Переход с IBM Notes на Microsoft Exchange или Office 365 дает весомое количество преимуществ для организации, но сам проект миграции выглядит пугающе и не совсем понятно с чего нужно начинать миграцию. Сам Exchange не включает собственные инструменты для полной миграции или установления сосуществования Notes и Exchange. Фактически, выполнение некоторых задач миграции и сосуществования невозможно без сторонних продуктов. В этой статье мы опишем семь ключевых шагов, которые необходимо выполнить в соответствии с лучшими практиками и нашим опытом проведения успешных миграций.

Успешная миграция включает следующие шаги:

1. Предварительная оценки миграции.
2. Установление сосуществования Notes и Exchange.
3. Планирование оптимальной точности миграции.
4. Обеспечение максимальной эффективности миграции.
5. Запуск пробной миграции.
6. Планирование времени миграции, для минимизации влияния на организацию.
7. Запуск миграции и отслеживание ее прогресса.

В этой статье мы разберем как подготовиться к миграции и выполнить ее при помощи двух решений от Quest — Coexistence Manager for Notes и Migrator for Notes to Exchange. Под катом некоторые подробности.

Шаг 1: Предварительная оценка миграции

Проведение инвентаризации текущей среды

Если вы решили, что Exchange — подходящая платформа для организации, осталось туда переехать. Во-первых, нужно собрать информацию о текущей среде, собрать инвентарную информацию по данным, которые вы собираетесь перенести, определить, что можно удалить для снижения утилизации дискового пространства, рассчитать доступную пропускную способность между окружениями и т. д. Предварительная оценка должна включать следующие вопросы:

• Сколько существуют доменов Notes и серверов Domino?
• Сколько у вас почтовых ящиков? Сколько из них не используются?
• Сколько места на дисках занимают файлы основной почты? Сколько в архивах? Сколько в локальных репликах?
• Где находятся архивы?
• Сколько пользователей используют шифрование? Зашифрованный контент нужно перенести?
• Сколько личных папок существует в окружении?
• Какие пользователи используют ссылки на документы? Сколько пользователей получили ссылки от других пользователей и приложений?
• Сколько данных вы собираетесь переносить? Например, вы хотите перенести данные только за последние полгода.
• Будут ли перенесены нативные архивы в персональные архивы Exchange или в файлы *.pst Outlook?
• Каковы ограничения полосы пропускания? Сколько данных можно перенести в
  определенный промежуток времени?
• Какой объем хранилища потребуется после миграции?

Как миграция повлияет бизнес и операционную деятельность

Нужно тщательно спланировать проект, чтобы свести к минимуму простои и минимизировать потерю производительности.

Например, важно учитывать делегирование между пользователями — если мигрирует пользователь, но его или ее делегат остается на исходной платформе, как это повлияет на их повседневную работу? В более широком смысле, нужно учитывать, как проект миграции может повлиять на все важные бизнес-процессы и рабочие процессы в компании.

Ещё важно учесть критические точки взаимодействия внутри Notes. Например, при работе с сообщениями, важно проанализировать приложения и учесть взаимодействие между маршрутизацией почты и приложениями, чтобы избежать нарушения бизнес-процессов во время и после миграции. Обязательно нужно задать следующие вопросы:

• У каких пользователей есть делегаты и как нарушение этих отношений может повлиять на бизнес-процессы?
• Какие приложения и бизнес-процессы связаны со средой электронной почты? Любая ключевая интеграция между приложением и почтовым сервисом, например, процесс утверждения, будет иметь решающее значение при планирование миграции.
• Какие компоненты и важные особенности приложения надо сохранить?
• Как можно использовать встроенные особенности новой платформы для достижения нужной вам функциональности?
• Нужно ли архивировать неактивный контент для дальнейшего хранения?
• Потребуется ли пересобирать какие-либо приложения и правильно работать в новой среде?
• Как будет измеряться успех?

Прежде чем начать миграцию, нужно определить критерии для измерения успеха. В частности, нужно понимать, что неразумно ожидать 100% переноса данных. Не у каждого типа элемента Notes есть эквивалент в Exchange (Active Mail — самый вопиющий пример). Следовательно, реальность такова что не все элементы в Notes будут существовать в Exchange после миграции. Достижимая и измеримая цель — 95% элементов перенесено для 95 процентов почтовых ящиков. Измерение и документирование результатов имеют решающее значение для обеспечения успеха миграции, а настоящие результаты возможны только если были определены критерии успешности в самом начале проекта миграции электронной почты.

