Выбор любого сервиса, в том числе и для проведения вебинаров, очень индивидуален. Всё зависит от задач. Например, если вы собираетесь проводить большие конференции на 3000 человек, для вас важна будет запись мероприятия и максимальное количество участников. А если вы планируете индивидуальные занятия тет-а-тет по английскому, то будете активно тестировать интерактивные инструменты.

Сложно выбрать сервис по его набору функций, если не знаешь, какие вообще функции возможны.  Для этих целей появилась эта статья-подсказка, в которой я обобщенно рассказала, какие инструменты у вебинарных платформ существуют и для каких целей они используются.

Демонстрация экрана

Это базовая функция, о которой я не могу не сказать. Она нужна, если вы хотите наглядно показать работу приложения, навигацию на сайте или видео со стороннего ресурса.

Еще не встречала ни одну платформу, которая не имела бы «показ экрана» в своём функционале. У большинства их них логика одинаковая, бывают лишь различия отражения экрана в вебинарной комнате для организатора и модератора.

Например, в Pruffme при включении показа экрана организатор и участники видят много окон комнаты, а в Webinar.ru у организатора появляется надпись «идёт показ экран».

Загрузка материалов

Вебинары и конференции сложно представить без контента: презентации, изображения, документы. Платформы позволяют загружать материалы и показывать их в вебинарной комнате.

На что стоит обратить внимание:

• максимальный размер: он варьируется, это может быть 5Гб на один файл (Pruffme), а может и 100 мб (Virtual Room).

• формат: в большинстве сервисов можно загрузить презентацию в pptx, но не все дают возможность запустить в комнате mp3 и mp4.

• хранение материалов: смотрите на объемы хранилища, чтобы понимать, сколько контента вы сможете хранить на платформе.

Запись

Часто необходимо вести запись онлайн-мероприятия, чтобы поделиться ею с участниками, коллегами или выложить на сайт. Обратите внимание на то, как быстро она появляется  и насколько корректно отображается.

Уточните, есть ли автоматическая запись, которая включается при выходе в прямой эфир — она для того, чтобы вы точно не забыли записать мероприятие.  А также узнайте про форматы отображения. На некоторых платформах можно выбрать записываемые окна, а на других отредактировать запись, не выходя из сервиса.

Рассылки

Если вы проводите вебинары на большое количество участников, важно оповестить их о регистрации на онлайн мероприятие и напомнить за день или несколько часов о его начале.

Если вам важен этот критерий, то обратите внимание на Pruffme и Webinar.ru. У Pruffme рассылки отправляются во время регистрации и за час до мероприятия. У Webinar.ru больше свободы в этот моменте — можно настроить своё время отправления  и сделать свой дизайн рассылки.

Мобильная версия

Есть два варианта: либо платформа работает на мобильном устройстве через приложение, либо через браузер.

Выбор облачного решения или приложения зависит от вашего удобства и удобства участников. Если вы выбирает сервис для корпоративного обучения, то приложение может быть хорошим решением — коллеги скачают его на свои устройства и будут постоянно пользоваться им на встречах. А если вы проводите маркетинговые вебинары для клиентов, то возникает вопрос, а  будут ли участники скачивать ненужное им приложение?

Количество спикеров и участников

Обычно платформы указывают максимально возможное количество участников и спикеров на первой странице своего сайта.

Считаю этот критерий принципиально важным. Если вы планируете проводить конференции на 1000 человек, а платформа может выдержать только 300 участников, например Videomost, то будет неловко и вам, и участникам.

Раздел c вопросами

Чтобы во время вебинара в чате не потерялись вопросы, некоторые платформы предусматривают отдельный раздел с ними.

Что может быть полезным? Возможность отмечать вопрос как решенный, ставить лайки для показа заинтересованности в нём, выгружать все вопросы  на устройство.

Интеграции

Когда система работает целостно, это хорошо. Для этого и существуют интеграции. Самая популярная  у вебинарных платформ — интеграция на сайт через API. Также можно найти интеграции с календарями, сервисами аналитики (Яндекс Метрика, Google Analytics), приложениями-планировщиками (Trello, Jira), интерактивной доской Miro, системой Moodle и другими.

Статистика

После проведённого мероприятия полезно изучить статистику. С помощью неё можно понять, где есть пробелы во вовлечённости, собрать данные для маркетинговых исследований и предоставить результаты руководству. Что здесь смотреть?

