При этом клиент не учел ни затраты на обслуживание принтера, ни расходы на картриджи, ни даже стоимость бумаги. То есть у клиента максимально поверхностное представление о том, из чего состоит цена печати одной страницы в его компании. Ожидания по цене крайне заниженные. Да и вообще — разве печать может чего-то стоить компании в век победившего электронного документооборота?!
Ну, во-первых, не победившего — и вы в этом убедитесь. Во-вторых, может. Еще как может. Давайте посчитаем.
Аутсорсинг услуг печати и с чем его едят
Хорошо, если ваш бизнес — небольшая компания, в которой один принтер или даже МФУ и документы печатаются от раза к разу, да и то в личных целях. У ритейлеров, сотовых операторов, АЗС, государственных компаний, проектных институтов, оптовых торговых фирм и многих других на этот процесс совершенно другой взгляд. Им нужен MPS, он же сервис печати, он же аутсорсинг услуг печати.
Аутсорсинг услуг печати, или MPS (Managed Print Services), — популярная услуга во всем мире и в России в частности.
Существует несколько определений MPS от разных аналитических компаний. Одно из них дано Gartner, и основные его тезисы в переводе звучат так: Managed Print services — MPS (управляемые услуги печати) — это оптимизация и управление процессами печати документов. Занимается этим, как правило, внешний сервис-провайдер. Он оценивает потребности компании в печати, выборочно или повсеместно меняет оборудование, обслуживает технику, поставляет ресурсные детали и принадлежности для оборудования, отслеживает, как используются принтеры и многофункциональные устройства, решает проблемы пользователей.
В век копеечных принтеров и растущего электронного документооборота бизнес продолжает тратить немалые средства на печать документов. Опираясь на свой опыт работы в компании «Онланта», я расскажу, что нужно учесть, чтобы при передаче поддержки печатной техники на аутсорсинг и переходе на покопийную модель оплаты (за количество отпечатанных страниц) достичь максимального экономического эффекта. Вы увидите таблицу расчета стоимости отпечатка при различных условиях контракта, заключаемого компанией-заказчиком с аутсорсинговой компанией (провайдером услуг), и сможете сформировать адекватные ожидания от услуги «Сервис печати».
Расходы на офисную печать слагаются из затрат на технику, расходники, бумагу и ремонт. Эти издержки часто растворяются среди других расходных статей организации. Финансовые службы не всегда способны их оценить, несмотря на то, что итоговые суммы могут быть весьма существенными, особенно в крупных организациях, где принтеры печатают много. Типичные примеры высоконагруженной печати — формирование товарно-сопроводительной документации при отгрузке нефтепродуктов в автоцистерны для доставки на АЗС или выписка документов на оплату и гарантию к товарам в магазинах розничной сети.
Если перевести поддержку работоспособности корпоративной печатающей техники на аутсорсинг и перейти на покопийную оплату (оплату за отпечаток), затраты на печать станут прозрачными для бухгалтерии и понятными для руководства. Экономия при таком переходе может составить, по разным оценкам, приблизительно 20-30%.
Сервис печати: за и против
Укрупненно, плюсы аутсорсинга сервиса печати.
- Уменьшение нагрузки на IT-службу компании — у нее точно есть дела поважнее, чем ремонт принтеров. Все задачи по неисправностям оборудования и проблемы с печатью попадают в тикеты аутсорсера и решаются незамедлительно при обращении в сервисную службу.
- Печать без сбоев — в случае поломок выделяется так называемый подменный фонд, и компания не замечает каких-либо проблем.
- Безопасность. Увы, бумажные документы — один из самых больших путей утечки корпоративной информации (предумышленных и случайных). MPS обеспечивает контроль за распечатками — печать конфиденциальной информации в виде списка клиентов с контактами или спецификаций продукта не останется незамеченной.
- Меньший расход бумаги. Централизованная и грамотно организованная процедура печати в компании позволит экономить бумагу, даже если количество договоров, счетов, отчетов и выписок остается тем же. Это не магия, это элементарный человеческий фактор: когда принтер настроен правильно, он не делает испорченных отпечатков. Кроме того, когда в организации печать под контролем, сотрудники внимательнее относятся к тому, что отправляют на общий принтер, и меньше печатают для личных нужд. Так, в одной из крупных российских компаний сисадмины могли за раз делать по 2-3 тыс. отпечатков – вместо того, чтобы покупать книги, они их печатали. Для компании эта личная экономия влетала в копеечку: 2 тыс. отпечатков (смешанная печать и цвет и ч.б.) х 2 руб. = 4 тыс. руб.
- Дополнительная экономия: на расходных материалах, сервисе, запчастях и даже заработной плате. Все это входит в счет за услуги аутсорсинговой компании, которая за счет опыта, оптовых закупок расходников (которые компаниям-аутсорсерам обходятся дешевле) или, например, более оптимального выбора печатной техники поможет сократить затраты клиента.
Есть плюсы — должны быть и минусы. Среди последних — один весомый и два весьма сомнительных для российских реалий.
- Весомый — руководители не хотят печатать свои документы на публичных принтерах и стремятся к конфиденциальности. Эта проблема решается установкой персональных принтеров у сотрудников с особыми требованиями к безопасности (но это не панацея).
- Сервис печати нацелен на создание бумажных отпечатков и в какой-то мере затормаживает развитие электронного документооборота и электронной коммуникации между сотрудниками. Тем не менее, существуют процессы и инструкции, требующие работы с бумажным носителем, и их игнорировать не получится.
- Сервис печати «не экологичен» — потому что даже упорядоченное потребление бумаги приводит к вырубке деревьев и стимулирует неэкологичное целлюлозно-бумажное производство. Например, в США в среднем офисный работник ежегодно использует 10 000 листов бумаги. И они паникуют, рисуют инфографику и вообще грустят. Мы не нашли статистику по России: проскальзывала цифра около 3200 листов на офисного работника, но полагаем, что цифры сильно больше. И нам нормально, а жаль. Кстати, если вы думаете, что потребление бумаги падает бешеными темпами, увы, это не так — такой тренд хоть и есть, но пока еще очень слабый.
Уделяйте внимание деталям, чтобы избежать провала
Некоторое время назад в СМИ проскальзывала информация о том, что известный в Москве каршеринговый сервис выставил клиенту более чем полумиллионный счет за ремонт автомобиля после ДТП по вине клиента. Это стало полной неожиданностью для виновника аварии, который надеялся, что страховка на подобные случаи заложена в стоимость аренды. Его ожидания, увы, не оправдались.
Разочарование клиента – наверно, самая мягкая формулировка, описывающая данную ситуацию. Каршеринговая компания, кстати, впоследствии ввела новый, более дорогой тариф, учитывающий возможность аварии и ограничивающий сумму, которую должен выплатить водитель арендованной машины в случае ДТП по собственной вине.
Между сервисом каршеринга и услугой «Сервис печати», которую предоставляют IT-аутсорсинговые компании, можно провести аналогию: в каршеринге оплата за минуту, а в сервисе печати – как правило, за отпечаток. В обоих случаях привлекательность прозрачного и понятного ценообразования может привести к разочарованиям, если не учитывать деталей.
Платим за отпечаток
Цена одного отпечатка – наиболее распространенный показатель стоимости печати. Она дает интегральную оценку всех затрат, не только прямых, но и всевозможных косвенных, которые несет предприятие, чтобы получить из принтера один листок бумаги с нужной информацией. Именно этот показатель, как правило, оценивают реальные и потенциальные покупатели печатных устройств и заказчики внешнего сервиса печати. Нередко только при переходе на покопийную оплату удается узнать, сколько же на самом деле стоит отпечаток.
До перехода на эту модель расходы на печать, как правило, считаются совершенно иначе – чаще всего «котловым» методом с суммированием не всех, а лишь самых очевидных затрат. При этом далеко не все IT-менеджеры и директора по IT точно знают, сколько печатающих устройств есть в их компании, какое количество картриджей они расходуют, насколько загружены эти машины, часто ли их приходится ремонтировать и т.д.
Еще одно преимущество покопийной формы оплаты в том, что она мотивирует провайдера этой услуги обеспечивать максимальную эффективность печатающей техники. Ведь пока оборудование простаивает, печать не идет, следовательно, провайдер ничего не зарабатывает.
Дополнительные возможности для заказчика дают программные средства мониторинга и сбора статистики печати, которые позволяют автоматизировать учет числа отпечатков и отслеживать загрузку печатающих устройств. На основании данных мониторинга можно менять условия работы техники и оказания услуги, чтобы снизить стоимость отпечатка. Например, оперативно корректировать и перераспределять нагрузку на принтеры. Кроме того, зная, кто, сколько и на каких устройствах печатает, можно разнести затраты на печать по подразделениям или пользователям — это позволит точнее планировать расходы и хотя бы частично снизить объемы неоправданной печати.
Еще один нюанс: покопийная форма оплаты мотивирует предприятие отказываться от устройств с высокой стоимостью отпечатка (в том числе старых, часто ломающихся и не очень производительных) и переходить на экономичные МФУ.
