Продолжаем рассказ про здоровую продуктивность. Поговорим про планирование и выполнение задач.

Ок, ресурс набран, голова свободна и может хорошо решать задачи. Осталось организовать этот процесс.

TL; DR

1. При планировании исходите из своих ресурсов, а не из целей:

   1. Сначала обеспечьте свою безопасность — выполните ключевые обязательные задачи.

   2. Регулярно выделяйте ресурсы на проекты по улучшению жизни (обучение, доп. нагрузка по работе и т.п. — что-то, что ведёт вас вперёд)

   3. Чего-то не делайте вообще! Даже если есть последствия — просто выбирайте самые дешёвые для продалбывания дела.

   4. (*) Если чувствуете себя уверенно — самое продуктивное время посвящайте «важным-не срочным» задачам.

2. Как эффективно работать с задачами:

   1. Формулируйте «обезьяно-понятно» и результато-ориентированно. Так, чтобы ничего не надо было расшифровывать и додумывать.

   2. Разбейте задачи на несколько категорий (хотя бы отдельно рабочие и личные) и настройте фильтры таск-трекера так, чтобы видеть только ту категорию, с которой работаете прямо сейчас.

   3. Делегируйте — прикиньте вашу почасовую оплату и покупайте всё, что стоило бы вам дороже по времени — такси, мытьё окон, доставку, оформление слайдов...

   4. Всякую мелочь — скачать сериал, напомнить кому-то о чём-то — храните в отдельном списке и выполняйте всё сразу, в специально выделенное время. Но там не должно быть задач с дедлайном!

3. Как обрабатывать входящие:

   1. Входящие — это ваши заметки (пункт 2.2) и сообщения в мессенджерах. Их нужно регулярно просматривать — например, раз в час.

   2. Про все actionable понять, делать ли это прямо сейчас. Если да, то сначала что-то убрать из запланированного на сегодня. Если нет — просто добавить в список.

   3. Полезную информацию занести в базу знаний, например по методу ограниченного хаоса.

4. Чтобы система продуктивности хорошо работала — постоянно её улучшайте, исправляйте тонкие места до тех пор, пока она не станет устраивать вас и окружающих.

5. Не надо! Не надо начинать новую жизнь с понедельника, сразу взявшись за все эти пункты. Попробуйте пару недель что-то одно, потом ещё одно.

Планирование

Планируйте отдых

Поскольку дел всегда больше, есть тенденция отдыхать по остаточному принципу, что, как мы уже обсуждали, ведёт к деградации производительности. Давайте поступать наоборот — начинать планирование с отдыха, а именно с вопроса «как и когда я сделаю себе классно сегодня, на неделе, в этом году?». Когда впереди маячит такая морковка, работается как-то легче ????

Помните избитый принцип кислородной маски? Да, тот самый где в случае разгерметизации надо сначала надеть маску на себя, а потом на ребёнка. Аналогично, сначала обеспечиваем возможность работать, а только потом саму работу.

Исходите из ресурса, а не из целей

Одна из самых больших ловушек — поставить нереалистичные цели без учёта своих возможностей. Это ведёт к стрессу и дальше к выгоранию. Попасть в эту ловушку легко — достаточно в самом начале жёстко закомититься на срок. Типа «подготовить выступление к 1 марта» и забронировать дату. И даже если в момент постановки цели 1 марта ещё очень далеко, есть риски:

1. Можно ошибиться с оценкой объёма работ.

2. Могут возникнуть непредвиденные трудности (или наоборот благоприятные возможности) в каких-то других проектах, и нужно будет временно отвлечься.

В обоих случаях можно не успеть в срок со всеми вытекающими проблемами, особенно если что-то уже обещано другим людям.

Из вышеописанной ситуации выпутаться можно, но лучше изначально ставить вопрос по-другому: «я регулярно выделяю на этот проект столько-то ресурсов и когда готово, тогда готово». Так можно не всегда — подробнее в следующем разделе.

Заплати налоги — спи спокойно

Задачи можно условно разделить на несколько категорий. И работать с ними нужно по-разному.

