Преимущества и недостатки тайм-трекинга в организациях и обзор десятка лучших приложений в нише. Сравниваем трекеры между собой по ключевым характеристикам и цене.


Менее чем за месяц миллионы людей по миру были вынуждены перейти на удаленную работу из-за пандемии COVID-19. Масштаб и скорость этого сдвига превратили его в беспрецедентную проблему. Владельцы бизнеса борются с двойными опасениями — насколько острые последствия пандемии будут для глобальной экономики, и какие шаги нужно предпринять сейчас, чтобы удержаться на плаву. Перевод штата на работу из дома — только первый шаг. Второй, намного более сложный — налаживание эффективности в новых рабочих условиях.

Для руководителя, менеджера или члена команды, знание того, на что тратится время, имеет первостепенное значение. Так было и до перехода на дистанционную занятость — меняются только инструменты измерения.

Если вы не фиксировали детально время раньше, то можете удивиться, узнав, что многие считают это источником жизненной силы своего бизнеса. Это похоже на рентгеновское зрение для проектов, с которым становится заметно, зарабатываете вы деньги или сжигаете.


Отслеживание времени касается не только компаний, оно помогает и самозанятым — большинство из преуспевающих фрилансеров расскажут о тайм-менеджменте, даже если их разбудят посреди ночи. Для “одиночек” или небольших компаний подходят решения, направленные на то, чтобы обнаруживать попусту потраченное за рабочим местом время. Например, фиксирующие, какие сайты и приложения используются чаще всего и сколько на это уходит, далее представляя общую оценку производительности. Так можно сравнивать рабочий день от недели к неделе, учиться на собственном опыте и оптимизировать свой график.

Такие инструменты не способны масштабироваться и быть точными для команды из 10+, 100 и тем более 1000 человек. В них нет прямой связи с проектами и задачами внутри предприятия и объединения с другими данными, такими как расписание и ресурсы. Более выгодный для организаций вариант заключается в отслеживании времени непосредственно на выполнение задач. Чаще всего это делается с помощью комбинированного решения для управления проектами и ресурсами.

Преимущества

В бизнесе всегда задействовано много маленьких задач, при этом большинство даже не осознает, сколько из них решаются одновременно. ПО для отслеживания времени гарантирует, что большие и малые задачи будут готовы вовремя. Главные преимущества обеспечения трекеров:

• Ясное понимание рабочих процессов

С ПО управления временем, вы лучше понимаете происходящее в организации. Владельцы получают обзор того, как сотрудники распределяют время. Благодаря этому, процессы оптимально упорядочиваются, а корректировки вносятся на ходу. Подсчет времени дает понимание о работе и самим сотрудникам, помогая фокусироваться на выполнении задач, четко представляя распорядок. Улучшается и планирование, когда каждый в команде знает время для выполнения тех или иных задач.

• Сокращение расходов и упрощенный биллинг

При наличии ПО, отслеживающего время, “дыры” в рабочих процессах становятся заметны сразу же, позволяя решать их в момент возникновения, а не понимать при оформлении банкротства.

Другая проблема, с которой сталкиваются компании — выставление корректных счетов клиентам. Если ваш бизнес выставляет счета клиентам по часам, а не по проекту, использование обеспечения гарантирует, что с клиентов взимается правильная сумма.

• Сотрудники ответственны за свободное время

Когда команда получает доступ к информации о том, сколько дней отпуска осталось, и есть ли у них неиспользованные больничные дни, каждый сам регламентирует свободное время исходя из этих данных.

• Меньше бухгалтерской работы

Отделам начисления заработной платы бывает сложно правильно рассчитать часы и убедиться, что каждый сотрудник получает выплаты точно. При использовании трекеров допускается намного меньше ошибок при уменьшении рутинной работы. Кроме того, некоторые системы не только отслеживают время сотрудников, но и создают расписания, позволяющие сразу рассчитать зарплату.

