В предыдущей статье мы прошлись по верхам и рассмотрели несколько причин, которые могут привести к выгоранию. Основная из них, на мой взгляд — слабая организация собственной деятельности. Давайте более подробно поговорим о том, как достигать рабочих и личных целей эффективно и «без боли».

Почему я пишу об этом? Пару лет назад, работая в Яндексе, я выгорел где-то до 3-й стадии, понял, что так дальше жить нельзя, уволился и стал разбираться с темой продуктивности. Я читал всё, что мог об этом найти, проходил тренинги, а главное — использовал на практике. Не сразу, но где-то за год мне удалось наладить процесс достижения целей так, чтобы в жизни происходили интересные мне изменения, и при этом я хорошо ощущал себя в процессе, не надрывался, не переживал и т.п. Ну, пока не 100% времени, но процентов 70 есть. И хоть мне ещё есть чему учиться в этой теме, некоторые вещи уже неплохо наработаны, так что стало интересно ими поделиться, попутно преодолевая синдром самозванца. Буду рад, если кому-то поможет. И конструктивной критике тоже :)

TL; DR

1. Следите за своим ресурсом — работайте, только когда он есть, ритмично отдыхайте (60/60/30), делайте себе хорошо.

2. Освободите голову:

   1. Дела держите не в голове, а во внешнем хранилище, которое должно быть эргономичным. И уметь отображать только актуальное прямо сейчас, а не все задачи.

   2. Пришла новая мысль — быстро выгружайте её из головы. Голосовые заметки и стилус/блокнот.

   3. Проводите регулярные обзоры — утренний, недельный, квартальный/годовой. Отмечайте результаты и планируйте дальнейшую работу. Сначала планируйте отдых.

Основные вводные

Можно представить наши события и дела в виде постоянно едущего на нас конвейера. Что на нём лежит?

1. Уже существующие планы.

2. Новые идеи и желания, появляющиеся в голове.

3. Входящие события — звонки, письма, заболевший зуб, вдруг сломавшийся телефон и т.п.

Всё это сливается в единый поток, который нужно обработать. И он больше наших возможностей — редко же такое бывает, что мы сидим и ждём, чем бы заняться. У кого часто — тому я даже немного завидую ????

Capacity — это общий объём возможностей человека делать дела. (Это слово знакомо работающим по спринтам, да и вообще, чем больше английских слов, тем больше смысла). Что это такое, в сущности, не очень понятно. Часто говорят «объём энергии, мыслетоплива, ресурса» — как будто это что-то объясняет. Зато очевидно, что:

1. C утра этого обычно много, к вечеру мало (строго говоря, не с утра, а «с утра в пересчёте на циркадные ритмы»).

2. Capacity зависит от состояния, выспанности, даты последнего отпуска, солнца, и т.д.

3. А главное...

Загруженность снижает capacity

Представим, что наше capacity — выполнить 5 «средних» задач за день. Так вот, если взять 6 — скорее всего, не получится даже 5. Некоторые причины:

1. Под действием стресса когнитивные способности снижаются.

2. Часть мозга вместо решения задачи занята мыслью «успею ли я».

3. Бывает, что сделанное в спешке приходится переделывать.

В какое состояние хотим прийти

Чем больше capacity, тем больше супер-важных дел можно сделать, и тем лучше ощущения от самого процесса. Как его увеличивать? Для этого надо «правильно» настроить процесс обработки входящих, конвейер выполнения дел и восстанавливающие мероприятия. Именно в такое состояние предлагаю стремиться, и об этом поговорим дальше.

Ресурс — следите, восстанавливайте, набирайте

Следите за своим ресурсом

Знакомо, что делали задачу усталыми, а потом приходилось переделывать? Чтобы этого избежать, работайте, когда в ресурсе, и делайте паузу, когда он заканчивается.

График получил от коуча, не знаю есть ли куча исследований, его подтверждающих, но мой опыт точно за.

Надо вовремя останавливаться. Время, требуемое на восстановление, растёт нелинейно, и, начиная с какого-то момента, резко растёт. Например, стоит мне, посидеть за компом больше двух часов подряд — день, считай, пропал. Глаза болят, голова гудит. Чтобы прийти в норму,нужно несколько часов сна или прогулки.