Сначала обеспечьте безопасность.

Некоторые задачи напрямую на неё влияют:

1. Основные рабочие задачи, за невыполнение которых могут уволить. Сейчас рынок труда в IT устроен так, что при увольнении скорее всего можно будет найти новую работу, но если вас будут увольнять систематически, то в какой-то момент поиск работы станет затруднительным. Так что это вопрос безопасности.

2. Организовать себе еду, сон, здоровье.

3. У кого дети — то же самое детям. Но классное обучение детей — уже из другой категории задач.

4. Сюда же относятся задачи с жёстким дедлайном, выполнение которых теряет смысл после определённого срока. Например, если у меня в марте билеты в какую-то страну (надеюсь, это снова станет актуально), то получать визу этой страны нужно до марта.

Первым делом нужно сделать именно эти задачи, чтобы получить ощущение безопасности. Можно относиться к этому как к кредиту — из зарплаты сначала выплачивать кредит, а потом уже планировать остальные траты. Делать наоборот — стресс и выгорание. А если ни на что другое сил не остаётся? Это повод задуматься:

• Скорее всего вы не привели себя в максимально производительное состояние — недостаточно отдохнули или не освободили голову.

• И/или взяли слишком много жёстких обязательств (см предыдущий раздел).

Можно ещё отметить, что при выполнении таких задач мы не получаем какого-то вау-результата. Это просто ОК. А вот не сделать их — ощутимо плохо.

Выделяйте ресурс на улучшения

Это все задачи/проекты с понятным результатом, призванным улучшить нашу жизнь:

1. Получение нового опыта.

2. Организация поездок.

3. Обучение.

4. Дополнительная нагрузка на работе по собственной инициативе.

По возможности не ставьте на эти проекты жёсткие сроки, а просто регулярно выделяйте ресурсы. В какой-то момент они всё равно обрастут договорённостями с другими людьми и перетекут в разряд срочных. Например, готовить выступление можно заранее и не торопясь, но рано или поздно дату придётся назначить, и тогда уже оставшиеся финальные прогоны будут в категории обязательных задач. Стремиться нужно к тому, чтобы к этому моменту уже было сделано всё, что можно.

Если эти задачи не сделать, будет ОК, а если сделать — будет круто.

Периодически делайте то, что «хочется».

Некоторые дела не обязательны и не несут очевидной пользы , но чем-то они для нас привлекательны. Для меня это написание всяких скриптов для автоматизации своей работы. По факту это скорее идёт в минус — я больше времени трачу, чем экономлю, но мне нравится этим заниматься. В эту же категорию идёт чтение рандомных статей и новостей в интернете.

Такие дела — не отдых. Просто потому, что точно так же тратится когнитивный ресурс, ресурс глаз и т.д. В этой схеме вообще нет отдыхов, их мы уже запланировали ????

Если попытаться полностью исключить эти процессы из своей жизни, то рано или поздно плотину прорвёт, и вы обнаружите себя на сутки залипшими в инстаграме. Недаром все попытки вводить сухие законы провалились. Лучше контролируемо спускать этот пар, выделяя на это, например, пару часов в неделю. Дополнительный бонус в том, что когда снова возникнет зуд что-то такое поделать, можно сказать себе: да, всё будет, но это запланировано на приятный пятничный вечер.

Чего-то не делайте

Но дел-то всё равно больше, чем возможностей, поэтому, как не исхитряйся, что-то придётся не делать. Даже если будут последствия. Нужно просто выбрать такие дела, где последствия наименее болезненны. К примеру, недавно мне привезли из интернет-магазина не тот товар. Я мог бы отправить его обратно, но для этого надо идти на почту, а там всё не быстро. И я решил, что 900 рублей этого не стоят. Кстати, деньги мне вернули просто так , без товара. Мораль сей басни: бывает, что достаточно не суетиться, и вопрос решается сам собой.

Важное-несрочное

Эта классификация в целом похожа на предыдущую. Категории одинаковых цветов более-менее соответствуют друг другу.

