Привет, Хабр! Вам приходила мысль сделать свою систему управления проектами и задачами? Нам да! И мы делаем YouGile. 

Знаете, в чем самая большая сложность? Выбрать и сфокусироваться на одном востребованном направлении продукта. Вообще такая задача есть везде, но тут она особенно масштабная. 

В этой теме есть десятки концепций, сотни конкурентов и очень много разных мнений о том, как должно быть. Один из способов решать этот вопрос – постоянно просматривать конкурентов и понимать, кто куда и почему идет. 

У нас есть внутренний документ, в котором собран обзор 52 систем управления проектами, и он постоянно обновляется и используется в трудные моменты выбора приоритетов.

Текст невероятно длинный (проскроллите до конца?). Внизу есть таблица с кратким содержанием.

Если у вас есть свой взгляд на какую-либо систему – прошу дополнять, пишите в комментариях. 

Системы управления проектами для разных сфер

1. YouGile

Максимально простая и понятная система управления, подходящая в том числе большим командам, где каждая задача – это чат. 

Для кого: больше всего подходит для операционного менеджмента, для строительных и производственных компаний. Систему легко внедрить даже на завод, в коллектив из 100 человек – заходит быстро, обучения не требует. Интерфейсы простые, интуитивно понятные, все на виду. Также подходит для отделов и маленьких команд до 10 человек, для которых продукт полностью бесплатный, оплата с 11-го пользователя.  

Сильные стороны: легко наладить прозрачную совместную работу между разными отделами, например, между производством и отделом продаж. В этом помогает гибкая настройка прав, доступ к чужим задачам, инструменты «зеркальные столбики» и «сводки». Чат в каждой задаче – как мессенджер, но позволяет лучше сконцентрироваться на работе. Стильные фоны, яркие стикеры. 

Слабые стороны: не хватает тегов и интеграции с облачными хранилищами и сторонними сервисами, например OneDrive и OneNote.

2. Asana

Креативная система с летающими единорогами для небольших творческих коллективов

Для кого: оптимально для команд 15-20 человек: веб-студий, дизайнеров, фотографов, видеографов и маркетинговых агентств. Удобно вести маркетинговое планирование и операционный менеджмент: управлять задачами и продуктом. Позволяет автоматизировать согласование и утверждение работ. Систему легко внедрить в небольшой отдел – интерфейсы простые и интуитивно понятные, однако требуется знание английского.

Сильные стороны: возможность добавлять соисполнителей и наблюдателей в задачи, функция «Выполняется» позволяет следить за ходом работ, расширенная бизнес-отчетность, удобная сортировка задач. Совместное использование документов, цели и напоминания, календари и расписание.

Слабые стороны: нет иерархии сотрудников, слишком демократичная система прав, что неудобно в больших командах от 20 человек. Сложно расставлять приоритеты для проектов. Некоторые задачи забываются и теряются. Когда проектов больше 10 штук, в них можно запутаться: непонятно, к какому проекту относится то или иное уведомление.

3. Jira

Система-номер-один для разработчиков, самая закупаемая в России по нашим оценкам

Для кого: система заточена под отдел разработки, пользоваться ею может любое количество сотрудников, в том числе большие команды свыше 100 человек. Чаще всего используется как баг-трекер. Внедрение требует существенного времени. Если команда не техническая, придется долго и мучительно обучать сотрудников.

Сильные стороны: по нашим оценкам, это самая закупаемая система в России, суммарно компании тратят на нее свыше 3 миллиардов рублей в год. Предоставляет огромный набор функционала и возможностей для кастомизации, мощный API, удобное планирование спринтов, Agile-бэклог, более 3000 приложений Jira Software, расчет скорости и объема работы команды за спринт. Прогресс работы по каждому проекту можно измерить и визуализировать.

Слабые стороны: система сложна в освоении, особенно для «не-технарей». Интерфейсы часто меняются. Сложно настраивать собственные рабочие процессы в каждом отдельном проекте, мало возможностей для автоматизации. Медленно подгружаются страницы для пользователей с расширенными правами и большим числом надстроек.

4. Trello

Самый распространенный в мире планировщик после Excel 

Для кого: красочный таск-трекер для творческих коллективов и небольших отделов из 10-15 человек, а также для личного пользования в качестве планировщика. Систему легко внедрить, интерфейсы визуально простые и красочные, понятные даже тем, кому за 60 лет. Однако она не подходит для масштабных проектов.

Сильные стороны: много интеграций и фишек, основные операции с задачами требуют не более 2 кликов, информативные доски, гибкая настройка карточек. Идеально подходит для простых линейных задач. Легко делиться карточками, приглашать сторонних людей на доски, добавлять быстрые заметки и показывать их коллегам.

Слабые стороны: чем больше проектов ведется, тем сложнее в них ориентироваться, интерфейс быстро захламляется, долго искать нужную доску. Нет учета времени по задачам в базовом функционале, мало возможностей для классификации карточек. Вести работу в больших командах трудно, в задачах беспорядок. Если ведешь серьезные проекты – стандартных отчетов недостаточно.

5. Битрикс24

Корпоративный портал и CRM для сложных бизнес-процессов 

Для кого: корпоративный портал для команд 30-40 человек. Чаще всего используется как CRM в отделах продаж и маркетинга, а также для видеоконференций и построения сложных бизнес-процессов. Внедрение системы потребует времени и обучения сотрудников: перегруженные интерфейсы и слишком много функций, с которыми надо разбираться (и не все хорошо работают).

