Предыстория

Нам нужна была внутренняя корпоративная система для обмена сообщениями, чатом, общей лентой, документами, информацией и т.д. — одним словом, что-то вроде внутреннего корпоративного Фейсбука. Но еще также нужно было ведение задач, написание заметок/комментариев, инструменты делегирования и совместной работы над задачами, учет времени и прочие задачи по управлению персоналом.



Когда мы только об этом задумывались, у нас уже был SharePoint. Нами он использовался не для сложных задач CRM-системы (о причине этого – ниже). Продукт известный, большой, его используют крупные корпорации — поэтому мы, естественно, решили и дальше использовать SharePoint, но уже с нужным нам функционалом. Для этого мы планировали нанять разработчиков, которые подгонят его под наши требования. Мы использовали SharePoint 4 года и, по мере роста команды, задач и требуемого уровня автоматизации у нас начал собираться уже достаточно внушительный список пожеланий.

К примеру, нужна была более удобная постановка задач с отслеживанием, кто исполняет, кто давал задание — чтобы прослеживать всю цепочку (принятия решений, и итераций) по заданию. В SharePoint все это можно было сделать — это такой конструктор из кубиков, но это требовало много времени работы специалиста по SharePoint. Все это можно было сделать — но в виду дороговизны доработки (об этом ниже) все время откладывалось. Были попытки что-то сделать самостоятельно: затем, в результате, мы видели сколько времени мы на это потратили, и поняли, что это не рационально, ведь штатного программиста по SharePoint не было, поэтому получались не очень качественные результаты при больших затратах рабочего времени, что и естественно – наши программисты так хорошо не знает эту систему, как люди, которые постоянно с этим работают. Поэтому или ничего не делалось в этом направлении, или уж как получилось самостоятельно сделать, так оно и работало.

История

Затем, мы открываем офис в Киеве, наращиваем персонал, и возникают разные идеи о том, как же все-таки сделать свою корпоративную онлайн-систему, где бы сотрудники могли бы и отчет написать и указать где они находятся (на работе/отпуск, болеют (не дай боже)) – и чтобы вся эта система учета была автоматизирована.

Мы понимали, чтобы все это реализовать — нужно многое переделывать заново, но это вопрос достаточно ощутимых инвестиций. Чтобы понять во сколько нам это обойдется, делаем небольшое тех. задание — из тех функций, которые на прямо сейчас больше всего нужны. Делаем запрос на реализацию среди компаний и фрилансеров. Компании нам выставили заоблачные суммы, как для нас (к примеру, если на доработку на PHP движке — речь шла порядка 1 к дол, то здесь разговор начинался от 6 к за задание, а полное наше задание могло затянуть и на 30 к — за эти деньги можно было свою CRM написать с нуля, своим штатным программером, взяв за основу какой-то движок, и доработать к нему все, что нам нужно.

Потом была мыль: «Может фрилансеры ситуацию изменят?». Здесь ситуация была еще печальней: потому что любой мало-мальски подходящий нам программер стоил от 50 евро в час, а, скажем так, “жители стран Азии”, берут от 5 до 20 евро. Мы попытались дать одно небольшое тестовое задание, мы перебрали 20 человек таких фрилансеров — и поняли, что с ответственностью у ребят очень плохо: ничего не доделывают, делают лишь бы как, пытаются свои задания передать еще кому-то, эти им сдают неизвестно что, они это не могут проверить, и просто тебе сдают, в надежде что там все хорошо.

В итоге поняли, что для такой задачи фрилансеры из Азии не годятся совсем. Если платить 50 евро в час хорошему фрилансеру, в итоге выходила такая же сумма, что нам предлагали компании — будет немного дешевле, только если заказывать разработку большим пакетом.

На мой взгляд продукты компании Микрософт (SharePoint, MS Dynamic) заточены под огромные корпорации, у которых несколько тысяч сотрудников в разных странах, для малого, среднего бизнеса они не совсем подходят, по той причине, что у них огромное количество составляющих, рассчитанные на значительную доработку под заказчика, но в том-то и дело, что такое усредненное решение, рассчитанное вроде как для всего и для всех, но не всем подходит.

Да здравствует Битрик24!

Потом решили снова посмотреть, появились ли на рынке альтернативы. Еще с самого начала, мы, периодически, анализируя рынок CRM-систем, RPM-систем — смотрели что есть на нашем рынке, и каждый раз убеждались что продукты очень сырые, это были: Битрикс и еще Мегаплан. Мы собирали отзывы об этих системах и не были особо впечатлены, понимали что поменяем тот же SharePoint что у нас есть, на такую же по функционалу систему. Но спустя 4 года, мы еще раз посмотрели на Битрикс, тем более мы являемся партнером Битрика.

Важным фактором стало то, что мы заметили, что, последнее время, наши клиенты стали очень активно работать с системой Битрикс24. Все больше и больше клиентов стали у себя разворачивать Битрикс, мы помогаем клиентам с интеграцией системы на хостинге, настроить систему, помогаем исправить ошибки, помогаем клиентам в настройке. Это стало еще одним поводом посмотреть на Битрикс, и мы увидели, что решение стало значительно лучше за эти 4 года — решили ее рассмотреть поближе.

