Все чаще и чаще к нам обращаются с приглашением принять участие в тендере на разработку сайта. Причем львиная доля запросов выглядят так: “Сколько стоит разработка такого сайта: fb.com. Письмо разослано на 69 веб-студий. Поэтому решил поделиться своим опытом в тендерах. А опыт у меня есть. С 2010 года работаю на стороне заказчика: Медицинское оборудование, фармацевтика, туризм. Сейчас занимаюсь маркетингом и развитием Веб-студии IT4U и Клуба туристов Кулуар. Знаю о тендерах и участии в них не по наслышке с разных сторон. В этой статье вы прочитаете на что на самом деле стоит обращать внимание, а чем можно пренебречь.

Тендеры — говно

Именно такого мнения о них большинство разработчиков сайтов. Часто это действительно так, иногда из-за отсутствия опыта участия и незнания специфики заказчиков, их процедур.

Это мнения основывается на следующих убеждениях:

• Тендеры купленные — “в них невозможно выиграть, мы участвовали в трех и везде получили формальную отписку или тишину в ответ.”
• На подготовку приличного коммерческого предложения нужно потратить несколько десятков часов специалистов. Если сумму стоимости подготовки ко всем тендерам, например за квартал разделить на количество выигранных, может получиться очень приличная сумма, сравнима с прибылью по выигранным. Студиям нужно думать участвовать ли в тендере.
• Результат непредсказуем. Так и есть, когда в тендере непонятно сколько участников, не понятно кто они и не понятно по какому принципу выбирается победитель.
• Не все студии соглашаются принимать участие в тендерах. Кто-то не хочет тратить свой ресурс на это, кто-то не проходит по квалификационным требованиям, кому-то не выгодно финансово.
• Часто приходят действительно неадекватные запросы, которые вроде бы и от серьезной компании, а сформулировано как будто сайт делает пирожковая.

Никита Семенов
CEO, SECL Group

Мы участвовали в тендерах много раз. Больше всего заполнился тендер одного крупного украинского банка, где отдали заказ «своему» подрядчику за откат, хотя наше предложение было в разы лучше и тендер большой телекоммуникационной компании, с той же историей. В обоих тендерах мы не только делали голый просчет, мы вкладывали деньги в исследования, презентации и даже делали наработки прототипов.
Конечно, после таких историй и значительных затрат нам не очень хочется участвовать в тендерах. Сейчас мы принимаем участие только в действительно больших и интересных проектах и обязательно «пробиваем» клиента через знакомых. Если хоть кто-то говорит нам, что в этой компании есть откаты — мы даже не пытаемся. И это уже правило, которое менять мы точно не планируем. А откаты я никогда не давал и не буду этого делать. Мои моральные ценности не позволяют, не хочу переступать через себя ради набитого кармана какого-то недобросовестного менеджера.

Виды тендеров

Открытые тендеры — заказчик объявляет тендер и участвовать в нем могут все желающие. Тендер объявляется на тендерных площадках, у себя в фейсбуке или массовой рассылкой по всем веб-студиям. Инструмент не важен.

Закрытые тендеры — компания заказчик предварительно для разработки своего сайта выбирает подходящих по портфолио и цене разработчиков. Обычно до 10 веб-студий. Такой тендер более эффективен.

Лжетендеры — когда компания объявляет тендер, по которому не будет разрабатываться сайт или разработчик уже заранее выбран а тендер нужен формальный.

Скажу одно — в закрытых тендерах с публичным списком участников подрядчики изъявят большее желания принять участие.

Для того, чтоб ваш тендер не сочли за фиктивный — приглашайте компании личным письмом, опишите максимально детально какой результат вы хотите получить и какую задачу решаете. Наперед определите критерии выбора победителя. Дайте достаточно срока на подготовку предложений. Если есть специфические или избыточные требования к исполнителю либо проекту — поясните зачем они.

Кого приглашать в тендер на разработку сайта?

