Привет, Хабр.

Данная статья про то, как может быть, но не про то, как сделать. Она показывает редкие и сложные интерфейсные и функциональные решения в Notion, связанные с системой управления целями. Если Notion и управление целями вам близки, Вы получите большое вдохновение.

В начале года, я решил сделать крутую систему управления целями, которая станет мощным инструментом управления процессами моего профессионального и личностного прогресса.

Надо сказать, что и до этого я использовал системы в Notion для управления рабочими процессами: задачи, проекты, цели, финансы и т. п. Но ни одна из них не была заточена на управление целями и соответственно не обладала нужными инструментами.

А хочется иметь:

• цели, разбитые по типам и времени

• отчетность всех процессов по временам: сегодня, неделя, месяц, квартал, пол года, год

• удобные шаблоны рабочих процессов: задачи, цели, проекты, клиенты, встречи и т. п.

• инструменты декомпозиции больших целей и задач на более мелкие во времени и по приоритету

В результате появилась система, которую я хочу описать в данной статье.

Архитектура системы

Базы данных:

• Время — определяет дни, недели, месяцы и прочие временные интервалы процессов.

• Проекты — управляет проектом как группой процессов во времени.

• Цели — вмещает цели разных типов и длительности.

• Задачи — формируют массив дел в рамках цели, проекта и определенного периода времени.

• Скоринг — система оценки процесса (цели или проекта) по расширенной системе SMART.

• База знаний — хранилище связанных друг с другом записей в формате Zettelkasten с динамическим статусом от входящий до архива.

• Доходы — контроль поступления денежных средств в рамках бизнес процессов и периодов времени.

Рабочие пространства:

• Шаблоны дня, недели, месяца, года — являются основным рабочим пространством, в рамках которых реализуется вся деятельность в GTD системе.
  Включают в себя контроль таких процессов как:

  • цели

  • задачи

  • данные (входящая информация)

  • платежи

  • клиенты

  • проекты

  • события

• Шаблоны целей и задач

  • по типу

  • по времени

• Шаблон проектов

  • клиенты

  • платежи

  • задачи

  • цели

  • скоринг

• Главная страница

• Страницы

  • сегодня

  • вчера

  • завтра

  • неделя

  • месяц

  • год

  • данные (Цеттелькастен)

• Страница "сегодня" для телефона

  Инструменты

• Инструмент декомпозиции цели на подцели

  • по кварталам и месяцам

  • по приоритету

• Инструмент декомпозиции задачи на подзадачи

  • по приоритету (матрица Эйзенхауэра)

  • по часом

• Скоринг

  • оценка проекта

  • оценка цели

Автоматизация

• учет времени выполнения процесса

  • план

  • факт

  • результирующий показатель

• учет баллов

  • за выполнение процесса

  • за нужный период

• трекер результативности

  • план / факт за период времени

• шаблоны повторяющихся процессов

  • ежедневные

  • еженедельные

Структура рабочих пространств в шаблоне времен (день, неделя и т.д.)

Страница, создаваемая автоматически по шаблону включает такие группы данных как:

• цели, соответствующие периоду времени

• данные, создаваемые в период времени или относящиеся к нему

  • инбокс

  • клиенты

  • статьи и т.п.

• бизнес процессы

  • новые проекты

  • новые клиенты

  • новые платежи

• задачи на период

• инструмент декомпозиции задач

  • по часам

  • по приоритету

• папку с незавершенными задачами из прошлого

• папку ретроспективы задач (незавершенные / завершенные)

• папку отложенных задач

Инструмент декомпозиции по времени включает 4 группы:

• утро

• день

• вечер

• будущие дни

Задачи расставляются по нужным ячейкам времени путем перетаскивания из папки всех задач на день:

После указания времени процесса формируется монитор процессов по времени:

Декомпозиция задач по приоритету основана на матрице Эйзенхауэра:

Данный инструмент удобно применять, когда важность процессов определяется приоритетом, а не конкретным временем.

Демонстрируемые инструменты наряду с прочими инструментами декомпозиции, являются самой сложной частью системы с точки зрения ее создания. Так как все раскладываемые по типам и времени процессы после манипуляций с ними должны оставаться на тех же местах и связях, как они были созданы в шаблоне времени или типе процесса.

Вместе с тем они не должны «вылезать» в местах, к которым они не имеют отношения. К примеру, подзадачи не должны после манипулирования вдруг встать рядом с эпиком (основной задачей или целью).

Папка с незавершенными задачами помогает в формировании планов на период из числа ранее созданных задач.

Шаблон дня также включает в себя процессы, которые создаются автоматически как новые каждый день. Теперь повторяющиеся записи в базах Notion не нужно создавать снова, а лишь требуется связать их с нужной календарной датой и отчетным периодом для начисления за них баллов результативности.

В данной системе, каждая завершенная задача несет в себе N баллов, которые зависят от приоритета задачи, а также времени ее выполнения. Предполагается, что чем выше приоритет процесса и его длительность тем больше баллов набирает процесс.

Все баллы и затраченное за период время суммируются и отражаются в трекере результативности на главной странице, а также рядом с отчетным периодом.

Управление целями — одна из самых важных частей GTD системы.

В связи с этим, должна быть удобной постановка целей, учитывающей такие параметры как:

• тип цели: бизнес, финансы, персональные и т. п.

• период достижения цели (неделя, месяц, квартал...)

• приоритет цели

Цели по типам группируются по времени. Цели по времени группируются по типам.

В шаблоне целей, как и в шаблонах времени содержится инструмент декомпозиции цели на промежуточные, каждая из которых декомпозируется на задачи и подзадачи.

На видео ниже показан процесс декомпозиции годовой цели на 4 уровня вниз. Годовая цель разбивается на промежуточные цели. Промежуточные разбиваются на задачи. Задачи разбиваются на подзадачи. Пожалуй, это самый мощный инструмент системы и несомненно является ее достоинством.

На дешборде второго уровня видны цели и задачи трех уровней начиная с первого.

Таким образом, вся система связана воедино целеполаганием и выстраиванием процесса достижения целей, который контролируется процессами разных периодов времени.

Структура шаблонов времен идентична друг другу за исключением содержания. К примеру, если шаблон дня включает в себя в основном работу с задачами, реализуемыми в рамках целей и подцелей, то в шаблоне неделя и более продолжительных периодах в качестве основных процессов уже выступают не задачи, а сами цели.

Еще одним достоинством системы являются диаграммы результативности, показывающие ежедневные, еженедельные и ежемесячные результаты заработанных баллов и потраченного времен.

Для облегчения страниц на динамических страницах они размещаются в специальной папке, а на статичных их можно увидеть на видном месте.

В заключение хочется сказать, что данная система разрабатывалась как инструмент для работы на компьютере. Для контроля процессов с мобильного телефона существует специальная страница. Но ее назначение заключается в контроле текущих процессов, быстрого изменения их статуса и создания новых. Все более сложное конечно лучше делать на PC.

В целом система отлично решает свои задачи и главное помогает в достижении намеченных целей, так как весь массив данных и процессов позволяет отображать в совокупности и ничего не упускать.

Для большей наглядности можно посмотреть несколько видео роликов, на которых я показываю работу системы с разных сторон. К примеру:

• как настраивается план дня;

• как декомпозируются процессы.

Задать вопросы автору лично можно в телеграм