Сильные стороны: можно использовать абсолютно для любых целей – как CRM, как IP-телефонию, как планировщик задач и даже как конструктор лендингов и email-рассылок. Можно создавать воронки продаж, автоматизировать процессы работы с документами и согласования договоров, настраивать сквозную аналитику и интегрировать данные CRM с 1C. В системе удобно «вести» большое количество клиентов и сделок.

Слабые стороны: возможностей много, но все они требуют длительной настройки под себя и обучения сотрудников. Слабые UX-интерфейсы: часть функций скрыты в глубоких слоях интерфейса, и отыскать их без помощи техподдержки невозможно. Система очень тяжеловесная и «неповоротливая».  

6. Wrike

Система для больших веб-студий, строительных компаний и архитектурных бюро с готовыми шаблонами проектов

Для кого: удобная система управления проектами и совместной работы для больших команд. Также ее используют как CRM, тайм-трекер и баг-трекер. На внедрение системы нужно время.

Сильные стороны: очень гибкая система, которую нужно адаптировать под себя, а дальше – наслаждаться многочисленными возможностями и автоматизировать сложные бизнес-процессы. Есть множество готовых шаблонов. Диаграмма Гантта позволяет отслеживать график выполнения задач подрядчиками и просматривать взаимосвязи между проектами. Удобно расставлять приоритеты по задачам. Легко наладить прозрачную совместную работу между разными отделами. На наш взгляд, это очень мощный инструмент управления и аналитики, который в умелых руках обеспечит порядок во всех проектах и задачах.

Слабые стороны: длительный период обучения сотрудников. Сложно грамотно настроить систему под себя, под свои задачи и внутренние процессы. В интерфейсах без путеводителя легко заблудиться.

7. GanttPro

Система-номер-один для тех, кто любит диаграмму Гантта и визуализацию данных

Для кого: оптимально для сферы IT, маркетинга, консалтинга, строительства, для команд 15-20 человек. Хороший инструмент для аналитики и визуализации данных по проектам для менеджера, который потом делится ими со всей командой. 

Сильные стороны: система позволяет распределять нагрузку на сотрудников с учетом ресурсов и времени, которое требуется для выполнения задач. Визуализация данных в системе – намного проще и понятнее, чем таблицы и графики в том же Excel. Их можно сохранять в формате PDF и показывать клиентам. Система запоминает каждое действие, которое вы совершаете, и его в любой момент можно отменить или повторить.

Слабые стороны: сложно затянуть всю команду в работу в системе управления задачами, требуется длительный период внедрения и обучения. Когда добавляешь много зависимостей между задачами, линии на графике перемешиваются, и непонятно, что с чем связано. Не хватает интеграций с другими сервисами, например Microsoft Outlook.

8. Basecamp

Система для дизайнеров и креативных студий для согласования макетов с заказчиком

Для кого: изначально эта система создавалась для дизайнеров. Сейчас ею пользуются в основном небольшие команды (до 30 человек), креативные студии и творческие коллективы. Внедрение быстрое, инструмент максимально простой. 

Сильные стороны: в системе легко решать простые задачи, сообщать новости команде на доске объявлений, обмениваться документами. Можно четко видеть, кто перегружен работой, а кто отдыхает. Можно создать отдельный приватный проект и пригласить туда клиента, сохранив его конфиденциальность. Удобно согласовывать работу по проекту на каждом этапе с заказчиками.

Слабые стороны: несколько старомодный стиль интерфейсов. Нельзя посмотреть в одном месте, какие задачи вы назначили другим людям. Нет возможности массового удаления файлов, место быстро заканчивается. Нет возможностей для стратегического планирования, нельзя оценить полную картину по проекту.

9. Microsoft To-Do

Электронный ежедневник для личного пользования, максимально простой

Для кого: персональный органайзер, планировщик задач для личного использования, сервис для составления списка дел на день. Этот сервис стоит воспринимать как намеренно упрощенный, даже в чем-то примитивный инструмент.

Сильные стороны: в сервисе можно планировать свой день: все просто и понятно, дизайн минималистичный, задачи на день всегда будут с вами. Легко делиться информацией, обмениваться своими списками дел с друзьями и коллегами. Есть интеграция с задачами из Outlook и Todoist, синхронизация с приложениями из пакета Office.

Слабые стороны: примитивные возможности для планирования. Нельзя сделать повторяющуюся задачу на несколько определенных дней недели. Нет возможности описать задачу сразу – нужно долго заполнять нужные поля, отдельно дату, время выполнения, приоритет, напоминания и так далее. Задачи в «Мой день» нужно заносить вручную, даже если запланированная дата выпадает на сегодня. Это все отнимает время. Нельзя просто быстро наставить себе задач и быть уверенным, что в нужный день вы получите автоматическое напоминание. Придется все контролировать вручную.  

10. Todoist

Простой таск-трекер с множеством готовых шаблонов 

Для кого: сервис для составления списка дел, в основном используется в формате мобильного приложения. Очень хорошо подходит для личного пользования, саморазвития, образования и повышения эффективности. Однако его используют и команды (чаще малый бизнес, 25-50 человек) – как таск-трекер для отдела продаж, бухгалтерии, маркетинга. Сервис простой, длительного обучения не требуется.

