Всем привет! Уже более 3 лет я анализирую разные системы управления проектами, делаю обзоры, сравниваю функционал. Сама я из команды YouGile. 

Сейчас мы наблюдаем, как западные системы одна за другой уходят из России. Пользователи ищут аналоги, которые точно не заблокируют. Самое страшное в смене системы – переезд, иногда он может занимать несколько месяцев. Это чревато потерями и разорванными бизнес-процессами. 

В этом обзоре я собрала 15 систем управления без риска блокировки, на которые легко «переехать». Отдельно рассмотрела возможности для переноса данных.

1. YouGile

Чаще всего в YouGile «переезжают» с Trello, Asana.

Система управления проектами и задачами. Чаще используется в строительных и производственных компаниях, подходит для операционного менеджмента. Для маленьких команд до 10 человек полностью бесплатна. 

Основные возможности

• Работа с масштабными проектами: задачи, подзадачи и todo-листы, расширенная отчетность.

• Связь между отделами: мониторинг в режиме реального времени через сводки и «зеркала».

• Коммуникации: внутри каждой задачи – чат как в мессенджере, а также личные чаты.

Как переехать

Интеграция с Trello. Импортируются доски, колонки, задачи, подзадачи (чек-листы), описание, файлы (прикрепляются в описание), комментарии (в виде сообщений в чате). Сохраняются в отдельном проекте.

Загрузка проектов из других систем из CSV-файла. Переносится: название, описание и атрибуты задач, дедлайны, стикеры и статусы, email исполнителей, подзадачи.

2. Битрикс-24

Корпоративный портал для совместной работы, управления проектами и коммуникаций. Подходит для использования в качестве CRM, заточен под отделы маркетинга и продаж. Есть бесплатная версия с ограниченным функционалом, но без ограничений по числу пользователей.

Основные возможности

• Коммуникации: видео- и аудиозвонки, личные и групповые чаты, «живая лента».

• Маркетинг: конструктор лендингов и email-рассылок, сквозная аналитика, воронка продаж.

• Продажи: IP-телефония, интеграция с 1С, согласование договоров, ведение базы клиентов.

Как переехать

Можно перенести данные: из CRM (клиентская база, сделки, документы, менеджеры), из складского учета (документы и каталог товаров), из задач и проектов. Для сотрудников делается массовая рассылка приглашений по номерам телефонов или email.

Делается это при помощи приложений серии «Миграция в Битрикс 24», которые находятся внутри самой системы в маркете приложений. 

3. Weeek

Система управления задачами для креативных команд, стартапов и дизайн-бюро. Реализована в виде доски, где каждый столбец – день недели. Есть бесплатная версия до 5 человек и до 7 проектов. 

Основные возможности

• Высокая детализация и декомпозиция задач: до 6 уровней вложенности в подзадачах.

• Ведение клиентов: воронки продаж, комментарии к сделкам, контакты и реквизиты.

• Работа с документами: текстовый редактор, папки, обложки.

Как переехать

Экспортировать архив всех данных из прошлой системы в форматах Excel или CSV. Архив прислать на почту, и команда Weeek самостоятельно все выгрузит. 

Интеграции пока есть только с Google-документами, таблицами и календарем, Miro и Figma.

4. Kaiten

Чаще всего в Kaiten «переезжают» с Trello.

Система управления проектами и командой, заточенная под визуализацию данных. Большое количество дашбордов и графиков, которыми можно поделиться с клиентами. Подходит для аутсорсинговых компаний в сфере консалтинга, маркетинга и IT. Есть бесплатная версия с базовым функционалом без ограничений по числу пользователей.

Основные возможности

• Визуализация всех процессов: комбинирование досок, графики контроля.

• Прозрачность: 12 типов отчетов, диаграмма сгорания задач, аналитика, построение прогнозов.

• Управление проектами: конструктор бизнес-процессов, работа по спринтам.

Как переехать

Из Jira и Trello можно перенести данные с помощью автоматизированного импорта. Для остальных систем доступен импорт из CSV/XLS.

5. Shtab

Новая система управления проектами. Подходит для удаленных команд и для работы с фрилансерами – есть встроенный трекер времени для учета рабочих часов. 

Основные возможности

• Контроль сотрудников: скриншоты рабочего стола, отслеживание активности, оценка вовлеченности.

