Рабочий стол сотрудника называется рабочим потому, что это одна из главных точек входа сотрудника в вовлеченные им процессы. Чем больше процессов оцифровываются в компании, тем большее число баз данных создается в системе управления.

В компаниях с высокой степенью оцифровки деятельности, чаще всего встречаются следующие процессы, в рамках которых фиксируются данные в базах данных Notion:

• Команда (кто участвует в процессах компании)

• Проекты (над чем работает команда)

• Продукты (что создает команда)

• Задачи (дефрагментация прогресса в результатах действий команды, который нужно достичь)

• События (любые события, включая даты наступления ключевых показателей)

• OKR / Цели (результаты деятельности команды спроецированные во времени)

• Продажи (что и сколько продает команда)

• Клиенты (кому продает команда)

• Партнеры (кто участвует в деятельности проекта / компании)

• Документы (нормативная, правовая, проектная и организационная база компании)

• Wiki (база всесторонних знаний команды)

• Отчеты (результаты достижений ключевых показателей процесса за период времени)

• Совещания — на основе базы событий (встречи команды, на которых рассматриваются процессы, разбираются препятствия, задаются вопросы, ставятся дополнительные задачи и цели, принимаются решения)

Отдельно можно отметить группу состоящую из:

• Inbox (входящая неотсортированная информация)

• Вопросы (контекст, требующий разъяснения кем-то из членов команды)

• Идеи / Предложения (инициативы, которыми делится команда)

• Решения (согласие команды с действием определенной нормы)

• Стоперы / Проблемы (все что препятствует прогрессу)

• Письма (информация в виде документов, адресованная лично)

Давайте зададимся вопросом, для чего именно оцифровываются процессы компании. Явно не для бюрократии или, чтобы занять PM дополнительной рутиной. Прежде всего, это делается для:

• определения реального статуса процессов в настоящем времени

• выявления скрытых процессов и ответственных за них

• привлечения внимания к процессу, с целью достижения желаемого результата

В отсутствие такого подхода команда сваливается в элементарный хаос, в котором реальный процесс затоплен факторами неизвестности, а руководители среднего звена получают выговоры за недостижение намеченных результатов или провала сроков.

Что дает оцифровка процессов?

• ясность реального положения дел и текущего статуса процесса

• возможность более точного прогнозирования событий

• возможность оперативного реагирования с учетом статуса процесса

• возможность создавать подробные отчеты по ключевым процессам деятельности

• возможность проводить статистический анализ эффективности сотрудников

Большое число процессов, с которыми взаимодействует сотрудник должно иметь удобную архитектуру в рамках системы управления. Речь прежде всего о том, чтобы сотрудник имел возможность быстро получать информацию, к которой он имеет отношение.

В системах управления на базе Notion для этой цели создаются рабочие столы сотрудников, дешборды разделов и отделов. Ниже приведены примеры рабочих столов компаний разной деятельности.

На примере рабочего стола IT компании разберем структуру и назначение его информационных блоков.

Сверху главное сквозное меню, позволяет осуществить переход в нужный раздел.

Навигационный блок удобен для моментального перехода к нужному процессу сотрудника минуя скроллинг по длинной странице рабочего стола. При этом фишкой данного блока является то, что включенные в название процессов ссылки ведут на базы данных, автоматически отфильтрованные именно на процессы конкретного сотрудника.

Делается это в рамках настройки шаблона рабочего стола один раз и далее ссылки генерируются автоматически для каждого сотрудника, применяющего шаблон к собственной карточке в базе команды.

Данный блок нужен для создания митингов. Слева создаются предстоящие события, а блок справа удобен для назначения событий на ближайшие часы.

В середине страницы находятся блоки, включающие процессы с которыми пользователь взаимодействует не так часто.

Так слева мы видим предстоящие и прошедшие события (скрыты отдельным view базы), а ниже группу view базы спринтов (все, ???? - текущий и предстоящий). Справа как раз процессы с наименьшей частотой контактов, поэтому все они внутри toggle списков.

"Информационная доска" также скрыта в toggle список и включает группировку процессов, относящихся к оперативной информации: (вопросы, предложения / идеи), а также решения и стоперы (проблемы).

Все процессы имеют общие признаки состояний, таких как:

⌛ - ожидание

✔ - наличие ответа

⚡ - в процессе

???????? - (вопрос решён, решение принято)

???????????????? - принятые или отклоненные идеи

⛔ - наличие нерешенной проблемы

В некоторых системах, где практикуется внутренний документооборот включающий: письма, приказы, распоряжения и требования создается дополнительный блок "сообщений", в котором наличие новых сообщений для сотрудника отмечаются соответствующей индикацией. Когда сотрудник знакомится с документом любого из данных типов индикация пропадает. Цель индикации привлечь внимание сотрудника к ознакомлению с документом.

