В связи с пандемией коронавируса многие предприятия столкнулись с необходимостью перевода всех или части сотрудников на удаленный режим работы. Основной проблемой при таком режиме работы является организация взаимодействия, чтобы работники по-прежнему могли удобно общаться, совместно работать над документами, находясь за пределами офиса.
На сегодняшний день существует много программных решений для реализации подобной функциональности в рамках предприятия. Однако в силу ряд причин далеко не все они могут быть использованы. Так, например, одни предприятия заинтересованы в облачном сервисе, который бы просто работал, а другая часть предприятий ищет надежную систему совместной работы для размещения на собственных серверах. Универсальным решением, которое подошло бы всем, является платформа для создания цифровых рабочих мест Zextras на базе Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.
Данное решение основано на продуктах с открытым исходным кодом и уже сейчас насчитывает более 15 миллионов пользователей по всему миру. Цифровые рабочие места Zextras выбирают из-за хорошего соотношения цены и качества. Помимо базовых для систем совместной работы функций вроде электронной почты, ежедневника, адресных книг и списков задач, платформа для создания цифровых рабочих мест Zextras может предложить полнофункциональные корпоративные чаты, совместное редактирование документов, таблиц и презентаций, а также поддержку мобильных устройств. Те же, кто намерен разворачивать платформу от Zextras на собственных серверах обязательно оценят надежную систему транзакционного резервного копирования и возможность иерархического управления хранением данных.
Для примера возьмем компанию, занимающуюся поставками промышленной упаковки. В связи с угрозой заражения коронавирусом руководитель предприятия счел целесообразным перевести свой отдел продаж, юридический отдел и руководство на удаленную работу, оставив «на местах» только складских работников и водителей, обеспечив их необходимыми средствами защиты. Вместе с принятым решением появился и ряд проблем, связанных с тем, как именно будут решаться текущие задачи.
Так, отделу продаж, помимо совершения звонков и приема заказов необходимо постоянно согласовывать с руководителем размер скидки по тому или иному клиенту, необходимо согласовывать отправляемые коммерческие предложения, а также проводить ежедневные совещания и планерки. Юридическому отделу также постоянно требуется составлять и утверждать договоры, совещаться по тем или иным вопросам, а руководству необходимо следить за происходящим на предприятии и вовремя раздавать ценные указания.
В качестве платформы для осуществления удаленной работы компания выбрала безопасное решение от поставщика облачных услуг «MerlionCloud», основанный на программном обеспечении Zextras и который позволяет создать облачную среду для организации почтового сервиса, чатов, совместной работы с документами, резервирования и хранения данных, поддержки мобильных устройств, персональных хранилищ. Платформу отличает высокая степень удобства в работе пользователей, надежности и защищенности при конкурентной цене.
Гарантией надежности сервиса является то, что он соответствует современным стандартам GDPR, ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017 и ISO 27018, что гарантирует контроль и качество бизнес-процессов, безопасность и защиту данных, соблюдение конфиденциальности. Кроме того, благодаря мониторингу 24/7, а также использованию передовых систем защиты от спама и вирусов, пользователи электронной почты, а значит и само предприятие будут надежно защищены от кибератак. Сам сервис Zextras Cloud расположен в европейском Дата-центре.
Таким образом, предприятие получило приватную, безопасную и полнофункциональную электронную почту с поддержкой таких популярных почтовых клиентов как Microsoft Outlook и Mozilla Thunderbird, а также мобильных устройств и множеством других современных функций. Кроме того, все менеджеры, которые до этого использовали в работе публичную электронную почту, с легкостью мигрировали на новый сервис.
Корпоративный чат в решении от Zextras спроектирован таким образом, чтобы быть максимально удобным для пользователей. Для этого в нем используется разбивка на Переговорные, Группы и Каналы. Они позволяют объединить целое предприятие в одну большую Переговорную, где будут обсуждаться вопросы, касающиеся каждого работника, а затем создать отдельный канал для каждого отдела предприятия, чтобы работники обсуждали там свои внутренние вопросы. С помощью групп же можно организовать взаимодействие между разными отделами. Например, директор предприятия может создать временную группу, пригласить в нее продуктового дизайнера, маркетолога и заведующего производством, чтобы они вместе разработали новое оформление для упаковки с учетом всех возможных нюансов.
Не пропустить адресованные им сообщения, сотрудникам помогает мобильное приложение Zextras Team для операционных систем iOS и Android, которое постоянно присылает сотрудникам уведомления о новых сообщениях и видеозвонках
На смену привычным usb-флешкам для обмена файлами пришло приватное персональное облачное хранилище Zextras Drive. В нем сотрудники компании могут хранить необходимые для работы файлы и при необходимости предоставлять доступ к ним для других работников. При этом файлы будут храниться не в одной папке, а у каждого сотрудника будет личный диск, в котором он может организовать файлы так, как ему удобно. Например, сотрудник может хранить различные виды документов в различных папках.