• Управление финансами: расчет зарплаты по ставке в час, планирование бюджета проекта.

• Управление задачами: канбан, календарь, матрица Эйзенхауэра, диаграмма Гантта.

Как переехать

Отправить запрос на почту hi@shtab.app, и команда поможет перенести данные из других систем управления проектами. 

6. Аспро.Cloud

Чаще всего в Аспро.Cloud «переезжают» с Worksection, Notion, Zoho Projects.

Система, совмещающая в себе работу с проектами, задачами, финансами, документами и CRM. Есть бесплатная версия без ограничений по числу пользователей, но с ограниченным функционалом.

Основные возможности

• Работа с проектами и задачами: шаблоны, спринты, учет времени и затрат, автоматизация.

• Работа с документами: редактор, файлы, база знаний, счета и акты.

• Ведение клиентов: функции CRM, сделки, продажи, выставление счетов.

Как переехать

Экспортировать все данные из системы, которая использовалась до этого. Практически у всех сервисов предусмотрена выгрузка файла с расширением CSV или XLS, который потом нужно преобразовать в CSV, поменяв формат файла в Excel или Google-таблицах. И его загрузить в систему, предварительно зайдя в маркетплейс, в раздел «Интеграции», и установив CSV-импорт. 

В базе знаний Аспро.Cloud есть большие развернутые инструкции, как «переехать» из Zoho CRM, Worksection, Notion, Trello, Bitrix24, amoCRM, Мегаплан. Либо есть вариант воспользоваться платной услугой внедрения.

7. Pyrus

Больше всего Pyrus напоминает по функционалу зарубежные Flow, ClickUp, Zoho Projects.

Онлайн-платформа для автоматизации бизнес-процессов и ведения электронного документооборота. Больше всего подходит консалтинговым, страховым и юридическим фирмам, бухгалтерам, банкам, отделам кадров и делопроизводителям. Есть бесплатная версия только для работы с задачами.

Основные возможности

• Автоматизация работы с документами: готовые формы, шаблоны, каталоги готовых решений.

• Построение бизнес-процессов: сбор и обработка заявок с почты и сайта, согласование договоров.

• Управление задачами: постановка на контроль, сортировка, повтор, учет времени.

Как переехать

Есть несколько способов «перенести» клиентскую базу. Первый – настроить интеграцию с CRM-системой. Есть готовая интеграция с amoCRM. С импортом из других систем помогает техподдержка Pyrus. 

Второй – синхронизировать список клиентов с MS SQL, MySQL, PostgreSQL или любой базой данных, которую поддерживает ODBC/OleDb-драйвер. Это делается через платформу Pyrus Sync, ее можно скачать на сайте.

Третий – импортировать в Pyrus Excel-файл с расширением XLSX со списком клиентов.

8. Мегаплан

Больше всего Мегаплан напоминает по функционалу зарубежные Monday, Flow.

Чаще используется как CRM-система для отделов продаж и ведения клиентов, иногда – для управления задачами.

Основные возможности

• Ведение клиентов: интеграция с 1С, бизнес-процессы по продажам и сделкам, автоматические сценарии.

• Коммуникации: видеозвонки, интеграция с мессенджерами, чаты, телефония.

• Работа с подрядчиками: постановка задач, контроль сроков, хранение информации, документооборот.

Как переехать

Импорт клиентов – из Excel-файла. В модуле «Клиенты» при добавлении нового клиента можно выбрать «Импорт через Excel. Длинная инструкция по оформлению файла – в справочном центре Мегаплана. 

9. Яндекс Трекер

Чаще всего в Яндекс Трекер «переезжают» c Jira, YouTrack, ActiveCollab.

Система для автоматизации бизнес-процессов в сфере IT, ориентированная прежде всего на разработчиков. Есть бесплатная версия до 5 пользователей. 

Основные возможности

• Управление разработкой по Скрам и Канбан: спирты, покер планирования, диаграмма сгорания задач.

• Документооборот: совместная работа с документами, согласование, автоматизация рутинных операций.

• Работа с подрядчиками: шаблоны задач, согласование работы, учет времени, обсуждения, отчеты.

Как переехать

Оставить заявку на сайте. Команда Яндекс Трекера расскажет, как «переехать» самостоятельно или к какому партнеру обратиться за помощью.

10. 1С:РМ Управление проектами

Аналог Microsoft Project/ Oracle Primavera и учетной системы (SAP, Oracle, Axapta).