Сильные стороны: удобно вести планирование и подготовку к какому-либо событию. Выстраивать рабочие процессы с клиентами. Есть много готовых шаблонов: наведение порядка в финансах, постановка и отслеживание целей, контент-план, дизайн-спринт, исправление багов, онбординг сотрудника, цикл продаж и так далее. Можно расставлять повторяющиеся задачи, автоматические напоминания, приоритеты, а потом отслеживать прогресс.

Слабые стороны: есть баги, например, слетает сортировка задач, новые задачи падают в самый конец списка. Очень долго загружаются файлы на облако. Медленно выводятся и отображаются видео, изображения и другие файлы. Не хватает данных о завершенных задачах, статистики и подведения итогов. Неудобный календарь.

11. ClickUp

Легкая и гибкая система для маленьких креативных стартапов

Для кого: система управления проектами и таск-трекер для маленьких креативных стартапов. Реже используется как баг-трекер. Интерфейсы интуитивно понятные, внедрение – быстрое и легкое, с основными функциями можно разобраться за один час.

Сильные стороны: можно вести беседу в чате в режиме реального времени. Есть встроенный редактор документов для совместной работы, документ можно создать прямо в системе. Радуют десятки готовых шаблонов для разных отделов: маркетинг, дизайн, продажи. Абсолютно все функции можно максимально настроить под себя: уведомления, отображение задач, приоритеты, визуализация данных (в виде досок Agile, mind-карт, электронных таблиц и так далее). Многоуровневая иерархия позволяет группировать задачи, как душе угодно.  

Слабые стороны: иногда система подвисает, и между внесением изменений и их сохранением бывает задержка, что может привести даже к потере данных. Не хватает возможности отменить или повторить действие, от добавления задач до комментариев. Система очень многофункциональна, это скорее плюс, но в некоторых случаях он превращается в недостаток: интерфейс перегружен кнопками, опциями и меню, приходится искать важную функцию среди множества других, которые используются редко. Огромное количество вариантов пугает сотрудников, менее подкованных в техническом плане.

12. Monday

Удачное решение для отдела продаж с 71 шаблоном досок 

Для кого: платформа для совместной работы и управления проектами. Чаще используется в отделах продаж и маркетинга для контроля выполнения задач при помощи Workflow, оптимизации воронки продаж и в качестве CRM. Простой и понятный в использовании инструмент.

Сильные стороны: гибкость, большой простор для настроек системы под себя. Легко отслеживать ключевые показатели эффективности на уровне сотрудника, отдела или бизнеса в целом. Лаконичные и интуитивно понятные интерфейсы. Предлагает 71 шаблон рабочих досок на различные задачи, например, на организацию целого отдела продаж. Каждую задачу можно детализировать: назначить рейтинг, оценки, статусы, линки. Можно создать отдельные доски для работы с партнерами и клиентами.

Слабые стороны: теряются старые завершенные задачи, исчезают подзадачи после их архивации. Тяжело найти данные по проделанной пару месяцев назад работе. Если вы ведете сложные проекты с большим количеством задач, загрузка данных будет медленной, необходимо раз в квартал планировать очистку системы от ненужных материалов. Хотелось бы иметь больше возможностей для автоматизации рутинных процессов.

13. Hygger

Система для продуктовых команд, более простая по сравнению с Jira 

Для кого: система управления проектами для Agile-команд разработчиков, для продуктовых компаний. Есть все необходимое для организации полного процесса разработки софта. Также сервис подойдет командам маркетинга и продаж. Изначально создавался как улучшенная версия Jira и Trello.

Сильные стороны: система может объединить в себе разработчиков и «гуманитариев», то есть нетехнических специалистов, так как в ней есть все возможности для первых и понятное управление задачами и досками для вторых. Интерфейсы простые, длительного обучения для менеджеров и маркетологов не понадобится. Удобный бэклог, качественная приоритизация фич (4 варианта), карта развития продукта.

Слабые стороны: не хватает возможности переключения из Канбан в Timeline автоматически. Отсутствие массовых действий. Верхнее меню занимает слишком много экранного места и заставляет переходить в полноэкранный режим.

14. Google Tasks

Простейший планировщик дел на каждый день

Для кого: максимально простой планировщик задач для личного пользования.

Сильные стороны: очень легко разобраться в интерфейсах. Красивое и стильное приложение. Позволяет легко копировать данные по задачам и делиться ими.

Слабые стороны: недостаток функционала. В этой системе управления задачами нет возможностей для организации хоть сколько-нибудь серьезных рабочих процессов. Неудобно пользоваться, нельзя свернуть подзадачи, слетает сортировка задач. Нельзя назначить задачу на кого-то, указать ее приоритет, добавить к ней метки.

15. Яндекс Трекер

Система для разработчиков с визуализацией и автоматизацией 

Для кого: система управления продуктом для разработчиков, которые не хотят сидеть на Jira. Также ею пользуются команды дизайнеров и маркетологов, иногда – отделы кадров.

Сильные стороны: легко планировать спринты, оценивать трудозатраты. Есть шаблоны ТЗ для типовых задач, есть много возможностей для визуализации: диаграммы, графики, дашборды. Можно автоматизировать рутинные процессы, например, согласование документов или работа с заявками от клиентов и сотрудников, которые приходят на почту.

