В вашем списке дел на день и так 10 пунктов, но клиенты и коллеги накидывают еще в виде срочных вопросов или асапных задач? Есть ощущение, что вы весь день решали проблемы и с кем-то общались, но ваш to-do list не уменьшился? К сожалению, так работают многие. Мультизадачность все еще норма, несмотря на то что она не только не способствует повышению продуктивности, а, напротив, снижает ее. А еще вызывает стресс, ухудшает память и ускоряет наступление усталости. Об этом говорят многочисленные исследования, о которых мы расскажем ниже.

Давайте разбираться, в чем конкретно вред многозадачности, как мы сами ее подкармливаем и что делать, если вы от нее устали.

Многозадачность – это частые переключения?

Для начала проясним, что мы будем понимать под многозадачностью в этой статье, чтобы в комментариях не писали: «Мне скучно делать что-то одно весь день, я люблю переключаться, и это вовсе не вредно!»

Некоторые понимают многозадачность как наличие 5, 10, 20 задач в to-do-листе каждый день. Много же? Значит, многозадачность. На самом деле, неважно, сколько у вас задач. Главное, сколько переключений между разными раздражителями в процессе выполнения этих задач, как часто ваше внимание перескакивает с одного предмета на другой в течение дня и можете ли вы полностью концентрироваться на том или ином пункте, не отвлекаясь. Если вы выполняете запланированные задачи, максимально концентрируясь на каждой, – это здоровый режим работы. Конечно, можно сказать, что 10-20 задач – это слишком много, но объем работы мы в этой статье не рассматриваем.

Мы понимаем под многозадачностью такой режим, когда несколько задач (например, переписка с клиентом и анализ рекламной кампании) выполняются одновременно. Точнее, одновременность – это иллюзия.

Условно говоря, в человеческом мозге нет ядер, как в современных процессорах, которые способны выполнять разные инструкции действительно одновременно и независимо друг от друга. В каждый момент времени в поле внимания человека находится только 1 процесс, а ощущение одновременности создается из-за частого и очень быстрого переключения между задачами. Например, в процессе анализа кампании вам в Telegram прилетает сначала вопрос от коллеги, потом благодарность за ваш ответ, потом файл с обратной связью. На все это вы реагируете, но при этом не забываете, чем занимались до ответов – проверяли настройки РК. Долгая работа в режиме частых переключений вредна. И у нас есть доказательства.

Многозадачность съедает до 40 % рабочего времени

Социологи и психологи изучают тему уже больше 20 лет. Мы собрали для вас несколько наиболее интересных исследований, говорящих о том, какой вред когнитивным способностям может нанести мультизадачность.

Показатели мультитаскеров хуже во всем. К такому печальному выводу пришли несколько исследователей Стэнфордского университета. Они тестировали 100 студентов (так называемых media multitaskers – тех, кто регулярно переключается на медиа в процессе работы) и пришли к выводу, что их способности к запоминанию, структурированию информации, скорости переключения хуже, чем у «однозадачников». Один из исследователей признается: «Мы искали, в чем они (мультитаскеры) лучше, но не нашли».

Главным отвлекающим фактором в этом исследовании выступают смартфоны, планшеты и другие девайсы и вся связанная с ними активность: прослушивание музыки, просмотр видеороликов, чтение новых сообщений в мессенджерах, просмотр ленты соцсетей и пр.

Мультизадачность может изменить структуру мозга. В университете Сассекса выяснили, что люди, часто и долго отвлекающиеся на мультимедийные устройства в течение жизни, имеют меньшую плотность серого вещества в передней части коры головного мозга. Это уже серьезнее, чем просто проблемы с усвоением информации. Такой вывод был сделан после детального МРТ-исследования 75 взрослых, которые часто взаимодействуют с мультимедийными устройствами, такими как смартфоны, компьютеры, телевизоры, а также с печатными СМИ. Более того, поскольку эта область мозга отвечает за сопереживание и контроль эмоций, исследование выявило связь между мультимедийной многозадачностью и эмоциональными и ментальными проблемами: тревожностью и депрессией.