Шаг 2: установление сосуществования Notes и Exchange

Для большинства организаций миграция — это процесс, а не событие. Следовательно, миграции почтовых ящиков и перенос приложений должны подчиняться графику, который лучше подходит для бизнеса и операционной деятельности и не основан на технических требованиях.

Разработка стратегии сосуществования

Чтобы повысить ценность от миграции, полный план сосуществования должен быть разработан и реализован на ранней стадии процесса миграции. Определение понятия «сосуществования» может быть разным для разных организаций. Некоторые организации активно используют данные Free/Busy, другие совсем не пользуются этим функционалом. Некоторые делают упор на миграцию данных календаря, в то время как другие сконцентрированы на тщательной проработке переноса полного каталога пользователей. Важно поработать с каждой из заинтересованных сторон, чтобы получить ясную картину того, что действительно важно и помочь всем понять важность эффективной стратегии сосуществования.

Переход с Notes на Exchange и Office 365 требует планирования миграции почтовых ящиков и приложений одновременно. Должна поддерживаться текущая функциональность приложений Notes для всех пользователей независимо от их текущей почтовой платформы. Как пользователи, перешедшие на Exchange и Office 365, они должны иметь доступ и использовать приложения Notes в рамках существующих рабочих процессов. Эта возможность должна сохраняться до тех пор, пока приложения Notes перенесутся на SharePoint или другую платформу.

Помимо сосуществования приложений, взаимодействие между пользователями на разных платформах должно быть реализовано до инициации миграции. Это включает автоматическую маршрутизацию и обновление каталогов, статусы Free/Busy и календари для всех пользователей независимо от их текущей платформы.

Наконец, нужно учесть совместную работу не только сервиса электронной почты, но также календарей и общих ресурсов, например, конференц-залов. Пользователи должны иметь возможность загружать информацию по расписанию встреч. Сюда входят как разовые, так и повторяющиеся встречи. Будь-то встречи были запланированы до миграции или созданы во время миграции, точность календарных данных должна обеспечиваться на протяжении всего проекта. Нужно гарантировать, что пользователи могут, например, изменить переговорную комнату для ближайшей встречи из повторяющихся встреч или отменить одну встречу, не вызывая конфликтов и неразберихи в последующих встречах.

Шаг 3: Планирование оптимальной точности миграции

Планирование перехода с Notes на Exchange или Office 365 требует понимания ряда конкретных различий между платформами.

Адреса электронной почты

Данные Notes обычно содержат проприетарные адреса, которые появляются в нескольких местах: в заголовках сообщений, встроены в архивы, личные контакты и распределенные списки. В рамках процесса миграции, эти проприетарные адреса должны быть обновлены до SMTP-адресов для обеспечения полной функциональности в среде Exchange. Многие организации также предпочитают обновить домен SMTP или стандарт адресации во время миграции. Если это касается вашей организации, важно понимать, что некоторые решения для миграции автоматически обновляют экземпляры исторического SMTP-адреса для каждого пользователя.

Структура папки

Во многих организациях пользователи используют свои почтовые ящики и архивы, поэтому важно сохранить эти данные. Возможность пользователей просматривать свою полную структуру папок также влияет на пользовательский опыт в результате миграции. Важно подобрать решения и переходные процессы, которые поддерживают целостность папки и структур данных.

Локальные реплики и архивы

В целях контроля затрат на хранение и лучшего управления ростом объема данных, многие организации устанавливают квоты на почтовые ящики. Непреднамеренным следствием этой политики часто бывает увеличение количества и размера архивов. Эти дополнительные данные источники должны быть оценены и вопрос их миграции стоит рассмотреть во время планирования миграции. Можно предоставить пользователям компонент самообслуживания, который даст им перенести только важные данные. Для оптимизация хранилища Exchange мы рекомендуем использовать другой продукт Quest — Archive Manager for Exchange, в нем есть, в частности, полезный функционал по дедупликации вложенных файлов, аналог DAOS в Notes.