Также Zextras Drive позволяет предоставлять ролевой доступ к документам для сотрудников. Так, например, сотрудник может предоставить доступ коллеге таким образом, чтобы он мог только просматривать документ, а своему руководителю он может предоставить доступ к документу таким образом, чтобы он мог вносить в него различные изменения. Кроме того, поделиться документами из Zextras Drive можно и с людьми, которые не работают на предприятии, например с клиентами или подрядчиками. Поэтому многие работники быстро освоили обмен файлами прямо в Zextras Team, что существенно увеличило скорость совместной работы.
В полной мере преимущества Zextras Docs оценил юридический отдел. Это решение позволяет совместно составлять договоры. Благодаря использованию данного инструмента отделу даже удалось сократилось время согласования документов по сравнению с тем, сколько времени это занимало в обычных офисных условиях. Также теперь у сотрудников предприятия появилась возможность привлекать к составлению документов работников из других отделов. Благодаря этому скорость составления отчетов, договоров и коммерческих предложений значительно выросла.
Помимо домашних ноутбуков, сотрудники имеют возможность подключают свои цифровые рабочие места Zextras и к своим мобильным устройствам. Устранить возникающие при этом риски для информационной безопасности системному администратору предприятия позволяет функция управления мобильными устройствами. Она позволяет стереть данные на устройстве, заблокировать или даже отключить от сервера в случае компрометации смартфона или планшета. Также она позволяет отключить функцию камеры, карты памяти, беспроводных соединений и ряд других функций, использование которых сопряжено с рисками для информационной безопасности.
Кроме того, Zextras Mobile позволяет добавить дополнительный мобильный пароль для каждого устройства. Такой пароль не совпадает с реальным паролем учетной записи, но при этом может использоваться для синхронизации мобильного устройства с сервером и нужен для того, чтоб злоумышленники, укравшие или взломавшие устройство, не смогли попасть на сервер даже после извлечения пароля учетной записи.
Помимо облачного варианта, имеется возможность развернуть Платформу для цифровых рабочих мест Zextras и на серверах предприятия. Поскольку Платформа не требовательна к системным ресурсам, вам не потребуется приобретать для нее мощный сервер. О том, как установить Платформу для цифровых рабочих мест Zextras на собственный сервер, читайте в нашей статье.
При таком варианте развертывания, критически важной становится функция резервного копирования, предоставляемая Zextras Backup. Резервирование носит транзакционный характер, то есть системой автоматически резервируется буквально каждое действие, совершаемое пользователями. Такой подход к резервному копированию позволяет надежно защитить сервер от вирусов-шифровальщиков и всегда иметь на руках актуальную резервную копию данных на сервере.
Функция же иерархического управления хранилищами, предоставляемая Zextras Powerstore, позволяет оптимизировать стоимость владения серверной инфраструктурой за счет снижения стоимости хранения информации. Так, например, актуальные и свежие данные, к которым часто обращаются пользователи, можно хранить на быстрых, но дорогих SSD-накопителях, а старые данные, к которым пользователи обращаются не так часто, можно отправить храниться на медленные, но дешевые HDD, либо вовсе отправить их в облачное S3-совместимое объектное хранилище.
Кроме того, при установке Платформы для создания цифровых рабочих мест Zextras на серверах предприятия, появляется возможность добиться полной конфиденциальности данных в корпоративном чате, которой в принципе нельзя добиться при использовании публичных сервисов и мессенджеров.
Также имеется возможность добавить функцию полноценного видеочата, которая позволяет работникам проводить полноценные собрания в видеоформате. Благодаря этому работники смогут организовывать привычные совещания без какого-либо риска заразиться коронавирусом.
А с помощью функции «Мгновенное совещание», они могут проводить видеовстречи с клиентами. Для этого достаточно просто сгенерировать ссылку и отправить её собеседнику. После перехода по ссылке, у клиента прямо в браузере появится окошко видеочата, и сотрудник сможет провести переговоры или презентовать продукт полностью бесконтактным способом, не выезжая на место. Еще одним преимуществом корпоративного чата от Zextras является наличие мобильного приложения, благодаря которому сотрудники могут продолжать общение с коллективом со своего мобильного телефона и при этом не ставя под удар информационную безопасность предприятия.
Таким образом с помощью платформы от Zextras можно создавать приватные, безопасные и эффективные цифровые рабочие места, которые позволяют не только ускорить рабочие процессы в рамках офиса, но и при необходимости перевести ряд сотрудников на удаленную работу без потери их производительности.
