Привет, Habr!

Моя GTD система в Notion стала очень умной, большой и неудобной. В прошлой статье я писал, о том какие в ней крутые инструменты декомпозиции и прочие достоинства, но вместе с тем, чем больше обязательных свойств в базе данных, тем больше действий требуется для их ввода.

Это хорошо известная закономерность, поэтому большинство предпочитают простые системы, начиная от простых списков до односложных приложений.

Будучи экспертом решений Notion и человеком, который "ест свой собачий корм сам", для меня это стало вызовом. Я не мог остановиться на полпути и признать, что моя система сложна и только для ограниченного числа людей, любящих Notion и контроль над каждым процессом.

Узким горлышком системы стала необходимость связывать любой процесс с записью в базе времени, а также наличие множества свойств баз данных, обязательных для заполнения. К примеру, в базе задач их 6:

• название

• тип задачи

• приоритет задачи

• релейшн с базой времени

• статус задачи

• ???? план / факт

В качестве оправдания служил аргумент, что контроль исполнения и качества процесса, а также возможность аналитики данных вынуждают быть тщательным к свойствам данных.

Так или иначе, проблема существовала и все становилось более сложным, за счет желания создать дополнительные структуры выводящие конкретные типы задач в каких-то конкретных состояниях. Такой подход оправдывал себя пожалуй только с процессами совсем узкого назначения, такой как события (Zoom, встречи и т.п.).

Самым сложным моментом стала необходимость определять в шаблонах базы времени, такие процессы как:

• созданные сегодня

• назначенные на сегодня

• входящие в сегодня

• и соотносящиеся с сегодня в базе времени

База времени — это главная база с точки зрения аналитики всех процессов, а также рабочих пространств. Она калькулирует в себе все процессы и выдает данные результативности по каждому периоду времени, начиная от дня заканчивая годом. А также содержит шаблоны, в рамках которых осуществляется контроль всего фокуса деятельности, в рамках определенного периода времени.

Таким образом, все процессы включены в шаблоны для дня/недели/месяца и т.д., и должны быть связаны с соответствующими периодами в базе данных времени.

Учитывая этот момент возникает проблема — где и как показать только те процессы, которые были созданы сегодня? А где показывать те, которые относятся к сегодня по другими признакам?

Решением проблемы стали магические блоки. Они не являются официальным понятием Notion и вообще как таковые практически не представлены, а как структура они существуют и являются эффективным инструментом оптимизации работы с базами данных.

Верхняя часть, где маленькие квадратики — это "магические блоки" типов знаний. Перетаскивая в них записи из таблицы, сами записи никуда не деваются — они так и остаются в таблице, и в самих блоках тоже ничего не размещается. Они остаются статичными как сейчас на картинке. Но перетаскивая в них записи из базы с самими записями происходит магия:

• присваивается тип записи

• присваивается сегодняшняя дата

• присваивается релейшн с базой времени (если действие совершается из шаблона дня)

На картинке также демонстрируется панель статуса действий по отношению к информации базы знаний.

Я специально раскрыл папку ⚡ Статус, чтобы была видна разница. Несмотря на идентичность структур их функциональность совсем разная. Когда сама запись перемещается в соответствующий параметр "Magic панели" выполняется функция присвоения ей нужного статуса действия.

Появление в моей системе решений с "магическими блоками" позволили окончательно решить проблему, описываемую вначале статьи и превратить работу с задачи из рутины в игровой процесс — быстрый и очень простой.

Теперь, для работы с задачами достаточно иметь "простой список" задач, который делится на 2 типа:

• по умолчанию создаваемые сегодня

• созданные ранее и ожидающие включение в сегодняшний отчет

1. ✅ простая задача

2. ???? бизнес задача

3. ???? финансовый процесс

4. ???????? завершенная задача

5. ▶ перенос задачи на завтра

Перенося задачи в любые первые 4 блока задачам присваивается не только тип, но и:

• календарная дата

• дата в базе времени

• статус "в процессе" или "завершен" для четвертого блока

• приоритет

Дополнительным преимуществом стало облегчение интерфейса, и возможность работать в формате простых списков таблицы.

Причем, эти списки могут быть в прямом смысле просто списками, записи из которых также переносятся в "magic block" и текстовая запись становится задачей с нужными свойствами.

После того как работа с задачами завершена задачи переносятся в другой блок и им присваивается статус завершенности.

"Magick blocks" - как структуры позволили значительно облегчить интерфейс рабочих страниц и создать пространство, позволяющее разместить больше информации, которая нужна в фокусе рабочего процесса.

Подобная структура удерживает в фокусе такие важные процессы как:

• входящая информация

• проекты, которые сейчас в работе

• цели, в рамках которых реализуется деятельность

• задачи, работающие на цели

• события на сегодня

• возможность быстрого создания
  

  • встречи

  • нового клиента

  • нового проекта

  • дохода

Да и любого другого процесса, если в этом будет необходимость.

О magick block я записал несколько видео:

• в структуре Zettelkasten

• в шаблоне дня

Надеюсь, моя статья была полезной и позволила расширить представление о Notion как классной системе, в которой вы можете достигать контроля над важными для вас процессами жизни и деятельности.