Предисловие

Думаю, многие встречали статьи по различным методикам увеличения своей продуктивности, но в действительности мало кто придерживается строгой дисциплины и ежедневно выполняет необходимый ToDo план. Я один из таких.

Но так или иначе вопрос личной эффективности меня интересует уже много лет и я всячески экспериментирую в поисках ответа на вопрос "Почему одни люди могут двигаться к цели ежедневно, а другие уже после недели перестают всячеcки придерживаться плана?".
Собственно, эта скромная статья — мое предположение, которое пока работает на всех моих знакомых. Они поддержали и любезно согласились поучаствовать в эксперименте, который длился ровно 30 дней.

Как все начиналось

Еще далекие 5 лет назад я пробовал самые классические подходы — ручка и блокнот, где я ежедневно в виде ToDo списка писал, что мне нужно сделать на день. Обычно планы на будущий день я записывал с вечера, чтобы за ночь мое подсознание подготовилось к продуктивному дню.

Список выглядел примерно так:

1. Договориться о встрече с Иваном Петровичем
2. Созвониться с заказчиком и обсудить ТЗ
3. Дописать модуль АBC
   …
   И все в таком роде.

Довольно просто и в то же время до жути неудобно. В один день я мог поставить 3 задачи и уже к обеду все закончить, в другой задач было так много, что я не успевал сделать и половины. Не было четкого плана, как их делить, как сортировать по приоритетам и как вообще себя оценивать. Да-да, оценка мне была очень важна, так как человек любит все структурировать.

Важно было через месяц посмотреть на свой результат и сделать определенные выводы. Кроме месячных отчетов о своем прогрессе хотелось банально понимать, какую оценку я получил за текущий день.

Как я уже сказал, из-за того, что задачи не сортировались по приоритетам и по количеству, нельзя просто высчитать процент, так как каждый новый день система отсчета будет меняться и ни о какой абсолютной оценке и речи быть не может.

1-3-5

На данную методику я наткнулся случайно. Она совсем не распространена и о ней мало кто знает (И очень зря).

Суть заключается в том, что ежедневно мы выполняем 1 сверхважное дело, 3 задачи средней важности и 5 самой низкой. Итого 9 дел.

Почему 9? Именно такая цифра при грамотном распределении задач и приоритетов позволяет задать нагрузку, которую человек может выполнить с некоторыми усилиями.

Другими словами, если вы хотите выполнить 100%, то вам придется действительно работать очень плодотворно и весь день (Повторяю, что все это при грамотном распределении задач).

Такая система действительно дала свои плоды и моя продуктивность выросла по крайней мере в 2 раза. Я четко понимал, что я смогу освободиться в определенное время, выполнив определенный процент.

А самое главное, что методика совсем не заставляет работать на все 100%. Я для себя выделил цифру в 75%, которая показывала отметку "Хорошо" за прошедший день.

Итак, 75% — тот показатель, за который я мог с уверенность сказать, что минимум 6-8 часов своего дня я занимался во благо своим целям.

Многие меня спрашивали, почему бы не делать по 100% ежедневно?

Я всегда объяснял свою позицию примером из школы в далеких 90-ых: чтобы быть отличником, приходилось прикладывать действительно много усилий, поэтому в те времена такие оценки были редкостью и ими можно гордиться до сих пор. В современной школе система сильно поменялась и получить пятерку уже не так престижно. Сейчас каждый второй — отличник. При таком подходе ценность 100% сильно падает, что мне не нравится. Я хочу понимать 100% как что-то действительно тяжело достижимое и достойное гордости. Именно поэтому 75% — это очень хорошая продуктивность, а 100% — это практически предел человеческих возможностей за день.

В любом случае, система 1-3-5 не заставляет вас придерживаться той же позиции, которой придерживаюсь я.

Результаты

Я прожил около 3-х месяцев на такой системе и был приятно удивлен тем, что я в действительности смог работать эффективно достаточно долгое время без выгораний. НО каждый новый день, затем неделю и затем месяц я задавался вопросом: "Выросла ли моя эффективность?".