На итоговую стоимость одного отпечатка при услуге «Сервис печати» влияют несколько компонентов:
- картриджи;
- ресурсные детали;
- подменный фонд;
- сама печатающая техника;
- человеческие ресурсы.
Рассмотрим поподробнее каждый из них.
Картриджи
Здесь возможны три варианта.
- Использование оригинальных картриджей, предлагаемых производителями печатающей техники. Производитель контролирует заполняемость картриджей, от которой зависит количество отпечатков для одного картриджа, а также высокое качество картриджей. Заводская заправка и контроль качества положительно сказываются на сроке службы печатающей техники, снижают стоимость обслуживания парка техники и содержания подменного фонда и отпечатка.
- Использование неоригинальных картриджей. Качество таких картриджей обычно приемлемое, и при этом они заметно дешевле оригинальных. Однако нет гарантии, что эти картриджи заполнены на 100%, поэтому точно оценить количество отпечатков, которое можно сделать с их помощью, достаточно тяжело.
Мы просто оставим это здесь
Кроме того, использование неоригинальных картриджей автоматически лишает принтеры гарантийной поддержки производителя. А это значит, что ремонт техники ляжет на плечи сервис-провайдеров, которые, если и возьмут на себя такие обязательства, все дополнительные риски заложат в итоговую стоимость отпечатка.
Использование неоригинальных картриджей для снижения стоимости отпечатка (по инициативе клиента) возможно в тех случаях, когда гарантийная поддержка оборудования уже закончилась или когда техника принадлежит самому заказчику и он готов взять на себя все риски.
- Заправка картриджей. Это, наверно, самый рискованный способ. Заправкой картриджей будут заниматься опытные сотрудники (а это дополнительные расходы) или специализированные компании, но от некачественной работы не застрахован никто. К тому же заправка картриджей, которые впоследствии получает организация, может проводиться не только в России, но и, например, в Китае. Минимальные потери — картридж может оказаться заполненным не на 100%, а при плохом раскладе – непрофессиональная заправка выведет из строя само оборудование для печати. Ну и, само собой, техника лишается гарантийного обслуживания.
Источник. Так делают не только дома — даже в очень больших компаниях
Отдельный момент: использование неоригинальных или заправленных картриджей часто влечет за собой проблемы с качеством печати, а это снова лишние затраты.
При расчете итоговой стоимости отпечатка не стоит забывать про количество текста (изображений) на странице. Ресурс картриджа, указанный в спецификации, в среднем рассчитывается исходя из заполнения страницы на 5% — например, как заявление на отпуск. В моей практике средний параметр заполнения печатаемых страниц составлял 7-9%. Очевидно, что чем выше этот показатель (например, при печати договоров, коммерческих предложений, инструкций, проектной документации и т.д.), тем меньше срок службы картриджа и, соответственно, больше стоимость отпечатка.
Ресурсные детали: все хорошее со временем портится
Ресурсные детали – это части печатающей техники, имеющие определенный ресурс или срок службы: например, термоблоки, блоки переноса изображения, ролики подачи бумаги. В современных аппаратах имеются сервисные счетчики, которые дают знать, когда необходим плановый ремонт принтеров или замена отдельных узлов. Таким образом, в стоимость отпечатка будет закладываться стоимость замены в соответствии с ресурсом меняемых деталей.
Мышка тоже испортилась
Подменный фонд
Подменный фонд – это оборудование, предоставляемое заказчику на период ремонта или взамен вышедшей из строя печатающей техники.
Как правило, подменный фонд составляет примерно 5% от количества всей печатающей техники (для распределенной компании этот показатель выше, поскольку оператору нужно создать минимальный запас техники во всех городах присутствия организации). Этого достаточно, чтобы обеспечить непрерывность сервиса печати. Более строгие требования заказчика к Service Level Agreement (SLA) также могут повлиять на процент техники для подменного фонда.
Стоимость подменного фонда распределяется на количество отпечатков, соответствующее сроку действия контракта.
Зачем заказчику интересоваться подменным фондом? Разве это не головная боль исполнителя? Увы, если исполнитель сэкономит на подменном фонде, заказчик получит простои в сервисе, что в результате может ему обойтись дороже, чем стоимость подменного фонда.
Бывает, что у заказчика уже есть подменный фонд или он закупает его самостоятельно. В таких случаях расходы на подменный фонд в стоимость отпечатка не входят.
Источник
Стоимость оборудования: как оптимизировать парк печатающей техники
К услуге «Сервис печати» нередко обращаются заказчики с довольно большим количеством принтеров различных производителей. Бывает, что печатающая техника в офисах расставлена неоптимально и нагрузка распределяется неравномерно. Малоэффективна инфраструктура печати, основу которой составляют персональные принтеры на столах сотрудников: они и используются недостаточно интенсивно, и внимания к себе требуют немалого, поскольку все их нужно поддерживать в рабочем состоянии, вовремя меняя картриджи и ресурсные детали.
Более эффективными и экономичными в пересчете на стоимость отпечатка оказываются высокопроизводительные устройства, используемые большим числом сотрудников. Правда, есть нюанс: их надо расставить так, чтобы каждому работнику компании было недалеко до принтера, а у самих устройств не скапливалась очередь. Ключевое требование при этом следующее: правильно выбранное и расставленное оборудование печати должно способствовать эффективному выполнению бизнес-процессов (в том числе низкой стоимости отпечатанных документов) и никак не тормозить их.
Персональные принтеры разумно оставить в кабинетах руководства и там, где часто печатают особо конфиденциальные документы, например, в юридическом отделе. Нужен ли настольный принтер в бухгалтерии — вопрос спорный и зависит от профиля компании.
Оптимальный выбор оборудования и мест его размещения в офисе — один из ключевых вопросов, которые решает провайдер сервиса печати в ходе предпроектного исследования. Перед подготовкой технико-коммерческого предложения сервис-провайдер проводит аудит инфраструктуры печати: собирает и анализирует статистику печати, выявляет нерационально расположенные печатные устройства и некорректно организованные виртуальные очереди к ним.
Последующее изменение расстановки принтеров в помещении заказчика и тонкая настройка очередей печати позволяет существенно сократить временные и финансовые затраты на печать и, кроме того, создает более комфортные условия работы для персонала. Схемы размещения подбираются индивидуально. При этом стоит учитывать несколько моментов: технические аспекты размещения печатающей техники по рекомендациям вендора (расстояние от стен, от батарей и т.д.); пожелания заказчика (например, как далеко пользователь готов идти за распечаткой). Также не рекомендуется ставить технику в длинных коридорах или в узких местах.
На следующем этапе сервис-провайдер разрабатывает детальный план оптимизации печати: он учитывает результаты аудита, особенности бизнес-процессов заказчика, а также нагрузку на действующие принтеры, объемы печати и задачи, выполняемые различными подразделениями организации. Совместно с заказчиком определяются целевые показатели эффективности (в первую очередь стоимости), безопасности и работоспособности системы печати, а затем разрабатывается оптимальная схема размещения печатного оборудования. При этом парк техники, как правило, сводится к оборудованию одного-двух производителей.
В итоге за счет оптимизации инфраструктуры печати:
- Сокращается число единиц печатающей техники в офисе – освобождается рабочее пространство, появляется возможность разместить на одной и той же арендуемой площади большее количество работников;
- Уменьшается количество наименований картриджей и других расходных материалов, и, как следствие, сокращаются затраты на логистику, снижаются простои техники из-за отсутствия необходимого картриджа;
- Снижается количество необходимых сертификатов специалистов, поддерживающих печатающую технику, это уменьшает затраты на сервис;
- Обеспечивается удобство гарантийного обслуживания – нет необходимости поддерживать договорные отношения и обеспечивать соответствующую логистику с различными сервисными центрами.
Непрерывность сервиса печати
Потери от вынужденных перерывов в работе сервиса печати индивидуальны для каждой компании. Для одних они несущественны, а для других могут составить десятки-сотни тысяч рублей в день. При этом они могут быть прямые или косвенные. Прямые – это фактические денежные потери от простоя сервиса печати. Например, каждый заказ из интернет-магазина должен сопровождаться пакетом документов. В случае поломки принтера интернет-магазин не сможет напечатать документы и, соответственно, отправить заказы. А это упущенная выгода и возможная потеря клиента.
Косвенные потери проявляют себя скорее как последствия нарушения непрерывности сервиса печати.
Когда заказчик самостоятельно обслуживает свою технику, он сам платит за сбои. В случае аутсорсинговой модели сервис-провайдер несет серьезные денежные обязательства перед заказчиком по SLA: во-первых, это дисциплинирует исполнителя, а во-вторых, для заказчика это возможность хотя бы частично возместить убытки, связанные с простоем.
Аренда техники
Аренда печатающей техники компанией-заказчиком у провайдера услуг позволяет в первую очередь избежать значительных единовременных расходов на покупку оборудования. Стоимость аренды техники при этом отразится на стоимости отпечатка. Замечу, что при более длительном сроке аренды итоговая стоимость одного отпечатка ниже, т.к. уменьшается ежемесячная сумма аренды, закладываемая в его стоимость.
