Меня зовут Анастасия Сабирова и я работаю аналитиком в MONS (входит в ГК «КОРУС Консалтинг»). Совсем недавно я завершила курс менторинга у замечательной Александры Бобровой, бизнес-аналитика «ДАРа», и просто не могу не поделиться с вами хотя бы частью полученных инсайтов.

Пожалуй, первый термин, с которым ассоциируется слово «аналитик» это – «требование». И, действительно, позиция аналитика предполагает плотную работу в части сбора требований, их формализации, приоритезации и последующей «переработки» в задачи на разработку. В этой небольшой статье мы поговорим о сборе требований, чтобы, в первую очередь, помочь начинающим аналитикам более эффективно общаться с заказчиком.

Итак, что же такое требование? Определений много, но, пожалуй, одной из самых известных является формулировка, предложенная Иеномом Соммервиллем и Питом Сойером:

Требования — это спецификация того, что должно быть реализовано. В них описано поведение системы, свойства системы или ее атрибуты. Они могут служить ограничениями в процессе разработки системы.

В данном материале мы не будет подробно останавливаться на видах требований и изучении того, какими они могут быть, а возьмем с вами за исходную точку тот факт, что перед тем, как начать работать над созданием или модернизацией какой-либо системы, необходимо узнать, что именно необходимо реализовать, то есть как раз собрать требования.

Определите стейкхолдеров

Что ж, перед тем как собирать требования, нужно понять, кто лучше всего представляет, что именно нужно реализовать. Поэтому первым шагом необходимо определить стейкхолдеров проекта.

Стейкхолдер (stakeholder) – это лицо или группа лиц, которые непосредственно работают над проектом, могут пользоваться результатами работы и влияют на них.

Многие начинающие аналитики ошибочно полагают, что чем выше должность интервьюируемого, тем более полные и чёткие требования можно получить в итоге беседы. На самом деле, самыми ценными держателями требований являются сотрудники, непосредственно пользующиеся системой или планирующие работать в ней в дальнейшем. Именно те люди, которые напрямую работают с каким-то инструментом, могут наиболее полно, конкретно и понятно объяснить, как именно он должен работать и какой результат они хотят получить от предстоящих изменений.

Определите цель встречи и подготовьте вопросы

Для того, чтобы ничего не упустить, не забыть спросить обо всём, что необходимо, да и просто распланировать время встречи, нужно подготовить список вопросов, которые вы планируете обсудить.

Иногда может получиться так, что во время подготовки списка вопросов у вас сформируется полноценный опросник, который можно направить заказчику и получить все ответы письменно. Такой вариант часто более удобен и для самого заказчика, так как полученные вопросы он может распределить по ответственным сотрудникам и профильным подразделениям, что значительно ускорит подготовку ответов.

Если же всё-таки встреча будет проходить в очном формате, то необходимо подготовить материал о том, что будет обсуждаться на встрече и направить его участникам заранее. В идеале, отдельно, в теле письма нужно продублировать список вопросов, которые планируются к обсуждению. Это необходимо для того, чтобы участники смогли подготовиться к встрече и пригласить на неё всех ключевых специалистов.

И ещё одна небольшая хитрость при подготовке вопросов: старайтесь идти от общего к частному и на одну встречу выбирайте вопросы по одному разделу/функциональности.

Обозначьте тайминг

Помните повестку встречи, которую мы договорились отправлять участникам заранее? Будет просто прекрасно, если в этом же письме вы укажете планируемый тайминг встречи, чтобы все смогли спланировать свой день.

Перед началом встречи рекомендуется повторно проговорить, какая продолжительность запланирована, а в ходе беседы, безусловно, нужно следить за временем и стараться придерживаться обозначенных временных рамок.

С опытом, управлять временем интервью станет проще, ваши внутренние часы сами будут подсказывать, осталось ли у вас ещё время на дополнительный вопрос или пора переходить к резюме встречи. Однако на начальном этапе будет не лишним для себя расписать тайминг по каждому вопросу, а также результат, который планируется получить.