По всем вопросам вы можете обратиться к Представителю компании «Zextras» Екатерине Триандафилиди по электронной почте katerina@zextras.com
На сегодняшний день существует много программных решений для реализации подобной функциональности в рамках предприятия. Однако в силу ряд причин далеко не все они могут быть использованы. Так, например, одни предприятия заинтересованы в облачном сервисе, который бы просто работал, а другая часть предприятий ищет надежную систему совместной работы для размещения на собственных серверах. Универсальным решением, которое подошло бы всем, является платформа для создания цифровых рабочих мест Zextras на базе Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.
Данное решение основано на продуктах с открытым исходным кодом и уже сейчас насчитывает более 15 миллионов пользователей по всему миру. Цифровые рабочие места Zextras выбирают из-за хорошего соотношения цены и качества. Помимо базовых для систем совместной работы функций вроде электронной почты, ежедневника, адресных книг и списков задач, платформа для создания цифровых рабочих мест Zextras может предложить полнофункциональные корпоративные чаты, совместное редактирование документов, таблиц и презентаций, а также поддержку мобильных устройств. Те же, кто намерен разворачивать платформу от Zextras на собственных серверах обязательно оценят надежную систему транзакционного резервного копирования и возможность иерархического управления хранением данных.
Для примера возьмем компанию, занимающуюся поставками промышленной упаковки. В связи с угрозой заражения коронавирусом руководитель предприятия счел целесообразным перевести свой отдел продаж, юридический отдел и руководство на удаленную работу, оставив «на местах» только складских работников и водителей, обеспечив их необходимыми средствами защиты. Вместе с принятым решением появился и ряд проблем, связанных с тем, как именно будут решаться текущие задачи.
Так, отделу продаж, помимо совершения звонков и приема заказов необходимо постоянно согласовывать с руководителем размер скидки по тому или иному клиенту, необходимо согласовывать отправляемые коммерческие предложения, а также проводить ежедневные совещания и планерки. Юридическому отделу также постоянно требуется составлять и утверждать договоры, совещаться по тем или иным вопросам, а руководству необходимо следить за происходящим на предприятии и вовремя раздавать ценные указания.
В качестве платформы для осуществления удаленной работы компания выбрала безопасное решение от поставщика облачных услуг «MerlionCloud», основанный на программном обеспечении Zextras и который позволяет создать облачную среду для организации почтового сервиса, чатов, совместной работы с документами, резервирования и хранения данных, поддержки мобильных устройств, персональных хранилищ. Платформу отличает высокая степень удобства в работе пользователей, надежности и защищенности при конкурентной цене.
Гарантией надежности сервиса является то, что он соответствует современным стандартам GDPR, ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017 и ISO 27018, что гарантирует контроль и качество бизнес-процессов, безопасность и защиту данных, соблюдение конфиденциальности. Кроме того, благодаря мониторингу 24/7, а также использованию передовых систем защиты от спама и вирусов, пользователи электронной почты, а значит и само предприятие будут надежно защищены от кибератак. Сам сервис Zextras Cloud расположен в европейском Дата-центре.
Таким образом, предприятие получило приватную, безопасную и полнофункциональную электронную почту с поддержкой таких популярных почтовых клиентов как Microsoft Outlook и Mozilla Thunderbird, а также мобильных устройств и множеством других современных функций. Кроме того, все менеджеры, которые до этого использовали в работе публичную электронную почту, с легкостью мигрировали на новый сервис.
Корпоративный чат в решении от Zextras спроектирован таким образом, чтобы быть максимально удобным для пользователей. Для этого в нем используется разбивка на Переговорные, Группы и Каналы. Они позволяют объединить целое предприятие в одну большую Переговорную, где будут обсуждаться вопросы, касающиеся каждого работника, а затем создать отдельный канал для каждого отдела предприятия, чтобы работники обсуждали там свои внутренние вопросы. С помощью групп же можно организовать взаимодействие между разными отделами. Например, директор предприятия может создать временную группу, пригласить в нее продуктового дизайнера, маркетолога и заведующего производством, чтобы они вместе разработали новое оформление для упаковки с учетом всех возможных нюансов.
Не пропустить адресованные им сообщения, сотрудникам помогает мобильное приложение Zextras Team для операционных систем iOS и Android, которое постоянно присылает сотрудникам уведомления о новых сообщениях и видеозвонках
На смену привычным usb-флешкам для обмена файлами пришло приватное персональное облачное хранилище Zextras Drive. В нем сотрудники компании могут хранить необходимые для работы файлы и при необходимости предоставлять доступ к ним для других работников. При этом файлы будут храниться не в одной папке, а у каждого сотрудника будет личный диск, в котором он может организовать файлы так, как ему удобно. Например, сотрудник может хранить различные виды документов в различных папках.