Перед объявлением тендера обязательно определитесь что вы хотите получить на выходе. Выбирайте разработчиков в соответствии с желаемым результатом. Каждая компания специализируется на чем-то своем. Вот начало списка:

• Дизайнеры — специализация компании: креатив, дизайн, визуал, вау эффекты.
• Технари — хороший, качественный код, сложные системы, интеграции.
• Маркетологи — стратегия, цифры, аналитика, проработка и упаковка продукта.
• SEOшники — продвижение сайта в органической выдаче.
• SMMщики — продвижение бренда в социальных сетях.

Напишите в комментариях какие специализации вы еще знаете, добавлю их в статью.

Не нужно сводить технарей с маркетологами в одном тендере и отбирать лучшего по креативу. Если вам нужен имиджевый одностраничный сайт — выбирайте компании, которые сильны в дизайне. Если проект со сложным функционалом, множеством функций — технарей. Ну вы поняли

Иногда, если качество важнее сроков и денег, стратегию, аналитику, проектирование заказывают у одних, дизайн — у других, а разработку — у третьих. Так качество действительно будет лучше. Но сроки и усилия на координацию умножаются на 3.

Еще один фильтр компаний, которые нужно приглашать — качество портфолио. Вам должны нравится их работы. Смотрите на работы за последние несколько месяцев.

Ну и куда же без цены. Определите 2 цифры. Первая — средняя цена похожего сайта на рынке, вторая — максимальный бюджет, который вы готовы потратить на проект. Этот диапазон добавьте в описание тендера, чтоб отсеять компании, которые вам не по карману с одной стороны и тех, кто не дотягивает до вашего уровня с другой. Также этот диапазон покажет компаниям насколько “разгоняться” в коммерческих предложениях. Фантазии у разработчиков достаточно, и ее нужно ограничивать.

Не скрывайте список участников тендера, пригласите в тендер до 6 компаний с одинаковой специализацией и в одном ценовом диапазоне. Таким образом вы получите достаточное количество качественных предложений из которых сможете сделать выбор.

Идеальный тендер

Дальше напишу небольшой чек лист что нужно сделать для проведения тендера на разработку сайта.

Механика, критерии принятия решения продуманы заранее

Пример таблицы для оценки участников. Определитесь для себя что вам важнее и составьте на основании важности критерии. Такая таблица поможет вам выбрать идеального подрядчика не на основании эмоций а на основании фактов и цифр. А также покажет участникам тендера вашу открытость. Это увеличит количество желающих принять участие.

Людмила Богуш-Данд
Учредитель тренинговой компании BogushTime, Киев

Когда вы работаете с подрядчиком, необходимо использовать два подхода, эмоциональный и технологический. Эмоциональный подход нужен владельцу компании — оценить подрядчика с позиции рапОрта, понимает он нашу суть или не понимает. Я не трачу времени на уговаривание, я выбираю тех, кто сам хочет с нами работать и любит нас, как клиента. И этого достаточно для принятия решения.

Но потом в дело вступают ваши сотрудники, и вот для них необходимы все Технические Задания, все детали и правила, чтобы никто, ни заказчик, ни подрядчик, не мешали друг другу работать, не срывали друг другу сроки и пр. Поэтому заранее запастись техническими документами с точным описанием критериев, результатов и сроков — это необходимость. А когда есть понимание процесса — то результат всегда лучше и предсказуем.

Данные по проекту в виде брифа подготовлены заранее

Подготовьте необходимый минимум в описании тендера:

Требования к подрядчику — я бы сосредоточил внимание на команде. Но иногда действительно бывают требования к компании подрядчика. Поверьте, опыт компании и уровень портфолио влияют на вероятность успешного проекта значительно больше чем наличие юридического лица и статус плательщика НДС.

Требования к проекту — очень важный пункт. Опишите что вы хотите увидеть в результате. Какой процесс для вас приемлем. Пишите только то, что действительно имеет значение для вас. Каждый пункт потенциально увеличивает сроки и цену проекта. И точно усложняет оценку.

Вилка стоимости — о ней уже писал выше.

Контакты ответственного лица для уточняющих вопросов — емейл отличный способ связи, его достаточно. Если вам удобнее общаться по телефону, можете добавить и его. В любом случае просите участников резюмировать договоренности на почту.

