Меня зовут Антон Колодницкий, в компании ИНТЕРВОЛГА я руковожу разработкой HR-платформы для Битрикс24. Сегодня расскажу, как мы помогли улучшить процесс адаптации в крупной производственной компании.

Адаптация персонала — ключевая задача в компаниях от 500 человек. В небольших организациях (обычно) нанимается всего несколько человек в месяц. В таких условиях можно ограничиться чек-листом или просто пустить всё на самотёк — коллектив маленький и дружный, кто-нибудь расскажет новичку что и как.

Nota bene: не стоит называть адаптацией процесс обучения конкретным навыкам или, вводный инструктаж на месте. Адаптация — это про умиротворение и работу в состоянии потока.

Если же в месяц нанимается от 10-15 сотрудников, приходится задуматься о выстраивании и автоматизации процесса адаптации. Понятно, что говорить, учить и знакомить с жизнью компании все равно будут живые люди, а технологии помогут и проконтролируют.

Мы используем для этого HR-платформу для Битрикс24 собственной разработки. Вы можете спросить — почему Б24? На текущий момент это самое удачное решение для корпоративных порталов и HR-задач. MS Sharepoint и SAP Success Factors уходят из России, да и стоимость их запредельная. Специализированные решения типа iSpring, Talantix и т.д. не подходят для построения корпоративных порталов и бизнес-процессов.

Битрикс24, как российское ПО, становится подходящей платформой за вполне вменяемые деньги.

Ниже сам кейс, а в конце для интересующихся краткий обзор других функций нашей платформы.

Экономим сотни часов работы HR-службы

Автоматизацию адаптации персонала мы проводили для SINTEC Group. Компания занимается производством моторных масел, смазочных материалов и антифризов, является одним из лидеров отрасли в России.

Нужно было:

1. Снизить затраты времени HR-специалиста на постановку задач по адаптации;

2. Организовать прозрачный контроль за прогрессом адаптации;

3. Формировать наглядные отчёты для HR-руководителей.

В компании уже был Битрикс24, система работала нормально. ИТ-руководитель логично считал, что не стоит заводить ещё одну систему, если можно использовать существующую без космических затрат.

Платформа RAE пригодилась, мы были готовы быстро запуститься. 

Базовый набор требований

Совместно с клиентом определили базовый набор требований:

Условно, все сценарии можно поделить на две группы:

1. Для новых сотрудников — помогают новичкам быстро понять что к чему.

2. Для специалиста по кадрам — помогают ему понять, есть ли проблемы.

Сценарии для новых сотрудников

В компании Sintec всех сотрудников добавляют в Битрикс24, т.к. портал активно используется в повседневных процессов. Мы решили, что будет хорошо, если первая страница, на которую попадёт пользователь, будет как раз рассказывать про важные для новичка вещи.

Итак, при первой авторизации, пользователь попадает на страницу «Адаптация сотрудника».

Здесь он видит приветственное сообщение и коллег, которые помогут пройти период адаптации — Куратора и сотрудника HR-службы. Естественно, ссылки на сотрудников поддерживают отображение их контактов. Также из всплывающего окна можно сразу позвонить или написать сообщение.

Далее страница содержит список этапов, которые нужно пройти для полноценной адаптации.

Чтобы сделать модуль универсальным и доступным для переработки клиентом (и для дальнейшего использования), мы выделили три типа основных заданий.

Ознакомление с документом — выводятся ссылки на файлы на диске портала. После прочтения, пользователь должен нажать кнопку Ознакомлен. Это считается подтверждением ознакомления и кнопка становится зелёным чек-боксом.

Задачи в Битрикс24 — известные нам задачи в портале. Работа системы адаптации модуля состоит в автоматическом создании списка таких задач для нового сотрудника. Каждой задаче заранее задаётся описание, ответственные и т.д.

По факту завершения задачи, этап считается пройденным.

Если в задаче нужна обратная связь от сотрудника, мы можем потребовать у него оставить комментарий.

Третий тип заданий — действие на портале. Например, мы можем попросить пользователя загрузить фото. Чтобы выполнить действие нужно нажать Приступить на странице адаптации. После загрузки фотографии отмечаем этап как завершённый.

Сама страница адаптации, поддерживает визуальное редактирование, можно разместить там дополнительный текст, карту офиса или видеоролик о компании.

Для удобства, выполненные этапы отмечаются зелёными галочками и сворачиваются. Если нужно, пользователь может развернуть пройденный этап и скачать нужный документ или освежить что-то в памяти.

Сценарий для специалиста отдела кадров

У HR-специалиста свой отдельный интерфейс, в котором указан список сотрудников, проходящих адаптацию.