• собираемые статистические данные: все сеансы входа/выхода участника, время присутствия, процент присутствия, активность участника (количество сообщений и задаваемых вопросов)

• функция «контроль присутствия», которая позволяет проверить, насколько внимательно вас слушают и смотрят

• формат скачивания: excel, pdf или word

• анкета: на многих платформах при входе в вебинар требуется ввести имя, чтобы идентифицировать участника в чате. Но вы можете использовать анкету, чтобы задать нужные вам вопросы: город, профессия, да хоть любимый дессерт:)

Автовебинар

Если вы проводите одно и то же мероприятие постоянно, то, чтобы сохранить время и ресурсы, можно сделать автовебинар, который автоматически будет запускаться без вашего участия. Такой функционал есть не у каждой платформы. Пока YouTube жив, можно использовать Бизон 365, на котором можно создать автовебинар с нуля или переконветировать в него запись ранее проведенного вебинара. Такой же сценарий есть и у Pruffme, а у Webinar.ru можно лишь использовать готовую запись, редактор автовебинара отсутствует.

Если вам нужны и интересны автовебинары, советую прочесть эту статью. Там подробно расписан функционал автовебинара у восьми платформ.

Главный аккаунт

Эта функция у каждой платформы носит своё название. Например, у Webinar.ru это «Управление организацией», а у Pruffme — «Родительский аккаунт». Если вы работает в команде, то основной аккаунт может пригодится вам.

В чём его плюсы? У каждого из коллег будет свой личный аккаунт, но за эти аккаунты не придётся платить отдельно, так как тариф главного (основного) аккаунта распределиться на всех. Плюс на некоторых платформах можно просматривать весь контент сотрудников, редактировать его и давать разные права участникам команды.

Опросы, тесты, квизы

Для оценки знаний участников и их вовлечения хорошо запускать во время мероприятия квизы, тесты и опросы. Где - то есть все три интерактивные формы, а где-то может быть одна из них, чаще всего опросы. На что обратить внимание?

• создание: можно ли это сделать прямо в комнате в или нужно подготовить заранее на другой странице.

• оформление: выбор цветовой гаммы, дизайн результата, где-то даже можно добавить музыку

• логика: возможность включить таймер, показывать результаты, типы вопросы в тестах, предоставление полной статистики.

Групповые комнаты

Если сценарий вебинара включает разделение участников на группы для работы в командах, то хорошо бы было, чтобы у платформы была соответствующая функция.

Логика менеджера комнат в том, что он отправляет участников в другие комнаты, в которых заранее (если это необходимо) загружен контент. Участники выполняют различные задания, кейсы в группах, а после их выполнения организатор возвращает всех участников в основную комнату.

Какой функционал здесь возможен? Таймер, автоматическое и самостоятельное разделение, возможность выбора комнаты участниками, отправка сообщения сразу во все комнаты. 

Ограничения доступа

Чтобы не все смогли войти в комнату и посетить ваше мероприятие, есть инструменты ограничения доступа. Какие они могут?

• пароль: для входа в вебинарную комнату вы устанавливаете числовой пароль

• списки: вы заранее вносите электронные почты зарегистрированных участников, участники под другими почтами зайти не смогут

• зал ожидания: при входе на вебинар участник попадает на отдельную страницу и ждёт, пока вы не одобрите его заявку на вход.

Интерактивные инструменты

Всё больше и больше организаторы вебинаров отходят от классического сценария «говорящая голова и презентация» и активно добавляют интерактивные элементы. Выше я говорила о квизах и опросах как об одной из форм интерактива, но это еще не всё:

• поднятие руки, стикеры и реакции

• интерактивная доска, на которой можно размещать и выполнять задания, организовывать работу и накидывать идеи

• баннер для рекламы своего продукта

• и даже виртуальное пространство для нетворкинга (как это выглядит и работает, смотрите на Pruffme)

Фоны

Многие выходят в эфир с дома и не все хотят демонстрировать публике свои интерьеры. Для этого существуют фоны, которые перенесут вас в джунгли или богатую квартирку в центре Нью-Йорка.  У некоторых они встроены в саму платформу, обычно такой функционал есть у сервисов, единственный продукт которых видеоконференции (Яндекс Телемост,  Sber Jazz). У других есть возможность подключить плагин сервиса с масками и фонами.

Обучение и тех. поддержка 

Каждая платформа имеет свой функционал и свой интерфейс, интуитивно понятный или нет. В любом случае рано или поздно вам пригодится помощь тех. поддержки, поэтому при тестировании обратите внимание на скорость ответа поддержки и на подробность ответа. Задайтесь вопросом: в случае проблем на вебинаре, которые могут случится с каждым, смогут ли они оперативно подключиться и решить их?

Также не брезгайте обучающими вебинарами или роликами, даже если вам все понятно, вы всё равно узнаете хоть одну, но полезную неочевидную функцию.

Резюме

Совет: берите тестовые периоды, они есть у каждой платформы. Тестируйте на разных сценариях и задавайте вопросы.