Привет, Хабр.
Данная статья про то, как может быть, но не про то, как сделать. Она показывает редкие и сложные интерфейсные и функциональные решения в Notion, связанные с системой управления целями. Если Notion и управление целями вам близки, Вы получите большое вдохновение.
В начале года, я решил сделать крутую систему управления целями, которая станет мощным инструментом управления процессами моего профессионального и личностного прогресса.
Надо сказать, что и до этого я использовал системы в Notion для управления рабочими процессами: задачи, проекты, цели, финансы и т. п. Но ни одна из них не была заточена на управление целями и соответственно не обладала нужными инструментами.
А хочется иметь:
цели, разбитые по типам и времени
отчетность всех процессов по временам: сегодня, неделя, месяц, квартал, пол года, год
удобные шаблоны рабочих процессов: задачи, цели, проекты, клиенты, встречи и т. п.
инструменты декомпозиции больших целей и задач на более мелкие во времени и по приоритету
В результате появилась система, которую я хочу описать в данной статье.
![Главная страница GTD системы. Выполняет навигационную функцию, а также трекера результативности Главная страница GTD системы. Выполняет навигационную функцию, а также трекера результативности](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/714/168/ecc/714168eccc0ac4100e816dc7b1d91e89.png)
Архитектура системы
Базы данных:
Время — определяет дни, недели, месяцы и прочие временные интервалы процессов.
Проекты — управляет проектом как группой процессов во времени.
Цели — вмещает цели разных типов и длительности.
Задачи — формируют массив дел в рамках цели, проекта и определенного периода времени.
Скоринг — система оценки процесса (цели или проекта) по расширенной системе SMART.
База знаний — хранилище связанных друг с другом записей в формате Zettelkasten с динамическим статусом от входящий до архива.
Доходы — контроль поступления денежных средств в рамках бизнес процессов и периодов времени.
Рабочие пространства:
-
Шаблоны дня, недели, месяца, года — являются основным рабочим пространством, в рамках которых реализуется вся деятельность в GTD системе.
Включают в себя контроль таких процессов как:цели
задачи
данные (входящая информация)
платежи
клиенты
проекты
события
-
Шаблоны целей и задач
по типу
по времени
-
Шаблон проектов
клиенты
платежи
задачи
цели
скоринг
Главная страница
-
Страницы
сегодня
вчера
завтра
неделя
месяц
год
данные (Цеттелькастен)
-
Страница "сегодня" для телефона
Инструменты
-
Инструмент декомпозиции цели на подцели
по кварталам и месяцам
по приоритету
-
Инструмент декомпозиции задачи на подзадачи
по приоритету (матрица Эйзенхауэра)
по часом
-
Скоринг
оценка проекта
оценка цели
Автоматизация
-
учет времени выполнения процесса
план
факт
результирующий показатель
-
учет баллов
за выполнение процесса
за нужный период
-
трекер результативности
план / факт за период времени
-
шаблоны повторяющихся процессов
ежедневные
еженедельные
Структура рабочих пространств в шаблоне времен (день, неделя и т.д.)
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/293/73e/9fe/29373e9fe83c24cf35887dd127696a4c.png)
Страница, создаваемая автоматически по шаблону включает такие группы данных как:
цели, соответствующие периоду времени
-
данные, создаваемые в период времени или относящиеся к нему
инбокс
клиенты
статьи и т.п.
-
бизнес процессы
новые проекты
новые клиенты
новые платежи
задачи на период
-
инструмент декомпозиции задач
по часам
по приоритету
папку с незавершенными задачами из прошлого
папку ретроспективы задач (незавершенные / завершенные)
папку отложенных задач
Инструмент декомпозиции по времени включает 4 группы:
утро
день
вечер
будущие дни
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/3aa/fca/737/3aafca73721dc3f29d623e14c0b7c219.png)
Задачи расставляются по нужным ячейкам времени путем перетаскивания из папки всех задач на день:
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/5b1/e61/f56/5b1e61f56cabe16fd267b14d6ab88f75.png)
После указания времени процесса формируется монитор процессов по времени:
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/4bd/f2e/124/4bdf2e124793876e03366098dd3f5aaa.png)
Декомпозиция задач по приоритету основана на матрице Эйзенхауэра:
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/a3f/9ef/ec2/a3f9efec251e9dc8de78fec3df3cb502.png)
Данный инструмент удобно применять, когда важность процессов определяется приоритетом, а не конкретным временем.
Демонстрируемые инструменты наряду с прочими инструментами декомпозиции, являются самой сложной частью системы с точки зрения ее создания. Так как все раскладываемые по типам и времени процессы после манипуляций с ними должны оставаться на тех же местах и связях, как они были созданы в шаблоне времени или типе процесса.
Вместе с тем они не должны «вылезать» в местах, к которым они не имеют отношения. К примеру, подзадачи не должны после манипулирования вдруг встать рядом с эпиком (основной задачей или целью).