В спринте задачи в основном важные. И срочные, так как у спринта есть дата окончания. Задачи, конечно, могут переезжать в следующий спринт, но не бесконечно ???? Бывают и важные-несрочные рабочие активности — например, планирование следующего квартала, если оно делается заранее, а не когда надо было вчера.

В книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассказано, как применять этот подход к повседневным делам. Акцент делается на то, что самые полезные задачи — важные и несрочные. Именно они ведут нас к долгосрочным ориентирам. Например, изучение нового навыка. Один из показателей эффективности — высокий процент таких задач в дне.

Получается, самое продуктивное время имеет смысл посвящать важным-несрочным делам. Если оно у вас утром — начинать именно с них. Можно, например, выделять на это по часу каждое утро, но мне больше зашло по 2 часа через день. За два часа можно принести более ощутимый импакт, и зато на следующий день не думать об этой теме вообще.

Заметили противоречие с предыдущим разделом? Там говорилось начинать с «красных» задач, а здесь с «зелёных». Так и должно быть — на горных лыжах тоже сначала учат кататься плугом, а потом говорят «забудьте про плуг, так не ездят». Аналогично и в искусстве эффективности — на первом этапе больше внимания уделяем красным задачам. И только когда почувствуете уверенность, переходите к методу из этого раздела.

Работа с задачами

Теперь разберём несколько небольших практических нюансов по работе с задачами.

Внятно формулируйте задачи

1. Задачи в списке должны быть записаны так, чтобы даже обезьяна могла их прочитать и понять, что нужно сделать. Чтобы ничего надо было расшифровывать, додумывать и т.п. Не стоит экономить на формулировках.

   Почему?

   1. Программисты знают, что код чаще читается, чем пишется, аналогично и задачи заносятся в список один раз, а просматриваются регулярно.

   2. Главное, читать список задач мы можем на бегу, в спешке, когда нет возможности и ресурса думать, а сделать что-то простое и понятное — вполне.

2. В начале должен быть глагол — что именно сделать.

3. Формулировка должна быть результато-ориентированной. Не «сходить в овощной магазин», а «купить ананасы и бананы в овощном».

Примеры:

1. «П. в.» — плохо, не надо так.

2. «Забери шторы из пункта выдачи» — годно.

Как можно больше делегируйте — особенно непрофильные дела

Делегирование актуально не только на работе и не только для больших начальников. В целом, всегда стоит задаваться вопросом «а может, я принесу больше пользы себе или компании, если сделаю что-то другое, а это передам кому-то ещё?»

В домашних делах можно прикинуть свою почасовую оплату, и если какое-то дело стоит не сильно дороже времени, которое вы на него бы потратили — лучше купить. Примеры — всевозможный мелкий ремонт, доставка, такси, оформление слайдов. Только нужно учесть ещё ваше время и силы на поиск качественной услуги — иногда в итоге дешевле сделать самому.

Делать непрофильные дела, (где вы не профи (спасибо, кэп)), имеет смысл только если нравится. Ну хочется иногда забить большой гвоздь — возьмите и забейте. А если просто нужно, чтобы картина висела — лучше собрать 10 подобных дел и вызвать мастера. Впрочем, даже если вы в этом профи — может, всё-таки дешевле купить?

Делайте мелочи скопом

Постоянно возникают мелкие и не очень критичные задачки — скачать сериал, кому-то о чём-то напомнить, заказать полочку для ванной в интернет-магазине. Их не стоит делать прямо сразу, а лучше собирать в отдельном списке (помните принцип «перед глазами только актуальное сейчас») и обрабатывать скопом. Выделять на это, допустим, час в неделю (или больше, если их много) и делать сразу все. Так мы экономим ресурсы на переключении контекста. Вместо того, чтобы постоянно переключаться с мелких задач на более важные и обратно, мы один раз входим в режим «мелочёвка» и выполняем все небольшие дела.