Потенциальные проблемы

Решения по отслеживанию времени могут иметь проблемы при внедрении, однако большинство из них решаются обдуманным подходом.

• Управление проектом или отслеживание времени

Если время — основной показатель, который имеет значение, приложение для отслеживания времени подойдет лучше. Но при управлении сложными проектами, понадобятся и другие инструменты проектного менеджмента.

• Проблема принятия: конфиденциальность, паранойя, юзабилити

Как правило, людям не нравится, когда их деятельность детально отслеживают — это вызывает жуткое ощущение жизни в оруэлловском мире. Кроме нарушения конфиденциальности и ухудшения рабочей атмосферы, это может ввести в ступор творческие умы. Помните, что измерения продуктивности должны подстраиваться под штат. Скорее всего будут те, кто с трудом соблюдает ежедневные сроки, но все же отлично справляется с поставленной задачей.

Впрочем, иногда причина медленной адаптации к программам кроется не в моральных дилеммах — приложение попросту может быть неудобно в пользовании, например, для выполнения одной функции требуется много щелчков.

• Производительность не всегда зависит от времени

Некоторые задачи легко оцениваются на основе рабочего времени, но, например, сферы маркетинга и креатива не подчиняются фиксированной временной структуре напрямую. Эти задания лучше оценивать на основе результатов: квота продаж, целевые показатели рентабельности и творческие результаты. Очень важно помнить, что продуктивность не равноценна потраченному времени. Не доводите контроль до того, чтобы сотрудники выполняли задачу спустя рукава, зато вовремя. К тому же, чрезмерный уровень мониторинга на рабочем месте может нанести вред и ментальному здоровью.

Что делать?

Если вы действительно хотите, чтобы проектный и тайм менеджмент прижились в компании, будьте готовы проводить беседы. Внедряя решение без предварительных обсуждений, вы можете даже потерять кого-то из штата. Критически важно, чтобы ваши сотрудники знали, что использование этого ПО не является средством слежки за ними и не исходит из недоверия к ним или их способностям.

Команда должна усвоить, что решение устанавливается для того, чтобы повысить производительность и навыки, а не для ежеминутного наблюдения. Такой разговор даст сотрудникам не только понимание истинных причин установки ПО (сокращение расходов, упрощение управления, автоматизация задач), но и позволит почувствовать, что вы заботитесь не только о бизнесе, а и о них.

Критерии выбора программного обеспечения

Выбирая тайм-трекер, стоит ориентироваться на специфические нужды компании. Но есть и универсальные параметры, которым качественный продукт должен соответствовать.

Отслеживание времени

Очевидно, что это первый критерий, о котором следует подумать. Важно ознакомиться с тем, как именно это будет происходить — например, удаленным сотрудникам нужен пакет, который позволяет использовать несколько способов входа и выхода. Лучше всего, если решение поставляется с автономной поддержкой, чтобы коллеги не зависели от присутствия или отсутствия сети.

Timesheets

ПО должно включать обработку расписаний. Это значительно упрощает составление счетов. Качественный пакет позволяет руководителям проектов мгновенно утверждать или отклонять расписания.

Управление проектом

Для полноценного видения процессов необходимо также отслеживание ресурсов проектов, задач и возможность комментирования. В продвинутых системах включена поддержка учета расходов и создание счетов.

Отчеты

Это must have — любое стоящее ПО должно иметь функцию отчетности, позволяющую составлять отчеты разных типов. Именно благодаря этому менеджеры узнают о затраченном времени, расходах, счетах. Грамотно подобранное обеспечение позволяет настраивать отчеты, где пользователи смогут включать точную информацию в каждый отчет.

Интеграции
Наконец, стоит учесть интеграции. Оптимально, если решение сможет синхронизироваться с данными из другого программного обеспечения, которое у вас работает. Хорошей идеей будет поиск ПО, предполагающего интеграцию с пакетами CRM, расчета заработной платы, управления контентом, ERP, которое в компании уже установлено.

