«Они хотят увидеть экономическое обоснование, прежде чем мы сможем приступить к использованию метода?!» — это слова главы отдела, которую я обучал в рамках запланированного внедрения Канбан. У неё были смелые планы по улучшению показателей своего подразделения, но этот вопрос заставил её задуматься.

Команда управленцев хотела знать, какова будет плата за внедрение. Могут ли они позволить себе инвестировать в Канбан? Когда произойдет возврат инвестиций? До этого мы уже потратили некоторое время на изучение того, как в настоящее время проводится работа, так что в действительности вопрос звучал как: «можем ли мы не использовать Канбан?». Мы были прагматичны, «засучили рукава» и приступили к разработке модели того, как Канбан метод позволяет получить измеряемый успех в бизнесе. Я надеюсь, что эти разработки помогут в стремлении использовать Канбан для улучшения вашего бизнеса.

Дисбаланс окупаемости инвестиций (ROI)

Первые несколько статей о рентабельности инвестиций будут сосредоточены на экономических выгодах от использования Канбан. Как только мы позаботимся о верхней части уравнения окупаемости инвестиций, мы обратим наше внимание на нижнюю половину — стоимость реализации. Что касается стоимости реализации, то команда в SquirrelNorth экспериментировала с различными моделями, чтобы обеспечить оптимальную комбинацию обучения, коучинга и консультирования для достижения долгосрочных результатов, о которых я расскажу в заключительных частях этой серии статей. Есть причина рассказать об этом в конце, это связано с большой разницей между инвестиционными затратами и экономическими результатами. Инвестиционные затраты — сравнительно небольшая сумма по сравнению с выгодами: не сосредотачивайтесь слишком сильно на знаменателе, числитель — вот где происходит самое интересное!

Ранние и непрерывные выгоды!

Канбан-подход — это всегда ранние и непрерывные улучшения. Эволюционный подход к изменениям поддерживает существующую производительность организации, в то же время позволяя вносить изменения в процессы, которые открывают возможность быстрого старта улучшений бизнеса. (также он хорошо справляется и с социальными проблемами, которые не затронуты в данной статье)Традиционные подходы к изменениям заключаются в банальной установке нового процесса поверх старого. Такое разрушение старого приводит не только к периоду низкой производительности (потенциально длительному) , но и к выходу производительности на плато без дальнейшего продвижения (даже если цели улучшения достигнуты). Канбан метод позволяет избежать социальных и экономических рисков и даёт результаты на ранней стадии и постоянно наращивает их на протяжении всего его использования; т. е. речь идет о постоянных улучшениях.

Традиционная модель изменений в форме «J-кривой» в сравнении с моделью изменений Канбан

Ранние формы Канбан

В Канбан методе не существует такого понятия, как «правильный Канбан», только применения различных инструментов Канбан, соответствующие разному уровню зрелости организации. Этот подход был систематизирован в модели, известной как Модель зрелости Канбан (Kanban Maturity Model — KMM), которая классифицирует организационную зрелость по 7 уровням: от 0 до 6.

На каждом более высоком уровне, вводятся более продвинутые инструменты Канбана, которые осмыслены только по достижении этого уровня. Поэтому использования Канбан метода в целом нужно рассматривать как повышения организационной зрелости компании, проходящей серию улучшений, и применение согласованных практик на каждом этапе взросления. К сожалению, нет кратчайших путей к повышению зрелости организации, то есть прямого перехода со 2 на 4 уровень; каждый уровень необходимо проживать по очереди, закрепляя новые ценности и практики, прежде чем можно будет подумать о переходе на следующий уровень.

С учётом этого пути повышения зрелости, большинство внедрений Канбан начинаются с низкого уровня зрелости (уровни от 0 до 1), что раньше до введения KMM называлось Прото-Канбан. Также следует отметить, что большинство организаций так и остаются на этом низком уровне зрелости, если они не вкладывают средства в получение квалифицированной внешней помощи в форме коучинга и обучения (подробнее об этом в следующей статье, посвященной инвестиционной стороне вопроса).
Несмотря на низкую зрелость этих методов, они всё же приносят пользу. Давайте рассмотрим некоторые ранние формы Канбан:

Видимость — работа теперь отображается в виде тикета на физической или цифровой доске. Как минимум, мы теперь знаем, каков статус выполняемой работы: она начата, завершена или ещё не начата. Становится намного проще увидеть, над чем работают, и получить базовую информацию о состоянии.

Базовая доска, которая по-прежнему дает полезную информацию.

Сокращение количества конкурирующих задач — внедрение доски может показать, насколько все заняты, и помочь в принятии решений о том, на чём сосредоточить усилия ваших сотрудников. Этот фокус потенциально может увеличить количество завершенных работ по сравнению с наличием значительного объёма со статусом «в работе».

Сокращение индивидуальной перегрузки — повышенное внимание к сокращению числа конкурирующих задач даёт возможность избежать перегрузки ваших сотрудников слишком большим количеством действий. Такой подход поможет снизить количество непродуктивных и дорогостоящих сверхурочных работ и позволит лучше управлять качеством.

Расширение сотрудничества в команде — прозрачность, предоставляемая доской, также поможет улучшить сотрудничество между исполнителями. Сотрудники могут собраться за доской, увидеть, кому нужна помощь, и увеличить шансы на совместную работу.

Нам нужно меньше управлять, не сбавляя обороты!

Больше одновременной работы = Больше работы для отслеживания = Больше транзакционных издержек.

Благодаря повышенной прозрачности и ограниченному количеству конкурирующих задач, обеспечиваемой этими базовыми формами Канбан, мы обычно видим первые преимущества для бизнеса в виде сокращения накладных расходов, необходимых для управления статусом и отслеживания большого объёма работы. В частности, резко сокращаются «затраты на координацию» организации.

Outlook Blue — всегда полный календарь, которым трудно управлять при бесконечной параллельной работе.

Цифровые календари становятся всё более скудными без необходимости бесконечных статус-митингов, а потребность в армиях project-менеджеров становится всё меньше, поскольку накладные расходы управления оказываются под контролем. Все эти дополнительные возможности, высвободившиеся в организации, могут быть сосредоточены на других инициативах, улучшении результатов текущих инициатив и развитии квалификации ваших сотрудников.

Количественная оценка прибыли от внедрения ранних форм Канбан

Наши наблюдения показывают, что при самых скромных сокращениях сверхурочных и транзакционных издержек можно привести к снижению затрат на управление с использованием Канбан на 5-10% в течение 6 месяцев после начала использования Канбан.

Теперь мы можем использовать эту цифру в качестве первой части раздела «прибыль» для нашего расчёта окупаемости инвестиций. Для примера возьмем ежегодные операционные расходы большого отдела в 20 миллионов долларов, что даёт выигрыш в 1 миллион долларов к концу первого года. Это все равно что получить целую дополнительную команду бесплатно! Это уже вполне ощутимая выгода, имеющая материальную ценность. Что ещё может предпринять организация, высвободив 1 миллион долларов? Отличная новость состоит в том, что до конца года мы успеем ещё больше улучшить зрелость нашей организации и наши практики Канбан метода!

Дальше – больше!

В следующей статье я исследую преимущества перехода на уровни зрелости 2+ и дам количественную оценку прибыли от использования Канбан в следующие 6–12 месяцев.