Например, критериями оценки результатов могут быть:

• ответ получен и является достаточным;

• вопрос требует повторной проработки;

• ответ не получен, вопрос переносится на другую встречу.

Такой подход позволит вам оперативно перестраивать ход беседы, если это будет необходимо, а также сделает встречу более эффективной без лишних отступлений от темы и перескакиваний между вопросами.

Используйте открытые и закрытые вопросы, повторяйте и переспрашивайте

Для того, чтобы встреча была более эффективной, и вы смогли получить максимум полезной информации, воспользуйтесь простыми техниками интервьюера! Используйте открытые и закрытые вопросы, а также повторы того, что озвучил заказчик. Открытые вопросы хороши для того, чтобы задать направление беседы, а закрытые для уточнения деталей.

Например, открытый вопрос «Как вы представляет себе форму оформления заказа?» после получения ответа можно дополнить уточнениями при помощи закрытых вопросов («Должна ли на этой форме быть возможность заказать обратный звонок?», «Могут ли неавторизованные пользователи воспользоваться данной формой?» и т.д.).

Что касается повторов (активного слушания), то эта техника помогает удостовериться, что мы правильно поняли информацию и используем формулировки, корректность которых ваш респондент может подтвердить.

СОВЕТ: Не считайте достаточным ответом формулировки по типу «надо подумать», «посмотрите сами, как будет лучше», «сделайте, как обычно делаете» и всё в этом ключе. Продолжайте задавать уточняющие вопросы до получения конкретного ответа или обозначьте заказчику, что данный вопрос переходит к ним на проработку и вы ждете по нему конкретного ответа.

В завершении этого блока стоит также отметить, что во время проведения интервью нужно избегать наводящих вопросов (если, конечно, у вас нет такой задачи), чтобы не искажать реальные потребности заказчика.

Визуализируйте вопросы

Тут всё просто. Все мы знаем, что информация, полученная из нескольких каналов, усваивается лучше. Исходя из этого, ключевые моменты встречи лучше фиксировать визуально, в идеале, при подготовке ко встрече, можно создать презентацию с наглядными слайдами, схемами и диаграммами.

Выявляйте бизнес-цели функций

Важно отметить, что недостаточно просто узнать, какую функцию хочет получить заказчик. Всегда лучше понять какую задачу он хочет решить при помощи этой функции.

К сожалению, многие заказчики самостоятельно (или при помощи ИИ) пытаются найти решение той или иной задачи и приходят на встречу уже с готовыми решениями и конкретными описаниями, что именно и как должно работать.

Задача аналитика заключается в том, чтобы выяснить первоначальную потребность и самостоятельно провести анализ для поиска оптимального и самого эффективного решения.

СОВЕТ: Не будьте категоричны! Примите во внимание и те варианты, которые предложит вам заказчик, но помните, что ответственность за используемые в проекте решения, лежит на вас, а не на заказчике!

Уточняйте примеры у заказчика

Очень часто заказчик может привести примеры реализации той или иной функции или, например, показать варианты оформления, которые ему нравятся. Именно поэтому не нужно стесняться спрашивать о таких примерах на встрече. Возможно, заказчик сможет показать вам систему, которую считает идеальной, и вы сможете использовать её как эталонный образец в каких-то моментах.

Управляйте ходом встречи

Для того, чтобы соблюдать выбранную тактику, уложиться в тайминг, не сбивать заказчика перескакиванием между темами и охватить все планируемые на данную встречу вопросы, аналитику нужно быть активным (и желательно единственным) ведущим встречи.

Если в ходе разговора появятся смежные темы или вопросы, которые потребуют значительного отступления от плана текущей встречи, то лучше перенести их на следующее обсуждение.

Если во встрече планируют принять участие другие члены вашей команды, например, руководитель проекта, заранее договоритесь с ним о том, что сначала вы проведёте свою часть беседы, после чего, вопросы заказчику смогут задать и другие участники.