Слабые стороны: слабая техподдержка, только формальные консультации на уровне первой линии. Более сложные запросы отправляются в другой отдел, и ответ приходит очень нескоро или вообще не приходит. Пока еще много сбоев – то платежные данные не сохраняются после ввода, то не получается выписать счет от организации.

16. Redmine

Old school-система для разработчиков, баг-трекер с открытым кодом

Для кого: уникальное приложение с открытым исходным кодом, на 100% бесплатное, созданное энтузиастами еще в середине 2000-х. Система управления проектами не для всех, ориентирована на технические команды. Заточена под отслеживание багов и управление проблемами в отделе разработки.

Сильные стороны: в систему интегрировано все необходимое для управления всеми этапами разработки. Имеет в своей конфигурации инструменты для обмена и обсуждения кода, отслеживания ошибок и обработки запросов. Удобные поиск, фильтрация и сортировка карточек, хорошие диаграммы, календарь и форум. Гибкая настройка ролей, настраиваемые уведомления.

Слабые стороны: устаревший интерфейс, некоторые функции спрятаны в очень неочевидных местах. Нет инструмента для отслеживания времени и активности пользователя по задачам. Система требует определенных навыков для установки на вашем собственном сервере. Также требуется время, чтобы сориентироваться в интерфейсах и понять назначение каждой функции.

17. YouTrack

Современный таск- и баг-трекер для разработки и стартапов

Для кого: баг-трекер и система управления задачами, созданная специально для команд разработки.  

Сильные стороны: быстрая генерация отчетов  и обработка проблем, развитое использование клавиатурных шорткатов и командного синтаксиса. Всеми рабочими процессами легко управлять при помощи клавиатуры. Очень гибкая система: можно настроить атрибуты задач под себя (приоритеты ошибок, типы ошибок, данные о спринтах и прочее). Есть крутая возможность пакетно изменять поля задач, назначать исполнителей, связывать между собой задачи и так далее. Удобный интеллектуальный поиск при помощи поисковых запросов с подсказками и подсветкой ошибок.

Слабые стороны: интерфейс требует детального и вдумчивого изучения. Меньше возможностей для интеграции по сравнению с более известными системами, с той же Jira, например.

18. Мегаплан

CRM для небольших отделов продаж и ведения клиентов

Для кого: удобнее всего – для небольших отделов продаж в качестве CRM. Есть интеграция с телефонией и 1С. Система заточена под то, чтобы вести в ней клиентскую базу и настраивать бизнес-процессы по продажам и сделкам.  

Сильные стороны: простые понятные интерфейсы для управления проектами, легко работать с задачами. Позволяет систематизировать продажи. Есть разные сценарии и схемы для сделок, под разные воронки продаж с множеством различных вариантов и «путей» клиента. Есть автосценарии, все можно полностью автоматизировать.

Слабые стороны: по факту нет полноценной интеграции с телефонией, она не предназначена для работы с собственной офисной АТС и работает только через софтфон. Неудобный планировщик звонков. Крайне мало возможностей настроить что-то под себя. Мало отчетов, всего несколько типов. Неудобный поиск: будете долго искать задачу, если не помните ее название или номер. Техподдержка не разбирается в проблемах и просто отправляет на свой FAQ.

19. Kaiten

Система с мощной визуализацией всех рабочих процессов

Для кого: акцент на визуальном управлении проектами и командами. Заточен под аутсорсинговые компании, которым необходимо вести работу совместно с заказчиками в единой системе. Также подходит производственным и IT командам. Очень просто настраивается, быстрое внедрение.

Сильные стороны: мощный визуал – сводные доски, которые позволяют визуализировать абсолютно все процессы, происходящие в компании. Начиная от стратегических целей и заканчивая задачами конкретного сотрудника. В системе приятно работать с клиентами и подрядчиками: полная прозрачность и наглядность рабочих процессов для заказчиков и исполнителей. 12 типов отчетов, Scrum-спринты, диаграмма сгорания задач.

Слабые стороны: низкая производительность, тормозит, когда много задач. Некоторые принципы и функции системы сложно понять, пока не перечитаешь всю техническую документацию. Хочется иметь больше возможностей для интеграции.

20. Pyrus

Система для ведения электронного документооборота

Для кого: система заточена под ведение электронного документооборота. Подходит бухгалтерам, секретарям-референтам и отделам, через которые проходит большое количество документов. Хорошее решение для банковской сферы, консалтинговых и страховых компаний.

Сильные стороны: автоматизация работы с документами, есть удобные готовые формы, по которым можно создавать задачи и выстраивать целые бизнес-процессы. Крутое управление задачами: сортировка, метки, постановка на контроль, напоминания, повтор, возможность отложить на потом. Можно считать время, затраченное каждым исполнителем на все задачи за выбранный период времени. Смотреть подробные отчеты и аналитику.

Слабые стороны: вести базу клиентов не всегда удобно, так как править справочник, куда они заносятся, можно только вручную или API запросом. Неудобный календарь.

21. Worksection

Система для работы с подрядчиками, фрилансерами и заказчиками

Для кого: для команд из 15-20 человек, работающих в сфере маркетинга, дизайна, копирайтинга и разработки простых сайтов. В системе удобно работать с подрядчиками, фрилансерами и заказчиками.

Сильные стороны: нотификации на почту с контролем сроков, функция учета времени по задачам и сотрудникам, подробные отчеты о затраченных ресурсах – времени и бюджете. Легко посмотреть, какой сотрудник сколько работы сделал за какое количество часов. Много горячих клавиш. Можно «скрыть» сотрудников от клиентов или фрилансеров. Отличная диаграмма Гантта, удобнее, чем во многих других системах.

