Самый главный инструмент руководителя проектов — это тайм-план. Его можно строить разными способами, но часто используется диаграмма Гантта.

Про диаграмму Гантта уже было много обсуждений на Хабре:

• «Удобна ли диаграмма Гантта?»
• Альтернативные методики «Как оценить срок выполнения работ?»
• «Планирование Agile проектов с помощью диаграммы Гантта»
• «О чем молчит диаграмма Гантта или почему проекты всегда опаздывают»

Кто-то считает, что лучший тайм-план — это диаграмма Гантта, кто-то планирует даже agile-проекты с помощью этой диаграммы, а кто-то, наоборот, не видит в ней смысла и предлагает альтернативные подходы к планированию и тайм-планам.

Давайте всё-таки разберёмся, зачем вообще нужна диаграмма Гантта, как её надо составлять и какая от этого польза!

Что вас ждет в статье

Мануал по составлению диаграммы Гантта на разработку веб-проекта. Мы не будем заострять внимание на конкретном инструменте, обсудим лишь концептуальные и фундаментальные подходы. В основе — двенадцатилетний опыт работы на рынке заказной веб-разработки. За это время я смог запустить более 100 проектов. Последние три года я управляю производством в интерактивном агентстве AGIMA.

На кого рассчитана статья

Статья будет интересна руководителям проектов и всем, кто так или иначе занимается составлением и согласованием план-графиков по разработке, организацией процессов производства веб-приложений и взаимодействием с клиентом или бизнес-заказчиком.

Дисклеймер

Данная статья является не панацеей, а лишь сугубо личным мнением автора (Евгений Лобанов, исполнительный директор AGIMA). Зачастую для планирования проектов эффективен метод критической цепи, но в данной статье мы не будем его касаться и проводить каких-либо сравнительных анализов.

Для чего нужны тайм-планы

Тайм-планы нужны для корректного планирования загрузки и правильного управления ожиданиями бизнес-заказчика.

До того, как запустить любую задачу или проект в производство, у вас должен быть согласованный с командой и бизнес-заказчиком тайминг.

Кроме управления ожиданиями бизнес-заказчика и вашей команды, тайм-план очень значим с моральной точки зрения. Я считаю, что если у руководителя проекта нет чёткого плана действий с промежуточными контрольными точками до старта работ, то такой проект с очень большой вероятностью нацелен на неудачу.

Часто используются два тайм-плана — внешний и внутренний:

• внутренний обсуждается только с командой и включает в себя плановые риски из перечня явных рисков на момент оценки проекта;
• внешний тайм-план обсуждается и с командой, и с бизнес-заказчиком; кроме явных рисков включает в себя отклонения по срокам на основании прогнозируемых рисков на весь период работы над проектом.

Тайм-планы обычно представляются в виде диаграммы Гантта.

Рассмотрим, какие базовые действия необходимо совершить, чтобы приблизить наш тайм-план к реалистичности, то есть — к идеалу.

Максимально детализировать проект на этапе оценки

Важное и одно из самых фундаментальных правил при планировании проекта — помнить, что 20 часов на одну задачу — это очень много. Такую задачу нельзя проконтролировать во всех нюансах и успеть оперативно вернуть во временное русло проекта (очень сложно минимизировать неявные риски на момент оценки задачи, обычно об этих рисках становится известно в момент дедлайна или за день до него).

Поэтому все задачи важно укладывать в рабочий день специалиста (в нашей компании — это 6 часов эффективного времени; более подробно можно почитать в моей статье в разделе «рабочие процессы»). Такие задачи проще всего контролировать и повлиять на них, оставив во временном русле проекта.

Если же задача оценена более чем в 6-8 часов и не имеет промежуточных результатов для детализации, то необходимо определить критерии для фиксации прогресса.

Установить актуальный производственный календарь, проверить все исключения, установить шестичасовой рабочий день

Многие при построении план-графиков забывают о производственных календарях. Кроме «стандартных» выходных есть «плавающие» из года в год праздники, замещение их рабочими днями и т.д.

Ваш тайм-план окажется неактуальным, если вы не будете использовать реальный производственный календарь.

Как правило, для добавления производственного календаря вам необходимо воспользоваться исключениями в настройке календаря инструмента, при помощи которого вы создаёте диаграмму Гантта.

