Начнем с начала
Заявочная кампания
Вместо тысячи заявок тысяча вопросов
Признаемся честно — в самом начале мы столкнулись с проблемой, что наша аудитория не совсем понимала, как вообще работают хакатоны — среди участников было много новичков, которым не знаком такой формат. Им была интересна механика проведения таких мероприятий, системы оценки проектов, критерии для отбора экспертного совета и многое другое. Таким образом, в первые недели заявочной кампании мы собирали не регистрации, а кучу вопросов на разные темы — зачастую они даже не касались самого конкурса.
Из этого мы вынесли урок, что до запуска сбора заявок необходимо много общаться с потенциальными участниками — погружать в специфику мероприятия и отвечать на вопросы по всем предстоящим этапам.
В общем, активнее работать с технологическим комьюнити, которому больше интересны не последние достижения компаний-партнеров, а новости о ходе конкурса — почему выбрали формат хакатона? Как он адаптируется под наш конкурс? Как будет проходить онлайн-тестирование? Вау, онлайн-тестирование началось — что делать дальше? Так, я не понимаю — прошел тестирование, а результатов нет. Когда будут? А задачи какие будут на региональных этапах? Кто ставит? А в экспертном совете кто сидеть будет? Как отбирали?
И так далее.
Главный урок: недостаточно просто сказать: «Привет, мы конкурс для управленцев, ИТ-специалистов и дизайнеров. Принимай участие скорее. А, кстати, это в формате хакатонов будет». Необходимо все объяснять детально и поэтапно.
Онлайн-тестирование
Ошибки в тестах или неправильное понимание задачи разными людьми?
На этапе онлайн-тестирования наши соцсети разрывались от недовольных сообщений про ошибки в заданиях. Проблема была в том, что одни и те же тексты заданий спецами из разных сфер воспринимались по-разному. Все зависело от того, как они пришли в профессию — учились они самостоятельно или обладали широкими академическими знаниями и соответствующим образованием. Восприятие семантики и лингвистики у них сильно отличается — это необходимо было учитывать при составлении тестов.
Главный урок: в следующий раз мы планируем собрать региональные фокус-группы, состоящие из специалистов разного профиля. Они помогут сформулировать задачи под конкретные регионы.
Региональные этапы
Летом надо отдыхать
Самая первая ошибка — это то, что для проведения региональных этапов мы выбрали именно лето — сезон отпусков и студенческих каникул, поэтому в некоторых городах в хакатоне принимали участие совсем немного людей.
По этой причине мы сокращали количество номинаций, из-за чего командам приходилось отказываться от тех задач, которые они хотели решать изначально. Тем не менее те города, где было не так уж и много участников, отработали все задачи на «ура» и показали, что можно сделать хорошие решения даже небольшим составом. Так было, например, в Якутске и Великом Новгороде — там в финал прошли все команды, которые изначально пришли на хакатон.
Главный урок: а может, не летом?
Особенности каждого региона
Условия, в которых проходили региональные хакатоны, напрямую зависели от местного партнера, который саппортил конкурс. Поэтому где-то было лучше, а где-то — хуже. Не все они понимали специфику таких мероприятий и почему люди работают 24/7, спят на пуфиках или в палатках и питаются булочками из столовой. Поэтому в некоторых моментах были недочеты.
Большую благодарность выражаем вузам — они помогали нам с площадкой, экспертами, приглашением СМИ, сбором воронки участников. Работа с ними помогала нам лучше понять специфику регионов — в будущем это сделает наше сотрудничество более эффективным.
Главный урок: в следующем сезоне необходимо более детально выстраивать работу в регионах и больше полагаться на себя и свой опыт, а не на местных партнеров.
В регионах по-другому воспринимают информацию
Каналы привлечения участников в городах-миллионниках и регионах работают абсолютно по-разному. Если, допустим, в Москве и Санкт-Петербурге будет достаточно запустить рекламу в социальных сетях и сделать «посев» в группах, где сидит целевая аудитория, то в регионах более эффективно работают сарафанное радио и призывы к участию от местных «инфлюенсеров» (администрации регионов, блогеров, университетов, ИТ-сообществ).
Главный урок: увеличить количество каналов, по которым мы будем работать с аудиторией. Привлекать больше лидеров мнений, местных блогеров.
Запутали мутными формулировками задач
Что может больше всего расстроить и даже разозлить участников хакатона? Конечно же скучные и не проработанные задачи. На региональном и финальном этапе команды жаловались на то, что формулировки задач часто звучали не совсем понятно и прозрачно.
На протяжении всего конкурса мы всегда старались следовать правилу — качественно поставь задачу => получи качественное решение. Но признаемся, что так получалось не всегда. В условиях, когда задач было очень много и для каждой из них выдавались свои дата-сеты… провалы случались. Но все компенсировалось помощью экспертов, которые ни на шаг не отходили от команд, отвечали на все вопросы и со всех сторон прорабатывали проекты. Именно это повлияло на качество прототипов, которые вышли по результатам.