Комплексная система учета и управления проектами. Решение с открытым кодом на платформе 1С:Предприятие 8.

Основные возможности

• Управление проектами и портфелями проектов: шаблоны проектов, документооборот, фазы проектов, календарные планы.

• Бюджетирование: экономика проектов, KPI, риски и резервы.

• Работа с подрядчиками.

Как переехать

Заказать услугу переноса данных – от 2 недель. Переносятся проекты, сроки, ресурсы, расходы и доходы.

11. BIPULSE

Система комплексного управления проектами.

Основные возможности

• Планирование: прогнозы загрузки ресурсов и сроков проекта, автоматическое построение расписания.

• Управление задачами: доски, карточки, диаграмма Гантта.

• Контроль рабочих процессов: расчет метрик по проекту и по сотрудникам, учет потраченного времени.

Как переехать

Есть интеграции с Trello, Jira, Microsoft Project, Битрикс-24, YouTrack, Redmine.

12. ADVANTA

Больше всего ADVANTA напоминает по функционалу зарубежные Wrike, Microsoft Project Server, SAP PPM, Primavera, Clarizen.

Корпоративная система управления портфелями проектов, проектных ERP-систем.

Основные возможности

• Управление портфелем проектов: единый проектный портал, реестр проектов, инструменты планирования и анализа.

• Управление инициативами, инновациями и рисками.

• Управление человеческими ресурсами и новыми продуктами.

Как переехать

Путем интеграции через API или заказать услугу внедрения за 2 недели. В данный момент система предлагает скидку 50% при замене западного ПО (до 1 октября 2022 года). 

13. Планфикс

Больше всего Планфикс напоминает по функционалу зарубежные Monday, Wrike.

Молдавский сервис, в России широко распространен. Система управления проектами с очень широким функционалом, требует длительной настройки под себя. Можно использовать для работы с документами и в качестве CRM. Больше всего подходит для отделов продаж, маркетинга и бухгалтерии.

Основные возможности

• Кастомизация: большая вариативность в настройках, можно создать любые процессы и рабочие пространства.

• Работа с документами: онлайн-редактор, шаблоны, готовые конфигурации, например «Согласование», «Выставление счетов».

• Контроль: универсальный конструктор отчетов, позволяющий видеть любые срезы данных по проектам, задачам, пользователям и действиям.

Как переехать

Для переноса информации и внедрения Планфикс нужно обращаться к его официальным партнерам. На сайте представлено 42 партнера-интегратора. Поскольку система сложная, мало просто перенести в нее задачи, необходима длительная настройка под бизнес-процессы компании. 

14. ЛидерТаск

Больше всего ЛидерТаск напоминает по функционалу зарубежные Trello, Google Tasks, Todoist.

Таск-трекер, электронный ежедневник для составления списков задач. Чаще всего используется для личного планирования в формате мобильного приложения. Однако есть и десктоп-версия с функциями CRM-системы.

Основные возможности

• Контроль сотрудников: статистика продуктивности показывает самых загруженных, продуктивных и отстающих.

• Ведение клиентов: воронка обработки заявок, история взаимодействия, сбор контактов.

• Управление делами: доски, задачи, ежедневник, расписание, чек-листы.

Как переехать

Импорт данных в ЛидерТаск возможен только из программ для создания интеллект-карт. Обмен данными производится через файлы .xmmap. Эта возможность платная.

Есть также импорт событий из файла iCal, контактов из файла vCard и встреч из Google Calendar. Это делается при помощи плагинов, которые нужно предварительно установить.

15. Workzen 

Больше всего Workzen напоминает по функционалу зарубежные Trello, Google Tasks, Todoist, EvaTeam.

Простой планировщик задач от МТС «Твой Бизнес». Подходит для личного планирования или самых простых бизнес-процессов. 

Основные возможности

• Управление задачами: рабочее пространство в виде канбан-доски, где каждая карточка – это проект со списком задач.

• Работа с клиентами: карточки клиентов, контактные данные, история заказов, предпочтения по товарам или услугам.

• Создание товарной базы: можно подключить каталог товаров и формировать заказы клиентов.

Как переехать

Пока нет такой возможности. Все новые проекты и клиенты добавляются только вручную. Импорта нет. Недавно появилась возможность экспортировать проекты и данные из системы в веб-версии.