Восстанавливайте ресурс — отдыхайте

Отдыхайте ритмично — например, 60/60/30

«Отдыхи» должны быть ритмичными. То есть не «когда доделаю эту задачу», а по определённому циклу. Например, можно работать по методу Pomodoro (25 минут работать, потом 5 отдыхать и т.д.), но у него есть недостатки:

1. Во многих областях 25 рабочих минут маловато. Только въехал в задачу, стало интересно, а тут пора отрываться — больше раздражает, чем приносит пользы.

2. За 5 минут довольно трудно сделать для себя что-то приятное, поэтому они воспринимаются просто как отрыв от интересного дела (если оно интересное). А это вызывает сопротивление.

Более продвинутый вариант этого метода — 60/60/30 выглядит так:

1. 50 минут работаем.

2. 10 минут отдыхаем.

3. 50 минут работаем.

4. 10 минут отдыхаем.

5. Ещё 30 минут отдыхаем (т.е., получается 50/10/50/40) и дальше цикл повторяется.

Преимущества:

1. За 50 минут можно много успеть.

2. После 50-60 минут за компом начинают болеть глаза (у меня так, статистику не собирал) — как раз пора отдыхать.

3. 10 минут отдыха более полноценны — можно неспешно попить чаю, поговорить с коллегой, нормально размяться и т.п. А за 40 минут и вовсе погулять.

Может возникнуть мысль «40 минут отдыхать — а работать-то когда?». Come on, в интеллектуальном труде жопо-часы не конвертируются в результат. Более того, многим знакома ситуация, когда пытался долго и безуспешно починить какой-то баг, а потом встал наконец из-за компа, и вдруг понял, что надо делать :) Хорошие идеи часто приходят как раз во время «не-работы» — в душе, на пробежке, да где угодно, только не перед монитором. Ну, перед монитором тоже иногда.

Максимально переключайтесь во время отдыха

Глубокая мысль — во время отдыха мы не работаем. Не читаем чаты, не организуем дома ремонт. Вообще, стоит делать что-то максимально далёкое от рабочей деятельности. Работаете за компом — прогуляйтесь (как вариант, в наушниках по офисному коридору), поговорите с кем-то, сделайте пару упражнений. И будьте готовы записать куда-то приходящие в этот момент полезные идеи :)

Набирайте ресурс — делайте себе хорошо

Простого восстановления потраченной энергии недостаточно. Необходимо дополнительно её набирать, создавая потенциал для дальнейшей реализации в делах. Это просто — нужно почаще заниматься тем, от чего вам классно:

1. Гуляйте

2. Спите

3. Медитируйте

4. Путешествуйте

5. Занимайтесь спортом

6. Занимайтесь сексом

7. Ходите в спа

8. Смотрите красивые фильмы

9. ...

Это вроде очевидно. Но делать необходимо.

Освободите голову

Наладили набор ресурса — как его теперь конвертировать в результаты? Во-первых, надо сделать так, чтобы голова была свободной.

Для этого необходимо:

1. Завести внешнее хранилище информации. То есть держать все планы, мысли, дела и идеи не в голове, а где-то записывать.

2. Научиться ему доверять. Поначалу я часто ловил себя на том, что стараюсь запомнить уже записанные данные.

Внешнее хранилище информации

Что там хранить?

1. Задачи — атомарные действия с понятным результатом, которые можно выполнить за короткий промежуток времени (до 50 минут в методологии 60/60/30). Например «забронировать отель в Рио-де-Жанейро».

2. Проекты — большие истории с конкретным результатом. Состоят из задач. Например «организовать поездку в Бразилию».

3. Цели (?). Дополнительно можно записывать и цели — что-то, что отвечает на вопрос, зачем делать проект. Но польза этого не очевидна. Довольно сложно чётко отделить, что есть проект, а что есть цель, и на эти онтологические заморочки может бестолку уходить много ресурса (я проверял). Скорее, не рекомендую упарываться на этот счёт. Задача ведь в том, чтобы проекты двигались вперёд, а не чтобы всё было идеально логично записано. Перефразируя одну хорошую книгу, нам надо изменить свою жизнь к лучшему, а не написать диссертацию на эту тему.

