Каким бы интуитивно понятным не был дизайн интерфейса веб-клиента Zimbra, в нем все же припрятано несколько не самых очевидных, но способных значительно улучшить тот или иной аспект работы с Zimbra Collaboration Suite фишек. Мы приготовили для вас три полезных функции Zimbra, которые наверняка будут вам полезны.



Календарик

Одной из важнейших функций системы совместной работы является синхронизируемый ежедневник, который позволяет менеджерам максимально эффективно распоряжаться временем своих подчиненных, ставить задачи, а также назначать встречи и совещания на удобное для всех время. Именно поэтому быстрый доступ к ежедневнику является одной из тех вещей, которые могут значительно повысить продуктивность работника.



Возможность быстро посмотреть свое расписание имеется и в Zimbra. Она реализована в виде встроенной функции «Календарик» — небольшого окошка с днями текущего месяца, которое позволяет посмотреть свое расписание на тот или иной день или добавить новое событие в свой ежедневник прямо с основного окна веб-клиента Zimbra. Так, кликнув левой кнопкой мыши по нужной дате в календарике, вы тут же увидите свое расписание на этот день, а кликнув по ней правой кнопкой мыши, вы сможете создать новую встречу, назначенную на этот день.



Отображение «Календарика» включено по умолчанию, однако при желании его можно отключить в разделе «Ежедневник» настроек веб-клиента Zimbra.

Принудительная проверка правописания

Деловая переписка должна быть грамотной. При общении с людьми, которые вас не видят, именно грамотная письменная речь позволяет произвести приятное первое впечатление. Помимо опечаток при наборе текста, ошибки могут закрасться в электронное письмо при копировании и вставке готовых кусков текста, в которые редко кто вчитывается при отправке. Zimbra может помочь вам избежать появления ошибок в письмах.



В настройках веб-клиента Zimbra можно найти функцию под названием «Обязательно проверять правописание перед отправкой сообщения», которая работает именно так, как вы и подумали. После нажатия на кнопку «Отправить», веб-клиент проверяет текст письма на орфографию и выводит на экран предупреждение о найденных ошибках и предлагает либо игнорировать ошибки, либо их исправить.



Как и любая автоматическая проверка правописания, данная функция не гарантирует 100% грамотность в исходящих письмах, однако способна значительно снизить количество опечаток и орфографических ошибок в деловой переписке, а значит позитивно сказаться на имидже предприятия в целом.

Потоки действий

Практически в любом предприятии есть специальный почтовый ящик для приема писем с обращениями, предложениями о сотрудничестве и так далее. Специфика работы данного ящика подразумевает, что фильтрация приходящей на него почты должна либо быть минимальной, либо полностью отсутствовать. Вместе с тем, все полученные письма кто-то должен просматривать и, продираясь сквозь тонны спама, выискивать письма от живых людей. И чем больше писем на такой ящик, тем больше драгоценного рабочего времени тратит на просмотр такого ящика ответственный за него сотрудник. Кроме того, очистка почтовых ящиков от разного рода рассылок и спама может быть востребована и обычными работниками. Можно ли как-то оптимизировать этот мучительный процесс в Zimbra? Как оказалось, да. В этом нам поможет встроенная функция «Поток действий», которая осуществляет фильтрацию почты на стороне клиента.



«Поток действий» позволяет создать отдельную папку в почте пользователя, в которую будут автоматически попадать письма, соответствующие установленным вами фильтрам. Так, например, встроенная функциональность веб-клиента Zimbra позволяет автоматически распознавать и отправлять в «Поток действий» маркетинговые сообщения; сообщения, полученные через списки рассылки; сообщения, в которых ваш адрес не указано в поле «Кому» или «Копия»; а также от людей, которых нет в вашем списке контактов. Благодаря этому в папке «Входящие» будет аккумулироваться гораздо меньше писем, в то время как накопившиеся в «Поток действий» письма можно будет без особой суеты просмотреть в конце рабочего дня и ответить на те из них, которые носят деловой характер.



Помимо четырех перечисленных опций, «Поток действий» позволяет осуществить и более тонкую настройку фильтрации писем. Например, можно создать отдельную папку для маркетинговых писем, отдельную папку для писем, полученных от отправителей, которых нет в списке контактов и так далее. После применения выбранных фильтров, созданные папки начнут автоматически заполняться письмами, позволяя получать в папку «Входящие» только действительно важную почту.