Одно дело — внедрить гибкие практики в стартапе на пару команд разработки, совсем другое — в один из крупнейших банков. У нас в ВТБ более двух тысяч команд разработки. Это значит, что нам нужно две тысячи скрам-мастеров — новые практики сами себя до разработчиков не донесут. Какое-то время назад мы организовали школу для скрам-мастеров и столкнулись с тем, что больше половины выпускников не закрепляются в новой роли. Бороться с этим мы решили с помощью наставников для скрам-мастеров — и это вылилось в создание программы менторинга. Она совсем новая, но нам уже очень нравится то, что мы видим. 

Меня зовут Эдуард, я коуч команд в ВТБ. В этой статье расскажу, как мы в течение нескольких лет организовали эту программу и что она нам дала сегодня, с какими неожиданностями столкнулись, как их преодолевали и что собираемся делать дальше.

Мы начали обучать скрам-мастеров в 2020 году, когда началась активная цифровая трансформация банка, и за это время протестировали разные форматы обучения. Сначала вышли на уровень — 500 выпускников программ в год. Но этого нам было мало: мы поменяли программу несколько раз, в итоге пришли к онлайн-школе — она позволяет нам повышать квалификацию тысяч сотрудников в год. Но проблема в том, что только 45% выпускников школы скрам-мастеров (ШСМ), получивших сертификаты в 2022 году, действительно выполняют эту роль в командах. И есть те, кто так и не попробовал себя в этом качестве.

Почему?

В самом начале люди на эту должность частенько назначались по разнарядке. Должен быть скрам-мастер в команде — будешь… ты. 

Проблема в том, что скрам-мастер — это не только определенные знания и навыки, а ещё и философия. Менталитет, характер человека играют большую роль. Со временем к выбору стали подходить взвешенно и вдумчиво. В итоге подавляющее большинство обучаемых в командах — это ребята, которые действительно хотят стать скрам-мастерами, а не просто решили расширить свой кругозор. Именно они нам и нужны. 

Но каким бы сильным ни было желание новичка, он столкнётся со следующими проблемами:

• Не знает, как применить знания на практике. Для большинства это первый опыт в такой роли.

• Его команда и лидеры сопротивляются изменениям. Новички не умеют справляться с этим.

• Выгорает — потому что не видит явного результата и пользы от своего вклада.

Мы поняли, что новоиспечённых скрам-мастеров нельзя сразу оставлять с командой один на один. Новых скрам-мастеров нужно сопровождать на пути становления: помогать делать встречи; давать обратную связь по прошедшим встречам; возможно, проводить дополнительное разъяснение какой-то теории. Так мы пришли к идее менторинга.

Кто может стать ментором

Ментор для нас — человек, обладающий опытом, значительно превышающим опыт менти, с прокачанным навыком наставничества, готовый отдавать свою экспертизу и время подопечным. Это человек, который может терпеливо и внимательно выслушать, сфокусироваться на чужих проблемах.

Где брать менторов — не было главным вопросом. Многие коучи из нашей команды, вне всякого сомнения, могли стать идеальными менторами. Скрам-мастера, которые смогли устояться в этом качестве, — тоже. 

Оставалось понять, как организованно раздать менторов скрам-мастерам — и убедиться в том, что это действительно работает. 

Пилот. Какие были цели

 Для начала мы запустили двухмесячный пилот. Отобрали 14 менти из выпускников нашей школы скрам-мастеров и 12 менторов — из числа коучей.

Им предстояло провести менторинг для слушателей школы скрам-мастеров по определённому циклу:

• Продиагностировать компетенции скрам-мастера и зрелости его команды (чек-лист мастера, просмотр событий его команды).

• Поставить цели. Сделать план по развитию менти и команды.

• Сопровождать и развивать менти — встречи не менее раза в спринт или по запросу, мониторинг, помощь в подготовке и проведении событий и т.д.

• Обсудить результаты и собрать обратную связь.

Пилот должен был ответить на вопросы: сколько времени тратят менторы на менти; насколько система эффективна; можно ли сэкономить время за счёт проведения групп с менти, а не менторить в индивидуальном формате.

Определили, что главный критерий успешности пилота — это то, что не менее 50% менти пройдут полный цикл менторинга. Также рассчитывали увидеть динамику роста качества скрам-событий в команде. 

Что получилось

Результаты нас не разочаровали. В некоторых командах скрам-события — ретро и PBR — прошли впервые. Скрам-мастера подготовили и провели их с поддержкой ментора.

Возвращаясь к началу текста и мысли о том, почему новые мастера бросают скрам: многие ломаются, встретив сопротивление команды. Простой пример, как ментор может помочь. В одной из команд скрам-мастер проводил ретро. Люди совершенно не понимали, зачем это надо, и саботировали его. Разобрали ситуацию с ментором, определили, что разработчики в команде — серьёзные ребята, а он проводит игровой формат, и это им не заходит. Разработали и провели новый формат — без игр. Команда была приятно удивлена: «Ой, вот это ретро, это мы понимаем, это мы тут каких-то целей достигли...»