В качестве примера приведу расчет стоимости отпечатка для разного объема (цифры взяты из реального технико-коммерческого предложения), при разных сроках аренды техники (аутсорсинговая модель) и использовании заказчиком своих принтеров (инсорсинговая модель). Как видно из таблиц, стоимость отпечатка и, соответственно, владения в год при аутсорсинговой модели существенно ниже, чем при инсорсинговой модели, и она уменьшается при увеличении срока аренды техники.
Немного пояснений по поводу стоимости принтеров. В таблице 1 и таблице 2 представлены расчеты для однотипных принтеров разных моделей. По понятным причинам мы не указываем вендоров и типы принтера. Первые два типа принтеров по умолчанию не могут дать максимальной экономии. Это небольшие персональные принтеры с маленьким ресурсом, «литрами» потребляющие расходные материалы. Они идеальны для домашних целей, а в некоторых случаях используются и в офисе. Принтеры 3-5 типа – это уже серьезные машины с большим запасом ресурсов.
В таблице 1 (варианты аренды) мы представляем расчет для принтеров, которые предложили поставить заказчику для оптимизации печатающего парка.
В таблице 2 приведен расчет для принтеров, которые стояли у конкретного заказчика (и на нашей практике такие принтеры часто встречаются у заказчиков).
Суммарно (если перемножить и сложить стоимости принтеров), получается, что у заказчика вся техника дешевле, но при этом экономия на сервисе печати все-таки достигается в варианте аренды.
Давать в аренду такие же принтеры, какие у заказчика работают, но новые и чтобы при этом сервис обошелся дешевле – это нереально. Если заказчик говорит – хочу арендовать технику и получать эффективный покопийный сервис, то, как правило, мы согласовываем вендора печатающей техники. А дальше мы должны подобрать «правильные» принтеры в нужные места – и только тогда можно говорить о полноценном сервисе.
Таблица 1 (кликабельна)
Из таблицы видно, что:
- При сроке контракта 1 год и печати 229 тыс. отпечатков мы получаем выгоду в год 670 051,07 руб. по сравнению с инсорсинговой моделью (когда заказчик сам управляет своим парком печатающей техники);
— При сроке контракта 2 года и печати 229 тыс. отпечатков мы получаем выгоду в год уже 842 575,47 руб. (за 2 года 1 685 150,94 руб.);
— При сроке контракта 3 года и печати 229 тыс. отпечатков мы получаем выгоду в год 900 083,60 руб. (за 3 года 2 700 250,80 руб.).
Это вызвано тем, что техника подменная и арендуемая «размазывается» на срок контракта и чем более длительный период контракта, тем менее видна доля принтеров в отпечатке (снижается стоимость 1 отпечатка).
Самым выгодным был и остается долгосрочный контракт по сервису печати с заказчиком от 3 лет.
Таблица 2 (кликабельна)
Аренда также облегчает оптимизацию парка техники, так как провайдер услуг передает в аренду печатающие устройства и ему невыгодно использовать устаревшее оборудование. В свою очередь, оптимизация парка и уменьшение номенклатуры используемой техники оказывается выгоднее с точки зрения сопровождения. В любом случае, деньги и отпечатки надо считать, выводы могут вас неприятно удивить.
Человеческие ресурсы
Не менее важная статья расходов, которую сервис-провайдер включает в стоимость отпечатка, – человеческие ресурсы: необходимы специалисты для смены картриджей, настройки и блочного ремонта (то есть для замены ресурсных деталей), а также для контроля показаний статистики.
Эта статья расходов складывается из стоимости нормочаса специалиста и сопутствующих расходов, таких, например, как оплата проезда, стоимость которого зависит от доступности и количества объектов. Заказчики, которые обслуживают технику печати своими силами, несут расходы на обучение специалистов, при этом персоналу приходится оплачивать все время работы в организации, а не только нормочасы, потраченные на работу.
Также необходим руководитель проекта сервиса печати или, если организация обслуживает технику самостоятельно, руководитель отдела или ответственный сотрудник IT-службы, который организует и контролирует работу специалистов по печати. В проекте сервиса печати он выполняет роль «единой точки входа» для заказчика, его работа тоже учитывается при расчете стоимости отпечатка.
Делаем выводы
Стоимость отпечатка складывается из стоимости картриджей, ресурсных деталей, аренды печатающей техники (если она используется), подменного фонда, человеческих ресурсов (специалистов и руководителя проекта) и в общем виде определяется так:
Перечисленные расходы в месяц / Количество отпечатков в месяц = Стоимость одного отпечатка.
На разных типах принтеров стоимость отпечатков может сильно различаться, и потому рассчитывать ее нужно отдельно для каждого типа. Рассчитывать среднюю стоимость – примерно то же самое, что рассчитывать среднюю температуру по больнице: этот показатель ни о чем конкретно не скажет и, более того, с большой вероятностью введет в заблуждение. В зависимости от модели принтера стоимость отпечатка может колебаться в широком диапазоне: от 0,2 до 4 руб. Разница достигается за счет того, что для разных моделей принтеров стоимость картриджей и ресурсных деталей будет разной, да и их ресурс тоже может сильно отличаться. Как видим, усредненная стоимость отпечатка может дать ложные представления о реальной стоимости.
Не следует довольствоваться примерными оценками расходов на печать – они наверняка окажутся ошибочными. Чтобы оценить реальные расходы, необходимо аккуратно учесть все составляющие стоимости печати. Улучшить ее можно благодаря оптимизации парка и грамотному размещению печатающей техники, а также использованию системы мониторинга и сбора статистики – это поможет добиться реальной, а не призрачной экономии.
Я рассказал вам, как рассчитывается стоимость услуги IT-аутсорсинга «Сервис печати» при переходе на покопийную оплату, и выставил реперные точки, относительно которых нужно строить расчеты и переговоры с провайдером услуги. Как и в описанном в самом начале случае с каршерингом, нужно внимательно изучать все нюансы расчета стоимости отпечатка, который предлагает сервис-провайдер. Надеюсь, что моя статья в этом поможет.
Комментарии (87)
ni-co
29.03.2017 16:12+2Эникею порядка 80 компов, три копира, более трех десятков принтеров и МФУ и хочу сказать, что вся эта экономия
копеек разбивается на желании каждого пользователя иметь отпечаток «здесь и сейчас».
folow13
29.03.2017 16:12+2Сопротивление коллектива, конечно, может быть сильно, и всё же аутсорсинговая компания «денежкой» отвечает перед заказчиком за каждый простой (согласно SLA), в то время как аникейщик в компании не несет никакой финансовой ответственности. А ведь не у всех аникеев есть сертификаты на обслуживание техники известных мировых брендов. Из-за неквалифицированного обслуживания техника может выйти из строя раньше времени.
rub_ak
29.03.2017 22:12+6Да давайте рассказывайте про сертификацию известных брендов.
А в реальности когда сталкиваешься с проблемой, часто эти сертифицированные специалисты оказываются не лучше эникейщика и то и хуже.folow13
29.03.2017 23:22Обо всех компаниях, оказывающих сервис печати, не берусь судить. Наверняка есть неквалифицированные специалисты. Когда компания заключает договор с аутсорсером, нужно прописать SLA и штрафы за некачественную и несвоевременную работу. Если компания постоянно нарушает SLA, на рынке стоит поискать более достойных партнеров.
Vizrok
29.03.2017 16:14К сожалению в своей организации после самый различных попыток сэкономить на печати наилучшим оказался переход на электронный документооборот.
folow13
29.03.2017 16:15Переход на полный электронный документооборот не всегда еще возможен. Тот же пример с отгрузкой нефтепродуктов в цистерны и документы для водителя. Или документы в розничном магазине, которые печатают для покупателей продавцы. А так-то да, электронный документооборот — это лучший вариант.
rokobungi
29.03.2017 17:32+2в нашей организации электронный документооборот привёл лишь к увеличению нагрузок на оборудование и дополнительным расходам бумаги. Раньше было как: входящая документация расписывалась на сотрудника и ему доставлялась. Теперь же входящая документация бережно сканируется и отправляется по ЭД. Но только руководителю структурного подразделения. Тот, в свою очередь, распечатывает его, а также карточку документа. И уже эти бумаги расписывает на подчиненного.
folow13
29.03.2017 17:32+3Если после внедрения ЭДО нагрузка на принтеры сохранилась, и даже (возможно) выросла, это вопрос к внедрению ЭДО =)
noxxx
29.03.2017 16:37+7Ну, всё не так радужно…
У сотрудника проблема с печатью — документ не печатается, принтер молчит. Куда обращаться? К аутсорсеру? Он говорит «перезагрузите принтер». Не помогло. Тогда «обращайтесь в свою техподдержку, проблема с ПК». Вот и весь комплексный сервис. За ПК-то они не отвечают.
Принтер пачкает бумагу — звонок аутсорсеру, они начинают рассказывать как протирать ролик перед установкой предоставленного ими картриджа взамен закончившегося.