Теперь переходим к обзору конкретных трекеров. В отобранной десятке мы смотрели на такие параметры: автоматическое отслеживание времени, инвойсирование, биллинг, автономный режим, бюджет проекта, планирование работы, форматы экспорта файлов, расширения браузера, количество дней бесплатной пробной версии для организаций и цене.

Больше деталей сравнения по каждому из продуктов доступно в таблице — так, например, в статье не рассматривается возможности комментирования, GPS трекинга, обнаружения простоя и доступа к истории.

Toggl

Toggl — интуитивно понятный в использовании сервис, который предоставляет необходимые инструменты для отслеживания времени на выполнение задач. Запускается как онлайн, так и офлайн, работает из веб-интерфейса, есть приложения для настольных компьютеров, iOS и Android.

В бесплатном тарифе, за который, кстати, продукт полюбился фрилансерами, поставляются основные инструменты тайм-трекинга. Входит туда и поддержка автономного режима, опции еженедельных отчетов, неограниченное количество проектов и клиентов. Доступны функции управления командой (до пяти команд).

Оплату Toggl берет за предоставление функции бизнес-анализа — запланированная email рассылка и оповещения, сохранение отчетов и экспорт в XLS, управление проектом (задачи, доски, приблизительное время окончания).

Подойдет для: обновления древних корпоративных расписаний. Позволяет гибко отслеживать рабочее время, не требуя дополнительного обучения, дает представление о производительности и прибыльности.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: есть
Инвойсирование: есть
Биллинг: есть
Автономный режим: есть
Бюджет проекта: есть
Планирование работы: есть
Файловые форматы экспорта: CSV, PDF, XLS
Неограниченные проекты и задачи: да
Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android
Расширения браузера: Chrome, Firefox
Бесплатная пробная версия для организаций: 30 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $9 в месяц за пользователя

TSheets Intuit

TSheets — облачное решение, помогающее владельцам и менеджерам следить за рабочим временем штата с помощью веб и мобильных приложений. Сотрудники используют собственные устройства для входа и выхода — смартфоны, компьютеры, мобильные приложения, смс или даже стационарные телефоны.

TSheets помогает пользователям настраивать предупреждения о возможной сверхурочной работе — оповещения отправляются с помощью смс, электронной почты или даже через Twitter.

Решение предоставляет настраиваемые фильтры, собирающие точную информацию расписания каждого пользователя, проекта и далее сортирует данные по дате, группе, коду работы и периоду расчета.

Подойдет для: всех, от фрилансеров до больших компаний, которые хотят отслеживать часы сотрудников в зависимости от конкретной работы.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: есть
Инвойсирование: нет
Биллинг: есть
Автономный режим: есть
Бюджет проекта: нет
Планирование работы: есть
Файловые форматы экспорта: CSV, PDF, XLS
Неограниченные проекты и задачи: нет
Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android
Расширения браузера: Chrome
Бесплатная пробная версия для организаций: 14 дней
Наличие бесплатной версии и цена: платная от $8 в месяц за пользователя +$20 в месяц за подписку

Hubstaff

Hubstuff хорош тем, что фокусируется на одной задаче — оптимизированном наблюдении за временем сотрудников. Правда, здесь уже больше функций отслеживания, чем в предыдущих вариантах, например — захват снимков экрана сотрудников и слежка за работой клавиатуры и мыши.

Некоторые опции Hubstaff пересекаются с отдельным видом ПО — мониторингом всей активности сотрудников, то есть, выходят за рамки обычного тайм-трекинга. В приложении можно посмотреть, какие вебсайты и приложения открывались и посещались сотрудниками и длину этих сессий.

Решение поддерживает интеграцию с 30-тью бизнес-приложениями, включая Basecamp, Trello, Asana, Github и Paypal.