Менти начали смелее применять знания на практике, и по итогам опроса мы получили от них позитивную обратную связь. Здесь, пожалуй, дадим слово скрам-мастерам — выпускникам программы:

Ирина, аналитик, скрам-мастер команды:

Мне понравилась идея менторинга. Когда ты можешь проговорить тему, обсудить её с наставником — это гораздо полезнее. Когда Замира, мой ментор, задавала мне вопрос по теме, иногда я только в тот момент понимала, что ответить не могу. Либо что-то упустила, либо не разобралась. Работа с ментором помогала выявить моменты, которые необходимо изучить глубже или повторить. Понравилось, что можно было задать вопрос ментору в любое время: иногда важно получить ответ быстро. Я новый человек в IT и не сразу могла уловить некоторые моменты, являющиеся для опытного специалиста нормой. Во многом благодаря ментору информация у меня выстраивалась в правильном и логичном порядке.

Алина, разработчик, скрам-мастер команды:

Я получила от ментора много полезной информации по скрам-мероприятиям: как разнообразить ретро, как правильно фасилитировать дейли, чтобы укладываться в тайминг. 

Что пошло не так, как мы планировали

Предполагалось, что менторы будут работать с небольшими группами менти и это сэкономит время. Гипотеза не подтвердилась — на этапе диагностики и выстраивания потока событий в группе оказалось крайне неудобно. 

Трудозатраты на менторинг в целом оказались выше ожидаемых — в среднем на 20%. Вообще, измерить их трудно. Трудозатраты на первый этап колебались от 7 до 20 часов — в зависимости от команды. Если события в команде проходили в первый раз, требовалась помощь ментора в их подготовке, а это дополнительные 1–1,5 часа. Разное время нужно закладывать и на подготовку к разного рода событиям.

С некоторыми скрам-мастерами не получилось провести менторинг. Оказалось, что не все могут выделить время на занятия с наставником. Большинство мастеров — действующие разработчики в компании. У них действительно хватает обязанностей.

Другие ограничения и препятствия для менторинга:

• у скрам-мастера нет команды (не может применить теорию на практике);

• команда не готова работать по скрам-методикам;

• лидеры команды не готовы передать часть полномочий скрам-мастеру;

• команда не готова показывать свои события ментору.

Ещё столкнулись с трудностью на этапе отбора скрам-мастеров для менторов. Открывается поток в школе скрам-мастеров. На начальном этапе 90% учеников хочет попасть в программу менторинга. Но в конце обучения желающих остаётся 25–30% — многие понимают, что им не хватает времени, мотивации. А мы отбирали скрам-мастеров для менторинга в начале курса. Поняв эту особенность, сдвинули отбор на конец обучения. И берём кандидатов, у которых сохранились серьёзные намерения. С ними заключаем контракт на менторинг.

Не все из оставшихся могут уделить время на полный цикл с ментором. Мы разделили программу менторинга на две части. Ввели систему многоуровневых сертификатов:

• первый уровень — скрам-мастеру достаточно прослушать/просмотреть курс и пройти заключительное тестирование;

• второй уровень — для тех, кто успешно прошёл программу менторинга, то есть для практикующих скрам-мастеров.

Изменили некоторые организационные моменты:

• ввели оценку качества менторинга по степени исполнения контракта (используем для оценки эффективности менторинга чек-лист качества скрам-событий в команде);

• увеличили длительность программы до 100 дней — двух месяцев мало;

• ограничили распределение — по одному менти на ментора;

• совсем от групповых форматов не отказались: ввели дополнительные групповые сессии менторинга — интервизии и QA. Там это эффективно. 

Что мы хотим улучшить

В этом году мы планируем выпустить порядка 800 скрам-мастеров первого уровня. А наставников в программе менторинга сейчас всего 36. Пока будем выстраивать очередь. Нам надо в 4–5 раз больше менторов, даже с учётом того, что на второй уровень обучения в школе скрам-мастеров выходит не больше трети из первоначального количества. И мы уже придумали, как масштабировать эту историю.

Собираемся проверить два подхода.

Первый подход. Мы запустили школу менторов. В ней учатся скрам-мастера, у которых есть опыт работы с командами не менее полугода. Мы учим их методикам проведения менторинга. На теорию отводится 10 часов. После — практика и наставничество более опытного ментора на 1 менти. 

И второй подход. Разрабатываем групповой менторинг, в котором наши свежевыпущенные скрам-мастера смогут в учебных группах разработать и провести скрам-события и вместе подумать, как они смогут нести это в свои команды.

О результатах пока говорить рано, но я обязательно сделаю это в следующей статье. А пока — прошу в комментарии. Готов ответить на все вопросы, которые мог упустить в статье.