Судя по календарю, с 25 по 29 октября я провел на встречах 25 часов 45 минут. Судя по неделям до и после, это была не самая насыщенная на встречи неделя.

В какой-то момент у любого продакта (да и вообще менеджера) рабочий график превращается в сплошную полосу из регулярных встреч, сессий, планирований, синков, статус-репортов, воркшопов и ван-он-ванов. В результате ты обязательно задаёшься вопросом — а успеваешь ли ты работать? И нужно ли столько времени тратить на ужимки перед веб-камерой, не будучи при этом стримером?

Чтобы не сойти с ума и фильтровать все входящие запросы на митинги, я сформулировал несколько правил гигиены календаря и осмысленности встреч. Эти правила также касаются исходящих от меня запросов. Когда хочется придумать какую-то ненужную фигню и потратить своё и чужое время, я крепко и дважды думаю. 

Эти банальные правила помогают мне выносить пользу со встреч, а ещё разгружать календарь. Возможно, помогут и кому-то из читателей.

Гигиена в календаре

Конечно же, календарь нужно держать актуальным, чтобы любой желающий мог забронировать слот в твоём расписании и узнать твоё ценное мнение по поводу серьёзной проблемы. В динамичных коллективах тебе могут накидать десятки часов встреч на неделю вперёд за пару дней. 

В таких случаях очень важно заранее думать, когда необходимо работать над срочными задачами. Если в компании существует культура «актуального календаря» и твои коллеги не бронируют твои уже занятые слоты, почему бы не бронировать слоты самому себе? 

Это первая полезная для нормальной работы практика.

Необходимая рефлексия по поводу встреч

Теперь поговорим о самовнушении, важном для гигиены ума. Продакт должен свыкнуться с мыслью, что встречи — это необходимая работа, которую нужно сделать полезной. К тому же, чем больше у тебя задач, чем больше команда и чем больше компания — тем больше будет встреч. 

Не нужно забывать, что свыкаться с мыслями можно сколько угодно, но это не спасает от эмоционального и умственного напряжения. А оно неминуемо настигнет после пяти сплошных часов разнообразных митингов, на которых нужно принимать реальные решения и вести диалог. Пара недель таких вот ежедневных сессий — и проблемы со сном, работоспособностью и желанием говорить с людьми практически гарантированы.

В таких случаях можно взять себе за правило устраивать еженедельный день тишины: переноси все встречи и вдумчиво занимайся рабочими делами, параллельно приходя в себя. Умение бронировать себе слоты в календаре придётся здесь как нельзя кстати.

Бонус к морали может добавить работа из дома. Возможность перебирать рабочие задачи в шортах, уюте собственного жилища и с чашкой чая часто действует терапевтически. Плюс, можно не встречаться с людьми у кулеров, за обедом, в коридорах и так далее. Это полезная и необходимая социопатия. 

(Если у вас дома дети, терапевтического эффекта будет, наоборот, проще добиться в офисе).

Нужна ли встреча вообще?

Часто возникает болезненное чувство, что за сотнями часов встреч в этом месяце не было никакой реальной работы. Следом приходят сомнения: а делаешь ли ты что-то полезное вообще? Ответ на этот вопрос — конечно, делаешь, но это лучше фиксировать в тексте. Так будет проще держать ответ перед внутренними аудиторами. Да и внешними тоже.

У любой встречи есть причина, которую можно описать. А результат встречи — это реальное влияние на какую-либо задачу, план или процесс. Такие результаты отлично смотрятся в виде заметок. Как только этот (да, ещё один) ритуал выполняется, сомнения в результатах собственной работы если не пропадают, то становятся не такими насущными.

Обычно я трачу от пяти минут до часа перед любым митингом, чтобы описать, что от меня требуется, какие вопросы я задам, что необходимо проговорить и с кем, а также каких результатов нужно достичь. Во время встречи веду заметки, а после — беру тайм-аут и их изучаю. 