Создать все необходимые этапы проекта. Все деятельности (задачи) заносятся внутрь этапов

Очень важно сделать корректную группировку для деятельностей в нашем тайм-плане. Если диаграмма простая, то достаточно сгруппировать по этапам проекта, например:

— аналитика,
— проектирование,
— дизайн,
— вёрстка,
— разработка,
— тестирование,
— внедрение.

Но если проект сложный, то приходится применять более глубокую группировку деятельностей — она очень сильно помогает при фильтрации и ориентации по сложной диаграмме Гантта. Например, я люблю группировать по компонентам, внутри этапов проекта и т.п.

Занести все деятельности на диаграмму

Очевидно, что чем более детализированы бизнес-задачи на конкретные деятельности, тем проще и точнее мы сможем контролировать ход разработки.

Кроме основных деятельностей, не забываем занести:

• итерации правок согласно договору (если речь о заказной разработке);
• время на согласование итераций владельцем бизнеса;
• время на исправления в соответствии с обратной связью и  отладку согласно договору (если речь о заказной разработке);
• 1-2 часа на неучтённые задачи по каждой деятельности;
• создание первичного контента;
• наполнение контентом;
• тестирование в продакшене;
• бизнес-тестирование;
• внедрение.

Составить карту рисков

Необходимо взять шаблон перечня рисков, используемый для вашего типа проекта (зачастую его применение ограниченно рамками вашей организации).

У каждого риска есть два основных параметра относительно проекта:

1. Вероятность его наступления в окружении проекта.
2. Степень влияния риска на ход проекта.

Вам предстоит определить оба параметра для каждого риска из перечня. Далее необходимо отфильтровать риски по их реальному воздействию на проект — проще всего это сделать при помощи карты рисков.

Когда все явные риски для проекта определены, необходимо учитывать их минимизацию при построении тайм-плана на диаграмме Гантта.

Я разделяю три основных способа минимизации явных рисков, влияющих на основные временные и бюджетные характеристики проекта:

• дублирование ресурсов;
• минимизация функционала относительно стоимости разработки;
• определение «точек невозврата» относительно деятельностей третьих лиц в виде определения контрольной точки (milestone) на основании календарной даты.

Можно построить три сценария учёта рисков: негативный, нормальный и позитивный. Все три сценария развития проекта удобнее смотреть на диаграмме Гантта.

Занести все контрольные точки по предоставлению информации от владельца бизнеса или заказчика

Важно не забыть:

• спецификации;
• заглушки или рабочие сервисы;
• брендбук;
• весь необходимый контент для реализации;
• закрытие работ актами (если речь о заказной разработке);
• подписание основных промежуточных документов;
• предоплата (если речь о заказной разработке);
• другие формальные обязательства.

Занести все ресурсы (включая время специалистов/сотрудников заказчика)

Это позволит понять пиковые точки максимального пересечения времени одного и того же специалиста. Таким образом, вы увидите, сколько потоков разработки можно запускать и тестировать параллельно.

Дополнительно можно занести стоимости ресурсов и пиковые бюджеты, составив более точный прогноз по стоимости разработки проекта.

Указать критический путь

Проделав минимизацию рисков на диаграмме и решив все критические точки пересечения ресурсов мы смогли получить критический путь проекта.

По сути, минимальный путь проекта будет соответствовать вашему внутреннему таймингу. В котором мы уже учли:

• рабочее время специалистов;
• явные риски, которые могут произойти, и время, которое требуется на их разрешение;
• загрузку специалистов с нормальным распределением рабочего времени (без учёта овертаймов).

Что дальше

Впоследствии из внутреннего тайм-плана мы можем сделать внешний, исключив явные риски, но добавив отклонения по срокам на основании прогнозируемых рисков на весь период работы над проектом.

И всё же, диаграмма Гантта — всего лишь инструмент. Не цель, а средство. Если вы умеете работать с рисками и изменениями требований, то диаграмма Гантта, совместно с дорожной картой, — одно из самых эффективных средств для планирования всего проекта или итераций разработки.

Именно такой тайм-план и будет хоть как-то отображать действительно необходимое время на реализацию проекта. Кстати, для расчёта отклонений по срокам на основании прогнозируемых рисков часто можно использовать диаграмму сгорания (Burn Down Chart). О том, по каким параметрам её можно строить, кроме примитивных «сжиганий features», и как собрать статистику об отклонениях — расскажу в следующей статье. Stay tuned…