Слабые стороны: пока еще остается много недоработок. Например, если открывать задачу по ссылке с телефона, он не перенаправляет в мобильное приложение. Нельзя добавить фото из сторонних сервисов, несмотря на то, что интеграция с ними есть, например с Telegram. Не видно общей картины по всем проектам и задачам. Иногда система управления задачами подвисает: например, чтобы дописать комментарий, нужно перезагрузить страницу.  

22. ПланФикс

Система для ведения документооборота и CRM

Для кого: управление проектами и совместная работа для небольших команд. Также систему можно использовать как CRM. Ориентирована на отдел продаж и бухгалтерию, предлагает все возможности для ведения документооборота. Настройка под себя требует больших усилий и затрат.

Сильные стороны: «продвинутая» работа с документами – есть шаблоны документов, есть онлайн-редактор, есть готовые конфигурации «Выставление счетов», «Согласование» и прочее. Большая вариативность в настройках – можно менять интерфейс под группу или отдел, можно создавать уникальное рабочее пространство для каждого сотрудника, с индивидуальной цветовой схемой и разделами меню. Есть универсальный конструктор, через который можно создавать любые виды отчетов – по проектам, задачам, действиям, пользователям.

Слабые стороны: возможностей очень много, но настроить их под себя самостоятельно практически невозможно. Подробных руководств нет, техподдержка чуть что отправляет к партнерам, которые помогают с настройкой за огромные деньги. Нет «защиты от дурака», можно случайно уничтожить рабочие процессы и данные. Сложности с выполнением массовых действий, например, поменять названия и статусы тысячи задач. 

23. LeaderTask

Органайзер для ведения деловой активности, «диспетчер задач» 

Для кого: предназначен для личного пользования в формате мобильного приложения. Хороший электронный ежедневник для офисных сотрудников, менеджеров и удаленщиков. Хотя кто-то умудряется использовать его и для корпоративных целей.

Сильные стороны: простой и понятный интерфейс, не требует длительного обучения. Сразу виден план дел на день, видны срочные задачи на сегодня. Есть резервное копирование данных. Есть интересная возможность зашифрованного хранения личных данных, например, пин-кодов банковских карт, адресов и паролей. Из программы можно проверять электронную почту, а из писем – делать задачи.

Слабые стороны: недостаточно функционала для управления серьезными проектами и командами. Нет отчетов, нет диаграмм, графиков и аналитики, нет блокнота для заметок. 

24. Focuster

Тайм-менеджмент и списки дел для фрилансеров и бизнесменов

Для кого: это скорее не система управления проектами, а сервис для тайм-менеджмента и повышения личной эффективности. Умный список дел и приложение календаря Google, которое автоматизирует планирование ваших дел на день. Отличный инструмент для фрилансера.

Сильные стороны: позволяет расставлять приоритеты в своем дне и находить тот самый 25-й час в сутках. Следит за расписанием и планом задач на день как личный секретарь. Есть функция интеллектуального планирования.

Слабые стороны: высокая цена по сравнению с другими подобными приложениями. Ограниченная функциональность, например, нет подзадач. 

25. Notion

Личный органайзер и/или таск-менеджер, альтернатива Trello 

Для кого: подойдет творческим коллективам из 10-15 человек, а также для личного пользования. Интуитивно понятные интерфейсы, внедрение быстрое.

Сильные стороны: объединяет в себе огромное количество инструментов: канбан-доски и базы знаний, документы и списки дел, заметки и таблицы. По части работы с документами и заметками может заменить Google Docs и Evernote. По части управления проектами – Trello или другие простые системы. По работе с таблицами – альтернатива Google Sheets. Сервис похож на конструктор Lego – собирай из него все, что хочешь. Есть гибкий и простой редактор для создания досок. Легко делиться файлами, делать заметки, вкладывать страницы друг в друга и создавать базу знаний.

Слабые стороны: нет возможности создавать повторяющиеся события. Хочется иметь больше возможностей для форматирования текста. Все редактирование спрятано в меню, всплывающее по клику. Блеклый интерфейс, навевающий скуку. Слабый визуал – не обозначить цветом события в календаре, не поставить яркий стикер на карточку, не выделить важную информацию. Запутанная навигация в системе.

26. Teamwork

Система управления проектами и совместной работы для менеджеров и клиентов 

Для кого: оптимально для отделов продаж, консалтинговых фирм и аутсорсинговых компаний.

Сильные стороны: отлично подходит для управления задачами сразу по нескольким крупным проектам – легко расставлять приоритеты, связывать задачи между собой, оценивать результаты. Менеджерам проектов удобно разбивать проект на этапы и отслеживать работу по каждому из них. Есть отдельная панель мониторинга и оптимизированный планировщик времени для оценки производительности.

Слабые стороны: с некоторыми функциями необходимо долго разбираться. Особенно с отчетами, создавать их – долго и сложно. Не очень безопасная система, нет возможности включить двухфакторную идентификацию. В управлении задачами иногда возникают сбои, и отредактировать их не так просто, как должно быть.  

27. Flow

Простая CRM для управления проектами и финансами

Для кого: подходит для веб-студий, строительных компаний, производства и IT-проектов. Для малого и среднего бизнеса. Эту систему чаще используют не для управления проектами, а как CRM.