Папка с незавершенными задачами помогает в формировании планов на период из числа ранее созданных задач.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/95c/8b6/dec/95c8b6decb8a14996f55b8a882364192.gif)
Шаблон дня также включает в себя процессы, которые создаются автоматически как новые каждый день. Теперь повторяющиеся записи в базах Notion не нужно создавать снова, а лишь требуется связать их с нужной календарной датой и отчетным периодом для начисления за них баллов результативности.
![Место хранения повторяющихся процессов Место хранения повторяющихся процессов](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/df6/728/fb7/df6728fb7d3b93afc83a42f06076dddf.png)
В данной системе, каждая завершенная задача несет в себе N баллов, которые зависят от приоритета задачи, а также времени ее выполнения. Предполагается, что чем выше приоритет процесса и его длительность тем больше баллов набирает процесс.
Все баллы и затраченное за период время суммируются и отражаются в трекере результативности на главной странице, а также рядом с отчетным периодом.
![План / факт по времени и баллам за день План / факт по времени и баллам за день](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/f1b/337/c2e/f1b337c2e93a1eaec43ca1055c302146.png)
Управление целями — одна из самых важных частей GTD системы.
В связи с этим, должна быть удобной постановка целей, учитывающей такие параметры как:
тип цели: бизнес, финансы, персональные и т. п.
период достижения цели (неделя, месяц, квартал...)
приоритет цели
![Специальные страницы для постановки и управления целями Специальные страницы для постановки и управления целями](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/deb/1cb/a49/deb1cba49b0a3636b24550329223b861.png)
Цели по типам группируются по времени. Цели по времени группируются по типам.
![Цели на неделю Цели на неделю](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/dce/3ac/252/dce3ac25258fd24400d763b6a14d6379.png)
![Финансовые цели Финансовые цели](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/08f/19f/5a1/08f19f5a109f77010331ab1f52d83c43.png)
В шаблоне целей, как и в шаблонах времени содержится инструмент декомпозиции цели на промежуточные, каждая из которых декомпозируется на задачи и подзадачи.
На видео ниже показан процесс декомпозиции годовой цели на 4 уровня вниз. Годовая цель разбивается на промежуточные цели. Промежуточные разбиваются на задачи. Задачи разбиваются на подзадачи. Пожалуй, это самый мощный инструмент системы и несомненно является ее достоинством.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/f00/dc8/306/f00dc83060bc00dcc4577c20b0e412b9.gif)
На дешборде второго уровня видны цели и задачи трех уровней начиная с первого.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/0ae/b60/353/0aeb60353e8ebd6c7c5c10af8d43271a.png)
Таким образом, вся система связана воедино целеполаганием и выстраиванием процесса достижения целей, который контролируется процессами разных периодов времени.
Структура шаблонов времен идентична друг другу за исключением содержания. К примеру, если шаблон дня включает в себя в основном работу с задачами, реализуемыми в рамках целей и подцелей, то в шаблоне неделя и более продолжительных периодах в качестве основных процессов уже выступают не задачи, а сами цели.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/b62/8df/4d1/b628df4d181488f0a5d5729e115ee5c6.png)
Еще одним достоинством системы являются диаграммы результативности, показывающие ежедневные, еженедельные и ежемесячные результаты заработанных баллов и потраченного времен.
Для облегчения страниц на динамических страницах они размещаются в специальной папке, а на статичных их можно увидеть на видном месте.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/762/08e/002/76208e0021fe4ddafbb13c9ad99a75d8.png)
В заключение хочется сказать, что данная система разрабатывалась как инструмент для работы на компьютере. Для контроля процессов с мобильного телефона существует специальная страница. Но ее назначение заключается в контроле текущих процессов, быстрого изменения их статуса и создания новых. Все более сложное конечно лучше делать на PC.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/ef3/015/f79/ef3015f793a60d09d82fb88b5c00c6ae.png)
В целом система отлично решает свои задачи и главное помогает в достижении намеченных целей, так как весь массив данных и процессов позволяет отображать в совокупности и ничего не упускать.
Для большей наглядности можно посмотреть несколько видео роликов, на которых я показываю работу системы с разных сторон. К примеру:
Задать вопросы автору лично можно в телеграм
blozheupasi
Сколько же у вас свободного времени, что вы можете позволить себе поддерживать такую сложную систему. Нет, это, конечно же, впечатляет. Но это сложно, черт возьми. На мой взгляд, Ноушен хрупкий и не приспособленный для профессионального таск-трекинга. Хрупкий в том смысле, что любой не посвященный человек в вашу систему, сломает ее. То есть должна быть роль Хранителя Вся Ноушена, который будет следить, что он заполняется так, как вы этого задумали.
Если, конечно, я верно оценил вашу идею.
SashaGeo Автор
Да, вы в некотором смысле правы, что подобной системой надо уметь пользоваться, и конечно, если кто-то будет ее покупать то помимо обучения (час-два), саппорт системы будет полезен по мере необходимости. Я поэтому и указал, что прежде всего данная система интересна знающим Notion.
Alex7707
Думаю, можно залочить все базы для изменений и пользоваться спокойно ????
Ничего не сломается в этом случае.