Главный урок: для формирования задач мы будем брать в помощь специалистов, которые глубоко разбираются в технологиях, с которыми участникам предстоит работать. Так, если мы ставим задачу по разработке AR-приложения для интерьера, то нам будет нужен эксперт, который уже ни раз применил дополненную реальность для подобных решений.
Финал
«Здравствуйте! Скоро хакатон, а билеты нам не отправили», или проблемы с логистикой
Некоторым участникам поздно отправили информацию о том, как будет организована их дорога на финал. Это вызвало шквал вопросов, и мы как организаторы попали под настоящий обстрел. Переводить стрелки ни на кого мы не будем — проектная команда, безусловно, несет ответственность за все задержки. Чаще всего они были связаны с тем, что в большинстве случаев мы обращались с просьбой о помощи к регионам, но каждый из них смог организовать логистику в разные сроки. В будущем мы будем закладывать на это больше времени.
Главный урок: необходимо постоянно информировать участников о том, в какой стадии находится покупка билетов, бронь отелей и прочая операционка. Это поможет им быть спокойнее и просто ждать, когда им на почту упадут заветные документы.
И, конечно же, Гиннесс
Изначально у нас не было задачи попасть в Книгу рекордов Гиннесса. Но во время региональных этапов мы постепенно понимали, что у нас есть на это все шансы, и ближе к финалу решили — «Мы это сделаем, коллеги!». Все шло прекрасно, пока представители Книги рекордов Гиннесса не огласили требования, что участники хакатона должны целый рабочий день (12 часов) не выходить из помещения. У них была возможность покинуть площадку только на 40 минут. Это отразилось на стандартном режиме организации питания и пропускном режиме, что вызвало негодование участников.
Главный урок: теперь мы будем сразу выпытывать про все подводные камни, которые могут возникнуть из различных активностей в рамках конкурса, и заранее информировать о них участников.Делитесь в комментариях, какие ошибки еще были замечены в организации конкурса? Мы всегда готовы работать над улучшением результатов!
Комментарии (7)
Vasek18
23.11.2019 18:30-1Как достала рассылка этого цифрового прорыва. Уже дважды отписывался. Почти каждый день сыпались письма
Enfriz
23.11.2019 18:37Я так и не получил толстовку своего размера. А билеты, которые вы купили в последний день, пришлось сдать: были за те же деньги значительно более удобные по времени билеты на самолёт. То есть одного информирования недостаточно, нужно просто не делегировать эту работу каким-то компаниям, которым наплевать и на участников и на конкурс (а по общению с ними это было очевидно).
Но в целом впечатления положительные, площадка очень приятная, просторная, задача была интересная, судейство в нашем треке хорошее и со знанием дела.
e_gavryushin
25.11.2019 10:32Ради бога, не давайте в регионах университетам полностью самостоятельно подбирать экспертов! Если в названии трэка есть абривиатура ЖКХ и там ещё что-то про бизнес должно быть внутри не означает, что в комиссии должно сидеть челики из ЖЭКа и преподаватели по менеджменту с неуместными шуточками. Вопросы "Объясните что такое CustDev… Ааааа, теперь понятно чё вы это сразу так не назвали" или "я бы такое за 5 минут в фш нарисовал" UI/UX дизайнеру с опытом 5+ лет- это позор был! Не пройти на финал по прямому приглашению а лишь по апелляции из того, что у тебя была не комиссия а какие-то случайные прохожие- это бред… Впрочем, в любом случае, огромное спасибо! Вы крутые)
iWind
25.11.2019 10:32+1Я также был одним из участников данного мероприятия.
В целом мероприятие было не так плохо организовано, особенно если учесть кол-во участников и их менталитет.
Несмотря на всё мной нижеописанное, я организаторам хочу сказать спасибо!
В следующем году если будет повторно проводится данное мероприятие я бы организаторам рекомендовал учесть обратную связь, которую они получили в текущем году.
В текущем году был следующий ТОП-проблем:
1) Онлайн-тестирование оно было организовано на очень низком уровне и выводы, которые сделаны в статье далеки от реальности. Организаторами было решено провести тестирование по куче направлений программирования, дизайна и управления. В тестировании следующие проблемы были основными:
Ошибки в вопросах, очень грубые ошибки (да организаторы были ошибки, а вовсе не факт неправильного восприятие вопросов участниками). Первое с чего Вам стоило было начать это с того, чтобы принести извинения за наличие ошибок в онлайн-тестах.
Хоть ошибки я поставил на первое место, не менее важной проблемой стал несопоставимый уровень сложности тестов. Например, я набрал в тесте по HTML больше, чем в тесте по С++ (при этом я за свою жизнь сверстал только зачётный проект в универе больше 15 лет назад, а C++ это моё всё).