Подобные приемы индикаций также часто создаются непосредственно в карточках членов команды, цель которых сообщать о новых процессах, а также тех, которые еще не завершены.

Непонятными, используемые эмодзи выглядят только на первый взгляд. К подобным индикациям команда привыкает очень быстро.

✅ - число незакрытых задач

❓ - число вопросов, на которые нет еще ответа

❗ - число проблем, на которые нет реакции

???? - Предложения, с которыми еще не ознакомились

???? - Число писем, на которые нет реакции

⏰ - Число предстоящих событий, которые не подтверждены

Здесь отражаются:

• даты спринта

• ???? число задач

• ???? число возможных балов

• ❓ наличие/отсутствие незакрытых вопросов

• ✅ число закрытых задач

• ???? число полученных балов
  

Вернемся на рабочий стол, который рассматривается в данной статье как пример. Под блоком информации находится главный и самый структурированный блок — задачи.

Под названием блока находится локальное меню, позволяющее быстро увидеть задачи определенных типов, состояний и времени.

???? - задачи на сегодня

???? - эпики

⚡ - задачи текущего спринта

✅ - завершенные задачи

⚠ - просроченные задачи

⌛ - беклог (задачи оставленные на потом)

Далее

• "все задачи" - содержит таблицу всех задач сотрудника в разных статусах

• ⚡ спринты — показывает все спринты сотрудника

• доска — содержит все задачи сотрудника в формате board

• ♻ повторяющиеся — содержит шаблон, создающий список повторяющихся задач (еженедельные / ежемесячные), которые далее переносятся в базу задач

Отдельно стоит блок задач на сегодня, в котором задачи находятся на поверхности и не спрятаны в структуру раскрываемой папки. В нем также, все задачи разбиты на view задач относящихся к сегодня, но имеющих разный статус и тип.

Ниже находится группа папок, сортирующая задачи по большим группам:

????⚡ - текущий спринт

◀⚡ - прошлый спринт

⚠ - просроченные, ???? эпики и ⌛ беклог

Для кого-то может показаться это ужасным UX из-за количества папок и view баз данных. Но, на практике, к подобной структуре привыкаешь очень быстро, а экономия времени для доступа к нужному статусу или типу процесса оправдывает столь массивную архитектуру блока персональных задач.

Даже для пользователей Notion данная структура может показаться избыточной, но это скорее не от того, что она не практична, а в силу отсутствия опыта работы с подобными рабочими столами. Не в каждой организации, использующей Notion есть тот, кто в состоянии организовать рабочий процесс таким образом.

Сделать такой рабочий стол достаточно сложно, учитывая число предварительных настроек и множество включенных в него процессов. Для этого требуется опыт и немало знаний.

Если говорить об использовании Notion, как системы управления проектом при наличии специалиста можно создать шаблон процесса практически любой функциональности. Ниже приведен пример одного из лучших шаблонов, применяемых во время проведения командных встреч.

Здесь важно, чтобы весь обсуждаемый контекст не просто записывался в документ в виде стенограммы, но и приобретал статус процесса, в который вовлекаются нужные компетенции.

С таким подходом результативность проведения митинга повышается многократно, так как все ключевые мысли записаны и на их основе создаются:

• новые задачи

• ставятся вопросы, требующие получение дальнейших ответов

• выносятся решения

• выдвигаются инициативы

• и т.п.

Умение раскладывать контекст на процессы, значительно повышает эффективность работы команды, так как ничего из обсуждаемого не остается упущенным и тем более забытым.

В крутых системах управления в Notion отдельное место имеет база знаний, фрагмент которой представлен и на рабочем столе, обсуждаемом в данной статье. Это wiki, создаваемое командой, записи которой относятся во всему, что требует пояснений.

Многое из того, что создается командой, требует отдельной справки, для этого и существует wiki проекта. На рабочем столе сотрудник видит справки, создаваемые самостоятельно, или с которыми он должен быть ознакомлен.

Совсем крутые базы знаний, как правило, представляют собой систему записей и связей типа Zettelkasten. Особенностью такой системы является не просто база знаний, а наличие связей между записями, которые погружают сотрудника в информационный процесс, создавая перед ним массив связанных друг с другом записей.

Как выглядит крутой zettel в Notion можно посмотреть в моем обзоре на Youtube.

А теперь, было бы интересно узнать у Вас, является приоритетной задачей в вашей организации / проекте оцифровка процессов помимо задач, продаж и прочих очевидных, без которых в принципе не возможен проджект менеджмент.