Подойдет для: растущего бизнеса и стартапов, разработчиков, сайтов электронной коммерции, юридических фирм.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: нет
Инвойсирование: есть
Биллинг: есть
Автономный режим: есть
Бюджет проекта: есть
Планирование работы: есть
Файловые форматы экспорта: N/A
Неограниченные проекты и задачи: да
Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android
Расширения браузера: Chrome
Бесплатная пробная версия для организаций: 14 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $7 в месяц за пользователя (начинается с $14 или двух пользователей)

TimeCamp

TimeCamp — передовая программа, удобная для малых и больших команд. Благодаря функциям автоматического отслеживания в реальном времени, TimeCamp больше чем трекер — это всеобъемлющая централизованная система управления проектами. Дополнительно к внутренним инструментам проектного менеджмента, решение поддерживает 114 интеграций.

Сама компания описывает TimeCamp как “Google Analytics для подсчета рабочего времени за компьютером и офлайн”.

Поскольку TimeCamp — скорее инструмент для самоконтроля времени, здесь нет планирования или традиционного подхода регистрации времени на работе. Вместо этого отмечается время, потраченное на задачи или проекты, а ПО работает в фоновом режиме для регистраций URL-адреса и приложений, посещаемых в течение дня.

Подойдет для: B2B компаний, которым необходимо отслеживать время и измерять прибыльность проекта.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: нет
Инвойсирование: есть
Биллинг: есть
Автономный режим: есть
Бюджет проекта: нет
Планирование работы: нет
Файловые форматы экспорта: N/A
Неограниченные проекты и задачи: да
Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android
Расширения браузера: Chrome
Бесплатная пробная версия для организаций: 90 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $5.25 в месяц за пользователя

TMetric

TMetric — удобный онлайн-трекер для фрилансеров и команд от 2 до 100 человек. Позволяет легко отслеживать рабочее время, перерывы, время на выполнение определенной задачи. Также следит за деньгами, позволяя легко посчитать расходы на учетную запись, проект или члена команды, полученный доход от проекта и клиента.

С помощью отчетов заметно и проектные затраты — TMetric рассылает уведомления по электронной почте каждый раз, когда совершается покупка.

TMetric интегрируется практически со всем, включая Asana, Basecamp, Freshdesk, GitHub, GitLab, Jira, Trello, Wrike, Todoist, Zendesk.

Подойдет для: разработчиков программного обеспечения, дизайнеров, консалтинговых агентств, интернет-магазинов, копирайтеров.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: есть
Инвойсирование: есть
Биллинг: есть
Автономный режим: есть
Бюджет проекта: есть
Планирование работы: нет
Файловые форматы экспорта: CSV, PDF
Неограниченные проекты и задачи: да
Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, iOS, Android
Расширения браузера: Chrome, Firefox, Edge, Opera, Safari
Бесплатная пробная версия для организаций: 14 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $5 в месяц за пользователя

Clicktime

Удобный в использовании Clicktime подходит для всех типов пользователей на всех платформах и веб-браузерах. По сравнению с другими сервисами, ClickTime предлагает более широкий спектр функций при небольших инвестициях в ИТ.

Обеспечивает легкое документирование и управление расходами даже со смартфона — например, доступна загрузка квитанций, просмотр предложения по расходам, утверждение расходов и подготовка бюджета.

В приложение встроены функции, позволяющие делегировать задачи сотрудникам и оценивать продуктивность, а с помощью функции Project Insights продукт по запросу прогнозирует прибыльность бизнеса.

Подойдет для: бизнеса, где нужно планировать, управлять и отчитываться о времени или расходах сотрудников. Особенно — организациям, стремящимся сократить расходы, улучшить работу и взять под контроль бюджет.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: есть
Инвойсирование: есть
Биллинг: есть
Автономный режим: есть
Бюджет проекта: есть
Планирование работы: нет
Файловые форматы экспорта: CSV, PDF
Неограниченные проекты и задачи: да
Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, Linux, iOS, Android
Расширения браузера: Chrome, Firefox, Edge, Opera
Бесплатная пробная версия для организаций: 60 дней
Наличие бесплатной версии и цена: платная от $9 в месяц за пользователя

EverHour

Everhour разработан для бесперебойной работы команд на платформах управления проектами, таких как Asana, Basecamp, Pivotal, Trello и GitHub. Это решение, которое и следит за временем, и управляет задачами.