Многозадачность повышает риск ошибок и отнимает до 40 % времени. Это основные выводы целой серии исследований Американской Ассоциации Психологов (American Psychological Association). С 1990-х годов по настоящее время там изучают механизмы переключения внимания и пытаются понять, какую цену мы платим за частые переключения. В результате тестов установлено много интересного. Например, следующее:

• процесс переключения состоит из 2 стадий: смещение цели («Я больше не буду выполнять эту задачу, а начну вот эту») и активация правила («Я отключаю правила выполнения первой задачи и включаю правила выполнения второй»);

• смена стадий занимает в среднем несколько десятых долей секунды. Утомление от частых переключений увеличивает время перехода между задачами;

• при частых переключениях это время может достигать 40 % от продуктивного времени человека;

• частые переключения увеличивают количество ошибок. 

Многозадачность может влиять на IQ (наверное). Громкий вывод о том, что мультитаскинг снижает IQ на 10 пунктов сделал Гленн Уилсон в своем исследовании «Инфомания» для компании Hewlett-Packard. В 2010 году это наделало много шума в том числе и потому, что в нем участвовали всего 8 испытуемых – сотрудников компании. Они были протестированы дважды: в нормальном спокойном состоянии (quiet conditions) и в состоянии «шума», когда их отвлекали телефонные звонки и электронные письма («noisy» conditions). При этом измеряли уровень стресса и кровяное давление. Было выявлено, что IQ снизился со средних 143,38 до 132,75 баллов. Вряд ли это исследование можно считать абсолютно достоверным из-за небольшого количества участников, однако гипотеза интересная и, на наш взгляд, стоит дальнейшего изучения.

Если все так плохо, то почему многозадачность существует?

Работодатели думают, что это выгодно. От сотрудников до сих пор могут требовать частого переключения между задачами.

Это происходит, если специфика должности предполагает оперативные ответы по всем каналам или если работодатель хочет отдать как можно больше работы одному человеку. Кстати, hh.ru написал неплохую статью про иллюзию многозадачности и про то, как правильно вести себя, если требуется работать в таком режиме.

«Дофаминовая игла». Связь между дофамином и многозадачностью исследовали многие. Во всех случаях вывод один: люди продолжают работать в режиме многозадачности несмотря на ее негативные последствия благодаря и дофаминовой зависимости. При завершении любой задачи вырабатывается гормон дофамин, отвечающий за удовольствие. Мозг хочет получать его как можно чаще, поэтому стремится завершать задачи вне зависимости от их размера и сложности. То есть, например, проверка почты или листание ленты – это тоже задачи. Психолог и ученый Дэниел Левитин в своей статье пишет: «Многозадачность создает петлю обратной связи дофаминовой зависимости, награждая мозг за потерю внимания и постоянный поиск внешней стимуляции».

Фрилансеры часто не могут иначе. Мы вынесли этот пункт отдельно, потому что число ИП, самозанятых и фрилансеров в сфере IT и маркетинга очень велико, и далеко не все они умеют эффективно управляться с гигантским потоком разнородных задач. Бизнес или фриланс – это единоличный контроль вообще всех сфер бизнеса, особенно на начальных этапах. Написать объявления, собрать СЯ, созвониться с подрядчиком, проверить выполненную им работу, дать обратную связь, составить КП для потенциального клиента, ответить на вопросы в WhatsApp... Все эти задачи требуют разного набора навыков. К сожалению, многие разочаровываются в собственном бизнесе или фрилансе в том числе и из-за выгорания, вызванного длительным и частым переключением.

2% людей действительно способны работать в режиме многозадачности. Неожиданно, да? После всех ужасов, которые мы описали в экспериментах, расскажем, что ученые нашли счастливчиков, которые действительно эффективно работают в режиме многозадачности. Правда, их не более 2%. Наверное, многие из вас сейчас подумали: «О! Я точно вхожу в эти два процента, потому что каждый день виртуозно жонглирую задачами». Вряд ли. По статистике, таким людям многозадачность в жизни требуется меньше всего. В очень интересной статье про таких «мастеров мультитаска» описаны просто какие-то суперлюди, производительность которых при добавлении новых задач не просто не снижается, но и повышается.

