И снова здравствуйте. Это продолжение статьи про организацию студенческого хакатона.
В этот раз расскажу про проблемы появляющиеся прямо во время хакатона и как мы их решали, локальные ивенты которые мы добавили к стандартным «много кодить и есть пиццу» и немного советов про то какие приложения использовать для наиболее простой организации ивентов такого масштаба.



После того как все финансовые приготовления завершены, начинается самый интересный этап: подготовка площадки. Здесь же можно найти самое большое количество проблем и запар о которых даже не задумываешься. Начнем с заказа разных снеков и аппаратуры. Отсюда сразу следуют две основные проблемы: кто будет их получать и куда это все складывать? Еще раз напомню что все организаторы студенты, а сам хакатон проходил 26-27 января, что ровно в середине триместра. Для каждого заказа нам требовалось 4-5 человек (учитывая масштабы ивента, мы могли запросто получить 20-30 коробок с напитками за раз) и единственный для нас вариант был поиск волонтеров среди других курсов. Можно конечно использовать для их поиска группы в фейсбуке, но Slack наш народный кандидат. На каждую доставку можно создать отдельный канал, интегрировать их в Trello (приложение для создания списков действий) и затем добавить тех, кто согласился помочь и записать все что было получено в Trello. Так, все получено, даже допустим что доставка была в правильное здание университета (пару раз в другие корпуса привозили и ладно Империал почти полностью в Южном Кенсингтоне, могли бы и в Лондонский университет по ошибке доставить) и что у нас есть достаточно человек и несколько тележек для перевозки особо тяжелых грузов, что дальше? Куда девать весь этот груз? У каждого крупного университетского сообщества есть свой небольшой склад для подобных ивентов. К сожалению в комнату 2х3 скорее всего все не поместится. Тут нам и пришли на помощь университетские спонсоры. Несколько тонн (!) напитков и снеков было доставлено к нашим партнером из студенческого юниона. Небольшое отступление. Каждый факультет имеет свой юнион: инженерный, медицинский, научный и геологический. Наш инженерный имеет примерно 2 свободных комнаты (только тссс, я не в курсе насколько это вообще следует университетским правилам) были полностью (!) конвертированы в склады для одного ивента. Дальше будет таймлапс того как мы эти вещи оттуда доставали. Спина меня потом вообще не поблагодарила. Ссылка

Очень сложно найти где содержать все эти вещи, еще сложнее их затем правильно распределить. Для справки: всего зоны 3. Нижний и 2 верхних хакатона. Размеры примерно равны и в целом с распределением нет проблем. До тех пор пока не появятся люди с особыми диетарными предпочтениями. Веганы, вегетарианцы и многие другие. Мы всегда рассылаем опросник заранее, чтобы знать сколько чего заказывать. Естественно мейлы забываются и теряются. Поэтому мы всегда добавляем 20% к основному заказу в форме запасных особых опций, вроде маргариты с тестом без глютена. Дорого? Бесспорно. Но последнее, что нам нужно, это воинственные веганы, которым не хватило еды без животных продуктов. Современные проблемы требуют современных решений.



Допустим что все чудом поместилось. Магия, не иначе. Даже что все разнесли по местам за ночь. Что дальше? Помните я говорил про “сваг”? Ага, а он между прочим у каждого спонсора есть. И у всех рассчитан минимум на 200 человек, а у больших спонсоров так и вообще на 300. Тоже нужно хранить, но главное даже не это. Я так же говорил что у нас есть и свой “сваг”. И вот его на 500 человек. И проблема в его разрозненности. Многие вещи пришли за вечер до хакатона, и шанса к этому быть готовыми не было никакого. Более того, все эти вещи должны быть аккуратно упакованы в сумки. 500 штук. 500, Карл. Вот и пришлось организовать импровизированный конвейер: там были ваучеры на алкогольные напитки в баре, футболки, наборы с пастой и щеткой, кружки, стикеры и я даже не помню сколько всего еще. И при том что заказали мы эту красоту у разных поставщиков и они все пришли в разное время. Пришлось попотеть чтобы бонусом к организации самого мероприятия еще и подрабатывать на фабрике. Спойлер: закончили мы подготовку в 4 утра, а начало в 8:30. Я остался только до полуночи чтобы потом быть на дежурстве всю оставшуюся ночь. Затем следует довольно скучная часть про расстановку столов, расстановку удлинителей и прочего обязательного хлама.



Настал час Х. Спонсоры приходят пораньше, обживаются, тактически раскладывают “сваг” чтобы привлечь побольше студентов. Из запоминающегося: одна компания во время открытия сказала что существует два вида работодателей. Те кто хорошо платят, уважают своих работников и дают им творчески развиваться. Как например (имя компании). А про вторых могут рассказать на своем примере все остальные спонсоры. Эта фраза стала кандидатом на приз за лучший мем (про его вручение в самом конце последней статьи). Студенты прибывают как можно раньше чтобы урвать побольше вещей ибо бесплатно. Здесь пару слов о том как мы их впускаем. Билеты приобретаются на Eventbride, и всех организаторов есть приложение для сканирования. Проблемы начинаются когда участники не читают условия: минимальный возраст 18 лет например, или принесите с собой паспорт, или даже билеты нельзя передавать после дедлайна (за три дня до хакатона). Многим, к сожалению, приходится отказывать. Но из того что помню: двое которые забыли паспорта из лондона, так что они просто сходили домой и взяли их с собой. Те кому билеты передали мы разрешили пройти после всех остальных, просканировали билеты чтобы потом их хозяин не попытался проскочить бонусом.