2) Про билеты, в начале пути никто из нашей команды не ждал, что будут билеты до Казани и все были готовы (через полстраны), добраться самостоятельно, но потом было заявлено, что будут билеты и с этого момента, началось, то, что началось. Надеюсь, организаторы точно сделали выводы в этом направлении.
3) Организация финального этапа, это просто кошмар. Мы после великолепного регионального этапа ожидали, что будет "Вау" в финале, но увы наши ожидания разрушились о реальность.
Основные проблемы финала:
Питание, питание и ещё раз питание, надеюсь это больше не повториться;
Были обещаны души, по факту оказалось в душ нужно ехать на автобусе в специально организованный отель. В условиях сжатого времени тратить время на поездки возможности у команд не было.
4) Про задания, также стоит сказать, если организаторами проводилось тестирование по всему и вся, то и задания должны быть рассчитаны на всех. По факту все задания сводились к верстке и бд, за очень редким исключением. (для кого были тесты по unity, 1c я так и не понял)
luch_kot
25.11.2019 22:39Всё это, конечно, здорово, но сертификатов рекордсменов книги Гиннесса у нас так и нет. Ждём с нетерпением, когда же появится.
Каждый месяц спрашиваю — одна и та же инфа: «ждите!».
Сайт Книги Гиннесса говорит о том, что самый крупный хакатон совершенно другой:
www.guinnessworldrecords.com/world-records/most-participants-in-a-software-development-marathon
The most participants in a hackathon is 2,950, achieved by the Saudi Federation for Cybersecurity, Programming and Drones (Saudi Arabia) in Jeddah, Saudi Arabia, on 2 August 2018.
СМИ так расписали наш рекорд, мол, мы подвинули всех там, а на деле до сих пор ни сертификатов, ни информации. Рассылок куча, но ни одна из них не говорит про рекорд.
Следующий номинант на рекорд, Филиппины, вроде как должен был провести свой хакатон с 30 по 31 октября. И там должно было быть 3500 человек.
CAJAX
Участники получили какую-то компенсацию за то, что были заперты 12 часов?
be_a_dancer
Я один из участников финала. Нет, не было.
Заперты — не совсем корректно. И не 12, а по факту дольше, так как мы после 7:30 утра (завтрак) были загнаны в зал мероприятия, а вышли полноценно только в 21. Вход выход по сканированию бейджа и под роспись. Фиксирование времени до минуты.
К слову, обед был в 4 почти, а ужин в 9. Обедали мы рисом с курочкой из стаканчиков, потому что закончилась посуда палочками для размешивания сахара в кофе. Было весело;))
UPD. Загнаны — не совсем правильное слово. Примерно с 7:30 нам по громкоговорителям настойчиво рекомендовали зайти в зал.
UPD2. Если честно, будучи на 100% погруженным в работу, редко когда хотелось выйти. Но в определенный момент хотелось прогуляться, проветрить голову.
UPD3. Спать на пуфиках — жесть полнейшая. Чтобы вы понимали, как это весело было по логистике:
Хакатон был 27, 28, 29. Вылет из моего города был в ночь на 27. Соответственно, мы не спали ночь 26-27, 27-28 спали (наша команда сняла гостиницу), 28-29 — полтора часа и проснулись с болящей спиной — пуфиков на всех не хватало и спать на них нереально, 29-30 — ночной перелет в обратно. Формально, за четыре дня мы спали 10 часов. Надо было организаторам попробовать поспать на пуфиках-каплях хотя бы в течение 2 ночей, в условиях прохладного светлого помещения, в котором постоянный гул от людей, техники и работающей вентиляции.
Совет участникам на будущее — берите с собой что-то для перекуса (батончики энергетические, ролтон и т.п.) и что-то на чем спать. Желательно матрац надувной. И чем-то чем накрыться — в зале прохладно (тут можно и курткой, в целом, но как кто хочет).
Задания, действительно, были не очень качественно составлены, по крайней мере частично. Кроме того, они переформулировались уже после того, как команды подавали на них заявки -> получалось так, что профиль участников мог с ними не совпадать. А чтобы перейти с одной категории в другую необходимо было пройти через 7 кругов ада, включая письменное обоснование такой причины, консультацию с куратором и экспертом. В общем, потеря времени, которое могло бы быть потрачено на решение задачи.
Весело было и с питанием. В первый день мы дважды стояли в очереди за талонами, потом их правда дали кураторам, чтобы они раздавали. В первый же день было адище с получением мерча и бейджей. В том числе часть из них были не распечатаны. Искать их в туче распечатанных талонов — тоже то еще удовольствие. В общем, косяков в организации было навалом. Но, в целом, это все компенсировалось относительно неплохой атмосферой и некоторыми организационными плюсами (интернет был отличный, столы, стулья, зарядки — всего хватало и было нормального качества, чай с плюшками был практически нонстопом, за исключением обеда-вечера второго дня).