К чёрту продуктивность.

Лично я более 10 лет варился в супе техник продуктивности и борьбы с прокрастинацией, многое что пробовал. Искал ту технику, которая будет подходить лично мне. Ведь, кажется, что надо найти тот подход, который сработает для тебя. И тогда ты вдруг станешь успевать делать больше дел в срок.

Но это не так, и в этой статье я попробую донести смысл того, как действительно делать больше, не становясь более продуктивным.

Не ищите техники

Техники не очень работают.

Точнее не так, только техники не работают.

Перечислю список техник, который пробовал в то или иное время на протяжении последних лет десяти:

• Ведение мелких задач на неделю вперёд, помогающих двигаться к цели.

• Планирование утром задач на день (сверка планирования).

• Поиск баланса между спортом, работой, семьёй.

• Разные техники приоритезация задач.

• Техника заниматься чем-то хотя бы 5 минут (маленькие шажки).

• Выставление задач заранее в календарь.

• Техники дробления задач на маленький задачи.

• Расширения автофокусировщики в Google Chrome.

• Ежегодное планирование с рефлексией и составлением планов на следующий год.

И, конечно, техника продуктивности pomodoro. У меня даже есть специальный pomodoro кубик. Вот такой. Кстати, как девайс, рекомендую.

Сам список техник значительно больше. Уверен, что вы можете перечислить ещё столько же. И я сам, наверное не смогу перечислить полный список того, что пробовал, и чем пользуюсь сейчас. Дело в том, что когда техника становится привычкой, её сложно отделять от «просто я так веду дела».

И, главное, все эти техники — классные. И почти все из них я сейчас использую. Но я больше не называю их техниками.

При написании этой статьи мне даже пришлось загуглить список техник и среди выведенного списка вытащить те, что использую, потому что я с ними сжился. Ведь когда вы едите, вы не используете технику «поедания пищи с помощью ножа и вилки». Вы просто едите. Так же, как мы просто едим, я просто веду дела.

Так что там с повышением продуктивности?

Поворотными точками для меня в повышении продуктивности стали следующие книги:

• Атомные привычки Джеймса Клира.

• Игикай Кена Моги.

• НЛП на каждый день Евы Бергера.

• Эмоциональный интеллект Дэниела Гоумана.

• Биография Уилла Смита

Обратите внимание, что большая часть книг посвящена не продуктивности и техникам, а скорее психологии. И это не спроста.

Три уровня изменения поведения

Именно при прочтении этих книг я окончательно дозрел до того, что означают три слоя реальности (на картинке) и как они работают. 

На давайте сначала остановимся и посмотрим на себя в зеркало.

Если вы читаете эту статью, то, наверное, ставите перед собой какие-то цели. Может быть, даже делаете годовое планирование, квартальное, ежемесячное. Исходя из целей и результатов вы пытаетесь планировать свою жизнь и задачи, чтобы достигать собственно этих целей и результатов.

Более того, большинство людей вокруг этому нас и учат. Нас учат на работе, ставя kpi. Учат в университете и школе, говоря, как и когда будут оценивать на экзамене. И мы готовим наши планы по достижению этих результатов. Мир нас учит этому.

Но дело в том, что  планы и цели ставят многие люди, а вот достигают единицы.

В чём же разница? В слепой удаче, деле случая или же в самих людях? Думаю вы согласитесь со мной, что дело в самих людях. И тут придётся копнуть на уровень ниже, который помогает разобраться со всем этим. На уровень идентичности.

Уровень идентичности — это сложно. К уровню идентичности, то есть к уровню понимания себя, своих желаний и ценностей в разное время вели и ведут разные проводники:

• Родители.

• Представители религии.

• Психологи.

• Коучи.

• Наставники.

Так или иначе, именно эти люди помогают нам заглянуть в себя в первую очередь. В окружении современного человека обычно таких людей нет. Чаще всего их заменяют говорящие головы разной компетенции и намерений из коротких видео на YouTube.

Да, можно ещё заниматься саморазвитием, про это не стоит забывать. Просто развиваться с кем-то обычно быстрее, чем самому.

Как работает идентичность, внутреннее я, своё намерение (называйте как хотите)

Вы слышали историю-совет из советского детского журнала, который давали детям, мечтающим о собаке? Чтобы уговорить родителей завести четвероногого друга, предлагалось вести себя так, будто собака у тебя уже есть. Выходить на прогулки с поводком в руке, покупать собачий корм, рассказывать друзьям о своём питомце и даже оставлять место на диване для воображаемого пса. Эта детская хитрость должна была продемонстрировать родителям серьёзность намерений и готовность к ответственности.

И такой психологический прием действительно работал — многие советские дети таким образом добивались появления в доме долгожданного питомца.

А работал он сразу на нескольких уровнях:

• у ребёнка была конкретная цель — завести собаку,

• ребёнок вёл себя так же, как человек, у которого была собака.