Теперь немного о проблемах с самими билетами: их всего около 400. Плюс несколько для выпускников, как прощальный подарок. Изначально мы их держали на сайте университета, но он стабильно падал за 10 минут до начала продаж вплоть до 30 минут после начала, и совершенно рандомно они распределялись между участниками. Я уже молчу про race conditions из-за которых мы продавали в среднем на 20-30 больше чем следовало бы. Решением стал сайт Eventbride. Он прекрасно справляется с нагрузкой, билеты в среднем улетают за 1-3 секунды за партию, выпускаются они ровно по графику. Но тут появляется другая проблема: честность участников. По первой же ссылке Гугла можно скачать и настроить бота, и в идеале мы стараемся запугать таких умников что отменим их билеты. В реальности почти невозможно доказать что ты не использовал/использовал бота. Билеты в свою очередь делятся на Империал/все остальные и (небольшая дискриминация) для наших студентов их несколько больше. Чтобы департамент помогал, такие правила.



Далее более специфичные проблемы подготовки. Один из ивентов которые мы проводим ближе к полуночи это открытый бар. Естественно, в культуре хакатонов при отсутствии сна, это не всегда хорошая идея. Поэтому мало кто посещает. Но те кто приходит всегда довольны, напитки бесплатные (до 5 GBP включительно), довольно большой запас ваучеров, плюс это отличный способ расслабиться после целого дня беспрерывного хакатона. Минусы скорее для организаторов: многие под шумок, пока организаторы уставшие за всем следят, успевают неплохо подвыпить. Разбираться с ними конечно нам. Но никогда до прямо сильных проблем не доходило. Важно заметить что как и хакатон, вечерний бар имеет спонсора. И в этом году они оторвались на полную, купив всем присутствующим “егерь бомбы”. Было очень сложно объяснять (что я полностью за, налейте еще) что полумертвые участники на кампусе это немного не те кого они хотят нанять к себе в компанию и остановить этот хаос на примерно 30-ом коктейле. После этого была легендарная доставка курицы Nandos.



Легендарная она потому что владельцы местных ресторанов приехали вместе с доставщиками чтобы посмотреть кто решил спустить несколько тысяч на курятину в субботний вечер. Всего для того чтобы все разгрузить и распределить между зонами нам понадобилось 2 часа и 30 волонтеров. Фото прилагаются. Не забывайте кричать “веганам сюда”, а то съедят вегетарианскую пищу вместо веганской и будут потом проклинать. Другим запоминающимся ивентом было караоке. Там уже отрывались все, включая нас. Только представьте: 200 человек, оккупировавшие лекционный зал в 2 часа ночи, поющие абсолютно рандомные песни (я пел Let It Go, сестра бы гордилась). Было прекрасно, но опять типичные проблемы: притащить оборудование, настроить, договориться с охраной и библиотекой (субботняя ночь это весьма популярное время посещения) чтобы нас не выгнали. Охране предложили спеть, отказались.



Все это, конечно, весело. Но. Хакатон идет двое суток: участники могут приходить и уходить. Организаторы нет. В общей сложности я спал 3.5 часа за двое суток и часов 5 за сутки до начала. И то потому что заставили другие волонтеры (да и поход в бар давал о себе знать). Спать можно было либо в отдельной комнате с коврами для йоги, либо где получится. Я спал на стуле, законом не запрещено, сплю где хочу. Главное, чтобы было по 3 человека не спящих на каждую хакзону. Еще одна задача была периодически проверять проектор, поскольку он мог перегреться и денег на ремонт у нас точно лишних не было. Чтобы его поставить, нам понадобилось 6 человек и 2 тележки. В общем дел было за гланды почти все время. В какой-то момент мы стали раздавать попкорн и сладкую вату, опять же, готовили мы. Рейтинг пожарной безопасности сильно упал, когда я доставал попкорн прямо во время разогрева “потому что сейчас налетят и мне не останется”.



Эта часть прошлась по многим проблемам в организации и их решениям. Инженеры все-таки. Но еще огромное количество вещей осталось за кадром: какие были проблемы во время самого хакатона, выборы призов и награждение, как работало “умное” голосование, отзывы спонсоров и как мы еще неделю после проведения разбирались с уборкой помещения. А так же небольшой флекс: это первый студенческий хакатон, получивший освещение на ВВС. Про это тоже напишу в следующем эпизоде этой хакатонской саги. В ближайшее время приступлю к написанию, а пока вот вам мой мейл: du216@ic.ac.uk и сайт проекта: ichack.org.