Случалось ли у вас, что элементарные вещи становятся невыполнимыми? Когда нужно купить условные шнурки, но все время не до них. Ведь горит дедлайн, холодильник пуст, а кошка не глажена. И вот каждый день опускаешь глаза на кеды и неосознанно бесишься, что они портят весь образ своими старыми шнурками. А когда в отложенную жизнь попадает отдых, забота о здоровье, семейные и личные ценности, это влечет за собой долгоиграющие последствия, из которых сложно выбраться. В этой статье я расскажу, как некоторые подходы к планированию улучшили важные сферы моей жизни: работу, дом, здоровье, отдых, хобби и дружбу.

Используйте навигацию, если не хотите читать текст целиком:
→ Узнаете себя?
→ Работа
→ Дом и семья
→ Здоровье
→ Отдых
→ Хобби
→ Друзья
→ Вместо заключения

Узнаете себя?

Перечислю некоторые симптомы, которые подтолкнули меня к переменам в планировании. Эти ситуации подсветили мне, что текущий ритм жизни не слишком подходит моим потребностям как в работе, так и в отдыхе. Если узнаете себя, читайте до конца.

Дни пролетали на пятой скорости

Одевалась за 40 секунд без примерок и взглядов в зеркало. За рулем — играла в шашечки, чтобы сэкономить десять секунд по пути на работу. А если машина впереди не трогалась через три миллисекунды после зеленого сигнала, мне хотелось посигналить. Обед был не про вкусную еду и перерыв от работы, а про попытки просто получить калории за минимальное время, параллельно разгребая рабочие чаты. Опоздание коллег на встречу вызывало раздражение из-за напрасно потраченного времени.

Было сложно сделать простое дело

Например, даже запись к врачу или на мастер-класс я постоянно откладывала. Вроде бы задача понятная, но не получается собраться с духом, ведь это дополнительное общение. Все эти «Подождите, ваш звонок очень важен для нас…», «А какого числа вам удобно?» и прочее. Мы еще вернемся к этому подробнее в разделе о здоровье.

Прокрастинировала, потому что не знала, с чего начать

Открывала таск-трекер, рабочие чаты и тонула в потоке информации. В обед понимала, что так и не приступила и не погрузилась ни в одну задачу, хотя постоянно была занята. В итоге устала, а результат не такой уж и внушительный.

«Нет времени планировать, нужно действовать!»

Этот пункт в совокупности с предыдущим превращается в постоянное недовольство собой. Кажется, что нет возможности остановиться и все расставить по полочкам, потому что есть срочное дело. В итоге ждешь отпуска в надежде наладить режим и изменить жизнь к лучшему, но и в отпуске некогда, ведь в пятницу вечером уже вылет навстречу приключениям.

Не было времени жить

Весь день ушел на срочные важные дела, а когда жить? В восемь вечера возвращаешься домой и есть часа четыре на настоящую жизнь. Правда, после позднего ужина клонит в сон, и «пожить» превращается в посмотреть полторы серии «Друзей» перед сном.

Мне хватило этих симптомов, чтобы внести изменения в свои подходы к планированию. Со временем я поняла, что нахожу дополнительные бенефиты, чтобы продолжать. Больше внимания в статье я уделю работе, но и личные сферы жизни тоже затрону.

Работа

Мы всегда планируем свою деятельность на работе, даже если делаем это не совсем эффективно. Иногда мы не укладываемся в свои планы, не выдерживаем сроки. Зачастую причина кроется не в недостатке скиллов, хотя со стороны все выглядит именно так. Как результат — выгорание, недовольство собой, замедленный карьерный рост.

Однажды я поставила эксперимент и около недели записывала в календарь каждый шаг на работе. Я учитывала перерывы на кофе, переключение между задачами, выход заранее на встречу, рабочие переписки и другие жизненно необходимые мелочи. Даже планирование я вписывала в календарь, как бы рекурсивно это ни выглядело. Было горько признавать, но на работу над задачами оставалась примерно половина рабочего дня.

Теперь я понимаю, что если у меня есть срочная задача на восемь часов, и это нужно завтра, то сегодня я проставлю недоступные статусы, перенесу встречи, останусь на удаленке и буду весь день работать только по задаче. Так я высплюсь, не выгорю и не подведу команду.