В приложении отслеживается ход выполнения всех проектов, а также задачи каждого члена команды. Отчеты настраиваются индивидуально: добавляйте столбцы, меняйте порядок, применяйте фильтры и форматирование — все на ваш вкус.

Благодаря информации, поступающей из проектов — тегам, оценкам, этапам работы — доступны данные для полномасштабного анализа рабочих процессов.

Подойдет для: команд, где необходимо отслеживать проекты, устанавливать бюджеты и оповещения, разделять оплачиваемые и неоплачиваемые часы. Для планировки часов работы сотрудников, просмотра их рабочей нагрузки и свободного времени.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: нет
Инвойсирование: есть
Биллинг: есть
Автономный режим: нет
Бюджет проекта: есть
Планирование работы: есть
Неограниченные проекты и задачи: N/A
Поддерживаемые платформы: iOS
Расширения браузера: Chrome, Firefox, Edge, Opera
Бесплатная пробная версия для организаций: 14 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $8 в месяц за пользователя

Harvest

Harvest — веб-приложение для управления бизнесом, которое помимо трекинга создает и отправляет инвойсы профессионального качества непосредственно клиентам. Платформа поставляется с интеллектуальным и простым в эксплуатации интерфейсом.

Возможности решения включают мощные инструменты отчетности, которые предоставляют пользователям онлайн доступ к информации о времени, проектах и бюджете, где каждый член команды отображается рядом с гистограммой задач.

Подойдет для: фрилансеров, которым необходимо отслеживать время и выставлять счета, а также командам, отслеживающим время для нескольких проектов одновременно.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: нет
Инвойсирование: есть
Биллинг: есть
Автономный режим: есть
Бюджет проекта: есть
Планирование работы: есть
Файловые форматы экспорта: CSV, XLS
Неограниченные проекты и задачи: N/A
Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, iOS, Android
Расширения браузера: Chrome, Firefox, Edge
Бесплатная пробная версия для организаций: 30 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $12 в месяц за пользователя

RescueTime

RescueTime — веб-инструмент тайм-трекинга и аналитики, работающий в фоновом режиме на компьютере, отслеживая время, потраченное на приложения и вебсайты.

Доступна классификация каждого приложения и сайта, которые вы используете, по параметрам продуктивно/непродуктивно на шкале от 1 до 5.

Присутствует возможность установить еженедельные цели, например — «тратить X часов в неделю на продуктивные задачи и меньше Y минут на непродуктивные. Существует опция «Сфокусироваться», блокирующая отвлекающие вебсайты на определенное время.

Подойдет для: компаний всех размеров, стремящихся повысить производительность труда и управлять временем сотрудников.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: есть
Инвойсирование: нет
Биллинг: нет
Автономный режим: есть
Бюджет проекта: нет
Планирование работы: нет
Файловые форматы экспорта: CSV, XLS
Неограниченные проекты и задачи: N/A
Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, iOS, Linux, Android
Расширения браузера: Chrome, Firefox, Edge
Бесплатная пробная версия для организаций: 30 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $6 в месяц за пользователя

DeskTime

DeskTime — полностью автоматическое программное обеспечение для отслеживания времени, которое обещает повысить производительность труда сотрудников на 30% за первые недели пользования.

Позволяет, независимо от наличия подключения к Интернету, отслеживать время по проектам, автоматически рассчитывает расходы на основе почасовой оплаты работников. DeskTime использует компьютер для сканирования открытых приложений, вкладок вебсайтов и браузеров на экране пользователя.