Также Zextras Drive позволяет предоставлять ролевой доступ к документам для сотрудников. Так, например, сотрудник может предоставить доступ коллеге таким образом, чтобы он мог только просматривать документ, а своему руководителю он может предоставить доступ к документу таким образом, чтобы он мог вносить в него различные изменения. Кроме того, поделиться документами из Zextras Drive можно и с людьми, которые не работают на предприятии, например с клиентами или подрядчиками. Поэтому многие работники быстро освоили обмен файлами прямо в Zextras Team, что существенно увеличило скорость совместной работы.
В полной мере преимущества Zextras Docs оценил юридический отдел. Это решение позволяет совместно составлять договоры. Благодаря использованию данного инструмента отделу даже удалось сократилось время согласования документов по сравнению с тем, сколько времени это занимало в обычных офисных условиях. Также теперь у сотрудников предприятия появилась возможность привлекать к составлению документов работников из других отделов. Благодаря этому скорость составления отчетов, договоров и коммерческих предложений значительно выросла.
Помимо домашних ноутбуков, сотрудники имеют возможность подключают свои цифровые рабочие места Zextras и к своим мобильным устройствам. Устранить возникающие при этом риски для информационной безопасности системному администратору предприятия позволяет функция управления мобильными устройствами. Она позволяет стереть данные на устройстве, заблокировать или даже отключить от сервера в случае компрометации смартфона или планшета. Также она позволяет отключить функцию камеры, карты памяти, беспроводных соединений и ряд других функций, использование которых сопряжено с рисками для информационной безопасности.
Кроме того, Zextras Mobile позволяет добавить дополнительный мобильный пароль для каждого устройства. Такой пароль не совпадает с реальным паролем учетной записи, но при этом может использоваться для синхронизации мобильного устройства с сервером и нужен для того, чтоб злоумышленники, укравшие или взломавшие устройство, не смогли попасть на сервер даже после извлечения пароля учетной записи.
Помимо облачного варианта, имеется возможность развернуть Платформу для цифровых рабочих мест Zextras и на серверах предприятия. Поскольку Платформа не требовательна к системным ресурсам, вам не потребуется приобретать для нее мощный сервер. О том, как установить Платформу для цифровых рабочих мест Zextras на собственный сервер, читайте в нашей статье.
При таком варианте развертывания, критически важной становится функция резервного копирования, предоставляемая Zextras Backup. Резервирование носит транзакционный характер, то есть системой автоматически резервируется буквально каждое действие, совершаемое пользователями. Такой подход к резервному копированию позволяет надежно защитить сервер от вирусов-шифровальщиков и всегда иметь на руках актуальную резервную копию данных на сервере.
Функция же иерархического управления хранилищами, предоставляемая Zextras Powerstore, позволяет оптимизировать стоимость владения серверной инфраструктурой за счет снижения стоимости хранения информации. Так, например, актуальные и свежие данные, к которым часто обращаются пользователи, можно хранить на быстрых, но дорогих SSD-накопителях, а старые данные, к которым пользователи обращаются не так часто, можно отправить храниться на медленные, но дешевые HDD, либо вовсе отправить их в облачное S3-совместимое объектное хранилище.
Кроме того, при установке Платформы для создания цифровых рабочих мест Zextras на серверах предприятия, появляется возможность добиться полной конфиденциальности данных в корпоративном чате, которой в принципе нельзя добиться при использовании публичных сервисов и мессенджеров.
Также имеется возможность добавить функцию полноценного видеочата, которая позволяет работникам проводить полноценные собрания в видеоформате. Благодаря этому работники смогут организовывать привычные совещания без какого-либо риска заразиться коронавирусом.
А с помощью функции «Мгновенное совещание», они могут проводить видеовстречи с клиентами. Для этого достаточно просто сгенерировать ссылку и отправить её собеседнику. После перехода по ссылке, у клиента прямо в браузере появится окошко видеочата, и сотрудник сможет провести переговоры или презентовать продукт полностью бесконтактным способом, не выезжая на место. Еще одним преимуществом корпоративного чата от Zextras является наличие мобильного приложения, благодаря которому сотрудники могут продолжать общение с коллективом со своего мобильного телефона и при этом не ставя под удар информационную безопасность предприятия.
Таким образом с помощью платформы от Zextras можно создавать приватные, безопасные и эффективные цифровые рабочие места, которые позволяют не только ускорить рабочие процессы в рамках офиса, но и при необходимости перевести ряд сотрудников на удаленную работу без потери их производительности.
По всем вопросам вы можете обратиться к Представителю компании «Zextras» Екатерине Триандафилиди по электронной почте katerina@zextras.com
pit_art
«Гарантией надежности сервиса является то, что он соответствует современным стандартам GDPR, ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017 и ISO 27018»
У вас есть какие-то подтверждения этого заявления?