Ниже будут основные аспекты планирования, которые открылись для меня с новой стороны.

Рабочие встречи — это тоже работа

Спасибо, кэп! Все это знают, но мало кто учитывает это знание. Я посмотрела, сколько в среднем встречи отнимают времени от рабочего дня. Эта статистика помогает мне не коммититься на слишком оптимистичные сроки по текущим задачам.

Если больше отдыхать, можно больше успеть

Я заранее закладываю себе время на отдых в правильный момент дня, чтобы позволить себе по-настоящему отдохнуть и переключиться между задачами. Я понаблюдала за собой и отметила конкретные ситуации, после которых нужна «подзарядка». Для меня это в основном встречи: я всегда считала себя экстравертом и игнорировала усталость после них. Но оказывается «могу» и «люблю» — это разные вещи. Моя социальная батарейка падает в ноль после активных переговоров, но 15 минут в тишине возвращают меня к полноценному рабочему ритму.

Планированию нужно место в календаре

Чтобы качественно все спланировать и подобрать себе комфортный режим работы, мне нужно потратить на это время. Но оно окупается выдержанными сроками, деньгами, настроением и карьерным ростом. Больше всего мне подходит планировать следующий день в конце предыдущего — так проще встречать новый день. Но если вечером нет сил, то предпочитаю планировать с утра, со свежими мыслями. В целом, проснуться и знать, что начинаешь день с планирования — это тоже надежный план!)

Конкретные действия в календаре помогают справиться с прокрастинацией

Не раз замечала, что если в календаре что-то обобщенное типа «работа над статьей на Хабр», то, скорее всего, я буду тупить в пустой лист первые полчаса. Поэтому я пишу конкретные действия, а не задачи — например, «написать структуру к статье» или «написать раздел про хобби».

Изменения в планах полезно фиксировать

Планирование для меня — это только проект дня, недели, месяца. Я использую это как напоминалки и подсказки, чтобы побороть прокрастинацию и бесконечное откладывание. Нормально, когда планы меняются. Я подобрала для себя инструмент, в котором мне удобнее всего вносить изменения с любого устройства. Я вношу изменения, даже если день уже прошел, то это прокачивает скилл расчета времени и позволяет отрефлексировать день.

Неделя в режиме берсерка — неделя в режиме зомби

Я не могу постоянно работать на пределе — нужно учитывать свои силы и текущее состояние. На неделе могут быть более или менее нагруженные дни, и я стараюсь сохранять баланс между ними. Для этого я опять же наблюдала за собой и отмечала, какие задачи отнимают больше ресурсов.

Дом и семья

Дом и семья требуют от меня не меньше ресурсов, чем работа. Но часто я разрешала себе что-то не делать именно дома, потому что чувствовала себя безнаказанной. «Хоть где-то можно оплошать и не сделать, уж я-то себя как-нибудь прощу!» А еще залезала работой на домашнюю территорию, потому что тут поймут и простят.

Дом, оставленный без внимания, перестает восполнять мои ресурсы и отягощает как моральное, так и физическое состояние. Когда мне дома неудобно выполнять ежедневную рутину, мозг не разгружается совсем. Под рутиной я подразумеваю завтрак, душ, сборы в офис. Когда ежедневные дела превращаются в бег с препятствиями, я прихожу на работу уже уставшей. А вечером после работы вместо того, чтобы расслабиться, думаю, как найти время на уборку и готовку.

Я решила выстроить процессы в доме и провести тот же эксперимент с записью дел, что и на работе. Благодаря этому дом теперь восстанавливает мой ресурс, а не тратит.

Нашла свой баланс «работа-дом»

Я попробовала разные подходы к выстраиванию баланса между работой и домом. Я работала в четко определенные часы — и мне это не подошло. Иногда мне не хотелось работать с утра и я нуждалась в продолжительном сне, зато «ночером» приходило вдохновение поработать.

Мне повезло, что моя работа позволяет мне иметь гибкий график. Так я поняла, что разделение работы и личной жизни для меня — это ментальный аспект, а не физический. И он для меня работает безотказно, если научиться переключаться с работы на дом и обратно именно в моральном плане. Мне больше всего подходит миксовать в течение дня личные и рабочие дела. Главное, чтобы рабочие сроки и договоренности были соблюдены, а игры в плойку не сопровождались постоянным заглядыванием в рабочие чаты. Я это решаю с помощью календаря.