ACL и делегирование

Разрешенные списки для контроля доступа (ACL) и делегирование — ключевые элементы для операционной в среде Notes, они также имеют решающее значение для защиты целостности. В результате важно точно преобразовать связанные права и права доступа к эквивалентным правам в Exchange Server и Office 365. В идеале сделать это автоматически, что ускорит процесс и исключит человеческую ошибку. Чтобы поддержать эффективность защиты информационных активов организации, ACL и преобразование делегирования должно быть выполнено одновременно с почтовыми данными. Некоторые организации пытаются назначить эквивалентные права вручную или с помощью скриптов, после завершения переноса данных. Однако, такой подход может негативно повлиять на производительность и добавить пробелы в безопасность данных организации.

Собственное содержание Notes

Тот самый Active Mail. Еще одна распространенная проблема, когда миграция с IBM Notes встречается с большим количеством форматированного текста. Exchange и Office 365 не поддерживают интегрированные таблицы с вкладками, кнопки, сохраненные формы и другой проприетарный контент в Notes. В результате вам потребуется либо подготовиться к потере этой функциональности или инвестировать в решение для миграции, способное преобразовать эти элементы в формат, который может быть перенесен. Скажем сразу, что решения от Quest такое никак не конвертируют и могут разве что перенести такие письма в виде вложений, чтобы пользователь мог их потом открыть через клиент Notes.

Группы и личные адресные книги

Многие организации широко используют публичные списки рассылки для внутренней и
внешней связи. К тому же, пользователи Notes часто считают важным вести деловые контакты в личных адресных книгах. Эти источники данных важны для бизнес-операций и должны быть эффективно преобразованы во время перехода на платформу Microsoft. В результате важно автоматически подготовить группы к миграции в Active Directory и эффективно конвертировать все личные адреса, даже те, которые хранятся на рабочих местах пользователей.

Взаимодействие с приложениями Notes

Точки интеграции между приложениями и почтовой службой, такие как процессы согласования, имеют большое значение при планировании и составления графика миграции. IBM Notes имеет более тесную интеграцию между электронной почтой и приложениями, чем другие платформы. Эти интеграции могут включать все: от простых doclinks до бизнес-процессов.

Ресурсы и почтовые базы данных

Многие организации используют базы данных резервирования ресурсов, почтовые базы данных и другие общие базы данных в Notes. В результате, эти базы данных играют важную роль в работе организации. Для обеспечения непрерывности бизнеса и продуктивности сотрудников, очень важно учитывать подход и сроки реализации для:

• Создания ресурсных почтовых ящиков в целевой среде;
• Переноса данных из базы данных резервирования в Exchange;
• Обеспечения того, чтобы пользователи обеих систем могли сотрудничать и использовать ресурсы в Notes и Exchange.

Шаг 4: обеспечение максимальной эффективности миграции

Помимо обеспечения точности данных, также важно обеспечить максимально эффективную миграцию, учитывая требования организации. Эффективность миграции напрямую зависит не только от прямых затрат, но и от степени влияния на бизнес.

Архитектура миграционного решения

Один из важнейших факторов влияния на эффективность — архитектура миграционного решения. Очень важно выбрать решение с многопоточной архитектурой, которая позволяет одному серверу миграции переносить несколько пользователей одновременно. Многопоточная архитектура снижает требования к оборудованию для миграции и увеличивает скорость миграции, резко снижая общую стоимость проекта. Не обманывайтесь решениями для миграции которые утверждают, что они многопоточны, но фактически выполняют миграцию только одного пользователя за раз и требуют добавления рабочих станции, чтобы переносить больше пользователей одновременно. В зависимости от конфигурации и окружения, настоящие многопоточные решения от 30 до 5000 процентов эффективнее при переносе данных на Exchange и Office 365.

Процесс миграции

Миграция включает в себя множество шагов, и процессы должны происходить в правильное время для обеспечения плавного перехода. Чтобы минимизировать сбои в бизнесе и максимизировать преимущества перехода, все процессы должны быть интегрированы и контролироваться одним приложением, которое может своевременно выполнять каждый шаг миграции.

Гибкость и самообслуживание

Некоторым пользователям и отделам потребуется отклонение от стандартной процедуры миграции. Например, юридический отдел может иметь разные требования к хранению, или руководителям может понадобиться перенести весь почтовый ящик и все архивы. Поэтому важно выбрать гибкое решение для миграции, которое позволяет команде миграции легко адаптироваться к этим требованиям. Один из самых эффективных методов обеспечение такой гибкости означает использование возможности самообслуживания для части пользователей. Например, некоторым пользователям может быть разрешено переносить дополнительные данные из своих основных почтовых файлов или локальные данные, чтобы следом преобразовать их в личный архив на сервере.