• Ребёнок по сути задавался вопросом «А что в этой ситуации делал бы человек, у которого есть собака. Как бы он себя вёл, что делал? Какой у него распорядок дня?». И сам того не замечая, на уровне установок, на уровне идентичности, программировал своё поведение как человека, у которого есть собака.

В итоге пазл складывался, и он получал желаемое. Он сначала становился человеком, у которого могла бы быть собака, а затем её получал.

Обратите внимание, если бы вы попытались решить эту задачу, руководствуясь современными принципами и инструментами аля  диаграмма Ганта, постановка целей по принципу SMART, KPI, планирования задач в календаре, то...Куда бы вы добавили в план «стать в глазах родителей достаточно ответственным, чтобы они смогли допустить мысль о том, что сын/дочь может завести собаку»? То есть задача «стать человеком, способным нести ответственность за собаку» не решается привычными нам инструментами. 

Что же происходит, когда вы заглядываете вглубь себя?

Когда вы заглядываете на уровень идентичности, то спустя какое-то время, далеко не сразу, сможете нащупать в себе некоторое ядро, которое помогает ответить на вопрос: «Кем я хочу быть, каким я хочу быть, кто я?».

Скорее всего, ответом на этот вопрос не будет что-то вроде «Человеком, который умеет дробить большие задачи на более маленькие» или «Человеком, медитирующим 15 минут в день». А будет что-то вроде «Успешным человеком, рассудительным, не суетящимся, способным решать многие проблемы, надёжным, обеспеченным…», «Человеком, который может нести ответственность за собаку» и так далее.

И когда у вас появляется это ядро, эта сердцевина, то техники для достижения целей превращаются в логическое продолжение вашей идентичности, вашего внутреннего я. «Сначала мы создаем свои привычки, а потом наши привычки создают нас» — говорил знаменитый Джон Драйден. Вне зависимости от целей и задач.

Получается, что чтобы стать продуктивным, надо заняться воспитанием себя. 

Вы наверное слышали про знаменитую книгу Аллена Карра «Лёгкий способ бросить курить»? Она работает с читателем как раз на уровне идентичности. Чтобы помочь читателю бросить курить, автор помогает перепрошить убеждения и поменять свою идентичность, а не рассказывает о пользе антиникотиновых пластырей и противокурительных жевачек. 

В данном случае пластыри — это уровень техники. Книга Аллена Карра работает на уровне идентичности. Сама личность меняется и новая личность уже не курит.

Что же касается помодоро таймера...Он крутой! Имеет несколько режимов работы, он долго держит заряд батареи! Но не помогает воспитывать самого себя.

В общем, всё как всегда. Сначала фундамент, всё остальное — потом.  Сначала понимаем, зачем нужны техники, потом — сами техники.

Моя система продуктивности

Интересно, что у Джеймса Клира в «Атомных привычках» обращению к себе уделяются только первые главы книги. Самые важные, но не столь объёмные по содержанию. Вероятно, редактора попросили его наполнить книгу мясом: «Дай нам техник, как внедрять привычки, а не философских размышлений о том, что важно понять себя и ответить на вопрос: зачем и кто ты?».

Как Джеймс Клир делится конечным набором техник по привнесению привычек в свою жизнь, так же и я расскажу, как в итоге планирую (или стараюсь планировать) свой быт я.

№1. Obsidian как база знаний

Моя база знаний — Obsidian. Я пишу в нём заметки, в нём у меня в том числе есть Kanban доска с задачами. Я обвешал его плагинами, настроил синхронизацию с мобильным приложением, чтобы пользоваться было удобно. Более подробно об этом я писал в отдельной статье.

У меня есть Kanban-доска. На ней есть следующие столбцы:

• Hold.

• To do.

• Top Priority.

• Planned.

• In Progress.

• Done.

Главные столбцы — это Top priority и Planned. 

Так же есть календарь. Я использую рабочий календарь MS Outlook как основной. Пользоваться рабочим календарем и ещё каким-то неудобно. А настраивать синхронизацию между ними, к сожалению, нельзя — настройки безопасности. А свои дела планирую в рабочем — всё-таки 80% всех задач приходят с работы.

Когда у меня появляется задача, будь то поменять замок на дверях или составить One pager для какой-нибудь бизнес фичи, эти дела попадают в столбец Top Priority. Или я хочу выбрать какой-то курс для прохождения на Степике, прочитать статью — всё попадает в этот столбец. Во время работы возникает какой-то вопрос, который надо узнать — всё летит туда.

№2. Планирование и календарь

Планирование у меня каждое утро: в календаре есть встреча под названием «Планирование», когда я смотрю на свой план на день, двигую задачи и встречи. Что-то добавляю из колонки Top priority в столбец Planned и заношу событие в календаре.

Эта встреча — мой ритуал, помогающим быть в хорошем состоянии: не суетиться, не ощущать, что скоро дэдлайн, а ты что-то не успеваешь.

Если появляется новая, более важная задача, или я не успеваю выполнить поставленную задачу в отведённый тайм-слот — я просто двигаю это событие в календаре на ближайшее свободное окошко. Или передвигаю другие события вперёд, оставляя место для текущей невыполненной задачи.