Сильные стороны: есть разные возможности под разные бизнес-процессы – работа с документами, счетами и актами (интеграция с 1С), ведение клиентов и автоматизация продаж (CRM), управление Agile-проектами, управление финансами. Удобно отслеживать заявки от клиентов и рассчитывать экономику производства: сколько потрачено на материалы и зарплаты, какова рентабельность каждого заказа, сколько заработали за период времени.

Слабые стороны: не хватает автоматизации процессов, возможности кастомизировать отчеты под себя, отображения проектов в виде диаграммы Гантта, возможности перемещать задачи между командами. Иногда происходят сбои при выполнении задач, данные не синхронизируются на разных устройствах. 

28. Kanbanery

Классические канбан-доски и открытый исходный код

Для кого: система управления для IT-проектов с открытым исходным кодом. Подходит для маленьких команд из 6-7 человек. Если же у вас большая команда и масштабный проект – то функциональности не хватит.  

Сильные стороны: классические канбан-доски, много возможностей для управления задачами. Легко копировать доски, перетаскивать задачи, вешать стикеры, как если бы это была реальная офисная доска. Есть готовые шаблоны досок. Интеграция с Githab. Возможность кастомизации через API. Удобный интерфейс – «чистый» и понятный, при этом все важные функции на виду.

Слабые стороны: даже в платной версии невозможно управлять хоть сколько-нибудь масштабными проектами. Нет настраиваемых уведомлений. Нельзя оценить состояние проекта и его бюджет, нельзя оценить рабочую загрузку специалистов. Отсутствует аналитика по задачам, учет времени. Нет резервного копирования.  

29. Weeek

Пока еще очень маленький российский стартап для дизайн-команд

Для кого: таск-трекер для креативных задач и небольших команд дизайнеров. Удобно делиться дизайн-макетами с командой и заказчиками.

Сильные стороны: многоступенчатые задачи (до 6 уровней вложенности). Автоматические сценарии на досках. Управление задачами от А до Я: календарь и доски, обмен файлами, история изменений, фильтр, индикатор прогресса. Интуитивно понятный минималистичный дизайн. Гибкая система уведомлений.

Слабые стороны: мелкие буквы, текст выполненных задач плохо виден. Не хватает дизайнерских фишек и ярких фонов. Нет повторяющихся задач. 

30. Redbooth

Система управления с HD-видеоконференциями, голосовыми вызовами и бизнес-чатами

Для кого: система для совместной работы и коммуникаций, можно устраивать видеоконференции. Очень простая в использовании и гибкая. Подходит командам, которые приглашают в рабочее пространство заказчиков.  

Сильные стороны: много интеграций – GoogleDrive, Dropbox, Box, Microsoft Outlook, Gmail, Evernote, Github, а также CRM. Текстовые заметки, личные и групповые чаты, HD-видеоконференции, диаграммы Гантта, общий доступ к файлам, отслеживание времени, статистика, оценка и визуализация прогресса по проектам.   

Слабые стороны: беспорядочные уведомления, их слишком много. Если работа ведется одновременно по большому числу проектов, в системе будет хаос. Возможностей для наведения порядка в задачах не хватает. Беседы по проектам легко теряются. 

31. MindGenius

Интеллектуальные карты для образовательной сферы и маркетинга

Для кого: система управления проектами на основе mind-карт. Для тех, кто любит визуализацию данных в виде кластеров и схем. Идеально подходит для сферы образования и маркетинга.

Сильные стороны: все возможности дизайна – можно менять размер, цвет, форму блоков, фоны и шрифты. Можно добавлять картинки, ссылки и заметки. Все интеллектуальные карты импортируются в форматах JPEG, PNG, PDF и в приложениях Microsoft Office. Есть диаграммы Гантта, графики, схемы и готовые шаблоны, например, для Swot-анализа. Есть доска задач с карточками.

Слабые стороны: для комплексного управления проектами и полноценной совместной работы функционала недостаточно. Он заточен именно под визуализацию данных. 

32. TogglPlan (ранее Teamweek) 

Командный календарь для визуального планирования ресурсов

Для кого: акцент в этой системе сделан именно на планировании – задач, ресурсов команды, бюджета. Отличное решение для менеджеров и руководителей.

Сильные стороны: удобно вести планирование на временной шкале, устанавливать отдельные временные рамки для каждой группы сотрудников, перетаскивать задачи и события. Можно отслеживать приоритеты и статусы задач, а также прогресс по ним. Графиками легко обмениваться, на каждый генерируется свой URL.

Слабые стороны: сложно интегрировать с рабочими процессами, которые уже налажены в компании. Внедрение системы требует времени и вдумчивого подхода. 

33. ProofHub

Система для удаленного менеджмента, управления персоналом и разработкой

Для кого: система управления задачами и персоналом, отлично подходит для отдела кадров и для отдела разработки. 

Сильные стороны: все возможности для менеджмента персонала, в том числе удаленного. Удобно вести коммуникации с клиентами, есть встроенные чаты. Учет затраченного времени и ресурсов, хорошая отчетность, диаграммы Гантта. Гибкая настройка ролей, легко вводить в систему заказчиков или соискателей. 

Слабые стороны: нет простого способа отслеживать одновременно все свои и чужие проекты. Когда пользователей более 100 человек, в проектах возникает хаос. Ограниченное число интеграций. 

