Наша команда разрабатывает большое количество обучающих проектов и собственных продуктов. Мы постоянно анализируем и улучшаем процессы разработки, обмениваемся обратной связью друг с другом и внедряем изменения. Поэтому после каждого завершённого проекта мы проводим ретроспективу с командой, а иногда и отдельно с заказчиками.
Мы шли к ответу на этот вопрос какое-то время и сформулировали для себя следующие пункты:
Изначально мы собирались с командой проекта и руководителем отдела разработки и в свободном режиме обсуждали проект, делали выводы и фиксировали важные инсайты для разработки. Но со временем мы обновили формат ретроспектив и вот уже больше года проводим их вместе модератором. Также с марта 2020 в связи с изменением формата работы мы стали проводить ретроспективы онлайн в Skype, GoogleMeets или Zoom.
Модераторы — это сотрудники нашей компании LEVEL с бэкграундом психолога, тренера или преподавателя. Также модератором может стать любой сотрудник, у которого есть желание и интерес развиваться в этой роли.
На данный момент у нас сформировалась команда модераторов, которая улучшает форматы и ищет новые инструменты проведения ретроспектив.
Так, в апреле мы с модераторами находили различные решения для совместной работы в онлайн-формате. Для этого мы изучали интерактивные и виртуальные доски и остановились на Miro, подготовили в нём шаблон доски для проведения ретроспективы.
Сейчас мы пришли к тому, что не хватает единого бланка для заполнения по итогам ретроспектив и решили создать его.
По завершении почти каждого проекта мы проводим ретроспективу. Если проект длительный и объёмный, мы рекомендуем менеджерам проводить дополнительные встречи по окончании его отдельных этапов и подводить мини-итоги.
Также со временем мы пришли к выводу, что проведение ретроспективы в типовых для нас проектах оставляем на усмотрение менеджера. Как правило, в данных случаях в разработке не возникает новых вопросов, всё проходит стандартно по процессам.
Системное проведение ретроспектив позволило нам накапливать данные о разработке проектов. Чтобы ценная информация после ретроспектив не терялась, менеджер проекта заполняет форму по итогам встречи, куда заносит все выводы команды. Далее с этими данными работают руководители отделов и менеджер внутренних проектов.
Также мы включили в процесс разработки обязательную проверку методолога и дизайнера на этапе сборки, так как выявили, что этого не хватает.
Выводы и анализ ретроспектив помогают не только найти пробелы в разработке, но и подтвердить, что всё идет хорошо. Например, во время обсуждения одного из проектов мы сделали вывод, что подключение разработчика на этапе написания сценария электронного курса — это успешный опыт, который позволяет уменьшать технические риски реализации проекта.
Процесс ретроспектив в LEVEL отлажен, информация и выводы дают поле для инсайтов и изменений, а это значит, с большей вероятностью мы не допустим пробелы в разработке, сделаем выводы и завтра точно станем лучше, чем были вчера.
Ретроспектива — встреча команды после завершения проекта для того, чтобы подвести итоги, поделиться полученным опытом и составить план возможных улучшений на будущее.
Зачем нужны ретроспективы
Мы шли к ответу на этот вопрос какое-то время и сформулировали для себя следующие пункты:
- «Закрыть» проект эмоционально и перейти к новому. Это важный психологический момент, так как сотрудники параллельно работают над другими проектами. Поэтому желательно не затягивать с проведением ретроспективы, после которой двигаться дальше будет легче.
- Увидеть процесс со стороны и понять, что нужно изменить. Если после нескольких рефлексий становится заметным пробел в разработке, то принимаем решение об изменении в процессах или думаем, как внести в них корректировки.
- Ещё раз убедиться, что команда делает всё верно. Важно не только искать точки улучшений, но и обсуждать с командой, что процессы разработки идут хорошо и мы продолжаем делать так же в новых проектах.