Важно: в этом списке не должно быть задач с дедлайном! Если я знаю, что мне нужно заплатить за интернет до 20-го числа, иначе его отключат, я эту задачу, хоть и мелкую, обрабатываю основным алгоритмом — планирую на день и делаю. Иначе внутри будет постоянно свербить мысль «а что произойдёт раньше, я возьмусь за список мелочей или останусь без интернета?». Такое беспокойство — утечка ресурсов, которая стоит дороже переключения контекста.

Обработка входящих

Ура, мы следим за ресурсом, планируем отдых и дела, и грамотно работаем с задачами. Осталось разобраться с постоянно несущимся на нас потоком входящих.

Входящие скапливаются в инбоксах — в почте, чатах, заметках, записях в блокноте. Нужно регулярно просматривать эти инбоксы .

Алгоритм работы с входящими

Во входящих могут находиться:

1. Actionable items — прямые указания сделать что-то, или любое другое, по поводу чего нужно предпринять действия. Например, сообщение «Любимый, купи пожалуйста молока ????????????». Нужно запланировать и сделать. Здесь есть несколько тонких моментов:

   1. Когда делать? Насколько это важно и срочно? Нужно ли всё отложить ради этой новой задачи? Мы живём в динамичном мире, и всё-таки бывают ситуации, когда следует поменять курс. Необходимо только помнить, что все входящие обычно кажутся более важными, чем они есть на самом деле, и учитывать это при принятии решения. Например, чуть-чуть искусственно занижать им важность.

   2. Ок, делаем сейчас. Но конвейер выполнения дел уже и так плотно забит, планы на сегодня составлены. Так что сначала надо что-то из них выкинуть, и только потом приниматься за новую задачу. Иначе «при попытке впихнуть невпихуемое выпихивается ранее впихнутое и уменьшается предел впихуемости».

   3. А если не горит, то всё проще — заносим в список и планируем в обычном порядке.

2. Полезная информация — всё, что по вашему мнению может пригодиться в будущем. Письмо из авиакомпании с билетами и т.п. Нужно сохранить там, где вы потом сможете это найти. Я пользуюсь методикой ограниченного хаоса.

3. Всякий трэш — игнорировать.

Как видно, разбор входящих — дорогой процесс, нужно много думать. Это ещё одна из причин, почему не надо проверять чаты постоянно (об этом ниже). Но и раз в 3 дня это делать тоже не получится. Для меня золотая середина — где-то раз в час или пару часов. Как раз удобно ложится на 60/60/30.

Асинхронная коммуникация

Модная нынче тема, которая уже легла в основу процессов в некоторых компаниях. Не уверен, что подходит абсолютно для всех, но если основной результат вашей работы — какой-то артефакт, написанный код, дизайн в Фигме или протестированная и закрытая задача, то стоит рассмотреть эту идею.

Почему постоянно всплывающие уведомления — плохо? Это очень большая утечка ресурсов. Вот вы сидите, работаете — и тут всплывает нотификашка.

1. Вы уже потратили на неё внимание и сколько-то ресурса на то, чтобы противостоять искушению переключиться на чат.

2. Если вы перешли в чат — заплатили за переключение контекста и за то, чтобы противостоять искушению сразу взяться за новую задачу (даже написание ответа — уже считай новая задача).

3. Стали делать новое дело — ещё раз заплатили за переключение контекста. А тут и следующее сообщение пришло :)

Мой опыт показал, что в режиме «сразу переключаться на slack, отвечать и делать что там просят» моя батарейка садилась за пару часов, а иногда и вообще за час.

Ок, а как лучше?

1. Выключить все чаты на рабочем компьютере. Просто уведомления выключить недостаточно — много раз ловил себя на том, что начинаю судорожно нажимать Cmd + Tab, переходить в чат и попадать в вышеописанный цикл. На телефоне достаточно включить режим Don’t disturb и убрать ярлыки чатов с главного экрана.

2. Во время проверки входящих, режим которой вы уже наладили, включайте чаты и обрабатывайте их по алгоритму из предыдущего раздела.

