Этот текст мы написали по интервью одного из наших клиентов. Он так вдохновился накопительной диаграммой потока, что решил рассказать о своём опыте нам. А мы — вам :)

Привет, я Андрей, фаундер и CEO компании по логистике аптечных закупок с годовым оборотом 120 млн рублей.

Начинали с маленького IT-отдела — создавали свой софт силой пяти человек. Я видел, как задачи ставят, выполняют и помечают наклейкой «Готово». Мне казалось, что контроль — это когда ты просто рядом и следишь за прогрессом проекта.

А теперь нас в 10 раз больше. И мне не стыдно признаться: я перестал понимать, что происходит.

Когда компания начала расти, я стал учиться делегировать, назначать тимлидов в отделы. Просто не хотел мешать командам работать и тоталитарно контролировать их флоу.

Мы договорились: каждый отдел ведёт канбан-доску, а руководитель отдела следит за тем, чтобы задачи появлялись в бэклоге и двигались в сторону выполнения. Что могло пойти не так? Например, всё.

В один день на доске было пусто, в другой — задачи магическим образом перескакивали из «В работе» в «Готово». Причём сразу по несколько штук. Без тестировки. Без проверки. Магия? Ночной кошмар.

Я решил вмешаться и начал задавать вопросы: «Почему это не сделано? Почему это не протестировали? Почему на доске написано одно, а по факту — другое?»

Ответы, как говорится, убили: «Забыл передвинуть карточку», «Да мы сделали, просто не отметили» и всё в таком духе.

И тут до меня дошло: наличие доски ≠ успешный таскменеджмент.

Без чёткой системы канбан-табличка — это просто разноцветные карточки, о которых в течение недели никто и не вспоминает.

Я видел только снэпшот задач в тот день, когда заглядывал в канбан-доску, а вот общую картину — нет.

Поэтому стал искать решение. Но что можно сделать: нанять ещё одного человека, месяц онбордить, объяснять тонкости процессов, проверять результаты и каждый раз бояться, что он тоже забудет об этих досках? Я так не хотел.

Мне нужен был инструмент, который автоматизирует контроль и поможет оценить, как движется работа. Не по ощущениям, не по словам, не по уговорам тимлида, что «всё ок, в понедельник обновлю статусы», а по факту и по цифрам.

Как я встретил накопительную диаграмму потока

Глубокий отчаянный ресёрч привёл меня к agile-доскам от Directum. Там была встроена штука, о которой я раньше даже не слышал, — Cumulative Flow Diagram, или накопительная диаграмма потока. Она разделяет задачи на блоки и визуализирует рабочий процесс.

Простыми словами, это как карта пробок в городе: сразу видишь, где дорога забита и нужно что-то предпринять, а где свободное движение.

Выглядело это вот так:

По вертикальной оси — количество задач, по горизонтальной — временные промежутки.

И уже между ними строятся графики, которые отражают движение задач в течение недели, месяца или года. И это намного понятнее, чем просто смотреть на канбан:

Чтобы увидеть динамику по пулу задач на доске, нужно погружаться в контекст, открывать каждую задачу, анализировать просрочки. Короче, делать всё то, что делает тимлид. Если, конечно, делает…

А вот диаграмма — другое дело. Она отображает то, как жила ваша команда за последние недели и месяцы, наглядно и с цифрами: сколько прилетело задач, какие из старых тикетов только начали выполнять, а какие отправили в тест.

На этом этапе я впервые увидел, как у нас всё устроено. Вернее, не устроено: задачи висят неделями, новые продолжают прилетать, старые тухнут, сегмент «В работе» — огромный и раздутый, а «На проверке» — тонюсенькая полоска. Потоком назвать такую картину сложно.

С этого момента я перестал спрашивать, точно ли команды над чем-то работают: я просто открывал диаграмму и видел, нужно ли бить в колокол и что-то срочно предпринимать. Я наконец-то начал управлять, а не надеяться на тимлидов.

Мы начали с самого простого: смотрели на статистику каждую пятницу после рабочей недели. Мы — это я и тимлиды всех отделов. Анализировали, где полоса «В работе» утолщается, сравнивали недели между собой.

Если этот сегмент графика толстел, значит, задачи зависали и статусы никто не обновлял. Потому что мы знали: количество задач не менялось.

Потом стали выделять конкретных исполнителей, у которых задачи зависают чаще всего, и влияли на них точечно.

А также смотрели глобальнее: сравнивали эффективность потока между отделами. У бухгалтеров всё всегда шло ок. Разве что один раз, в январе, мы увидели, что в их диаграмме сегмент «Готово» как-то слишком раздулся:

Оказалось, сотрудники так перепугались нововведений, что сделали недельный пул задач за пару дней. Вроде бы круто, но на самом деле это тот же перекос, только в другую сторону: специалисты выгорали, вместо того чтобы планомерно растянуть задачи на неделю и успеть в срок.

Но вот с IT-отделом были проблемы куда масштабнее и серьёзнее.

У них из недели в неделю повторялась одна и та же ситуация: бутылочное горлышко. Это когда большой пул задач застревает на одном и том же этапе и дальше не двигается. В нашем случае это была фаза тестирования. После нескольких дней разбирательств мы нашли причину.

Оказалось, что наш штатный тестировщик ещё в начале года пошёл на повышение квалификации и перестал справляться с нагрузкой, а у проектного специалиста не хватало доступов к документам и платформам, поэтому он чисто физически не мог подхватить горящие тикеты.

Раньше мы бы узнали об этом в день релиза, но теперь смогли идентифицировать узкое место заранее и сразу решили проблему.

Ещё были моменты, когда на графике отдела техподдержки всё просто замирало. Никаких изменений. По ощущениям, вроде кто-то что-то делает, но результата нет. Это видно на скриншоте накопительной диаграммы: несколько дней линии просто идут параллельно друг другу:

Раньше я бы запаниковал, но теперь смог отследить, что простой выпал на запуск новой CRM. Процессы встали, сотрудники ждали доступы в аккаунты и общий созвон по работе с платформой. Я это понял, принял и отпустил. Не тратил свои нервные клетки и не демотивировал команду.

Самое важное, что на тимлидов это тоже повлияло. Сейчас они регулярно мониторят рабочий процесс, контролируют выполнение задач и отслеживают производительность.

Иногда даже делают аудит по своему отделу: выгружают данные за прошлый квартал и анализируют динамику. Раньше им для этого пришлось бы лопатить гору данных вручную, а теперь всё готово в пару кликов.

Думаете, что одна разноцветная табличка решила все мои проблемы? К сожалению, нет. Передо мной стояла новая задача — найти того, кто будет нести ответственность за эту табличку и дирижировать таскменеджментом вместо меня. Но об этом уже в следующий раз.