4. Справочная информация. Всё, что не попадает в предыдущие категории, но может пригодиться в будущем. Например, список классных мест в Бразилии.

Какое оно должно быть?

Не буду рекомендовать никакой конкретный инструмент — используйте любой, удобный именно вам. Notion, Trello, Todoist, да хоть глиняные таблички. Давайте лучше поговорим о том, каким требованиям должна удовлетворять система:

1. Единый источник правды. Не должно возникать мыслей типа «мне надо было что-то сделать, а где это у меня — в Outlook, Slack, Trello, Google Keep, где блин???».

2. Эргономичность. Экономит больше времени, чем сама съедает. Как сказано в Getting Things Done, все операции должны выполняться с минимальным барьером. Если для того, чтобы что-то записать, вам нужно пролистать 5 экранов, а потом ещё 6 раз поскроллить — вы просто не будете этого делать. Похоже, глиняные таблички не годятся.

3. Перед глазами должно быть только то, что нужно именно сейчас. Об этом пункте я встречал мало упоминаний, а он важен по нескольким причинам:

   • По разным оценкам, человек может эффективно удерживать во внимании от 4 до 7 объектов. По-моему, ближе к 4.

   • Большой список демотивирует. При каждом взгляде на весь список из 10 дел на сегодня в голове возникает мысль — блин, а когда всё это успеть?

   • Просматривая большой список, каждый раз приходится производить в голове вычисления «а что из этого надо прямо сейчас?». Это бесполезная трата ресурса, её лучше избегать. Поэтому я делю свой список задач с помощью тэгов на рабочие и личные (хотя многие гуру советуют так не делать) и в каждый конкретный момент смотрю только на один из них, а там обычно обозримые 4-5 задачек. Но классификация может быть любая.

4. Надёжность. Это не про сбои софта, а про предыдущий пункт. Несколько раз мне случалось перемудрить с фильтрацией, и в итоге важная задача вообще не попала в «актуальное сейчас». Нужно настроить фильтры так, чтобы подобного не происходило.

Быстро разгружайте голову

В голове регулярно что-нибудь возникает, обычно в неподходящий момент. Это не надо там хранить, а необходимо максимально быстро оттуда выгрузить. Ситуации разные — инструменты тоже:

1. Очень удобны голосовые заметки. Особенно если настроить их автоматическое распознавание в текст.

2. Но, например, не будешь же что-то надиктовывать на встрече. Придётся писать текстом.

Важно, чтобы процесс был эргономичен и инструменты были под рукой. Ну, и нужно регулярно разбирать записи, разумеется.

Проводите регулярные обзоры

Дэвид Аллен, автор классической методики Getting Things Done, называет обзоры critical factor for success. И действительно, чтобы система работала, нужно проводить:

1. Утренний обзор — что я делаю сегодня? Перед тем, как с утра хвататься за первую попавшуюся задачу, потратьте 5-10 минут и посмотрите на весь день в целом. Какие проекты вы сегодня будете двигать? (Важно: не просто делать задачи, а двигать проекты ). Какие 3 ключевые результата дня вы хотите получить?

2. Недельный обзор — какие проекты я буду двигать на неделе? И к каким 3 ключевым результатам недели я приду?
   Здесь же я обычно занимаюсь гигиеной — удаляю накопившиеся письма, файлы, обрабатываю фотки и т.п. Таким образом я поддерживаю рабочее пространство в чистоте.

3. Квартальный/годовой — какие основные цели предстоящего периода? Какие проекты нужны для их достижения?

Каждый из этих обзоров начинайте с итогов предыдущего периода. Регулярное подведение итогов позволяет начать сравнивать себя с собой прошлым, а не с другими людьми. Это экономит большое количество эмоциональных ресурсов — уходят всякие FOMO, например. Вместо этого приходит радость от собственного прогресса.

Итого, как освободить голову:

1. Заведите эргономичное внешнее хранилище.

2. Быстро выгружайте из головы все мысли.

3. Проводите регулярные обзоры.

Мы обсудили как набирать и поддерживать ресурс — а в следующей части поговорим о том, как же, всё-таки, планировать и выполнять задачи! Спасибо всем, кто дочитал :)