3. Иногда в процессе работы бывает нужно задать какой-то вопрос. Тут тоже можно включить чат, но не читать его (за противостояние этому искушению придётся заплатить). А только написать нужное сообщение и выключить.

Постоянно улучшайте систему

Чтобы ваша система продуктивной деятельности хорошо работала, нужно постоянно отслеживать тонкие места и их исправлять. Проводить себе своего рода ретро, спрашивая, «а что я мог бы сделать лучше за эту неделю, месяц и т.п.». Цель — довести систему до такого состояния, чтобы она устраивала и вас, и окружающих. Да, окружающие тоже должны быть довольны, чтобы вы не получали комментариев в стиле «перебарщиваешь с эффективностью в ущерб делу».

Переборщить с эффективностью невозможно — это ресурс для достижения результатов. Такие комментарии просто говорят о том, что вы пока недостаточно эффективны. Найдите, почему так происходит, и поправьте.

Например, когда я выключил чаты, я стал опаздывать на встречи. У нас в компании используется Microsoft Outlook + Teams, и поскольку Outlook теперь не запущен, уведомления о начале встречи тоже не приходят. Можно было бы как-то сделать уведомления на телефоне, но в Teams никаких настроек нет. В итоге, я добавил свой Teams календарь в гугл, настроил там удобные уведомления и перестал опаздывать.

Что всё это даёт в итоге-то?

Наладив собственную эффективность, мы получаем потенциал, который можно инвестировать куда угодно — в карьерный рост, в семью, в глобальные перемены, в хобби. Или просто почаще ходить с друзьями в бар. Это неотъемлемый капитал, не подверженный геополитическим рискам. Правда, некоторая инфляция всё же есть — со временем технологии устаревают и их нужно менять на новые.

Главное, поддерживая себя в ресурсном состоянии, мы автоматически получаем хорошие ощущения от жизни уже сегодня, а не когда-то в туманном будущем, где мы уже достигли своих великих целей. Которые ещё неизвестно, в плюс или в минус.

Пожалуйста, не надо

И самое важное. Если описанное в статье вам откликается, то не надо! Не надо пытаться начинать новую жизнь, выполняя все эти рекомендации. Это абсолютно невозможно, и не принесёт ничего, кроме разочарования — пробовал много раз. К тому же, попытки начать новую жизнь — признак первой фазы выгорания.

Лучше попробовать что-то одно, допустим, недели 2, и посмотреть на результаты. После этого можно попробовать ещё что-то… и так далее.

Чеклист дня

Как проверять, что полёт нормальный? Вот чеклист:

1. Отдых запланирован?

2. 3 главных задачи на день поставлены?

3. Задачи сформулированы обезьяно-понятно?

4. Голова свободна?

5. Мессенджеры не отвлекают?

6. Перед глазами только то, что нужно?

7. Не пора ли отдыхать?

Полезные ссылки

1. Книга Путь джедая — замечательная точка входа в тему самоорганизации. Многие идеи и термины в статье почерпнуты оттуда.

2. Книга 4-Hour Workweek — название кликбейтное, но много полезных вещей от применения правила Парето до мелких практических рекомендаций.

3. Книга Gettings Results Agile Way — описание методики продуктивности, откуда взяты, например «три ключевых результата дня, недели и т.д.»

4. Книга Antifraglie — фундаментальный буст интеллекта. Читать придётся минимум дважды ????

5. Вебинар Выгорание стресса и скуки — разбор механики выгорания и борьба с ним.

6. Статья Как избавиться от профессионального выгорания — ещё один подробный разбор темы выгорания со ссылками на исследования.

7. Статья Как пользоваться Slack, чтобы он не раздражал — инструкция по асинхронной коммуникации.

Немного пиара

Я далёк от мысли, что я гуру продуктивности, поэтому продолжаю изучать эту тему. Результаты публикую в телеграм-канале — пара постов в неделю, в основном разные, проверенные на себе небольшие приёмы, которые можно брать и внедрять. А про жизнь и разработку приложения «Кошелёк» мы с командой пишем вот здесь. Заходите на огонёк :)