Техническое задание на разработку сайта. Это отдельный пункт. Если вы не сильны в технической части лучше не пишите ТЗ. Опишите детально ваши проблемы, задачи, которые хотите решить. От них и будет формироваться предложение на разработку сайта.

Публичные ответы на вопросы. Интересный пункт, который даст возможность участникам получить одинаковую информацию. Можно сделать гугл док с вопросами от участников и вашими ответами на них. С одной стороны это уменьшит количество одинаковых вопросов, с другой — все будут владеть одинаковой информацией.

Скорее всего каждая компания вышлет вам свой бриф. Не нужно заполнять все, они примерно одинаковые. Заполните первый и разместите его в документе с вопросами. Остальные компании пусть читают ответы там. А если есть вопрос на который ответа нет — пусть именно этот вопрос и зададут. Минимальное уважение к вам

Дайте достаточно времени на подготовку предложения. Как минимум 1-2 недели. Это не значит, что участники будут 2 недели готовить предложение. У них есть текущие проекты и они не обязаны их бросать для подготовки предложения.

Если вы хотите, чтоб участники тендера на разработку сайта подготовили макеты, написали техническое задание или требования, развернули тестовую площадку — будьте готовы что некоторые попросят оплатить эти работы. Это нормально и встречается все чаще и чаще. Часть компаний принципиально вовсе не готовят макеты. Считаю это правильной позицией потому, что нарисовать креатив для тендера это одно а нарисовать дизайн основанный на аналитике, продукте, рынке, учитывая сценарии поведения пользователей — это большой кусок работы. В лучшем случае тот креатив по которому выбирали пойдет в мусорку а его заменит качественная работа. В худшем придется к нему привязываться и пытаться вытянуть то, что действительно сделает проект качественным. Если вам для выбора подрядчика нужна визуальная составляющая — смотрите примеры предыдущих работ. Или дайте маленькую задачу по которой сможете оценить уровень дизайна.

Тарас Поздний
руководитель Клуба туристов Кулуар

Чаще всего проводим тендеры для творческих заданий, таких как дизайн или написание текстов. У меня свое видение на все вещи и очень важно, чтобы видение исполнителя было максима близко к моему. Если говорить о примерах, то последний раз проводили тендер для отрисовки нового сайта по восхождениям в горы. Дело было так. Сначала попробовали без тендеры. Выбрали на фрилансе дизайнера и попросили отрисовать главную. Не буду говорить, что отрисовали плохо, но совершенно не так, как я это видел. Пришлось отказаться, оплатив работу. Далее было принято решение провести тендер. На первом этапе Антон отобрал около 20 лучших дизайнером с лучшими рейтингами. Потом я просмотрел их работы и выбрал 5. Им было отправлено одинаковое ТЗ на отрисовку главной. Конечно, мы сразу предупредили, что это тендер, выберем одного, но работу оплатим.

Два дизайна мне не подошли сразу, остальный три понравились. И уже среди них я выбрал лучший. Всем участникам тендера мы оплатили работу, а победитель отрисовывал весь сайт.
Считаю, что мы потратили немногим больше денег, но сэкономили кучу времени и сил.

Очная презентация предложений

Так вы сможете познакомиться с ключевыми людьми веб-студии и понять с кем лучше сработаетесь. Лучше выбирать подрядчика, который говорит о себе меньше а больше вникает в вашу задачу и проект.

Полноценная обратная связь после каждого этапа

Давайте сразу понять переходит участник на следующий этап или нет и почему. Это важно для вашего имиджа а также, чтоб веб-студии понимали над чем работать. Рано или поздно вы захотите провести еще один тендер и сможете обратиться к тем же компаниям.

Советы

Уточните кто будет работать над сайтом, например: проектировщик, дизайнер, разработчики, проектный менеджер, тестировщик. Попросите взять проектного менеджера на встречу. Зачастую продажами и разработкой занимаются разные люди и красноречивость продажника не гарантирует адекватность менеджера проектов. Потому пообщайтесь с командой.

Попросите рассказать детально о этапах разработки сайта. Это даст вам понять степень проработки предложения и вы поймете насколько оно вам подходит.