Была сделана демо-инсталляция системы — потестировали ее 3 недели, было понятно, что она тоже не идеальна, что тоже нужно что-то дорабатывать — сделали простые запросы фрилансерам — увидели, что цифры на доработку гораздо скромнее, это порядка 10-20 дол в час, 20 дол — так стоит уже хороший специалист по битриксу. Собственно, после этого было введение сотрудников в этот тестовый портал, в течение месяца мы его тестировали, обкатывали, слушали комментарии — в первую очередь мы перевели туда b2b отдел — менеджеры смотрели СRМ, тестировали насколько это удобно и давали обратную связь по этой системе.

Еще был такой момент — параллельно с SharePoint мы использовали Microsoft Dynamic CRM — в котором работал b2b отдел — после теста Битрикса, менеджеры сказали, что в битриксе куда удобнее постановка задач и другой функционал. MS Dynamic, после теста Битрикса – уже не нравился, так как MS Dynamic чересчур огромен для наших задач — если у компании нет огромной сети отделов продаж, в разных регионах и странах, в котором работают более 1000 человек (такая мега- CRM система) — тогда эта система не совсем уместна.

Приобрели Битрикс. Сейчас мы пользуемся им, на сегодня у нас есть уже целый список нужных нам доработок, которые мы уже хотели внедрять, но разработчики нас остановили, сообщив, что Битрикс обещает, что многое из того, что нам нужно доделать, обещает исправить в будущем релизе, который должен скоро выйти.

В чем еще выигрывает Битрикс:

— битрикс требует в 2-3 раза меньше ресурсов.

При текущем объеме задач, физической памяти и других ресурсов он потребляет значительно меньше. Минимальная инсталляция SharePoint для 1-2 человек, требует и БД развернуть, а SQL требует уже свой стандартный набор оперативной памяти, процессора, диска, и сам SharePoint тоже требует объем ресурсов с которым он запустится, там 2 гига – и при этом не важно сколько человек будут его использовать Конечно, для компании-хостера (как и для очень крупных компаний) нет такого жесткого ограничения в ресурсах, а для остальных пользователей SharePoint малого и среднего бизнеса это насущный вопрос.

Мы понимаем, что есть объективные факторы — SharePoint написан на ASP, а он требует много ресурсов, но, наверное, в больших компаниях ресурсы есть в избытке, но для небольших и средних компаний — SharePoint — слишком “большой”.

Чтобы у нас работал SharePoint — мы поддерживали 2 виртуальных сервера — один с БД, другой с SharePoint. В случае с Битриксом сейчас вся система работает в одной коробке, в одном VDS.
(Ушли от некоторой привязки к MS — так как если вся инфраструктура завязана на МS — в случае проблем – по нашим наблюдениям, они начинаются глобально.

Что мы хотели бы видеть в Битриксе в первую очередь?

Учет рабочего времени вне стандартного графика. У нас есть отделы, которые работают по нормальному графику 9-6. Есть техподдержка, которая дежурит круглосуточно, и здесь не учтен переход с суток на сутки. Например, админ заступил на смену в 21.00, то уже ближе к 12 ночи система начнет говорить, что нужно закрыть смену, и получится что вместо одной — будет 2 смены. Разработчики битрикса обещают что этот момент доработают – система посменных графиков работы, которая нам очень нужна.

Зачем нам нужен учет рабочего времени?

Зачастую не только сотрудники, а и сами руководители в некоторых компаниях не видят смысла такого рабочего хронометража, но это важно и нужно не только для руководителя, но и для сотрудника.

Руководителю важно знать — что произошло или не произошло на смене — сотрудник ведет такой бортовой журнал, куда записывает все, что произошло на смене. Потому что если через пару недель всплывет какая-то ситуация, все можно посмотреть по этому журналу, посмотреть тикет по этой дате, сопоставить факты и увидеть откуда эта ситуация начиналась и как развивалась — вещь полезная, не только для руководства, но и для самого сотрудника – ему не нужно будет мучительно вспоминать: а что же тогда было? Все эти системы учета нужны для того, чтобы иметь прозрачную картину — что происходит(происходило) в бизнес-процессах, так как при такой системе сотрудник в случае какого-то просчета не может подчистить всюду следы этого. Одним словом, лучше можно будет понять: так сложились обстоятельства, или сотрудник таки виноват? Весь этот учет, учет времени, учет задач и бортовые журналы — помощь руководителю, если что нужно будет найти или разобраться в ситуации.

Дисклеймер творческим админам:)
В управленческой литературе все пишут, что простой хронометраж — записывание, ведение дневника того, что произошло, с отметкой времени — мягко и незаметно дисциплинирует любого человека.

Например, приходит админ на смену, и прежде чем пойти себе кофе сделать (ведь все же люди) он должен принять смену, посмотреть нет ли чего-то срочного и горящего, и только после того как убедится, что ничего такого нет — отойти на 5 минут сделать себе кофе (мы не верим в дисциплину ради дисциплины — она должна чему-то служить, а не быть тотемом, на который бездумно молится).

Мы думаем, что в этом году наш любимый Битрикс24 дорабатывать не будем, соберем сдержанный список пожеланий, и затем посмотрим, что сама компания Битрикс исправит в будущем релизе, и потому будем смотреть нужно ли нам что-то еще от нашего корпоративного портал Битрикс24.

---

Наш быстрый SSD хостинг для сайтов на CMS 1С-Битрикс. Также мы готовы предложить выделенные серверы и VPS оптимально сконфигурированные для работы с продуктами 1С-Битрикс.