Основано на личном опыте.folow13
29.03.2017 17:14+1Давайте разделим два сервиса – сервис печати (обслуживание печатающей техники) и поддержка АРМ (рабочих мест сотрудника). Что касается сервиса печати, то аутсорсер должен был порекомендовать перезагрузить принтер (как вы правильно написали), если проблема с драйверами, то это зона ответственности аутсорсера, который поддерживает АРМы или штатного администратора. Если аутсорсер по поддержке АРМ и сервису печати единый, то всё проще – сразу понятно, кто переустанавливает «дрова».
А теперь о случае, когда «принтер пачкает бумагу» — у нас был подобный инцидент, и решился он просто: наш инженер приехал к заказчику и без лишних вопросов отрегулировал принтер. Сервис печати на то и сервис – заказчик получает его под ключ, без лишней головной боли. Можно расслабиться и смотреть на беспрерывную работу печатающих устройств, как еще на одно явление помимо текущей воды и огня.rub_ak
29.03.2017 22:17Совет перезагрузить принтер сразу выдает профессионала. Вот зачем его перезагружать? Что это должно изменить? Принтер пачкает бумагу — отрегулировал, это что за юмор такой?
folow13
29.03.2017 23:24Перезагрузка помогает при зависании принтера (очереди печати). Такие случаи редки, я привел его в ответ на предыдущий комментарий.
Принтеры могут пачкать бумагу, это случается чаще. Возможно, картридж
неисправен, бумага слишком плотная, термопленка или тефлоновый вал имеет дефект. Причин этой проблемы может быть много. Отрегулировать как раз и значит найти причину и ее устранить.rub_ak
30.03.2017 07:08+2Воду в смесителе можно отрегулировать, а все что вы описали это ремонт. Мне как человеку который не раз сталкивался с этими проблемами на лазерных принтерах, это слово режет слух, и я язык не поворачивается назвать ремонт регулировкой.
navion
29.03.2017 17:15+3При малых объёмах это не окупается, 2000-3000 страниц в месяц у Kyocera выходят дешевле даже с оригинальной расходкой, а с заправкой (там просто банка с тонером) или принтером на категорию выше получается ещё в 2-3 раза дешевле.
folow13
29.03.2017 17:55+4Сервис покопийной печати дает ощутимую экономию лишь при большом числе отпечатков более ~50 тыс. в мес. При 2-3 тыс. отпечатков в месяц с обслуживанием вполне справится штатный специалист. В таком случае передавать печатающие устройства на аутсорсинг нецелесообразно. Аутсорсер включает в стоимость отпечатка выезды инженера, запасные части, расходку и многое другое. Эти расходы не видны только на большом кол-ве отпечатков. Единственный плюс аутсорсинга, если печатаете немного, – заказчик получит отличный сервис, и всё будет работать, как часы.
folow13
29.03.2017 18:07+2Правда, был у нас один случай, когда заказчик оказался нашим соседом сверху. Это была компания, которая печатала то всего ничего – пару тыс в месяц, но им всё равно оказалось выгоднее отдать нам на обслуживание свою технику. Конечно, такое соседство, «скорее» исключение из правил =)
Prometheus
29.03.2017 18:29Это что-то из Kyocera Document Solutions?
folow13
30.03.2017 11:04Используются решения нескольких вендоров и мы подобрали оптимальные конфигурации.
nApoBo3
29.03.2017 19:00Не очень понимаю таблицы экономии. По ним получается, что «заказчик» теряет деньги на одном единственном классе устройств и сам не в состоянии просчитать его замену?
Я понимаю можно показать экономию на обслуживании, на управлении печать, на персонале, за счет ваших скидок на расходку и работу с ней. Но от куда возьмется экономия на стоимости отпечатка по расходке, из глупости заказчика?
Да и стоимость листа какая-то дикая, даже если к ней стоимость аппарата прикинуть, такая пожалуй только на HP получиться.folow13
29.03.2017 22:54Приведенный пример стоит рассматривать как единое целое (кейс в одной компании). Практика показывает, что не все заказчики могут оценить расходы от неправильно подобранных печатающих устройств и неграмотной расстановки техники.
Покопийная печать включает всё то, что вы перечислили: обслуживание, расходку, ЗИП и др. И экономия достигается за счет всех составляющих.
Стоимость листа рассчитана с учетом всех необходимых регламентных работ, которые требует производитель техники, всех ресурсных деталей (ролики, печки и т.д.). На практике мы часто сталкивались с ложными ожиданиями заказчика. Но когда показывали детали расчетов, всё вставало на свои места.
В статье мы могли бы заявить меньшую стоимость отпечатка на указанное количество отпечатков, но кого мы бы обманули? Только самих себя…
dmbarsukov
29.03.2017 21:15+2Я честно говоря тоже не понимаю профита по сравнению с обычной унификацией принтеров, и заключения договора на сервисное обслуживание с компанией, которая будет ремонтировать технику по запросу. Временный подменный аппарат можно взять поменьше классом и будет стоить дешевле контракта. Проблемы с движением заявок не будет точно — за все отвечает внутренний IT-отдел. Запас картриджей лежит на складе прямо на территории заказчика, из-за унификации склад можно делать небольшим.
Где профит для клиента?folow13
29.03.2017 23:10Компания, которая будет ремонтировать технику только по разовым обращениям, как правило не отвечает ни по какому SLA. Запросили, сотрудник приехал на следующий день и сделал, если запчасть есть. А если ее нет? Тогда техника простаивает, подключают подменный принтер и ожидают запчасть. Совсем другое дело, когда в сервис печати (помимо выездов по заявкам) включены плановые выезды для регламентных работ и замена расходки.
Уверен на 100%, что небольшой подменный принтер, подменяющий высокопроизводительное МФУ, не будет справляться с нагрузкой. А если справится, зачем держать такое МФУ, не используя его по максимуму?
На складские расходы приходится мизерный процент стоимости отпечатка, если это среднестатистическая компания, в которой порядка 100 единиц печатающей техники. Поэтому экономии от склада не стоит ожидать, в отличие от логистики, закупок расходки и деталей – обычно такой работой занимаются специально выделенные люди (если мы говорим о больших объемах парка печатающей техники, а не от 10-20 небольших МФУ).
Профит для клиента – получение сервиса, когда понятно, за что платит заказчик. За все лишние простои больше положенного по SLA всегда можно вернуть часть уплаченной суммы за сервис – как за некачественную работу. Офис функционирует, никто не думает, когда надо менять расходные детали принтера и проводить регламентные работы. Как автомойка: можно помыть самому, а можно доверить это профи. Они помоют быстрее, качественнее, а если не доволен, жалуешься и получаешь скидку.dmbarsukov
30.03.2017 09:56+1в SLA-контракт никакая сервис-компания не будет закладывать штрафы больше стоимости сервисного контракта. А потери в описываемом вами случае могут тогда быть и больше.
Проблем, связанных с правильностью обработки обращений пользователя может быть масса. В основном это выглядит как — принтер не печатает. И разбираться куда отправить заявку все равно должен компетентный специалист. То есть Ваше SLA начинается, когда придет к принтеру сотрудник внутреннего IT-отдела, и диагностирует, что это проблема принтера. И позвонит вам. Плановые же выезды для регламентных работ так же можно заложить в контракт с компанией-ремонтником.
А включать в цену контракта замену расходки — это нонсенс, вы же не отправляете сотрудников менять картриджи в 100+ принтерах одного клиента, когда они заканчиваются? Если же менять расходку предварительно, по плану — это значит делать сервисный контракт дороже из-за неполной выработки картриджей.
Подменный принтер для того и подменный, чтобы не работать в таком же объеме, как и докатка в багажнике не для того, чтобы ездить. При 100+ принтерах выгоднее держать точно такой же принтер в запасе, на общем фоне его стоимость так же размазывается. А ресурс у подменного не тратится так же быстро, поэтому считать его полностью убыточным нельзя.
Вот я как раз и не понимаю того, за что платит заказчик. Как рассчитывается сумма для вас и для него — понимаю. А где преимущество по сравнению с моим описанным случаем — нет. Вернуть часть денег от контракта по SLA — это если честно смешно. Потому что SLA не для возврата денег, а для гарантии работы. Гарантийная сумма должна быть больше в несколько раз суммы договора, чтобы имело смысл таких случаев не допускать.
Обычные пользователи и так не думают ни про какие запчасти, им надо, чтобы печатало и все.
Вы можете описать существующую процедуру работы с каким-нибудь реальным заказчиком? От кого вам поступают заявки, какая процедура их обработки, как часто ездят ваши сотрудники на профилактику, сколько аппаратов в обслуживании, и сколько реальный SLA по заказчику? Имена меня конечно не интересуют, только процедура.folow13
30.03.2017 15:10+1У нас есть разные заказчики – от 20 печатающих устройств до нескольких тысяч и с офисами, разнесенными по всей РФ. Больше половины инцидентных обращений – когда “не печатает принтер”. Сервис деск аутсорсера должен быть в боевой готовности. Обычно взаимодействие выглядит так.
С заказчиком согласуют SLA и другие условия работы.
Отсчет времени по SLA начинается с обращения пользователя, а не после прибытия инженера на точку. Что если инженер приедет через 2 дня? =)
SLA делится на 3 части: регистрация обращения (около 10-15 мин), реакция (2 часа) – специалист решает куда отправить обращение, решение инцидента (тут уже по-разному).
