Проблематика

Знаете ли вы, что, исходя из результатов некоторых зарубежных исследований, средний офисный работник тратит более двух часов своего рабочего времени в день на работу с электронной почтой? Если быть более точным – 13 часов в неделю, что составляет почти 85 рабочих дней в год! Только вдумайтесь в эти цифры. Сколько всего можно сделать за это время? А сколько это будет стоить вашей организации, если перевести часы в деньги? Очень интересные вопросы, над которыми стоит задуматься…



Слайд взят из презентации на Slideshare.

В мире почтовых клиентов Outlook занимает одну из лидирующих позиций. Более того, Office используют более одного миллиарда человек, и он является доминирующим инструментом в корпоративном сегменте.



В нашей компании им пользуются практически все, а это значит, что именно в Outlook наши сотрудники проводят 25% своего рабочего времени. Давайте копнем немного глубже и подумаем, куда именно уходит наше время, когда мы в очередной раз заходим в Outlook, чтобы проверить почту.

Рассмотрим лишь некоторых пожирателей времени:

1. Мы читаем письма. Кто-то быстрее, кто-то медленнее, но читать приходится всем, и мы будем продолжать это делать и дальше;
2. Нам могут задать вопрос, и в зависимости от вопроса мы можем потратить время на уточнение свободного времени в своем календаре, поиск какого-либо документа, определение местоположения нужного нам места по онлайн-карте, звонок кому-то, бронирование переговорной и т.д.;
3. Нам могут прислать документ, который нужно сохранить в системе электронного документооборота;
4. Мы тратим время, заходя в сторонние системы из писем-напоминаний и делая в них то, о чем нам собственно напомнили, например, заполняем отчеты по трудозатратам за день.
5. Мы отвечаем на письма.

Можно перечислять бесчисленное количество задач, на выполнение которых уходит наше драгоценное время. Но давайте лучше подумаем: а можем ли мы повысить нашу продуктивность и вернуть хоть какую-то часть из этих 25% времени, затрачиваемых на письма? Может ли Outlook помочь нам в этом? В чистом виде – не совсем, но Outlook можно расширять при помощи Add-Ins! Об этом мы сегодня и поговорим.

В каких сценариях надстройки для Outlook могут повысить нашу продуктивность?

Я разделяю все возможные сценарии на 3 основные группы:

1. «Быстрее воспринимать информацию»
   
   • В письме есть адрес – хочу увидеть карту в один клик;
   • В письме есть иностранные слова – хочу увидеть перевод в один клик; и т.д.
   
   
2. «Быстрее отвечать»
   
   • Постоянно приходится писать повторяющиеся предложения – хочу организовать их в список и уметь быстро вставить в письмо;
   • Нужно приложить к письму документ из системы электронного документооборота – хочу тут же сделать поиск документов и выбрать нужный, не выходя из Outlook; и т.д.
   
   
3. «Быстрее делать»
   
   • Получил напоминание от сторонней системы – хочу сделать требуемое действие, не выполняя переход непосредственно к системе и вход в нее, т.е. прямо из интерфейса Outlook;
   • Требуется согласовать документ – хочу иметь возможность просмотреть документ и нажать «Согласовать» прямо из письма;
   • Прислали новый договор – хочу перенести его в корпоративную систему электронного документооборота за пару кликов;
   • Назначили встречу – хочу забронировать такси на указанное время прямо из письма; и т.д.

У большинства из нас такие «хотелки» возникают постоянно, и с недавних пор мы можем реализовать их все с использованием JavaScript API для Outlook и Office 365 API.

Наш опыт разработки Add-in для Outlook с использованием JavaSctipt API

Думаю, всем не понаслышке знаком вопрос по учету трудозатрат в организации. По большей части, именно количество часов на разработку, тестирование и внедрение определяют итоговые инвестиции в любой IT проект.

В нашей компании также существует задача по учету временных затрат сотрудников и мы решили ее при помощи собственного продукта — K-Point. Не углубляясь в подробности, K-Point – это платформа для автоматизации рабочих процессов организаций, в которой, как в конструкторе, можно собирать и комбинировать различные функции. Один из модулей, который мы настроили для себя и активно используем, позволяет вести учет временных затрат сотрудников.

Но, независимо от того, какая система стоит в компании, всем до боли знакома ситуация, когда менеджерам проектов приходится снова и снова напоминать сотрудникам вносить потраченные на проекты часы, а сотрудники не довольны тем, что собственно задача по заполнению часов отнимает слишком много времени.

До недавних пор наш сценарий состоял из 4 этапов:

1. В конце дня сотруднику отправлялось напоминание о необходимости заполнить трудозатраты;
2. Сотрудник открывал уведомление в Outlook и переходил по ссылке в K-Point;
3. Сотрудник вводил логин и пароль от системы;
4. Сотрудник заполнял отработки по каждому проекту за указанный день.