Не протоколируйте письменно! Используйте диктофон

Как показывает практика, протоколировать встречи — это отличная привычка, однако, если вы являетесь интервьюером, то такой возможности у вас не будет. Протоколирование требует отдельного сосредоточения, а весь ваш фокус внимания должен быть на других вещах: активное слушание, подбор дополнительных вопросов, тайминг и прочее.

Чтобы вся ценная информация попала к вам в работу, используйте диктофон и придерживайтесь нескольких простых правил:

• Обязательно предупредите всех участников встречи о том, что будете производить запись;

• Перед встречей убедитесь, что ваше устройство исправно, у него достаточно памяти и заряда;

• Фиксируйте основные моменты письменно, отмечая время записи, чтобы при расшифровке было проще находить нужный отрывок аудио (вместо этого можно использовать метки).

Если вы встречаетесь в онлайн-формате, то хорошая идея – использовать AI-помощника, который напишет все ключевые моменты встречи, или же функцию транскрипции вашего разговора. А самое простое - поставить встречу на запись.

Подведите итоги встречи

Если вся необходимая информация получена или время, отведенное на встречу, подошло к концу, то пришла пора подвести итоги. Постарайтесь кратко резюмировать информацию, которую удалось обсудить, проговорите ключевые моменты и принятые решения.

Обязательно обозначьте под запись вопросы, которые остались в проработке у заказчика и по возможности установите срок ответа.

Хорошим тоном (а также отличной страховкой от фраз «Мы такого сказать не могли» и «Вы, наверное, нас не так поняли») является направление заказчику протокола встречи для согласования и подписи.

***

Пожалуй, пришло время подвести итоги и нашей с вами встречи. В самом конце статьи вы найдёте краткий список всех советов и рекомендаций для подготовки к сбору требований. Используйте его в своей работе, дополняйте, изменяйте и не бойтесь экспериментировать!

Кстати, наши коллеги ранее уже рассказывали и о других инструментах, которые могут быть полезны аналитикам, например о том, как провести демо (https://habr.com/ru/companies/korus_consulting/articles/890470/) или как справиться с основными болями аналитика (https://habr.com/ru/companies/korus_consulting/articles/882146/).

Интересно, что иллюстрации для данного материала подготовлены при помощи ИИ, а о том, как аналитику использовать ИИ-инструменты рассказывается в отдельной статье (https://habr.com/ru/companies/korus_consulting/articles/860242/).

***

Как собрать требования

1. Определить стейкхолдеров.

2. Определить цель встречи и подготовить вопросы (опросник или список вопросов, повестку встречи направить заранее).

СОВЕТ: При подготовке вопросов нужно идти от общего к частному!

3. Обозначить тайминг и повторно проговорить его в начале встречи.

СОВЕТ: Для себя расписать тайминг по каждому вопросу и результат, который планируется получить (критерии оценки: ответ получен и является достаточным, вопрос требует повторной проработки, ответ не получен, вопрос переносится на другую встречу).

4. Использовать открытые и закрытые вопросы, повторы, уточняющие вопросы.

СОВЕТ: Не считать достаточным ответом формулировки «надо подумать», «посмотрите сами, как будет лучше», продолжать уточняющие вопросы до получения конкретного ответа или обозначать заказчику, что данный вопрос переходит к ним на проработку и мы ждем по нему конкретного ответа!

5. Визуализировать вопросы.

6. Выявить бизнес-цели функций.

СОВЕТ: Не будьте категоричны! Примите во внимание и те варианты, которые предложит вам заказчик, но помните, что ответственность за используемые в проекте решения, лежит на вас, а не на заказчике!

7. Уточнять примеры у заказчика.

8. Самостоятельно вести встречу, исключить других интервьюеров.

9. Не протоколировать письменно, чтобы не «выключаться» из беседы, использовать аудиозапись.

10. Подвести итоги встречи.