Как понять, что вы не в числе тех 2%?

Возможно, если вы испытываете эти ощущения и попадаете в эти ситуации, вам стоит уменьшить количество переключений в работе:

• замечаете, что делаете больше ошибок при увеличении числа переключений;

• фиксируете ухудшение запоминания информации;

• иногда ощущаете, что сделали очень мало задач из своего списка, несмотря на то что работали весь день и устали;

• замечаете, что чаще «тормозите» и «зависаете» при переключении;

• по завершении одной задачи долго (30 минут или дольше) не можете начать следующую;

• замечаете, что вам сложно долго концентрироваться на одной задаче, постоянно хочется отвлечься;

• чувствуете утомление и апатию в конце рабочего дня, наполненного переключениями.

Устраняем частые переключения пошагово

Эти советы могут помочь, если у человека есть эмоциональные ресурсы на перестройку системы работы. Если же многозадачность уже вызвала сильный стресс или выгорание, рекомендации могут не помочь и лучше сразу обратиться к психологу.

Шаг 1. Определите ситуации частого переключения и отвлекающие факторы. Это важно, чтобы работать с ними прицельно на шаге 3 и 4.

Например:

• в конце дня из-за усталости я часто отвлекаюсь на Instagram;

• перед сложной задачей, которую мне страшно начинать, я хожу пить чай и смотрю видео на YouTube;

• я всегда отвечаю на сообщения заказчиков в течение 10 минут, такое правило установил руководитель;

• из-за нескольких ошибок в прошлом, когда я пропустил сообщения, я постоянно проверяю мессенджер.

Шаг 2. Определите время пиковой эффективности. Одни могут выполнить половину всех задач утром, когда они бодры и полны сил. Для других наиболее продуктивно послеобеденное время. А третьи вообще получают удовольствие от вечерней работы. Определите, какие часы в течение суток для вас наиболее продуктивны, и планируйте самые крупные и сложные задачи на них.

Шаг 3. Структурируйте задачи и спланируйте время. На этом шаге выполняется много аналитической работы:

• выявляются крупные и сложные задачи, делятся на понятные части;

• выявляются мелкие, простые и привычные задачи;

• выявляются задачи, от которых можно отказаться или делегировать;

• задачи примерно распределяются по времени выполнения с учетом времени пиковой эффективности и общего периода активной работы.

Можно выбрать наиболее подходящую для вас систему планирования и учета задач, а также взять в свой арсенал понравившиеся методы и приемы тайм-менеджмента. О нескольких популярных приемах мы уже писали на Хабре.

При планировании крайне важно учитывать время активности и пиковой продуктивности. Это значит, что, например, на вечер, если вы в это время не очень активны, нужно оставлять самые мелкие и простые задачи.

С нашей стороны мы можем помочь снизить уровень многозадачности тем, кто занимается контекстной и таргетированной рекламой. Используйте для рутинных задач инструменты Click.ru и лучше планируйте свое время.

Шаг 4. Договоритесь с окружающими. Даже если ваша система планирования будет идеальной, она не поможет без выстраивания границ в коммуникации с окружающими. Например, если вас постоянно отвлекают вопросы коллеги, договоритесь, что сможете отвечать только в конкретные полчаса в течение дня или вовсе не сможете. Обсудите с руководителем, почему и зачем вы перестраиваете систему работы и как он может вам в этом помочь. Уведомите клиентов, что будете отвечать в течение рабочего дня, а не в течение 10 минут. Большинство людей реагируют нормально на такое вежливое выстраивание границ.

Шаг 5. Отслеживайте и корректируйте свою рабочую активность. Сразу достичь успеха может не получиться, и это нормально. Обязательно кто-нибудь будет строчить по 20 сообщений в день и требовать ответа, а усталость может внезапно прервать любую активность и затянуть в паблик с котиками. Рекомендуем не расстраиваться, а анализировать и корректировать вашу новую систему работы, постепенно и методично доводя количество переключений до оптимального количества.

А как вы относитесь к многозадачности? Есть ли у вас свои лайфхаки, которыми вы хотели бы поделиться?