34. ActiveCollab

Система для разработчиков, альтернатива Jira

Для кого: система заточена под разработчиков, но подходит и маркетологам, дизайнерам, веб-студиям, креативным стартапам. У нее есть две основные фишки – оценка производительности труда и удобство совместной работы с заказчиками.

Сильные стороны: умеет отслеживать время и расходы на проект, можно оценить его точную стоимость. Можно измерить успехи в реализации проекта, оценить производительность труда сотрудников, отследить каждую минуту. Расширенные отчеты: легко сравнить плановое и реально затраченное время, отследить переводы средств. Удобно работать с клиентами: приглашать их в систему, совместно редактировать документы, выставлять счета за свою работу и получать оплату.

Слабые стороны: когда данных и проектов много, совместная работа замедляется. Нет важной для Agile функции – планирования спринтов. Иногда возникают ошибки при обмене файлами и совместном их редактировании. Новым сотрудникам приходится долго разбираться с системой, смотреть, как устроены проекты, искать, куда попадают документы и комментарии – это не всегда очевидно.

35. Zoho Projects

Очень многофункциональная и тяжеловесная система: документы, баг-трекинг, задачи

Для кого: довольно универсальная система, подходит для разных сфер. Отдельно выделим отдел разработки и бухгалтерию. Используется для работы с документами и выставления счетов, управления задачами, организации совещаний с форумами, а также как баг-трекер. Подходит небольшим командам до 20-30 человек.

Сильные стороны: широкий функционал под любые цели и задачи. Контрольные точки проекта и зависимости задач, календари и диаграммы Гантта, импорт файлов, в том числе от MS Office, OpenOffice, StarOffice, AutoCAD, Photoshop, ZIP. Функция отслеживания времени, статистика и отчетность, чаты, автоматическая отправка счетов в бухгалтерские системы.

Слабые стороны: не всегда очевидно, как пользоваться многочисленными функциями, например, переключаться между формами и карточками. Создается ощущение, что многие блоки встроены просто для галочки. Лучше было бы меньше функций, но более продуманных и проработанных. Фильтры не запоминаются. Нет единой логики построения процессов. Нет готовых шаблонов. Тормозит при загрузке файлов. 

36. Acunote 

Баг-трекер для разработчиков, слегка заброшенный

Для кого: таск-менеджер и баг-трекер для разработчиков, для малых и средних проектов. Позволяет планировать спринты, заносить задачи в бэклог, ставить эстимейты, следить за прогрессом выполнения задач и делать ревью кода.

Сильные стороны: одно из самых надежных SaaS решений для управления задачами, аналитика эффективности, быстрые уведомления. Иерархия задач, анализ отдельных спринтов, анализ производительности команд и сотрудников, горячие клавиши. Интеграция с JIRA, Bugzilla, Mantis, FogBugz, Trac.

Слабые стороны: слабые UX/UI, совсем не «user-friendly». Создается впечатление, что проект забросили – конкуренты уже давно обошли эту систему по количеству и качеству функций. Бэклог и текущий спринт не отличаются друг от друга. Хочется сделать более заметной информацию о прогрессе по спринту.

37. ISETIA 

Удачное решение для строительных компаний

Для кого: больше всего подходит для строительных и проектных компаний для согласования макетов и чертежей с заказчиками. Правда, в русскоязычном пространстве это практически неизвестная система, нет никаких обзоров и отзывов, во всем придется разбираться самостоятельно.

Сильные стороны: простой интерфейс, хорошая визуализация данных в разных форматах, есть диаграмма Гантта, есть классические kanban-доски, обмен документами и файлами. Есть возможность открывать для клиентов документ любого формата: Revit, Autocad, Powerpoint или Microsoft Project, позволять им делать пометки и оставлять комментарии. В системе легко планировать процессы проектирования, закупок, строительства, передачи в эксплуатацию и технического обслуживания.

Слабые стороны: не хватает возможностей для полноценного планирования и прогнозирования ресурсов, расширенной отчетности, отслеживания проблем, управления рисками. 

38. SprintGround 

Таск-трекер и баг-трекер с акцентом на юзабилити, еще одна альтернатива Jira

Для кого: таск-трекер для Agile-команд, подходит для планирования спринтов и отслеживания прогресса. Удобен как баг-трекер. Во многом система ориентирована на клиента, который хочет следить за процессом разработки.

Сильные стороны: максимально удобные и продуманные интерфейсы. Отслеживание хода разработки, отслеживание проблем и ошибок. Журнал изменений в режиме реального времени. Удобно распределять нагрузку между сотрудниками. Каждая задача и проект визуализируются с помощью сводной таблицы, которая отображает текущий прогресс.

Слабые стороны: дисковое пространство ограничено на всех тарифных планах, трудно работать с большими файлами. 

39. Freedcamp 

Первая полностью бесплатная альтернатива Basecamp

Для кого: отличное решение для дизайнеров и веб-студий, а также баг-трекер для разработки. Еще подходит цифровым медиа, маркетологам, консалтинговым агентствам и фрилансерам.

Сильные стороны: современная файловая система, позволяющая хранить и систематизировать все файлы проекта в одном месте, с поддержкой версий и комментариев. Можно редактировать каждый файл при помощи приложения, можно делать бэкапы. Также это отличный баг-трекер с интеграцией с электронной почтой. Умеет составлять инвойсы и создавать wiki-страницы. Есть магазин приложений. Есть дополнения для CRM. Есть kanban-доски, диаграммы Гантта и списки подзадач.