Доступно создание настраиваемых отчетов внутреннего использования, планирование смен сотрудников, отпусков, расчет сверхурочных и сохранение контактной информации о каждом из команды.

Подойдет для: средних и больших компаний. Простое и безопасное приложение для отслеживания времени, которое позволяет повысить эффективность и производительность предприятия.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: есть
Инвойсирование: есть
Биллинг: есть
Автономный режим: есть
Бюджет проекта: нет
Планирование работы: нет
Файловые форматы экспорта: N/A
Неограниченные проекты и задачи: есть
Поддерживаемые платформы: Windows, macOS, iOS, Linux, Android
Расширения браузера: Chrome
Бесплатная пробная версия для организаций: 30 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $5.94 в месяц за пользователя

WorkTime Corporate

WorkTime — программное обеспечение корпоративного уровня для мониторинга производительности сотрудников, отслеживающее факторы использования компьютера: вход и выход из системы, персональное использование Интернета (включая использование Facebook, Twitter и других соцсетей), использование программного обеспечения, активность и время простоя.

Результаты мониторинга хранятся на клиентских серверах, решение поставляется в локальной и облачной версии. Благодаря управляемому списку функций, интерфейс не выглядит загроможденным и научиться использовать WorkTime можно относительно быстро.

Небольшой набор функций WorkTime сопоставим с его невысокой ценой — он не отслеживает ни чаты, ни содержимое документов и файлов. WorkTime полезен, если нужен краткий обзор деятельности сотрудников.

Подойдет для: ИТ-компаний, государственных учреждений, стартапов, компаний большего (10 000+) и среднего размера без необходимости строго контроля.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: нет
Инвойсирование: нет
Биллинг: нет
Автономный режим: нет
Бюджет проекта: нет
Планирование работы: нет
Файловые форматы экспорта: PDF
Неограниченные проекты и задачи: есть
Поддерживаемые платформы: Windows, Terminal/Citrix Server, Mac
Расширения браузера: N/A
Бесплатная пробная версия для организаций: 30 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $3 в месяц за пользователя

Teramind Starter

Teramind предоставляет программное обеспечение, которое, помимо отслеживания времени, способно выявлять подозрительные действия пользователей, обнаруживать возможные угрозы, оптимизировать производительность и обеспечивать соответствие нормативным требованиям.

Доступен встроенный контроль удаленного рабочего стола (RDP), оповещения и журналы в реальном времени. Teramind позволяет просматривать рабочий стол сотрудника, и, если необходимо, разрешать или блокировать удаленный контроль над системой для предотвращения злонамеренных действий. Блокировка, перенаправления и предупреждения выполняются автоматически, чтобы обеспечить максимально эффективную и безопасную работу.

Пользовательский интерфейс предлагает командный центр с точными функциями мониторинга, инструментальными панелями и отчетами, в то же не усложняя навигацию и настройку.

В Teramind все действия индексируются. В списке веб-страниц и приложений отображаются гистограмму наиболее активных приложений и отдельную разбивку по отметкам рабочего времени сотрудника, процессов или URL-адресов, которые они запускали, продолжительность посещения.

Подойдет для: крупных и корпоративных предприятий, потому что это комплексная платформа, поддерживающая большое количество устройств, с расширенными функциями предотвращения потери данных.

Интерфейс

Автоматическое отслеживание времени: да
Инвойсирование: да
Биллинг: нет
Автономный режим: да
Бюджет проекта: нет
Планирование работы: да
Файловые форматы экспорта: N/A
Неограниченные проекты и задачи: есть
Поддерживаемые платформы: Windows, Mac, Web-Based, Android
Расширения браузера: N/A
Бесплатная пробная версия для организаций: 7 дней
Наличие бесплатной версии и цена: бесплатная версия с ограниченным функционалом; платная от $12 в месяц за пользователя, минимальное количество пользователей — 5

Автор: Наталка Чех, для ROI4CIO