Шаг 5: запуск пробной миграции

После завершения оценки предварительной миграции, доработки стратегии сосуществования и определения планов по оптимизации, очень важно получить подтверждения правильности стратегии путем одной или несколько пилотных миграций.

Цель пилотной миграции заключается в проверке разработанных процедур и обнаружении проблем, которые могут возникнуть после начала полной миграции, давая возможность решить их перед тем, как начать боевую миграцию. В результате следует ожидать и даже приветствовать проблемы во время пилотной миграции.

Определение объема пилотной миграции

Пилотная миграция должна быть достаточно большой, чтобы собрать репрезентативную выборку данных и ответить на соответствующие вопросы, которые могут встретиться во время боевой миграции. Если вы переносите несколько тысяч почтовых ящиков, выборка должна быть достаточной. Для очень больших миграций процент может быть меньше.

Выбор данных и систем

В процессе пилотной миграции важно использовать боевые данные и боевые системы. Это очень важно по некоторым причинам:

• Вам необходимо понять, как боевая среда будет себя вести. Синтетически созданное окружение не будет репрезентативно боевой среде.
• Вы можете получить дополнительные данные о зашифрованных сообщениях, частоте типов сообщений, которых нет в Exchange и требованиях к хранению на основе образцов данных.

Установление ожиданий

Процесс пилотной миграции также обеспечивает прекрасную возможность проверить критерии успеха, изложенные для проекта и откалибровать ожидания для оставшейся миграции. Если требуются корректировки, они должны быть задокументированы и учтены при боевой миграции.

Шаг 6: планирование времени миграции для минимизации влияния на организацию

Группировка пользователей

Чтобы свести к минимуму влияние на пользователей и организацию в целом, нужно одновременно перенести пользователей, которые работают вместе. Основные факторы, которые следует учитывать при создание этих групп включают делегирование. Ищите решение способное рекомендовать коллекции для миграции на основе информация о связях пользователей в исходной среде.

Сроки миграции

После завершения миграции группы, обязательно укажите в расписании время, в которое
влияние на этих пользователей минимально. Это может означать планирование окна миграции на определенное время суток, чтобы избежать миграции в рабочее время, в конце месяца года или во время окон технического обслуживания. Например, команды продаж, вероятно, не должны мигрировать ближе к концу квартала, а бухгалтерский и юридический отделы наверняка будут иметь ограничения по срокам их миграции.

Шаг 7: запуск миграции и отслеживание ее прогресса

Имея подтвержденные пилотом подходы к переносу данных, боевые миграции должны стать рутинными событиями. Вероятно, будут небольшие корректировки на протяжении всего процесса для учета потребностей определенных групп. Тщательный мониторинг по-прежнему будет необходим, чтобы гарантировать, что все непредвиденные обстоятельства учтены во время планирования и пилотной фазы. Однако, процесс должен становиться все более автоматизированным. Исполнение графика боевых миграций важно задокументировать и сообщать о прогрессе всей организации для обеспечения подтверждения того, что ожидания оправдываются. Мониторинг и обратная связь остаются ключевыми аспектами успешной миграции на протяжении всего процесса.

Заключение

Мы рассказали о вещах, которые нужно учесть при миграции почтовой службы. Если вы сейчас в процессе выбора решения для миграции или только задумались о ней, важно всё это учесть. Мы работаем с решениями для миграции от Quest и готовы их рекомендовать как наиболее эффективные для снижения количества ручных действий и повышения количества перенесенных данных в результате миграции.

Если хотите узнать больше об эффективных подходах к миграции, оставьте заявку в форме обратной связи на нашем сайте или просто позвоните, а еще вы можете изучить дополнительные материалы по ссылкам ниже:

Статья на Хабр: Миграция IBM Lotus Notes/Domino в Microsoft Exchange

Quest Migrator for Notes to Exchange на сайте Gals

Quest Coexistence Manager for Notes на сайте Gals

Quest Migrator for Notes to Exchange на сайте Quest

Quest Coexistence Manager for Notes на сайте Quest