Исследовала свои потребности

У меня был период, когда я анализировала свое утро, записывая в календарь каждый шаг. Благодаря этому я знаю, что «доброе утро» у меня занимает два часа, а просто «утро» — 40 минут. А чтобы выспаться, мне нужно не меньше восьми часов, так что по вечерам я не разгоняюсь с планами. Этот эксперимент также подсветил мне, что расстановка вещей в доме не отвечает моему жизненному флоу. В результате я многое изменила в интерьере, но это уже совсем другая история.

Выгрузила тысячу мелочей из головы в календарь

Я записываю в календарь всякие мелочи, которые нет смысла держать в голове, но будет неприятно забыть сделать. Например, заехать в магазин после работы или записать кошку к ветеринару. Я даже фиксирую в календаре время, на которое договорилась с мужем посмотреть дома кино или сходить вместе погулять. Так я точно знаю, что это время неприкосновенно, и я случайно не забью его другой активностью — например, походом к ветеринару ?

Отменила генеральные уборки

Мне всегда тяжело решиться на уборку: нет сил, времени и т. п. И я пересмотрела этот процесс для себя. Нет необходимости в один прием убирать все: можно в один день выделить 15 минут на ванную, а в другой — полчасика на полы. Что-то можно успеть даже утром вместо зарядки. Зато квартира всегда чистая и не забивает мои мысли домашними делами, когда я устала.

Здоровье

Тут не буду долго распинаться — думаю, все понимают важность этой сферы. Для меня здоровье — это в первую очередь своевременные чекапы и подходящее питание.

Вот что я делаю, чтобы не упускать эти два направления.

Планирую запись к врачу

Мне сложно взять и записаться к врачу, потому что нужно думать, когда и куда идти. А еще непонятно, сколько времени займет звонок, согласуют ли по ДМС и т. п. Так что я не записываюсь к врачу, а записываю в календарь время, когда запишусь к врачу!) Я выбираю в календаре удобное время, когда я буду дома, за компом, рядом со своим календарем, чтобы спокойно подобрать время, клинику и всех необходимых врачей.

Если речь идет об отложенных записях, например ежегодных чекапах или повторном осмотре через полгода, я ставлю себе событие «записаться к врачу» на рандомный день. Если через полгода этот день не подойдет для записей, просто подвину на соседние дни. Это позволяет своевременно поправлять здоровье, но не запоминать события.

Составляю домашнее меню

Я стараюсь питаться домашней едой с меньшим содержанием соли, потому что это очень влияет на сон и самочувствие. И я планирую еду! Когда у меня запланировано меню на несколько дней с учетом моей общей занятости, я могу что-то заранее купить или разморозить, либо сделать пометку зайти в магазин за свежатинкой в нужный день.

Я не держу этот вопрос в голове — дома я заглядываю в меню и делаю запланированное. К тому же закуп по меню помогает поддерживать порядок в холодильнике. Это очень важно для меня, когда нужно быстро что-то приготовить.

Отдых

Я выделяю отдых в отдельную сферу. В нее в моем понимании не входят друзья, рестораны, путешествия и хобби. Под отдыхом я подразумеваю сон, бесцельное шатание по паркам, плевание в потолок, втыкание в аквариум с рыбками — в общем, отсутствие целенаправленного действия, когда мозги и тело разгружаются.

Для меня важно закладывать отдельное время в календаре под отдых. Обычно после таких пауз у меня появляются новые идеи и вдохновение работать дальше. Я даже сравнивала время на однотипные задачи — например, рутинная верстка готового текста. Если я отдохну перед тем, как приступить, я в итоге закончу раньше, чем возилась бы с задачей в расфокусе из-за общего перегруза мыслей. Как я уже писала выше, если больше отдыхаю — лучше работаю).

Вот некоторые приемы, позволяющие мне находить и выделять время на отдых.

Не оставляю слот пустым

Отдых — это отдельное дело. Это не то же самое, что и оставить слот пустым — он обязательно заполнится чем-то высокоэффективным и результативным. Или просто чашкой кофе с коллегой.

