятий любого масштаба. Therefore хорошо интегрируется с Microsoft Dynamics NAV, Microsoft SharePoint, SAP и другим ПО с помощью набора средств разработки Therefore SDK.
Работа с мобильными гаджетами
Обе платформы поддерживают работу с мобильными устройствами, работающими на IOS, Android и Windows. При этом обеспечивается такой же уровень безопасности передаваемой информации, как при работе с компьютерами локальной сети. С мобильных устройств можно передавать файлы на печать не только из офиса, но и из любого места, где есть интернет.
Современный документооборот требует не только высокой скорости и качества печати, но и сохранения при этом конфиденциальности информации. Эти требования настолько тесно связаны, что разделять их было бы большой ошибкой. Пришлось бы сначала решать вопросы безопасности и защиты данных, а потом искать пути их интеграции с печатным оборудованием.
Мы пошли по пути комплексной разработки программного и аппаратного обеспечения процессов печати и документооборота. Уже начат выпуск моделей МФУ на платформах imageRUNNER и imageRUNNER ADVANCE с встроенным функционалом контроля и ограничения при неправомерном копировании, сканировании и печати конфиденциальной информации. Но на наряду с этим не теряется и актуальность платформ Therefore и uniFLOW.