Уточните свое участие и когда оно требуется. Если проект больше чем 2-3 месяца есть смысл поделиться графиком отпусков, чтоб они не стали неожиданностью.

Сформулируйте цель разработки и сроки, которыми обладаете. От этого зависит состав команды и цена.

План проведение тендера на разработку сайта пошагово

Формируете задачу. Именно задачу, а не ее решение.

Отбираете до 6 разработчиков, которые вам нравятся по портфолио из одного ценового и профессионального сегмента.

Отправляете выбранным разработчикам с диапазоном цены объявление о тендере.

3-5 компаний отпишуться и предложат устраивающе вас сроки/цены. У них и запросите более детальный просчет, задайте вопросы, которые вас интересую, остальным напишите причину отказа.

По желанию попросите нарисовать концепцию. Но будьте осторожны, уважающие себя компании не всегда готовы рисовать бесплатно.

Оцените предложения компаний по формуле и выберите 2 победителя.

С ними пообщайтесь и выберите окончательного победителя.

Итого

Следуя рекомендациям вы сможете провести тендер на разработку веб-сайта качественно. Выбрать оптимального для вас подрядчика и быть уверенным, что он правильно понял задачу. Но никто не отменяет здравый смысл и опыт.

Все же я считаю, что тендер это не самый лучший способ выбрать подрядчика на разработку сайта. Веб сайт продукт не стандартный, как “щебень м1200” и сравнивать его по цене, как это зачастую делается — в корне не верно. Надеюсь эта статья поможет навести порядок.

Успешных вам проектов!

Опыт участников рынка

Мы попросили несколько участников рынка поделиться своим опытом участия в тендерах и высказать свое мнение относительно статьи. Три комментария вы уже видели выше, мнение остальных ниже.

Фомин Д.А.
Начальник службы ИТ ООО «Истерн Беверидж Трейдинг» (ТМ MEDOFF, Longmixer, Arctica, Koktebel, Хуторок).

Последний раз ИТ служба тендер на выбор разработчика сайта проводили 5-7 лет назад. Это был честный, но совершенно обычный закрытый тендер т.е. сами организовали, сами пригласили, сами оценили. Сегодня в нашей компании функции: формулировки ТЗ на разработку сайтов, проработки его концепции и в том числе выбор подрядчика на разработку сайта полностью переданы на откуп отделу Маркетинга — это их зона ответственности, мы контролируем только домены и хостинг.

В последний раз тендер по выбору разработчика проводился по классической схеме: 1) было сформулировано техническое задание (ТЗ) на разработку сайта, где были сформулированы основные требования к структуре сайта, его наполнению, средствам администрирования, поддерживаемым клиентам и т.д. в общем всё то, что влияет на корректно отображение сайта на различных платформах. ТЗ было разостлано десятку потенциальных подрядчиков, портфолио работ которых нам казалось наиболее симпатичным или близким по замыслу. Собрали коммерческие предложения, тех кого заинтересовало наше ТЗ. Произвели их оценку по нашей шкале ценностей. Выбрали подрядчика и через 2 месяца получили готовый результат. Сотрудничеством все остались довольны и позже выбранный на тендере подрядчик осуществлял поддержку некоторых старых сайтов для наших ТМок.

Владислава Рутицкая
Вице-Президент SigmaBleyzer Investment Group и Agrogeneration. Член Национальной Рады Реформ.

Во избежание коррупции и создания комфортного рабочего климата для обеспечения прозрачных конкурсных торгов в агросфере были созданы национальные электронные торговые площадки. Многие компании адаптировали систему с учетом своих особенностей или заказали аналогичное программное обеспечение у специалистов. Мы активно используем тендерные площадки для прозрачных, максимально эффективных закупок материально-технических ценностей и услуг для AgroGeneration – от семян, СЗР и удобрений до запчастей, техники, IT. Задача всех тендерных процедур компании состоит в получении максимальной эффективности. В наших тендерах побеждают подрядчики, которые могут предоставить наиболее выгодное сочетание цены, качества, критериев поставки и системы расчета.