Заявки идут ото всех пользователей или только от тех, кто в согласованном списке, на единый контактный телефон или почтовый ящик. Специалист сервис деска регистрирует обращение, анализирует, задает уточняющие вопросы. Затем специалист сервис деска назначает обращение на специалиста (как правило, заряжает инженера на выезд для обследования принтера на месте).
Профилактические выезды рассчитываются индивидуально для каждого принтера. Если принтеров много и графики их профилактики совпадают, за один раз обслуживают несколько устройств.
Штрафы по SLA – не пустой звук, приходится рублем отвечать. Конечно, эти штрафы не равны стоимости контракта, но для исполнителя такой «кнут» вполне ощутимый.
Даже если аутсорсер не допускает бизнес-критичных нарушений, небольшие недочеты снижают прибыль, это подтвердят многие участники рынка.
Retsim5
29.03.2017 23:20+1Я знаю очень мало компаний, в которых четко прописаны внутренни SLA IT службы, тем более по проблемам печати. Обычно как — сломался принтер — пришли к айтишнику, а тот комп для начальника отдела настраивает, или сервер поднимает. Как освободится — так и пойдет решать проблему.
Передача печати на аутсорс, как передача любой другой функции, позволяет четко разделить ответственность по зонам и определить качество сервиса через сроки реакции на заявку и её выполнения. Если в компании ИТ служба в состоянии это проделать со всеми внутренними процессами — честь и хвала такому руководителю ИТ/бизнеса.
Далее, почему склад картриджей у клиента, пусть и небольшой, не является расходом? Это как раз те самые косвенные расходы, которые обычно никто не учитывает при анализе.
Что касается обычной сервисной компании — разница в предмете договора. В случае сервисной компании — они зарабатывают на выездах и обслуживании. Чем больше выездов и ремонтов — тем им выгоднее. И им без разницы сколько времени не работает сломанный принтер.
В случае с сервисом печати, как уже упоминалось в статье, чем дольше не работает принтер, тем меньше денег получит компания, и их прямой интерес, помимо выполнения SLA, восстановить работоспособность как можно раньше.
Ну а если у вас унифицированная и оптимизированная техника, собственный штат сертифицированных специалистов, прописанные внутренние SLA по сервису, то считайте, что вы в рамках своего ИТ отдела уже сделали функцию сервиса печати. Осталось их тоже перевести на покопийный учет — и будет свой собственный, внутренний MPS :)folow13
29.03.2017 23:21Соглашусь с вами. Лишь добавлю, про склад — на небольшое кол-во принтеров складом может служить небольшой шкаф в углу офиса.Это условно склад. Для большого кол-ва техники, конечно уже надо арендовать целое помещение и закладывать в отпечаток.
rfvnhy
31.03.2017 17:48+2>Передача печати на аутсорс, как передача любой другой функции, позволяет четко разделить ответственность по зонам и определить качество сервиса через сроки реакции на заявку и её выполнения.
Ээээ… А сделать это ВНУТРИ компании совсем нереально?
Может пора уже дать целебных пинков начальникам соответствующих отделов что бы они написали регламенты?
И да. Если после обращения пользователя во внутреннюю поддержку инженер делает вывод что принтер сломан и его надо отправлять на дорогостоящий ремонт (например 1/4 стоимости точно такого же нового принтера), а денег бухгалтерия на такой ремонт не дает то кто будет виноват в задержке ремонта?
Инженер? Так он после таких «предъяв» уволится через сутки.
Бухгалтерия/директор, который не подписывает счета(или тянет с их подписанием)? Так они «никогда не виноваты»
А еще веселее если инженер пишет служебку, что на такой то принтер подходит срок смены барабанов (например цветной А3 формата через примерно 50к копий надо менять 4 барабана на общую сумму от 100к рублей), а их никто не покупает к сроку.
А дальше инженера обвиняют что «всё встало»…
С аутсорсом будет немного проще — оплата идёт равномерно и договора/счета подписаны заранее…
Вместе с тем я уже столкнулся что «аппарат на обслуживании» (в цену включено ежемесячное ТО с приездом инженера и его выезды в случае проблем с аппаратом, но з/ч платные) выходит сильно дороже, чем вызов инженера когда начались проблемы с аппаратом или для плановой замены барабана/ракеля/коротрона/озонового фильтра/девелопера/…
Естественно в организации должен быть кто-то способный самостоятельно и без «косяков» заменить картридж к такому МФУ, вытащить зажеванную бумагу и тд и тп…
Ну и отследить что пора менять комплект барабан-ракель-девелопер (по счетчику копий)…
rub_ak
29.03.2017 22:25+2Так, в одной из крупных российских компаний сисадмины могли за раз делать по 2-3 тыс. отпечатков – вместо того, чтобы покупать книги, они их печатали. Для компании эта личная экономия влетала в копеечку: 2 тыс. отпечатков (смешанная печать и цвет и ч.б.) х 2 руб. = 4 тыс. руб.
На самом деле компания выгадала, так как купить эти книги обошлось бы дороже.folow13
29.03.2017 23:29Компания и не знала, что инженеры печатают целые тома «Войны и мира» каждую неделю. Если книги потребовались для повышения знаний инженеров, дешевле всего было бы учиться, читая с монитора. И деревья на планете тоже сберегли бы =))
sdveg
29.03.2017 23:14Давали на сторону в типографию в соседнем строение печать табличек и другой мутотени, в итоге купили себе современную МФУ за дорого и не знаем геморроя. А на сторону отдаем сложную печать и ЖДЁМ.
folow13
29.03.2017 23:15+1Как правило, для печати табличек, буклетов и т.д. используются специальные принтеры, заточенные под это, и стоят они не дешево. В данном случае, надо понимать, как скоро окупится МФУ, стоит оно того или нет. Если МФУ одно, то его вполне может поддерживать один админ в офисе, а регламентные работы и ремонты стоит заказывать у компаний, которые занимаются такими разовыми работами. Если этот МФУ выйдет из строя, придется отдавать задачу все той же компании из соседнего здания. Расходы на ремонт тоже надо учесть.
У нас был небольшой опыт расчета мини-типографий. Это недешёвое удовольствие, и надо просчитывать далеко вперед, покупая такие дорогостоящие решения.
Если приходится долго ждать своего заказа, почему не найдете другую компанию для печати табличек?
rfvnhy
31.03.2017 17:59Ну так надо найти в своём городе нужную вам контору, которая будет делать ваши заказы быстро, качественно по нормальной цене…
У нас например мы нашли 2 конторы.
Одна делает вывод на А2+, пластик, баннерную ткань,…
Если сильно надо может сделать офсетную печать или просто печать на принтере (естественно в тч цветном), если надо брошюруется, складывается и тд и тп
Сделать печать на кружках/ручках/… пакетах/вымпелы/…
Вторая может чуть более быстро и чуть дешевле сделать офсетную печать (это для очень больших тиражей) или сделать обложки типа как папки для юбилея и тп…
Обе конторы искались неспешно несколько лет, сейчас сотрудничаем с ними при необходимости…
До этого неоднократно сталкивались как минимум с завалом сроков от нескольких дней до месяцев(!!!)
и до «сделано не совсем то, что ожидалось» и хорошо если «не совсем то, что было обещано» — последнее (завал сроков на пару мес. и бумвинил вместо обещанного лидерина я буду припоминать той конторе еще долго!)
Ну и есть еще третья, с которой не сотрудничали, но они делают %75 от первой и вроде даже в день обращения… но с ними пока не сотрудничали…
Очень хорошо о поиске нормальной типографии написано в блоге Мосигры (2-3 статьи было)…
Andrewnew1
29.03.2017 23:23+6Ценник у вас супер конский. У меня есть клиент который печатает 19 000 000 класс отпечатков в месяц и они без mps оптимизировались до 60 копеек. Рынок сейчас в районе 30-40 копеек.
folow13
29.03.2017 23:23+1На указанный вами объем (19 млн в мес.) вполне реально достичь такой экономии. Расчет, который привел я, – на значительно меньшее кол-во отпечатков (в разы меньше).
Alex_Mukh
30.03.2017 07:56+1Плюсанул за ценную информацию о рынке — эта статистика где-то опубликована? Мне нужно считать экономику вопроса.
Так-то цена за копию в каждом конкретном случае своя, наверняка кого-то и рупь за копию порадует.folow13
30.03.2017 10:43+2Вы правы, за отпечаток нет универсальных цен. Все рассчитывается индивидуально. Когда говорят, что стоимость копии у знакомой компании 1 руб. и мы хотим так же, мы отвечаем: для такой же стоимости за копию надо иметь схожие условия: печатать такое же кол-во отпечатков, иметь идентичный парк техники, прописать такой же SLA и многое другое.
Alex_Mukh
30.03.2017 06:40+1Большое спасибо за статью! Мы как раз собираемся переходить на аутсорсинг печати, так что ваш опыт просто неоценим.