Выделяю небольшие паузы

Выделить условный час на отдых, когда рабочий день всего 8 часов, безусловно нереально. Но мне это и не нужно. Я выделяю небольшие паузы в течение дня, буквально по 10-15 минут. Как я уже писала выше, я знаю, какие события забирают мой ресурс, и выделяю время на отдых после них. Также я стараюсь закладывать паузы в рабочем дне перед сложными встречами, воркшопами, чтобы не влетать в движ с другим контекстом в голове.

Использую чужие опоздания для отдыха

Кто-то опаздывает на встречу? Замечательно, ведь это прекрасный повод откинуться на спинку кресла и отдохнуть. В такие моменты я не стараюсь начать встречу в одного, а просто отдыхаю и встречаю коллегу или подругу с улыбкой благодарности, что мне подарили этот отдых.

Хобби

У меня есть несколько долгоиграющих хобби, которыми я занимаюсь несколько лет: вокал, фортепиано, рисование, изучение языков. Чем дальше, тем больше сил у меня отнимают мои активности, потому что я все более детально подхожу к делу, вижу больше зон роста и хочу добиться лучшего результата. Конечно же, эти хобби занимают постоянные слоты в моем календаре.

Мои хобби — это почти вторая работа. То, что я сейчас разучиваю или рисую, — это как проект, в котором я ставлю себе цели, сроки и ожидаю определенного результата. Несколько раз я выгорала в своих хобби и забрасывала их на несколько месяцев, а потом нагоняла потерянную практику.

Чтобы предотвратить выгорание и поддерживать вдохновение, иногда я беру отпуск у своих хобби. Я отменяю все свои занятия и на пару недель меняю ритм жизни. Потом я возвращаюсь с новыми силами, эмоциями, идеями.

Друзья

Я живу в большом городе, и мне сложно постоянно оставаться в контакте со всеми друзьями. Но календарь — это прекрасный способ не забывать о назначенных встречах и днях рождения. Если все дела в календаре уже расписаны, становится проще понять, когда можно запланировать встречи с дорогими людьми. Мне нравится, что само согласование встречи теперь проходит быстрее, потому что я сразу готова предложить время, которым располагаю.


Тут хочется добавить про баланс в общении с друзьями. Моя работа предполагает большое количество коммуникаций, и тусовки с друзьями вряд ли помогут полноценно восполнить ресурсы в конце недели. И благодаря календарю я могу это даже предсказать. Если моя социальная батарейка на нуле, я предпочитаю перенести встречу: друзья точно это поймут!)

Вместо заключения

Конечно, невозможно запланировать каждый день и каждый шаг. Например, я не планирую болезни, ДТП, переносы дедлайнов и другие форс-мажоры. А еще порой мне хочется побыть в отпуске от самой себя — пожить хаотично, вкушая прекрасную непредсказуемость окружающего мира. Ведь полноценное планирование — это тоже очень большая работа над собой, от которой иногда нужен отдых.

В общем, хорошие и плохие события могут свести на нет все мои усилия по тайм-менеджменту. Таким опытом я тоже могу поделиться.

Я недавно была в ситуации, когда все планы рухнули как раз из-за череды отпусков и форс-мажоров. А еще резко изменилась погода, и я поняла, что хочу больше находиться на улице и ходить на работу пешком. Чтобы наладить тайм-менеджмент, я постепенно возвращалась к своим наблюдательным экспериментам, чтобы выяснить, сколько времени у меня занимает новая рутина. Сначала устаканила рабочие дела, а потом — домашние.

Недавняя пауза только подчеркнула важность планирования в моей жизни. Я отметила, как плывут мои ожидания, и насколько сложнее становится жить, когда я не могу заглянуть в календарь и получить подсказку-напоминалку. Постоянная когнитивная нагрузка и принятие решений нон-стоп истощают мозг и нервную систему. Есть высокая вероятность снова оказаться в ситуации, описанной в самом начале, когда есть миллион дел и нет времени завершить ни одно из них.

Личный тайм-менеджмент — очень индивидуальная вещь, которая потребовала от меня много наблюдений за собой. Конечно, иногда не обойтись без делегирования, психолога, изменения образа жизни, но это уже совсем другая история. Я поделилась своим опытом относительно планирования и буду рада, если он оказался полезным для вас.

А какие лайфхаки для планирования используете вы? Делитесь в комментариях :)