Проведение ретроспектив с модератором
Изначально мы собирались с командой проекта и руководителем отдела разработки и в свободном режиме обсуждали проект, делали выводы и фиксировали важные инсайты для разработки. Но со временем мы обновили формат ретроспектив и вот уже больше года проводим их вместе модератором. Также с марта 2020 в связи с изменением формата работы мы стали проводить ретроспективы онлайн в Skype, GoogleMeets или Zoom.
Модераторы — это сотрудники нашей компании LEVEL с бэкграундом психолога, тренера или преподавателя. Также модератором может стать любой сотрудник, у которого есть желание и интерес развиваться в этой роли.
Что модератор делает на встрече?
- Помогает команде структурировать обсуждение
- Внимательно следит, чтобы все участники проекта могли высказаться
- Помогает команде сформулировать выводы и не потерять важные инсайты и идеи
Модератор встречи ответственен за то, чтобы собрать полученные выводы и решения в документ, а потом передать всё менеджеру внутренних проектов.
На данный момент у нас сформировалась команда модераторов, которая улучшает форматы и ищет новые инструменты проведения ретроспектив.
Так, в апреле мы с модераторами находили различные решения для совместной работы в онлайн-формате. Для этого мы изучали интерактивные и виртуальные доски и остановились на Miro, подготовили в нём шаблон доски для проведения ретроспективы.
Сейчас мы пришли к тому, что не хватает единого бланка для заполнения по итогам ретроспектив и решили создать его.
По завершении почти каждого проекта мы проводим ретроспективу. Если проект длительный и объёмный, мы рекомендуем менеджерам проводить дополнительные встречи по окончании его отдельных этапов и подводить мини-итоги.
Также со временем мы пришли к выводу, что проведение ретроспективы в типовых для нас проектах оставляем на усмотрение менеджера. Как правило, в данных случаях в разработке не возникает новых вопросов, всё проходит стандартно по процессам.
Внедрение изменений по итогам ретроспектив
Системное проведение ретроспектив позволило нам накапливать данные о разработке проектов. Чтобы ценная информация после ретроспектив не терялась, менеджер проекта заполняет форму по итогам встречи, куда заносит все выводы команды. Далее с этими данными работают руководители отделов и менеджер внутренних проектов.
Например, на этапе сборки мы постоянно сталкивались с одними и теми же вопросами по реализации упражнений в электронном курсе, интерактивов или вёрстки. Поэтому, после анализа одного из проектов мы усовершенствовали технические пояснения в сценарии курса и стали прописывать подробную работу механик для сборщика.
Также мы включили в процесс разработки обязательную проверку методолога и дизайнера на этапе сборки, так как выявили, что этого не хватает.
Выводы и анализ ретроспектив помогают не только найти пробелы в разработке, но и подтвердить, что всё идет хорошо. Например, во время обсуждения одного из проектов мы сделали вывод, что подключение разработчика на этапе написания сценария электронного курса — это успешный опыт, который позволяет уменьшать технические риски реализации проекта.
Процесс ретроспектив в LEVEL отлажен, информация и выводы дают поле для инсайтов и изменений, а это значит, с большей вероятностью мы не допустим пробелы в разработке, сделаем выводы и завтра точно станем лучше, чем были вчера.
Выводы
- Если ещё не пробовали проведение встреч после проектов — рекомендуем провести. Встретиться с командой, обсудить проект, полученный опыт, поблагодарить друг друга за успехи, но и обсудить неудачи, вопросы, чтобы спланировать изменения.
- Классно, если встречу проведёт модератор — человек, который не был включён в проект и который обладает компетенциями коуча или фасилитатора. Модератор структурирует беседу, зафиксирует важные выводы и назначит ответственных, чтобы идеи и решения не потерялись.
- Если вы проводите ретроспективы постоянно, подумайте о системной работе с накопившимися выводами. Регулярная работа с выводами может привести к вдохновляющим инсайтам.