Как я уже говорил выше, заметки со встречи должны конвертироваться в обсуждения, уточнения, изменения и задачи. Если не хватает времени на работу с заметками, нужно установить напоминание, чтобы вернуться к ним в ближайший свободный слот. 

Эта система не работает на 100% эффективно. Я теряю заметки, забываю делать записи и прихожу неготовый на встречи, но редко. Не быть всегда эффективным — это нормальное человеческое состояние. Его нужно себе безболезненно разрешать, иначе тебя ждут усталость, плохой сон, нелюбовь к людям и другие перки чрезмерно-ответственного отношения к работе.

Когда нужно отказываться от встречи?

Бывает так, что после встречи ничего не записано, решений нет и задачи создать невозможно. Это не повод стирать с лица календаря такие мероприятия. По крайней мере, не сразу.

Подумай: 

• Можно и нужно ли улучшить процесс встречи? 

• Возможен ли реальный результат у этого митинга? 

• Необходимо ли твоё присутствие или можно безопасно делегировать?

Если ответы во всех случаях отрицательные, от таких встреч можно отказываться.

Как отказаться от встречи

Вывод «на ненужных митингах не стоит присутствовать» не тянет на откровение. Практическая сложность этого подхода заключается в том, чтобы на них действительно не присутствовать. Ведь кажется, что будут косо смотреть, затем не поймут или поймут, но не так, и обидятся. И вообще, «другие ходят — и ты ходи».

Секрет в том, что твои коллеги точно так же устали от встреч, как и ты. Большинству хочется спокойно поработать, а не в очередной раз «засинкаться перед кик-оффом». Поэтому адекватно высказанное нежелание присутствовать на встречах обычно воспринимается так же адекватно.

Вот что я обычно делаю, когда нужно аккуратно и без лишнего напряжения перестать ходить на какой-нибудь митинг:

• Говорю с организатором встречи. Логичный первый шаг, чтобы безболезненно «слиться» с митинга — найти организатора и сказать ему о своем решении. 

• Объясняю свое отсутствие подробно и спокойно. Даже если ты полгода ходишь на часовые еженедельные встречи, где кипишь яростью от бесполезности процесса, нужно уметь хладнокровно рассказать, почему ты больше не будешь туда возвращаться. 

• Прошу привлекать по необходимости. За встречами, которые ты делегировал, стоит присматривать хотя бы первое время: просить оставлять заметки и посвящать в решения и сроки. Это позволит быстро поймать и исправить сломанный процесс или неправильно понятую задачу. 

• Если возникают возражения, прошу пояснить необходимость моего присутствия. Чтобы не портить карму, лучше начинать с «чем я могу помочь», а не с «нафиг я тут нужен, всё равно молча сижу». Чаще всего после некоторых раздумий собеседнику становится понятно, что без тебя можно обойтись.

• Если встреча разовая, заменяю её чатом. Часто можно вообще не собираться, а обсудить вопрос в переписке.

Идеально не будет

Конечно, тебе в календарь будут прилетать необходимые встречи от важных людей, на которых можно было бы и не присутствовать. 

Конечно, процессный менеджер захочет вовлечь тебя в очередную полезную, но не всегда нужную работу с командой или обсудить дела насущные новым, прогрессивным способом. 

И конечно, в компании постоянно происходят изменения в структуре и работе, и тебе приходится привыкать к новым встречам, сессиям и планированиям. А от старых отвыкать. 

Всё это заставляет постоянно оценивать, нужны ли текущие и будущие встречи и полезны ли уже прошедшие. А ещё внимательно следить за календарём и неминуемо злиться, когда тебе в свободный слот прилетает очередной (хоть и нужный, но на целый час) синк. 

И снова наступает момент, когда кажется, что весь календарь забит бесполезной болтовнёй, время тратится бездарно, а от ужимок и традиций митингов начинает физически тошнить. Для такого момента у меня есть ещё один специальный и необходимый ритуал. Я собираюсь в отпуск.

p.s Если хотите больше знать о нашей команде и особенно инженерах, читайте туть. Еще, там мы регулярно ищем крутых инженеров на крутые проекты.