В чем реальная причина вашего забитого календаря и как этого избежать

Недавно компания Shopify решила уничтожить все свои собрания, и почему-то это стало новостью. Несколько лет назад Airbnb объявили «амнистию календарей» и все календари были в одночасье вычищены. Это были благие намерения, и это было прекрасно – в течение короткого срока.

Но это не сработало. Ничьи календари долго не пустовали, и после короткой передышки все снова оказались в аду совещаний.

Мы не видели обновленной информации о том, как идут дела у Shopify, но желаем им только удачи! Однако, не испытываем оптимизма. Они, как и многие другие компании, очевидно, еще не осознали фундаментальную истину о совещаниях:

Встречи — это симптом, а не болезнь

Почему мы встречаемся

Почему мы встречаемся? Казалось бы, очевидный вопрос, но его стоит задать. Мы встречаемся, чтобы выполнить работу. Не всегда (обычно?) так получается, но предполагаемая цель встреч — это продвижение к выполнению какой‑то задачи. Выполнить работу. Обменяться информацией. Принять решение или хотя бы добиться прогресса таким образом, который был бы невозможен без синхронного разговора.

В этом и заключается уникальность совещания. Люди, все вместе, в одном физическом или виртуальном пространстве. Мы можем вести беседу в режиме реального времени. В конечном итоге это должно быть очень эффективно. Никаких уведомлений и электронной почты, никаких задержек, только прогресс. Мы встречаемся, потому что так лучше.

Именно поэтому мы должны встречаться, но не поэтому мы встречаемся на самом деле. Вы когда‑нибудь смотрели на свой календарь с чувством грустной покорности? Вы прекрасно понимаете, что будете до неприличия заняты и при этом дико неэффективны. И кажется, что вы ничего не можете с этим поделать. И это ужасно.

Но то, что кажется неизлечимой болезнью под названием «слишком много встреч», на самом деле является симптомом чего‑то другого. Чего‑то более серьезного. Что же это за симптом? Прежде всего, трех вещей.

1. Совещания — это симптом нарушения процесса

Мы используем собрания как костыль, как запасной вариант. Когда мы не знаем, как сделать работу, или не хотим вкладывать деньги в процесс, который действительно будет способствовать достижению цели, мы назначаем совещания. Готовы поспорить, что большинство ваших совещаний проводят те же руководители, которые порицают процесс (это просто бюрократия!) или не хотят в нем участвовать.

2. Совещания — это симптом борьбы за статус

Мы добиваемся приглашений на встречи, потому что это означает, что мы важны, и любой, кто посмотрит на наш забитый до отказа календарь, чертовски хорошо это поймет. Наше место за столом начинает иметь большее значение, чем то, что мы за ним делаем.

3. Встречи — это симптом того, что мы не знаем, в чем заключается наша работа

Обычно это происходит потому, что никто не проделал тяжелую работу по выяснению этого. Мы путаем совещания с продуктивностью и не знаем, что делать (или как оправдать свою работу) без них. И поэтому мы убеждаем себя, что наша работа — это совещания, или что отсутствие возможности провести встречу — это причина, по которой мы не можем быть более продуктивными.

Лекарство от совещаний

У кого‑то есть разумный уровень контроля над собственным календарем, но не у всех. И порядок в календаре одного человека не очень‑то помогает. Здесь необходимо решить структурную проблему. Так что же делать руководителю?

Большинство людей указывают подготовку к совещаниям как на решение проблемы. Якобы проблема не в том, что собраний слишком много, а в том, что они неэффективны. Если разослать повестку дня, предварительно всем прочитать и организовать сфокусированную работу на. собрании, все эти встречи были бы дико продуктивными.

Нам нравится эта идея, но мы никогда не видели, чтобы она работала. Возможно, потому, что проводить слишком много совещаний таким образом — все равно что лечить сложный перелом ноги пластырем и аспирином. Однако если вы отнесетесь к этому серьезно и действительно поймете суть заболевания, то, возможно, сможете излечить себя от симптомов. Вот как это делается.

Самое главное лекарство — инвестировать в отличный процесс. Чем бы вы ни занимались — продуктовой разработкой, маркетингом, исследованиями или оказанием услуг, — у вас должен быть четкий, законченный процесс, позволяющий сделать это от начала до конца. Пока вы этого не сделаете, вы, скорее всего, застрянете в аду совещаний.

Совещания — это все равно что разбивать что‑то молотком, потому что у вас нет других инструментов в мастерской. Отличный процесс — легкий, эффективный и адаптируемый. Вам нужны такие вещи, как четкие процессы планирования и хорошо организованный процесс разработки и проектирования продукта, включающий все функции.

Вам также нужно повысить эффективность совещаний, но не так, как вы думаете. На совещаниях много времени, потраченного впустую. Три лучших совета для устранения пустой траты времени на совещаниях, таковы:

• Делайте всё, что не требует живого обсуждения, другими способами. Не тратьте время собраний на обсуждение обновлений, новостей компании, пересказов документов или принятых ранее решений. Отмените все такие встречи (кроме общекорпоративных собраний и праздников). Встречи нужны для реальных разговоров, которые помогают быстрее двигаться вперёд.

• Сделайте самую сложную задачу сразу. Сразу же положите ее на стол, уже через 5 минут. Я был на стольких часовых совещаниях, которые первые 55 минут были заполнены всякой ерундой, и только в последние 5 минут мы переходили к тому, что нам действительно нужно было решить. Почему мы не начали с обсуждения этого? Никто не знает. Потом у нас закончилось время. И назначили еще одну встречу.»

• Есть один способ улучшения совещаний — это ведение протокола. Вы должны задокументировать то, что произошло на совещании, а затем рассказать об этом всем. Если на совещании было принято решение, но никто не сообщил о нем тем, кому это было необходимо, то было ли вообще совещание?»

А что вы думаете по поводу всех этих планерок? Как их можно сделать лучше и эффективнее?