В моем случае движущим фактором служит то, что данная модель позволяет снизить именно капитальные затраты, соответственно улучшится финансовая отчетность. Операционные расходы могут даже вырасти (визуально) за счет того, что вскроются все реальные затраты. Экономии, скорее всего, можно будет ожидать только за счет прозрачности учета и контроля. Ну и косвенно — за счет роста аптайма. А, и не нужно будет больше проводить тендеры на закупку техники.
Так что, для перехода на аутсорсинг нам всего-то осталось:-
- куда-то пристроить персонал, который сейчас ведет склады запчастей и расходников,
- разобраться с действующими контрактами на обслуживание и поставку
- как-то использовать по уму или сбагрить большой парк техники, висящей на балансе,
- найти готового провайдера услуг на местном рынке, но, чувствую, придется растить провайдера под себя
На самом деле, это еще один аргумент за аутсорсинг: я бы не знал всех этих проблем, имея один хороший сервисный контракт.folow13
30.03.2017 10:41+2Действующий контракт на обслуживание и поставку не устраивает из-за стоимости или неоптимальной работы?
О персонале: аутсорсинговой компании можно предложить взять в штат ваш персонал. Скорее всего, аутсорсеру все равно придется искать персонал для тех или иных операций по логистике и закупке.
Не стоит исключать вариант с размещением специалиста аутсорсера на своей площадке (если в компании большой парк печатающей техники). Это бывает удобно: подбирает необходимого специалиста аутсорсер, специалист потом числится у него на балансе, вы всегда можете попросить о смене специалиста, если он не подошел, SLA выполняется в кратчайшие сроки, за его нарушения аутсорсер платит штраф и старается обойтись без ошибок.
О парке техники на балансе: рекомендую хорошие печатающие машины оставить для подменного фонда, на случай выхода из строя новых принтеров. Аутсорсер не будет включать новые принтеры в стоимость отпечатка, и вы получите небольшую экономию.
Провайдера можно найти удаленно, даже если вы в тысячах км друг от друга. Главное – это головной офис провайдера, какой там подход к оказанию сервиса печати. А уже провайдер найдет квалифицированных партнеров. Возможно, у него есть свое представительство в этом городе для локальных работ. Как правило, аутсорсеры тщательно подходят к выбору партнера в регионе, почти у всех уже есть проверенные контакты.
Если будут вопросы по сервису печати, вы всегда можете обратиться ко мне отдельно, буду рад проконсультировать.Alex_Mukh
30.03.2017 12:08У нас, насколько я знаю, 3 контракта относящихся к принтерам: один на обслуживание (теперь под IT) и 2 разных на расходку (под ХОЗО) — это неудобно.
Наш персонал к контракторам пойдет только под страхом сокращения. Аутсорсеров на площадке организовать будет несложно из персонала контрактора по обслуживанию техники.
Для подменного фонда у нас слишком много дорогой техники, пример навскидку Canon IR C5051 — 6 штук. Я бы хотел, чтобы ее взяли на обслуживание.
Я напишу в личку, ок? Спасибо за развернутый ответ.
Klukonin
30.03.2017 09:05Страшилки про неоригинальные картриджи уже как-то даже смешно звучат.
Для ИП и мелких контор, купивших принтер на яндекс-маркете гарантия ничего не дает.
Ну и что хотелось бы отметить лично от себя:
1) Заправка картриджей силами сисадмина компании делается быстрее, при условии, что это два-три принтера в организации.
2) Стоимость картриджей сторонних производителей с учетом заправки, да еще и своими силами, позволяет на сэкономленные деньги купить еще один такой же принтер через пол года.
Если рассмотреть ситуацию вроде «купить принтер за 3000 рублей с „незаправляемыми“ картриджами и попросить админа аккуратно превратить этот картридж в „заправляемый“, ресурса которого хватит на 3-4 заправки», то окажется, что такие экстремальные способы экономии оправданы и дают эффект лучше, чем любая аутсорсинговая компания.
3) Система электронного документооборота и контроль печати никак не связаны с аутсорсом печати. Даже наоборот, лучше, чтобы они были никак не связаны.
Ну и да, все «лайфхаки» работают только в условиях мелких фирм. В больших конторах должен быть свой SLA с хелпдеском и свой штат эникеев. Если в такой компании экономический отдел не может посчитать во что им обходится печать бумажных документов — можно смело весь этот отдел увольнять нафиг по причине профнепригодности.
Вся данная статья мне видится попыткой натянуть сову на глобус. Может, вы действительно классные ребята и заботитесь о клиентах, помогая им экономить. Только, аргументы в статье, в большинстве своем, все какие-то высосанные из пальца.folow13
30.03.2017 10:10+1Эта статья, как уже неоднократно подчеркивал, больше подходит для крупных компаний, с большим кол-вом отпечатков в месяц.
1) Согласен с вами. Для 2-3 принтеров обращаться к аутсорсеру невыгодно и бессмысленно. Разве что сервис получите, а экономии никакой.
2) Принтер принтеру рознь. Если небольшие принтеры/МФУ, и у вас их 2-3, то согласен. А если у вас стоят высокопроизводительные МФУ от 500 тыс, и выше, скорее всего, вы будете беречь их от возможных поломок из-за не оригинальных картриджей или неправильного обслуживания.
3) Действительно, не стоит смешивать два разных сервиса.
Написал эту статью, чтобы показать, из чего складывается сервис печати. Многие ошибочно полагают, что сервис печати – картридж/на кол-во отпечатков в месяц, и не учитывают других составляющих.
Спасибо вам за вдумчивый разбор полетов.FatLamer
31.03.2017 09:40+1| Эта статья, как уже неоднократно подчеркивал, больше подходит для крупных компаний
Нет, эта статья для всех — напоминание о таком хорошем показателе, как удельные приведенные затраты, т.е. стоимости единицы продукции за весь срок службы агрегата (в вашем случае продукция — напечатаные листы).
Merkat0r
30.03.2017 18:29Заправка картриджей силами сисадмина компании
попросить админа аккуратно превратить этот картридж
И пойти далеко и надолгоKlukonin
31.03.2017 07:59А я работал давным давно админом в такой мелкой конторе.
Применял всяческие методы обхода блокировок в картриджах.
И дома этим пользовался успешно.
Зависит от договоренностей и условий.fireSparrow
31.03.2017 11:25Я работал в совсем не мелкой организации и у нас порядка 80 принтеров были перепрошиты для работы с нечипированными картриджами.
Другое дело, что все эти 80 аппаратов были простенькими Xerox Phaser 3160 и у нас к ним относились как к расходному материалу. Сломался — поставили новый со склада. Правда, ломались не так чтобы очень часто, всё-таки картриджи мы использовали хоть и совместимые, но качественные.Klukonin
31.03.2017 12:08Два чая!
Использовать простенькие взаимозаменяемые аппараты с ЗИПом — годный подход даже для крупной компании. Это лучше, чем фапать на супербыстрые комбайны коридорного типа.folow13
31.03.2017 14:16+1Я обсчитывал решения, где тоже было много маленьких принтеров. В итоге это получается невыгодно.
Вы пробовали рассчитать расходы на эти маленькие принтеры? Что если разместить несколько больших машин (коридорного типа) вместо маленьких?
Супербыстрые комбайны (коридорного типа) рассчитаны на большие объемы – ~ 500 тыс. страниц. А маленькие печатают порядка 15 тыс. страниц в мес. Можно, конечно, и маленький принтер загружать по полной, больше его нормы в месяц, но это сильно сократит срок службы устройства.
Для компании, которая печатает порядка 400 тыс. стр. в месяц, использовать маленькие принтеры фактически означает заставить ими весь офис. Вместо одного большого устройства понадобится около 30 (!) маленьких принтеров с лимитом порядка 15 тыс. копий в месяц.FatLamer
31.03.2017 14:57+1Тут дело даже не в том, что вместо одного большого используются 30 маленьких, а в том, что при больших обьемах у маленьких получается более дорогая копия за счет частой замены картриджа малой емкости.
Klukonin
31.03.2017 15:21Дак, мы же о том что маленкие перепрошиваются и можно использовать хорошие картриджи сторонних производителей, да еще и заправляемые.
Klukonin
31.03.2017 15:21Вы так говорите про лимит, как будто это жесткое ограничение.
В данном случае нужно оперировать количеством листов в минуту. Маленькие принтеры будут мелденнее одного большого примерно в 10 раз, если сравнивать супербыстрые коридорные и самые слоупочные обычные. НО 10 маленьких будут печатать асинхронно. И это на много лучше, так как ситуации «нужно срочно как можно быстрее распечатать 2000 страниц» возникают редко.
И то, заставлять весь этаж ждать при таких авралах — плохое решение.
При этом, если ломается большой принтер на этаже — прикуривает весь этаж и всем приходится бегать какое-то время на другие. Если ломается маленький комнатный принтер — практически ничего не меняется. Сотрудники просто печатают на принтере соседей какое-то время.
