Спрос на клининговые услуги в корпоративном секторе в 2025 году вырос на 20%, а дефицит сотрудников достиг 30%. Вручную управлять персоналом в таких условиях крайне сложно. Для эффективной работы даже с десятком объектов потребуется автоматизация.

На примере клининговой компании покажу, как решение на базе low-code BPM-платформы автоматизирует полный цикл работы с персоналом: поиск, приём, онбординг и увольнение, контроль смен и исполнительской дисциплины, начисление зарплат, учет больничных и отгулов. Оно также подойдёт для курьерских служб, доставки еды, управляющих компаний ЖКХ и других сервисных организаций.

Разрозненные системы и ручная обработка данных усложняли работу

Клининговая компания использовала несколько разрозненных систем. Процессы найма, контроля персонала и работы с клиентами не были связаны между собой.

Вакансии размещали вручную. HR-специалисты тратили до 30 минут на размещение одной позиции на каждой площадке, интеграций с джоббордами не было. За откликами приходилось заходить в личный кабинет каждого джобборда, а затем переносить информацию в Excel.

СКУД передавала необработанный поток данных. Координаторы постоянно перемещались между объектами и не могли оперативно отслеживать, кто когда пришел на работу. Проблемы с явкой обнаруживались с задержкой.

Отсутствовала система учёта поручений. Со срочными задачами клиенты писали в мессенджер или озвучивали по телефону. Координатор звонил сотруднику на объект, объяснял задачу и просил отчитаться. Но когда поручений становилось много, координаторы не успевали отследить выполнение всех задач. Это негативно влияло на имидж клининговой компании и отношения с клиентом

Требовалось объединить все процессы в единую систему. Выбор остановили на BPM-системе «Первая Форма».

Оцифровали процессы подбора, найма и увольнения

Стандартизация описания вакансий. От сотрудников теперь требуется минимальная информация: в BPM-системе координатор указывает только объект и должность, HR-специалист — информацию о зарплате, а все остальные параметры (адрес объекта, должность, график работы, требования) подтягиваются из справочников.

«Первая Форма» содержит открытое API для интеграции с большинством внешних сервисов. В системе же предусмотрены готовые коннекторы с 1С, Exchange Server, Active Directory и другими решениями. Плюс можно добавлять собственные методы API для реализации практически любой логики обмена и обработки данных на low-code. 

Работа с джоббордами в едином интерфейсе. Благодаря интеграции по Rest API с платформами по поиску работы, рекрутер прямо из BPM-системы публикует объявление сразу на HeadHunter, Авито и других джоббордах. Все отклики агрегируются в системе, по каждому кандидату создается карточка с полной историей взаимодействий.

POST /vacancies HTTP/1.1

Host: api.hh.ru

Authorization: Bearer {access_token}

Content-Type: application/json

 

{

  "title": "Клинер (офисный комплекс)",

  "description": "Уборка помещений, влажная уборка полов...",

  "salary": {"from": 50000, "to": 70000, "currency": "RUR"},

  "address": {"city": "Москва", "street": "ул. Ленина, 10"},

  "employment": "full",

  "experience": "noExperience",

  "schedule": "shift"

}

_{Пример запроса к API HeadHunter для публикации вакансии}

Все инструменты собираются в рамках одной лицензии на одной платформе, объединяющей задачи и ресурсы и работающей по принципу «единого окна».

Автоматизация приёма, онбординга и увольнения через интеграцию с внешними сервисами. После собеседования кандидат может сразу заключить договор — он создает электронную подпись через Госуслуги, а координатор загружает его документы в систему. Договор подписывается с помощью ЭП Контур.Сайн. Информация автоматически передается в 1С: ЗУП для корректного учета и расчетов.

Интеграция между BPM и 1С реализована через веб-сервисы, обеспечивающие двусторонний обмен данными. В BPM-системе есть встроенные веб-сервисы, в то время как 1С требует публикации веб-сервисов вручную (настраивается при установке модуля обмена).

Приложения могут обмениваться данными двух видов:

• данными из документов и справочников, которые несут в себе информацию о совершенных операциях, таких как создание или удаление документа (или записи справочника), изменение одного или нескольких параметров документа и т.д.;
   

• данными о пользователях, в том числе их именах, логинах, контактных данных (номерах телефона, адресах электронной почты), принадлежности к подразделениям.

Система самостоятельно распределяет задачи онбординга между подразделениями: служба безопасности получает уведомление о необходимости оформить пропуск, административно-хозяйственная группа — подготовить рабочую форму.

По такому же принципу происходит и увольнение: координатор только инициирует процесс, а система сама уведомляет ответственных за документы, аннулирование доступов и финальные расчеты.

Автоматизировали контроль смен, управление больничными и отгулами

Интеграция BPM-системы со СКУД и 1С:ЗУП по API. Система сама анализирует временные метки в отчёте, выявляет опоздания и прогулы и сразу же отправляет push-уведомления координаторам через мобильное приложение.

 Каким образом система определяет опоздания

SELECT employee_id 

FROM scud_logs 

WHERE check_in_time > scheduled_time + INTERVAL '15 minutes'

^{Пример sql запроса}

Также координаторы избавлены от необходимости составлять табель по каждому сотруднику объекта. В конце месяца происходит автоматическая выгрузка табельных данных в 1С:ЗУП для расчета зарплаты.

Управление отсутствиями сотрудниками. Координатор фиксирует в системе больничные и отгулы с автоматическим расчётом доступных дней. Актуальный календарь, отображающий занятость сотрудников, помогает заблаговременно планировать рабочую нагрузку и эффективно перераспределять задачи между доступными специалистами.

Система контроля и исполнения поручений (СКИП). Для клиентов настроили доступ к BPM-системе, чтобы они могли централизованно оставлять там заявки.

Координатор видит все поступившие заявки по своим объектам и назначает ответственных сотрудников. Система отслеживает сроки и факт выполнения работы: чтобы закрыть заявку, клинер должен прикрепить фото результата.

Итоги внедрения HRM-системы для управления сотрудниками на объектах сервисной компании

Ключевые достижения проекта:

• Создание единого контура управления персоналом исключило переключения между разрозненными системами. HR-процессы, контроль рабочего времени и клиентские поручения объединились в одной платформе.

• Автоматизация размещения вакансий сократила время публикации с 30 до 5 минут через API-интеграцию с джоббордами.

• Время реакции на нарушения трудовой дисциплины сократилось до 5-10 минут благодаря мгновенным push-уведомлениям от СКУД.

• Исключены потери клиентских поручений в мессенджерах и телефонных разговорах.

• Заказчики получили возможность самостоятельно отслеживать статус поручений в реальном времени.