Не всегда задачи попадают в столбец Top Priority. Иногда — сразу в календарь. Задали вопрос на дэйлике, который надо решить в течение дня — просто добавляешь встречу на 15 минут в календаре сам себе. Вот тебе и напоминание, и возможность воткнуть в событие контекст того, что нужно сделать. И как раз за 15 минут можно найти нужного человека, сформулировать свой вопрос, перекинуть мяч на его сторону.

При этом у меня, как, наверное, и у вас, есть довольно много не самых важных встреч. Присутствовать на которых нужно, но активно участвовать — всего 10–15 минут.

Например, встреча, где разные руководители отчитываются о том, как прошли их спринты. Это встречи, где вы не спикер. Так как я работаю удалённо, то могу максимально эффективно использовать это время, решая текущие вопросы прямо на встрече. То есть я ставлю нужное событие в параллель общей встрече.

На еженедельном планировании или просто по мере выполнения задач можно с удовольствием перетаскивать задачи из колонки Planned в колонку Done. Обратите внимание, что колонками In Progress я практически не пользуюсь. Иногда я смотрю, что же в ней подвисло, и тогда либо планирую новое событие, чтобы с этим разобраться, либо кидаю задачу в done/hold/ToDo. А раз в неделю можно заполнять колонку Planned, планируя, примерно, на 10-14 дней вперёд.

Получается, что календарь у меня становится загружен на 2 недели вперёд с небольшими пробелами.

Итого:

• Календарь — это не только место для назначения встреч. Это инструмент для планирования моего времени и задач.

• Календарь служит не только для планирования рабочих встреч и задач, но и домашних дел, своего хобби, тренировок и прочего

• Календарь позволяет тебе действительно хорошо планировать время и называть реальные сроки, когда ты сможешь сделать ту или иную задачу

Если большинство людей используют календарь для назначения встреч, это не значит, что и вы должны использовать его только для этого.

Есть правда один минус. Когда тебе хотят назначить встречу — люди часто жалуются, что «У тебя весь календарь забит». Поэтому встречи удобнее назначать тебе. Или приходится изначально предлагать время для встречи. 

Зато есть огромный плюс. Люди тебе пишут, а значит приходят со сформулированными вопросами. А не просто кидают встречу без агенды.

№3. Формат задач

Большинство важных встреч, в которых я участвую — 30-ти минутные. Практика показывает, что встречи на час закидывают, чтобы что-то там обсудить и выяснить, и в них участвует сразу 6+ человек. Твоего активного времени там...минут 10 максимум. Или это процессные встречи(например, синк между продактами, командами, синки по проекту).

Да, есть встречи длительностью 60 минут, где я действующее лицо/модератор. И там я активен все 60 минут. Но таких встреч не должно быть много. Если у вас их много, возможно, вы что-то делаете не так.

Лично я ставлю встречи более 30 минут на практике только в одном случае: надо общаться с Безопасниками или юристами. Или это воркшоп, на котором присутствует до пяти человек, и мы придумываем решение какой-то задачи.

Основная часть работы — оффлайн. 

Для решения большинства задач я ставлю слот в 30 минут. Частенько сразу несколько слотов, когда понимаю, что за 30 минут не успею это сделать.

Для решения текущих быстрых вопросов, ответов на почту — событие на 15 минут. Например, ставлю себе событие, в котором ставлю ссылку на сообщение из телеграмм , содержащее необходимый контекст. Или тему письма, чтобы быстро его найти.

Выводы

Итого, давайте посмотрим, исходя из описанного мною образа ведения дел, какие техники я использую.

Используемые техники.

ДА:

• Планирование утром задач на день (сверка планирования).

• Поиск баланса между спортом, работой, семьёй.

• Выставление задач заранее в календарь.

• Техники дробления задач на маленький задачи.

• Ежегодное планирование с рефлексией и составлением планов на следующий год.

Скорее да:

• Ведение мелких задач на неделю вперёд, помогающих двигаться к цели.

• Разные техники приоритезация задач.

• Техника заниматься чем-то хотя бы 5 минут (маленькие шажки).

НЕТ:

• Техники pomodoro. Но таймер — классный!

• Расширения-автофокусировщики в Google Chrome.

Уровень идентичности:

• Делал ли я это для того, чтобы стать продуктивным? Нет.

• Для чего-то другого? Определённо. Но для чего именно...для данной статьи не важно

Спасибо за ваше внимание, если понравилась статья — возможно вам так же понравится мой Телеграм‑канал, в нём найдёте посты про:

• Какую ежедневную работу можно упростить с помощью AI.

• Почему талант мешает, а не помогает развиваться.

• Когда data‑driven вреден.

В канале я рассуждаю, как продактам составлять стратегию развития продукта, работать с данными, выстраивать отношения с коллегами.

Подписывайтесь на Телеграм-канал Alfa Digital — там мы постим новости, опросы, видео с митапов, краткие выжимки из статей, иногда шутим.