Ну и в тему настройки. Если используются типовые принтеры, что мешает их правильно настроить все разом (создать бэкап типовой конфигурации)?
folow13
31.03.2017 17:26Если мы говорим о сервисе печати (покопийке), то нормальный сервис всегда включает в себя резерв (подменный принтер) на случаи поломки. Подменный принтер должен быть либо такой же по характеристикам, либо лучше. Если ломается основной принтер, приезжает инженер в рамках установленного SLA и ремонтирует его, если инженер понимает, что не укладывается с ремонтом в сроки SLA, он ставит подменный аппарат и спокойно ремонтирует основной принтер.
Про настройку всех разом немного не понял. Мы же говорим больше о сервисе – локальных работах с принтером (замене каких-то деталей, регулировке и т.д.). Установка драйверов и конфиги принтеров – это, как уже и говорил, к компании, которая занимается поддержкой рабочих мест.
navion
31.03.2017 18:40При этом, если ломается большой принтер на этаже — прикуривает весь этаж и всем приходится бегать какое-то время на другие.
Поэтому на этаже ставят два принтера чуть попроще.rfvnhy
31.03.2017 18:44Посчитайте еще время сотрудников на «дойти до принтера и назад»…
Не всегда оправдано ставить огромные принтеры, которые еще и место займут.
Иногда на комнату более мелкий выйдет выгоднее…
Хотя снова надо считать =)
rfvnhy
31.03.2017 18:21+2>Можно, конечно, и маленький принтер загружать по полной, больше его нормы в месяц, но это сильно сократит срок службы устройства.
А не надо считать срок службы устройства в годах =)
Лучше всего его считать в кол-ве копий до серьезной поломки, когда уже проще заменить, чем восстановить этот… Ну или копий на срок службы… Но тут лучше всего взять парочку на тест и погонять по полной…
Это еще хорошо тем, что не столкнетесь с проблемой «под ваше устройство больше нет расходных материалов» лет через 5+ после покупки.
Тут надо только смотреть что бы принтер справлялся с нагрузкой.
Например грузить принтер с заявленными 5-10 тыс копий в мес в 2-3 раза больше вполне можно, только гарантия закончится раньше и самого принтера хватит не на 5 лет, а на 2-3 года
Если же серьезно недогружать принтер с заявленной нагрузкой в месяц на 100к копий то через несколько лет расходка на него сначала поднимется в цене, а потом пропадет с рынка…
И придётся выбрасывать дорогой, еще не отслуживший свой ресурс аппарат.
Плюс проблемы со старением материалов лет через 7-10 начинаются =)
Я к чему это всё… У нас уже был один ксерокс, которому исполнилось 11 лет.
Судя по счетчику перед утилизацией он отслужил примерно 7/10 от своей максимальной нагрузки(его «берегли»), в последний год был ремонт из-за пробоя высоковольтной части (старение материала изоляции). В итоге последнюю поломку даже не смогли нормально диагностировать, а
последние года 2-3 на него расходка была только «совместимая» и довольно низкого качества…folow13
31.03.2017 18:34Интересный кейс. Не сталкивался на практике еще с таким подходом.) Спасибо за комментарий.
Тут тоже надо думать в перспективе, если вы будете грузить принтер в 2-3 раза больше его нормы, а завтра в компании объемы увеличатся по какой то причине и придется грузить его еще больше. У принтеров не зря написан запас прочности в месяц.
С Ксероксом тоже — получается стоял высокопроизводительный аппарат, который и части своих ресурсов заложенных не отрабатывал — не целесообразно.
Производители печатающей техники врятли производят принтер рассчитывают, что его будут эксплуатировать ~10 лет и более. У вас прям экспонат музейный. -)rfvnhy
31.03.2017 18:51Просто докупаются принтеры, а не перегружаются больше чем возможно существующие…
Тут снова вопрос. Будет ли использоваться заправка картриджей, устроит ли качество печати при этом,…
Ну под ксероксом я имел ввиду какой-то Ricoh «внутри», который был судя по шильдику Gestetner 2622. Уже много лет как списали и сдали в утилизацию.
Запомнился алюминиевый барабан покрытый фотослоем диаметром около 10см и ценой под 3к рублей в то время. На замену взяли Sharp с ценой барабана 800р (диаметр сантиметров 4-5) Еще аналоговый аппарат, который на каждую копию гонял зеленую лампу.
Был оснащен дуплексом, сортером, автоподачей…
Дуплекс сдох первым, тк был сделан в виде «лотка для бумаги» заменили на обычный.
Потом начала глючить автоподача. Заменили и крышку =)…
В общем аппарат неплохой для своего времени был.
Alex_Mukh
31.03.2017 15:45+1Количество принтеров в компании может зависеть даже от психологической атмосферы в компании)
У туркмен есть такая байка: разбойники, готовя нападение, оценивали количество тамдыров в ауле. Если в ауле был один тамдыр, это означало, что соседи между собой дружат, соответственно, могут дать отпор. А если перед каждой кибиткой свой тамдыр — можно смело нападать и бить по одиночке.
Сорри, если не очень в тему)
rfvnhy
31.03.2017 18:42Надо сразу по возможности брать принтеры, которые будут печатать даже заправленными картриджами без всяких перепрошивок и смены чипа при заправке.
Например hp1200,1300,1320,3005,… (все модели старые, но со всеми я имел дело)
И не надо брать самсунг ML…, который стоит при заправке в 2 раза дороже, чем если бы он был нечипованный. (заправка сторонней фирмой).
У нас в городе сейчас в сторонних организациях «засыпать порошка» в картридж стоит от 200-250р на нормальный картридж+ цена тонера.
Замены барабанов/… отдельно.
У меня заправка картриджа меньше 20 минут не занимала в самом лучшем случае.
Плюс весь инструмент потом отмывать, плюс руки будут с пятнами тонера еще пару дней (или перчатки брать одноразовые), плюс вдыхание тонера при заправке не самое полезное для здоровья… (респиратор спасает мало, требует частой замены).
В общем могу заправить если «прижало» и надо срочно или нет денег «прямо сейчас» пару картриджей, но если их лежит ждёт сразу 20-30, то лучше отдать в специализированную контору…
Кстати если ни разу не сдавали — лучше всего сделать пробный отпечаток на каждый(и сунуть в тот же пакет или лучше даже резинкой прицепить к нему), где требуется не просто заправка — специалистам по нему будет понятно что менять — только ракель, барабан-ракель, что-то еще…
Не всегда у них есть подходящий принтер что бы выяснить проблемы с картриджем.
saboteur_kiev
31.03.2017 02:54+2Ну не знаю. Сисадмину, который занимается поддержкой домена, инфраструктурой сети, решает вопросы по коммуникации voip, и тут — пойди нам картридж заряди, только тонер там не запачкай…
Даже для маленьких компаний лучше картридж перезаряжать в аутсорсе.
Вот насчет страшилок про несертифицированные картриджи — соглашусь. Можно перебрать несколько аутсорсов и найти того, который даже пересыпает тонера, в результате выходит больше страниц, чем в оригинальных картриджах.Klukonin
31.03.2017 10:52Имелись в виду эникейщики, да. Настоящие админы занимаются совсем другими вещами.
По поводу несертифицированных картриджей и аутсорса. Ну, есть же весы. Достаточно сравнить вес пустого и заправленного.rfvnhy
31.03.2017 18:54А еще лучше записать вес нового и пустого, когда уже «полосить» начал.
Кухонных электронных весов ±1г до 5кг вполне достаточно обычно.
И да. это обычно не аутсорс, а просто сдача картриджей на заправку.
Это дешевле когда их много, чем ждать «самовывоз курьером» каждый 1-2-3.
Есть еще варианты «заправки на месте» при больших объемах и если есть место для заправки…
rfvnhy
31.03.2017 18:33>Заправка картриджей силами сисадмина компании делается быстрее,
Время вашего сисадмина настолько дёшево ценится? Или он «простаивает»? Или это всё же эникейщик?
При наличии 2-3 принтеров подозреваю около 1 сервера и 10-20 рабочих мест.
Вам там точно постоянный сисадмин нужен?
Обычно при таких объемах вполне хватает «на пол-ставки» на удаленке, с выездом в случае надобности.
Ну а «на месте» должен быть эникейщик, причем не обязательно на полный рабочий день…
Например на час позже приходит, на час раньше уходит, но в случае авралов сидит от и до.
В общем «по месту» надо смотреть…
>Стоимость картриджей сторонних производителей с учетом заправки, да еще и своими силами
Не всегда заправка нормальный вариант.
Например на Sharp AR-M205 заправка тонер-картр. стоит примерно 1/2 цены нового картриджа.
Но при этом если «не угадать» с тонером он будет «пылить» и придется каждые 7-10тыс копий чистить коротрон, что занимает время специалиста и может привести к выходу з/ч из строя из-за слишком частой разборки/сборки узлов… В общем это не самый удачный вариант с заправкой…
На принтер hp3005 «cовместимый» картридж стоит ~6тр, «родной» около 20.
