Хабр, привет! Cегодня хочу рассказать про такой популярный инструмент управления проектами как матрица RACI.

Эта матрица используется для уточнения ролей и обязанностей сотрудников по каждой задаче, этапу и решению, которые принимаются на протяжении всего проекта.

Про то какие роли существуют в IT команде в разрезе этапов создания цифровых продуктов я ранее писал в Telegram канале сообщества IT'S Analysis.

Что такое матрица RACI ?

Матрица RACI представляет собой тип матрицы распределения ответственности (RAM) в управлении проектами.

Это таблица, в которой перечислены все заинтересованные стороны проекта и уровень их вовлеченности в каждую задачу, обозначенный буквами R, A, C или I. Как только эти роли определены, можно распределить их по ролям и приступить к работе.

Ниже показано краткая расшифровка каждого обозначения из матрицы.

Давайте подробнее расшифруем каждое обозначение.

Responsible (R)

Ответственный - это тот, кто выполняет работу по завершению задачи или созданию конечного результата. За каждую задачу должен отвечать как минимум один ответственный, а может быть и несколько. Ответственные, как правило, входят в проектную команду и обычно являются разработчиками или другими создателями.

Accountable (A)

Задача участника с этой ролью - убедиться, что ответственное лицо или команда знают ожидания от проекта и выполняют работу в срок. За каждую задачу должен отвечать только один ответственный и не более. Accountable, как правило, входят в проектную команду и обычно занимают руководящие или управленческие должности.

Consult (C)

Люди, с которыми проводились консультации. Они вносят свой вклад и дают обратную связь о работе, выполняемой в рамках проекта. Они заинтересованы в результатах проекта, поскольку это может повлиять на их текущую или будущую работу.

Руководителям проектов и командам следует проконсультироваться с этими заинтересованными сторонами перед началом выполнения задачи, чтобы получить информацию об их потребностях, а также на протяжении всей работы и по завершении задачи, чтобы получить обратную связь о результатах.

Не для каждой задачи или этапа требуется участие консультанта, но руководитель проекта должен учитывать все возможные заинтересованные стороны при создании диаграммы RACI и включать в нее столько заинтересованных сторон, сколько необходимо.

Informed (I)

Участника с этой ролью нужно посвящать в ход проекта, но не советоваться с ними и не перегружать деталями каждой задачи. Они должны знать, что происходит, потому что это может повлиять на их работу, но они не являются лицами, принимающими решения в процессе.

Когда следует использовать RACI-матрицу ?

Структура RACI полезна практически для любого проекта, но для небольших проектов она может оказаться неактуальной.

Например, создавая эту статью, я знаю, что несу ответственность, потому что я выполняю работу по написанию, то есть в данном примере я являюсь Responsible.

Также я являюсь лицом, кто будет проверять корректность написания статьи, то есть я также являюсь accountable. Если бы у меня был редактор, то роль accountable перешла бы на него. И, скорее всего, он консультировался бы со специалистом по SEO для продвижения публикации. В таком случае специалист по SEO выступал бы в роли Consult.

Но проект по написанию статьи довольно простой. Он состоит всего из нескольких шагов и включает в себя несколько заинтересованных сторон, поэтому составление матрицы RACI для него нецелесообразно.

Матрица RACI удобна для сложных и долгосрочных проектов, которые включают в себя множество заинтересованных сторон, задач и этапов, особенно если работы частично совпадают.

Например, для редизайна веб-сайта компании потребуется, чтобы команды дизайнеров, копирайтеров и разработчиков работали над задачами одновременно. Каждая задача повлияет на работу в сфере продаж, маркетинга, финансов и развития бизнеса. Структурные изменения, сроки и основные затраты потребуют участия и одобрения высшего руководства.

В таких сложных проектах легко упустить из виду потребности и отказаться от требований. Руководитель проекта обычно создает таблицу RACI, чтобы не упустить важные детали и обеспечить четкую коммуникацию на протяжении всего проекта.

Как создать RACI матрицу ?

Для создания матрицы RACI нужно выполнить следующие действия:

1. Определить задачу: Перечислить все задачи или мероприятий, связанных с проектом, разбить проект на управляемые компоненты.

2. Составь список членов команды: Определить всех членов команды или групп, которые будут участвовать в проекте. Это могут быть сотрудники из разных отделов или внешние заинтересованные стороны.

3. Распределить роли: Для каждой задачи нужно назначить соответствующую роль RACI каждому члену команды или группе. Убедиться, что за каждую задачу отвечает только один человек, чтобы избежать путаницы.

4. Выполнить валидацию матрицы: Ознакомить с матрицей RACI всех членов команды. Убедиться, что все согласны с назначенными им ролями. Такой совместный подход способствует повышению заинтересованности и снижает риск недоразумений.

Ниже показан пример матрицы RACI для процесса сбора семьей на пикник.

Плюсы и минусы матрицы RACI ?

Преимущества использования диаграммы RACI в проекте в большинстве случаев намного перевешивают недостатки, но перед её созданием нужно понимать какие плюсы и минусы может нести в себе этот артефакт.

Плюсы:

• Ясное распределение ответственностей и ролей в команде.

• Улучшение коммуникации и снижение конфликтов за счет четкого определения кто отвечает за какие задачи.

• Увеличение производительности благодаря оптимизации процессов и улучшению координации действий.

• Улучшение качества продукта или услуги за счет более ответственного подхода к выполнению задач.

Минусы:

• Сложность внедрения и поддержания этой системы в больших организациях.

• Возможность возникновения путаницы в распределении ролей, если они не определены четко.

• Риск привязки к статусу, что может привести к уходу от ответственности за решения и ошибки.

• В простых проектах можно потратить время на создание матрицы RACI без необходимости.

Заключение

В заключение хочу сказать, что использование матрицы RACI представляет собой мощный инструмент управления, который помогает определить ответственности и роли каждого участника проекта.

Она позволяют четко определить, кто отвечает за выполнение конкретных задач, кто принимает решения, кто должен быть информирован о процессе и кто контролирует выполнение работ.

Внедрение данного инструмента может значительно повысить эффективность работы проекта и достижение поставленных целей, но перед составлением матрицы нужно понимать целесообразность её составления на конкретном проекте.

Спасибо всем, кто дочитал эту статью до конца. Делитесь своим мнением в комментариях.