Для удобства сотрудников можно фильтровать или поменять состав столбцов.

Важный пункт — назначить сотруднику куратора можно прямо отсюда, не надо переходить в отдельные интерфейсы. Если куратор назначен, информация о нём выводится в таблице.

Правая часть таблицы показывает, какие этапы адаптации были пройдены, а какие ещё нет. HR-специалист быстро может понять у кого и на каком этапе возникли сложности.

Для удобства реализовали простую цветовую индикацию статуса этапов.

В конце месяца, HR-специалист должен отчитаться о том как идёт адаптация сотрудников. Чтобы это сделать, достаточно скинуть руководителю ссылку на данную страницу.

Или распечатать её, выгрузив предварительно в XLSX.

Немного о настройке модуля адаптации

Чтобы клиент мог самостоятельно «тюнинговать» процесс адаптации, мы вынесли все настройки в отдельный административный раздел.

Настраивается как тест и визуальное оформление страницы, так и состав, очерёдность и тип этапов адаптации.

Также настраиваются уведомления для сотрудников, которые рассылаются модулем адаптации. Здесь же можно указать, сотрудники каких подразделений должны проходить процедуру адаптации.

Сейчас мы прорабатываем возможность добавить разные маршруты адаптации, в зависимости от должности и отдела сотрудника. При разработке старались делать продукт расширяемым, чтобы можно было доработать под конкретного клиента.

Ниже кратко описали другие возможности нашего продукта.

RAE — HR-платформа для Битрикс24

Прежде всего, для кого мы делали продукт? Выделяем четыре группы бизнес-пользователей:

Хорошее решение должно учитывать интересы всех. Что у нас есть?

Для HR-специалистов:

1. Процесс подбора, согласование вакансий, согласование соискателей, связь с соискателями.

2. Процесс найма — подготовка к выходу сотрудника, оформление, рабочее место, доступы в ИТ-системы.

3. Процесс адаптации — помочь сотруднику влиться в коллектив, провести базовые тренинги, познакомить с компанией и коллегами.

4. Процесс обучения и развития — отдельный большой блок по ведению и развитию сотрудника.

Для бизнес-заказчиков:

1. Согласование новой роли или новой позиции перед размещением вакансии.

2. Запустить новую вакансию или разместить заявку на сотрудника.

3. Правильно ввести новичка в работу, назначить ему наставника, выдать базовые инструкции.

4. Создать комфортные условия, чтобы человек не сбежал от трудностей.

Для ИТ-руководителей:

1. Желательно обойтись без ещё одной ИТ-системы и её интеграции в существующий ландшафт или максимально упростить этот процесс.

2. Чтобы отечественный софт и 152-ФЗ.

3. Система должна быть открытой — чтобы доработать под себя.

4. Поиск команды для доработки не должен быть долгим — команд должно быть много.

Для сотрудников:

1. Адаптация и вводный инструктаж в удобной форме.

2. Блок обучения внутри портала.

Чтобы удовлетворить эти требования, мы разработали HR-платформу RAE.

Состав платформы

Платформа состоит из трёх блоков:

Автоматизация найма:

1. Расширения для копирования резюме.

2. Раздел с вакансиями в Битрикс24.

3. Раздел с резюме в Битрикс24.

4. Отчётность в Битрикс24.

5. Настраиваемый процесс обработки резюме в Битрикс24.

6. Процедура согласования кандидата и назначения собеседования.

7. Процедура сбора обратной связи с заказчика по итогам собеседования.

Приём на работу и адаптация:

1. Автоматическая постановка задач для приёма на работу.

2. Отчёт для HR-специалиста по статусу прохождения приёма на работу.

3. Автоматическое создание аккаунта пользователя в Битрикс24.

4. Автоматическая постановка задач по адаптации сотрудника.

5. Страница «Новому сотруднику».

6. Отчёт для HR-специалиста по статусу прохождения адаптации.

Развитие персонала:

1. Курсы в Битрикс24.

2. Оценка 360.

В следующих статьях расскажем о платформе подробнее. Мы считаем её хорошим решением для быстрого решения HR-задач.

Результаты внедрения модуля

Что же дало компании SINTEC автоматизация адаптации сотрудника? Мы посчитали — HR-специалисты клиента экономят несколько сотен часов работы в год. При этом повысилась прозрачность процесса адаптации как для кадровой службы, так и для самих новичков.

Если в компании работает от 500 человек и в месяц нанимается 10 – 15 новых сотрудников, автоматизация процесса адаптации становится выгодной — за год даже просто цена сэкономленного времени превысит затраты на внедрение.

Напоследок хочется узнать, как вы видите идеальный процесс адаптации? Что было важно для вас в первые недели работы?