Вот только совместимый после 2й заправки уже сломался и чуть не угробил принтер, а родной перенес уже 4 заправки и кажется отходит еще пару после замены барабана/ракеля…
Кстати принтер достаточно по моему мнению неудачный… hp1320 значительно удачнее при значительно меньшей цене при покупке и меньших габаритах, ну и картриджи подешевле хоть и меньше копий, но ломаются реже.
bombardier
30.03.2017 09:47+5Из нашего опыта…
40 средних принтеров (уровня HP 4025), 10 больших МФУ (700 и 880 серии HP) по зданию, личных почти нет, есть только несколько установленных в отдельных департаментах где совсем критична конфиденциальность документов и Copy Room с совсем большими машинами Canon и Xerox. На принтерах ограничение в 250 страниц на задание, все что больше — будьте добры отнести в Copy Room.
Сильно ограничить распечатку ненужных и совсем нерабочих документов помогла установка системы управления печатью. Используем SafeQ с единой очередью, пользователи не думают на какой принтер посылать задание, куда дошли, там по бейджу и распечатали. Установка уменьшила ежегодный объем печати с 3.5 до 2.5 миллионов листов.
Расходка оригинальная, так меньше проблем с гарантией.
Есть свой инженер (сертифицированный) который следит за парком, В случае поломок — гарантийный ремонт. Для больших МФУ куплены CarePack-и с ремонтом на месте на следующий рабочий день, остальные ремонтируем в сервисах, выставляя подменный принтер со склада.dmbarsukov
30.03.2017 10:19вот это отличный кейс!
1.Обязательная общая очередь, иначе проблем с подменным принтером больше, чем пользы.
2. Обязательная распечатка по запросу. Иначе документы отправляются не туда, или не тому, или лежат пару дней. Работает только с принтерами с высокой скоростью печати — ждать пока распечатается файл по 30 минут это большая потеря времени и производительности труда.
3. Обязательное ограничение количества страниц, иначе крупные принтеры простаивать будут, из-за того что людям лень к ним идти.
4. Обязательный человек, который следит за парком, сертификация это конечно уже по желанию, и нагружать его другой работой можно по возможности, но чтобы приоритет был на принтерах, и любую остальную работу он смог без ущерба для себя отложить в пользу основной.bombardier
30.03.2017 11:06Человек по факту и позиции инженер-супервайзер Copy Room, так что у него, конечно, основная обязанность обслуживание печатной техники, замена расходки, доставка бумаги к принтерам, общение с поставщиками (бумаги и расходки) и сервисными центрами… Ну и если время свободное есть, помогает ребятам с большими заданиями в копи-центре
rfvnhy
31.03.2017 18:58>ждать пока распечатается файл по 30 минут это большая потеря времени и производительности труда.
ээээ а зачем ждать то?
отправил на печать и занимайся следующим делом… минус что придётся ждать когда «срочно надо».
Естественно это возможно если принтер «персональный» или на 2-5 рабочих мест
Если он «в коридоре», то высокая скорость печати необходимость.
Плюс цена «сетевых» принтеров всегда выше, чем даже точно таких же, но без сетевого интерфейса…
teifo
30.03.2017 11:58+3У меня уже сложилось стойкое убеждение, что доступность принтеров и компьютеров только увеличила бумагооборот, чем уменьшила его. Плюс эта связка добавила еще больше трудозатрат, чем докомпьютерная эпоха. Только сам факт отсутствия технической возможности сделать десятки копий, заставлял подумать как можно без всего этого обойтись. Сейчас сложно представить как люди работали без принтеров, без кучи копий, без десятков вариантов одного и тоже документа, без красивых презентаций и прочего, всего что принесли доступные компьютерные технологии. Сейчас вон даже законы клепают в спешке, потому что постоянно завалены неэффективной работой.
mapatka
31.03.2017 09:32Ооочень тяжело заставить пользователей поднять жопу. Было, что на двух пользователей — 3 устройства в одном кабинете. На это возможно как-то воздействовать, используя адм.ресурсы.
У нас же проблема с расположением устройств, они расположены далеко друг от друга и стоят «поштучно», из-за этого выходит большая стоимость отпечатка.
з.ы. Я не понял из чего сложилась «Итого в год стоимость владения».folow13
31.03.2017 11:03Мы тоже сталкивались с проектами, когда принтер в другом конце офиса становился для пользователей большой проблемой. Далеко ходить никто не хотел.
В данном случае не сэкономишь благодаря грамотной расстановке техники. Придётся выбирать – или комфорт, или экономия. Обычным сотрудникам, конечно, нет дела до экономии, комфорт важнее=)
Итоговая стоимость в год:
количество отпечатков * количество принтеров * стоимость отпечатка * 12 месяцев.rub_ak
31.03.2017 14:02А что если комфорт сам по себе экономия вы не думали? Сходить туда и обратно, подождать уже время потратить впустую, некоторым такая роскошь не доступна. Тогда надо почтовое отделение заводить.
folow13
31.03.2017 14:17Конечно, думали. Все относительно. Принтеры нужно расставить так, чтобы весь офис не выстраивался в очередь, как за колбасой в 90-ые =) При оптимизации парка печатающей техники у заказчика мы обязательно смотрим план помещений, где стоят печатающие устройства.
rfvnhy
31.03.2017 19:04Дошел до принтера, подтвердил что надо печатать, дождался окончания печати, дошел назад…
минимум минут 10-15, не?
Рабочее время сотрудника может стоить весьма дорого…
Так что иногда «персональные» принтеры дешевле выходят… Естественно их картриджи проще перезаправлять…
Но тут сейчас другой вопрос вылез.
Картриджи у мелких принтеров HP стали совсем мелкими ;-(((
Если на 1200/1300 картридж был достаточно большой, то на современных мфу типа m1522 картридж визуально раза в 2 тоньше по диаметру, а по печати док-в меньше раза в 2-3 примерно, точнее выяснять не стали, когда поняли что нет смысла даже заправлять их. Этот МФУ у нас теперь исп-я только как сканер с автоподачей (цена с аналогичным сканером сопоставима)
И улучшения ситуации не ожидается ;-(((
rfvnhy
31.03.2017 19:42Я тут недавно прикидывал нашу себестоимость на самом оптимальном у нас ч/б МФУ
ч/б печать, прошу прощения что пишу старые цены, давно расходку не покупали — «старые запасы» =)
Но примерно всё стало дороже в 2-2.5 раза (Шарп то же цены немного поднял на некоторые расходные, еще до поднятия доллара), Все цены по памяти и немного примерные, плюс они немного менялись во времени — аппарату лет 7-8 уже скоро.
Sharp AR-M205 — ~25тр (+12тр за автоподачу оригинала, дуплекс брать не стали — нужен редко, а если нужен то обычно много копий и можно перевернуть вручную)
ресурс до 500к (сейчас уже почти закончился)
на 250к меняли блок проявки ~15тр, плюс несколько валов, озоновые фильтры и тп, менее 20тр в сумме
каждые 50к меняется: ракель (менее 500р), барабан (800р), девелопер (1тр)
нить коротрона примерно на 100к копий (в начале меняли реже, сейчас чаще)(менее 1тр),
нужен вызов инженера для ТО и замены (1тр)
озоновый фильтр менее 2тр на 100-200к (мы меняли когда запах озона появлялся пару-тройку раз примерно на 500к)
каждые 15-16к меняется тонер-картридж (2.5тр)
бумага (если не использовались черновики без дырочек(! это важно — ниже износ барабана и тп)) 100р/500стр (сейчас 195 при покупке от 5 пачек)
Замена бумаги и картриджа, устранение замятий бумаги — на том, кто выполняет печать или ксерокопирование,
что-то более сложное типа замены барабана — сторонний инженер.
Вызов из-за поломок — буквально пару-тройку раз, уйдет в округление при окончательном расчете.
Серьезных поломок не было.
Итого у меня насчиталось менее 60к/страница по старым ценам без учета рабочего времени работника за этим аппаратом.
Это цена мфу + вся расходка учитывая чистую бумагу (иногда идёт экономия при печати на черновиках)
+ вся-вся расходка + вызовы сервисного инженера + все з/ч
но у нас не было крупных поломок.rfvnhy
31.03.2017 19:48Это всё для обычных почти цельно текстовых вариантов задач. Картинок очень мало и они редко встречаются.
Т.е. грубо «заполнение» идёт около 5-10% на лист.
Да, считал _для односторонней печати_
при 2х сторонней экономия на бумаге весьма приличная, но нужен или дуплекс или переворачивать руками придётся…
Subrisk
Работал в 2009 году в региональном телеком-операторе. Когда к нам пришли с ТКП насчёт аусорса печати, мы со СТО переглянулись, а потом рассмотрели приложения и решили попробовать. Экономия была ощутимой при том, что принтеры были свои, но а) стояли не так б) использовались для дипломов и книжек только в путь в) чинились, когда у нас, админов, было вдохновение.
Чуть позже выяснилось, что логист распечатывал бланки с номерами сим-карт и немного «левачил», а именно мы несли около 400 000 потерь в течение 3 месяцев. В общем, несмотря на скепсис, польза была однозначной.
folow13
Когда мы начинаем просчитывать сервис печати для новых заказчиков именно с этими тремя проблемами сталкиваемся чаще всего: принтеры не так стоят, используются не по назначению, админы не торопятся ремонтировать технику (а бизнес простаивает частично).