Добрый день! Это Алексей из “ГлоуБайт Софт”. Мы продолжаем рассказывать о функциональности китайской ITSM-платформы ZenTao. Сегодня я кратко расскажу, как устроен модуль “Документы”, который может заменить Confluence от Atlassian.
Модуль ZenTao поможет вам лучше управлять документами, которые использует ваша команда, организовать эффективную совместную работу, отслеживать версионность документации и вести корпоративную базу знаний Wiki.
Возможности модуля "Документы"
Модуль “Документы” (Doc) находится в главном меню слева.
Приложенные документы (аттачменты) автоматически группируются по категориям “Продукт”, “Проект”, “Спринт” в зависимости от того, к какой сущности (“Продукт”, “Проект”, “Спринт”) они были прикреплены.
Давайте посмотрим на пример проектной документации.
Выберем “Приложенные файлы” (Attachments). Мы можем выбрать отображение аттачментов в виде списка или в виде карточек. При нажатии на иконку Action/Download можем загрузить файлы.
При нажатии на название файла открывается описание документа и вся история его изменений с возможностью автоматически подсветить изменения между версиями.
Для распространенных типов файлов поддерживается одновременное совместное онлайн-редактирование.
Так работает функциональность автоматического архивирования аттачментов.
Теперь давайте перейдем к основной библиотеке документов (Primary Library).
Основная библиотека поддерживает древовидную иерархию папок для организации документов. Для создания новых уровней выберем Manage Category.
В открывшемся меню можно добавить новые папки (категории) для организации документов.
Можно создать столько уровней папок (категорий), сколько необходимо.
Вы можете создавать документы напрямую в системе, нажав на кнопку Create.
Также есть возможность создания документов из шаблонов. Для этого можно использовать удобный конструктор шаблонов.
Использование шаблонов позволяет сэкономить время на создание типовых документов.
Документы можно экспортировать как по одному, так и с использованием массового экспорта документов из выбранной папки.
API Библиотеки
В модуле “Документы” также есть отдельный модуль для хранения и организации документов, описывающих настроенные API-интеграции. В ZenTao есть открытый API, и соответствующую документацию удобно хранить в системе.
Также вы можете создавать новые API-библиотеки по настроенным API-интеграциям для других продуктов и систем.
Создать новую API-библиотеку можно нажав на кнопку Create.
Управление знаниями (Knowledge Management)
Важной функциональностью ITSM-платформ является управление знаниями (knowledge management). Долгое время лидером в этой области была Confluence от Atlassian.
Для автоматизации процесса управления знаниями в ZenTao есть возможность вести корпоративный Wiki-портал.
При создании новой страницы на Wiki-портале есть возможность задать необходимые права доступа к странице для пользователей.
При создании Wiki-страницы можно удобно структурировать статью с помощью глав и подглав.
Разделы Wiki так же, как и страницы, поддерживают древовидную структуру для удобства работы с опубликованными статьями.
К созданным Wiki-статьям можно прикреплять аттачменты.
Система сохраняет историю изменений с возможностью подсветить отличия между версиями.
Стоить напомнить, что одним из важных отличий платформы ZenTao от других решений является наличие серверной (on-premise) версии. Это особенно важно для компаний, которые по роду своей деятельности не могут хранить документы в облаке.
На этом сегодня всё. Присоединяйтесь к сообществу GlowByte ZenTao Club Россия в Телеграм, устанавливайте ZenTao и начинайте изучать возможности продукта вместе с другими участниками сообщества.