В самом начале пути 1-3-5 я банально считал среднее арифметическое для подсчета своего процента, что совсем не отображает действительность, так как задачи имеют разный приоритет.
Тогда я решил считать дневной процент таким образом, чтобы даже количество задач в день не изменяло абсолютную величину оценки и позволяло в любом случае трезво оценить свою эффективность.

Что получилось:
(При выполнении пункта за пунктом процент растет так, как показано в списке ниже)

• Start (0%)
• 1) H1 (24%)
• 3) M1 (39.33%)
• 3) M2 (54.67%)
• 3) M3 (70%)
• 5) L1 (76%)
• 5) L2 (82%)
• 5) L3 (88%)
• 5) L4 (94%)
• 5) L5 (100%)

Как вы можете заметить, чем выше приоритет, тем больше баллов вы получаете за успешное выполнение.
Если говорить про распределение задачи именно по классике (1-3-5), то вот такие проценты вы получаете за выполнение одной задачи из каждой категории:

• 1) 24%
• 3) 15.33%
• 5) 6%

Но если вам по душе распределение, например, 2-2-5 или 3-3-3, то система автоматически все будет перерассчитывать, но тогда уже на каждую задачу будет немного другой процент. Все зависит от количества задач в каждой категории, от количества категорий и коэффициента корреляции между категориями.

Экспериментальным путем я подобрал вот такие коэффициенты:

• 1) 1 k*
• 2) 0,639 k*
• 3) 0,25 k*

Такие коэффициенты расчитаны именно на тяжелые 100% и на крайне эффективные 75%, если вы, конечно, не будете ставить в средний приоритет задачу похода в магазин.

Что в итоге?

Ровно один месяц я ежедневно ставил себе задачи по данной системе и оценивал себя исходя из выполненных задач. Начал я не очень бодро, так как было довольно тяжело работать в новой системе из-за ее сложности. Если раньше для получения оценки 4 мне достаточно было поработать 3-4 часа, то теперь 3-4 часа работы не давали даже 30%.

Однако у меня была строгая задача — закончить месяц не меньше 83%. Поэтому пришлось отработать середину месяца на грани своих возможностей и взять 6 дней максимального балла. Скажу сразу — это были самые тяжелые 6 дней в моей практике (Что еще раз подтвердило то, что система теперь работает именно так, как я и хотел).

Все подсчеты я вел с эксель-таблицах и на скриншотах ниже демонстрирую свои показатели за апрель.

Замечу, что в течение месяца я делал себе 2 выходных, когда подсчет процентов не учитывался.

Зачем нужна оценка

Многие спрашивали меня, зачем в принципе надо себя оценивать? Можно же и без оценки выполнять все цела и достигать целей.

Да, можно! Но человек этого делать не может на протяжении долгого времени.

Ежедневная оценка — элемент геймификации. В какой то момент я поймал себя на мысли, что я стараюсь набрать как можно больше баллов, чтобы "выиграть". К тому же данную систему мы пробовали вместе с товарищем, поэтому получился своего рода соревновательный момент, в котором не хотелось отставать.

И второй фактор важности оценки — у вас перед глазами ваша продуктивность и вы можете на основе этих данных делать выводы, где и что нужно поменять.

Автоматизация

Эксель таблицы были не очень удобными, потому что все время приходилось лезть в компьютер (мобильное приложение Google таблиц было не особо удобным). Поэтому было принято решение сделать Бета версию телеграм бота, который будет тебя оценивать и поможет добавлять задачи в разрезе 3-х приоритетов.

Вот как в итоге это все выглядело:

Также можно посмотреть свой прогресс за текущий месяц.

Бот пока на стадии тестирования и там некоторый функционал не до конца доработан. Но для базовой оценки своей продуктивности по 1-3-5 этого было достаточно.
В ближайший месяц поправлю недоработки и выпущу новые обновления для более удобной работы.

Ссылка на бота

Выводы

Самой важной деталью в личной эффективности оказался момент оценки своих показателей и командная поддержка. Именно в совокупности эти два подхода помогли дойти по весьма хорошего уровня личной продуктивности и выдать крайне продуктивный месяц.