Для того чтобы начать участвовать в торгах, например, на площадке agrogeneration.aps-tender, поставщику необходимо зарегистрироваться по тем категориям, по которым он готов сотрудничать. При регистрации нового поставщика на площадке Agrogeneration.aps-tende холдинг получает адрес человека или нескольких, которые будут участвовать в торгах со стороны компании-поставщика. Программа делает автоматическую рассылку тем компаниям, которые зарегистрированы по указанным в тендере позициям, иногда служба поставок AgroGeneration приглашает компании, в сотрудничестве с которыми заинтересован сам агрохолдинг. За полтора года работы электронной системы тендерных закупок нашей компании удалось сэкономить миллионы гривен.

Людмила Богуш-Данд
учредитель тренинговой компании BogushTime, Киев

Я — счастливая, мне всегда везло с разработчиками сайтов, мне удавалось найти самых-самых. И каждый раз мой сайт не просто выделялся на рынке, он задавал тренд и становился образцом для подражания. Откуда я знаю? А мне довольно часто сами разработчики сайтов об этом говорят: вот получили от клиента заказ “сделайте сайт, как у BogushTime”. Последний раз, например, это было в декабре 2017 года, когда парень, когда-то работавший в студии, которая создала мне нынешний сайт, а сейчас работающий в другой крупной компании, позвонил и сказал, что опять услышал наше имя в новом заказе.

Наверное, умею я выбирать подрядчиков, поэтому готова поделиться.

Конечно же, мы объявляем тендеры, а потом выбираем. Самый первый мой критерий — это отношение разработчика ко мне. Я до сих пор помню мой “волшебный шок”, когда я выбрала подрядчиков для моего первого сайта: ребята начали презентацию со слов “мы все про вас в интернете собрали, выяснили, какая вы и что вы любите, чем вы увлекаетесь и что вы для людей делаете — и вот, что мы вам предлагаем…” А потом развернули передо мной чертежи, украшенные цветочками и глобусом Земли. Все это совершенно точно соответствовало моим все-планетным устремлениям в сочетании с романтизмом и гламуром. Сомнений не было ни на минуту — они меня, как мы говорим, воспроизвели, то есть, полностью вписались в мою реальность. И хотя сайт был абсолютно бизнесовый, его гламурность невероятно привлекала клиентов и партнеров.

Второй мой критерий — молодость разработчиков. В данном случае я имею ввиду стаж на рынке. Как ни странно, но я люблю начинающих — им нужно себя показать, а я — отличная площадка, потому что моя компания не только известна на рынке, но еще известна и своей инновационностью, поэтому нас легко вовлечь в новые решения, в эксперимент, в уникальность. И для начинающих это отличный старт, чтобы всем нос утереть, и для нас отличный рывок, чтобы опять вызвать разговоры и интерес.

Как клиент, моя компания очень лояльна к подрядчикам, поэтому мы меняем подрядчика в двух случаях: или сильно-сильно косячит, или ушел с рынка. С моими первыми разработчиками мы работали долго, приходилось стоять иногда в очереди, потому что старт с моего сайта дал им очень сильный резонанс в репутацию. Но потом ребята выросли и уехали из страны. А нам пришлось искать новых, объявили тендер и опять выбрали тех, кто в первую очередь продемонстрировал мне полное понимание меня, как владельца, и всей компании, как клиента. И смог предложить не только полное соответствие моим ожиданиям, но и прогрессивный подход во всем, от технических до дизайнерских решений. Еще раз повторяю, что я легко вовлекаюсь в идею инновационности, меня она завораживает.

Выбранный подрядчик предложил новый подход ко всему, и когда я впервые открыла прототип, меня словно током ударило, настолько это было по-другому, совершенно свежее и необычное решение на рынке. Через год я, кстати, стала часто встречаться с такими решениями в США, а тогда это было что-то совершенно революционное. И решившись на это, я абсолютно не пожалела, потому что этот сайт продолжает оставаться актуальным сейчас и решать почти все наши запросы, настолько хорошо он он был предусмотрен со взглядом в перспективу.

В следующем году мы запланировали поиск нового подрядчика для сайта, и критерии не изменились: понимание меня, как идеолога компании, понимание компании как игрока рынка, стратегический подход к решениям, инновационность в реализации.