Кроме того, что это довольно долгий рутинный процесс, мы обнаружили еще несколько проблем. Многие сотрудники оставляли такие вечерние уведомления «на завтра» и позже забывали про них. Некоторые создавали в Outlook отдельные папки, где эти уведомления копились в ожидании более свободного времени у сотрудника.

Когда я узнал о возможности разработки нового вида надстроек для Outlook, я понял, что у нас появился шанс значительно упростить весь процесс. Так мы начали разработку надстройки K-Point для Outlook, которая в итоге позволила нам сократить число шагов в нашем сценарии до двух:

1. Утром сотрудник получает уведомление из системы K-Point – уведомление теперь рассматривается как своего рода «тикет», т.к. все действия можно выполнить прямо в нем;
2. Сотрудник открывает «тикет» в Outlook в любое удобное время в течение дня и заполняет отработки прямо в письме, без необходимости перехода в стороннюю систему и без ввода логина и пароля.

Такой подход позволяет значительно упростить процесс и экономит время как сотрудников, так и менеджеров:

• надстройка позволяет заполнять данные за конкретный рабочий день, а когда все данные внесены, письмо-напоминание можно просто удалить, что означает «тикет» отработан;
• с установленной надстройкой, меняется отношение сотрудников к задаче – уведомление расценивается не как надоедливый спам, который фильтруется в заброшенную папку, а как Call to Action, как задача, которую нужно и можно своевременно выполнить;
• менеджерам проектов не нужно бегать за каждым из сотрудников с постоянными напоминаниями.

Дополнительным преимуществом является и то, что надстройка из коробки работает не только на Desktop-версии Outlook, но и в Outlook Online, и на мобильных устройствах. Это особенно удобно, если находишься, к примеру, в командировке. На видео ниже приведен Demo-пример, показывающий работу с надстройкой на iPhone:

Особенности реализации

Одна из привлекательных особенностей, которую стоит подчеркнуть, говоря о надстройках для Outlook, – это простота реализации. Отличительной особенностью нашей надстройки является то, что она не призвана решать исключительно задачу учета времени. Надстройка является логическим продолжением системы K-Point и может гибко настраиваться под целевые процессы. На первый взгляд – не очень простой функционал. Но давайте посмотрим, каким образом нам удалось этого добиться.

Сама надстройка представляет из себя исключительно обработчик и визуализатор тех данных, которые ей приходят с сервера K-Point, где мы можем настраивать вид отображаемой формы и действия, которые необходимо совершить после ввода данных. Надстройка же умеет получить «описание» формы и действий в формате JSON, отобразить нужную информацию пользователю и отправить данные, введенные на форме, обратно в K-Point.

K-Point – это веб решение и в нем уже был реализован движок на JavaScript, позволяющий визуализировать формы. Именно его мы и перенесли в надстройку. Такое «переиспользование» кода позволило значительно сократить трудозатраты на разработку. Нам оставалось лишь реализовать логику авторизации пользователей из Outlook и разработать API для обмена данными между K-Point и надстройкой. Технические детали этой реализации стоит вынести за рамки данной статьи. Если Вам интересно о них узнать – напишите об этом в комментариях к этой статье.

Когда у Вас уже есть готовая надстройка ее можно либо опубликовать в Office Store, либо развернуть в рамках конкретной организации. Второй вариант особенно полезен при создании узконаправленных B2B решений под конкретного заказчика. Для публикации надстройки в Office Store Вам необходимо зарегистрироваться на сайте Microsoft Seller Dashboard. После регистрации Вы получите доступ к личному кабинету, где сможете загрузить манифест Вашего приложения и заполнить всю необходимую информацию о нем.

Выводы

Внедрение надстройки K-Point для Outlook в наш рабочий процесс позволило нам вдвое сократить временные затраты на сбор отчетности как со стороны всех сотрудников, так и со стороны менеджеров. Это безусловно хороший результат, и в дальнейшем мы планируем его улучшать.

В настоящее время настройка K-Point для Outlook не доступна для публичного доступа и обкатывается в рамках нашей компании. В ближайшем будущем мы планируем опубликовать ее в Office Store и предложить похожие сценарии автоматизации некоторым из наших существующих клиентов. Посмотрим, что из этого выйдет.

В рамках задач нашей компании и задач наших клиентов я вижу еще много сценариев где мы можем применить надстройки для Outlook, некоторые из них были описаны выше. Стоит отдельно обратить внимание на то, что такие приложения являются интересным вариантом для расширения функционала существующих решений, таких как системы электронного документооборота, CRM, ERP и другие виды систем. Уверен, что какие-то идеи по повышению продуктивности появились и у вас – и, значит, цель написания данной статьи достигнута. Пишите свои идеи в комментариях, будем обсуждать и искать решения задач вместе!

---

Об авторе

Петр Ляпин -Технический директор ООО «ВейвПоинт»

Более 10 лет опыта внедрения проектов по автоматизации
бизнес-процессов. Работал со множеством российских и
зарубежных компаний. Основатель проекта XLTools.net.