Привет, Habr!
Моя GTD система в Notion стала очень умной, большой и неудобной. В прошлой статье я писал, о том какие в ней крутые инструменты декомпозиции и прочие достоинства, но вместе с тем, чем больше обязательных свойств в базе данных, тем больше действий требуется для их ввода.
Это хорошо известная закономерность, поэтому большинство предпочитают простые системы, начиная от простых списков до односложных приложений.
Будучи экспертом решений Notion и человеком, который "ест свой собачий корм сам", для меня это стало вызовом. Я не мог остановиться на полпути и признать, что моя система сложна и только для ограниченного числа людей, любящих Notion и контроль над каждым процессом.
Узким горлышком системы стала необходимость связывать любой процесс с записью в базе времени, а также наличие множества свойств баз данных, обязательных для заполнения. К примеру, в базе задач их 6:
название
тип задачи
приоритет задачи
релейшн с базой времени
статус задачи
???? план / факт
В качестве оправдания служил аргумент, что контроль исполнения и качества процесса, а также возможность аналитики данных вынуждают быть тщательным к свойствам данных.
Так или иначе, проблема существовала и все становилось более сложным, за счет желания создать дополнительные структуры выводящие конкретные типы задач в каких-то конкретных состояниях. Такой подход оправдывал себя пожалуй только с процессами совсем узкого назначения, такой как события (Zoom, встречи и т.п.).
![Фрагмент интерфейса рабочего стола без "меджик блоков" Фрагмент интерфейса рабочего стола без "меджик блоков"](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/ec4/02f/fca/ec402ffcae5da1e04a9d370ec60988c1.png)
Самым сложным моментом стала необходимость определять в шаблонах базы времени, такие процессы как:
созданные сегодня
назначенные на сегодня
входящие в сегодня
и соотносящиеся с сегодня в базе времени
База времени — это главная база с точки зрения аналитики всех процессов, а также рабочих пространств. Она калькулирует в себе все процессы и выдает данные результативности по каждому периоду времени, начиная от дня заканчивая годом. А также содержит шаблоны, в рамках которых осуществляется контроль всего фокуса деятельности, в рамках определенного периода времени.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/467/d0f/ad1/467d0fad12e7c24af67a961c73fb8e34.png)
Таким образом, все процессы включены в шаблоны для дня/недели/месяца и т.д., и должны быть связаны с соответствующими периодами в базе данных времени.
Учитывая этот момент возникает проблема — где и как показать только те процессы, которые были созданы сегодня? А где показывать те, которые относятся к сегодня по другими признакам?
Решением проблемы стали магические блоки. Они не являются официальным понятием Notion и вообще как таковые практически не представлены, а как структура они существуют и являются эффективным инструментом оптимизации работы с базами данных.
![Пример "magic blocks" в структуре базы знаний Пример "magic blocks" в структуре базы знаний](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/b4f/d37/31e/b4fd3731e023348ddc770d810fffc085.png)
Верхняя часть, где маленькие квадратики — это "магические блоки" типов знаний. Перетаскивая в них записи из таблицы, сами записи никуда не деваются — они так и остаются в таблице, и в самих блоках тоже ничего не размещается. Они остаются статичными как сейчас на картинке. Но перетаскивая в них записи из базы с самими записями происходит магия:
присваивается тип записи
присваивается сегодняшняя дата
присваивается релейшн с базой времени (если действие совершается из шаблона дня)
На картинке также демонстрируется панель статуса действий по отношению к информации базы знаний.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/141/2ba/f9a/1412baf9ab0a7a7b0de6921eb1010cfe.png)
Я специально раскрыл папку ⚡ Статус, чтобы была видна разница. Несмотря на идентичность структур их функциональность совсем разная. Когда сама запись перемещается в соответствующий параметр "Magic панели" выполняется функция присвоения ей нужного статуса действия.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/bc6/58c/b99/bc658cb9942ace7665ef8aceeb5b072f.gif)
Появление в моей системе решений с "магическими блоками" позволили окончательно решить проблему, описываемую вначале статьи и превратить работу с задачи из рутины в игровой процесс — быстрый и очень простой.
![старый интерфейс при работе с задачами старый интерфейс при работе с задачами](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/f9e/8fc/602/f9e8fc6025196f58264333d127dd2f99.png)
![новый интерфейс работы с задачами с магическими блоками новый интерфейс работы с задачами с магическими блоками](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/c5c/39d/44e/c5c39d44e1cbfc3105df1a6e432f13a8.png)
Теперь, для работы с задачами достаточно иметь "простой список" задач, который делится на 2 типа:
по умолчанию создаваемые сегодня
созданные ранее и ожидающие включение в сегодняшний отчет
![слева новый список. справа все назначенное на сегодня ранее слева новый список. справа все назначенное на сегодня ранее](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/edf/3ea/176/edf3ea1763897bee7e39660086e125b4.png)
![перечень magick blocks в блоке задач перечень magick blocks в блоке задач](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/bb3/9f4/61e/bb39f461eb4dcd3164b741a00d96192d.png)
✅ простая задача
???? бизнес задача
???? финансовый процесс
???????? завершенная задача
▶ перенос задачи на завтра
Перенося задачи в любые первые 4 блока задачам присваивается не только тип, но и:
календарная дата
дата в базе времени
статус "в процессе" или "завершен" для четвертого блока
приоритет
Дополнительным преимуществом стало облегчение интерфейса, и возможность работать в формате простых списков таблицы.
Причем, эти списки могут быть в прямом смысле просто списками, записи из которых также переносятся в "magic block" и текстовая запись становится задачей с нужными свойствами.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/dd5/6a5/688/dd56a5688287e3957e68a889957fef56.gif)
После того как работа с задачами завершена задачи переносятся в другой блок и им присваивается статус завершенности.
![работа magick blocks с задачами работа magick blocks с задачами](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/b6d/b62/8a4/b6db628a4f62a0c74ed63b7579af24a4.gif)
"Magick blocks" - как структуры позволили значительно облегчить интерфейс рабочих страниц и создать пространство, позволяющее разместить больше информации, которая нужна в фокусе рабочего процесса.
![новая структура шаблона дня новая структура шаблона дня](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/1db/9dd/b80/1db9ddb8026b7ab46684436866b073dd.png)
Подобная структура удерживает в фокусе такие важные процессы как:
входящая информация
проекты, которые сейчас в работе
цели, в рамках которых реализуется деятельность
задачи, работающие на цели
события на сегодня
-
возможность быстрого создания
встречи
нового клиента
нового проекта
дохода
Да и любого другого процесса, если в этом будет необходимость.
О magick block я записал несколько видео:
Надеюсь, моя статья была полезной и позволила расширить представление о Notion как классной системе, в которой вы можете достигать контроля над важными для вас процессами жизни и деятельности.