Слабые стороны: приходится бороться с каждым инструментом – с ветками обсуждений, статусами, уведомлениями… Чем больше функций используешь – тем менее понятной кажется система. 

40. Podio

Система для автоматизации рабочих процессов и отслеживания продаж

Для кого: малоизвестная в Рунете, но очень знаменитая в США и Европе система для управления проектами и совместной работы. Ее используют более 500 тысяч компаний. Лучше всего подходит для бухгалтерских и консалтинговых фирм, маркетинговых компаний, юридических бюро и агентств недвижимости. Может использоваться как CRM для отслеживания продаж.

Сильные стороны: можно настроить логику рабочих процессов и автоматизировать их по схеме: «если это – то то», и так далее. Например, при определенном обновлении автоматически создается задача. Позволяет автоматизировать продажи и отслеживать бюджеты проектов. Много интеграций:

Google Диск, Dropbox, GoToMeeting, Box и Evernote, Google Calendar, Outlook Calendar с использованием Exchange и iCal.

Слабые стороны: возможностей системы как CRM может не хватать. Нет полноценных онлайн-чатов. По сравнению с другими похожими системами – не очень понятные интерфейсы.

41. Smartsheet 

Управление проектами в виде электронных таблиц

Для кого: для компаний и менеджеров, которые любят четкие структурированные таблицы, но не любят Excel. Хорошее решение для отдела продаж, бухгалтерии и performance-маркетинга.

Сильные стороны: в систему можно импортировать любой шаблон из Excel или таблицу из Google и дальше уже работать с ними на профессиональном уровне. Например, превращать в диаграммы Гантта. Легко автоматизировать многие процессы: сбор и обработку данных от удаленных сотрудников, управление ресурсами и планирование бюджета. Нет необходимости привлекать программистов, можно настроить под себя самостоятельно.

Слабые стороны: сложное форматирование таблиц, занимает очень много времени, поскольку необходимо задать множество условий, часто по одному – на каждый столбец и каждое действие. Неудобная фильтрация. Нельзя открыть сразу несколько вкладок, как в Excel. После перехода в систему с Excel работать неудобно и непривычно, нет обычных базовых формул. 

42. 10,000ft 

Система управления командой и ресурсами с учетом загрузки и переработок

Для кого: для отдела персонала, менеджеров и тимлидов, которые следят за загруженностью специалистов из разных отделов. Сотрудники могут планировать свой день, а руководство – следить за прогрессом работы по проектам, анализировать деятельность персонала, считать переработки и сокращать издержки.

Сильные стороны: все сотрудники с их результатами и рабочим временем – на одном листе. Удобно распределять ресурсы, контролировать загрузку специалистов, анализировать денежные затраты по проектам, смотреть, сколько времени уходит на конкретную задачу. Есть диаграмма Гантта, интерактивное расписание, функция учета времени. Мощная аналитика.

Слабые стороны: подходит только для небольших команд. Невозможно указать долгосрочные цели и вести масштабное стратегическое планирование. Нет настройки прав доступа – каждый пользователь видит все проекты и чужие данные, в том числе конфиденциальные. 

43. Process Street

Чек-листы и контрольные списки для однотипных повторяющихся задач

Для кого: сервис для создания чек-листов и контрольных списков. Подходит компаниям, которые ведут много стандартных операционных процедур и нуждаются в автоматизации процессов.

Сильные стороны: вся работа строится на шаблонах. Их можно оптимизировать под себя и изменять, создавать новые, делить по проектам или исполнителем. В каждом шаблоне создаются логичные, хорошо упорядоченные чек-листы под конкретные задачи. По итогам работы можно отслеживать прогресс. Рутинные операции автоматизируются, контроль за ними упрощается.

Слабые стороны: недостаток возможностей при автоматизации, например, нельзя построить сложный процесс «если это, делай то». При попытке анализировать данные из чек-листов нельзя легко отфильтровать определенные задачи. Также не получится сортировать задачи по датам исполнения и ответственным. Нет возможности выгружать проекты и чек-листы. 

44. OneSoft Connect 

Управление командой и задачами для HR-менеджеров

Для кого: система управления командой для отдела персонала и тимлидов. Также может использоваться в качестве CRM.

Сильные стороны: удобно хранить в одном месте все данные по сотрудникам, все документы, контракты, должностные инструкции. Каждому члену команды можно ставить тикеты и следить за его прогрессом. Также можно отслеживать все контракты с поставщиками и деловыми партнерами.

Слабые стороны: узконаправленный функционал, не подходит для комплексного управления проектами. 

45. OmniPlan

Сервис управления проектами специально для Mac, iPad и iPhone с мощной визуализацией

Для кого: для дизайнеров, креативных стартапов и творческих команд.

Сильные стороны: много возможностей для визуализации – диаграммы Гантта, графики, сводки и вехи. Задачи можно раскрасить, в зависимости от распределения ресурсов. Очень детальные профессиональные отчеты. Оценка времени и ресурсов.

Слабые стороны: выглядит красиво, но много глючит, например, при отмене действия вдруг меняется дата начала задачи безо всякой на то причины. Невозможно использовать на Android, и это иногда вызывает трудности у больших команд (хотя система изначально и позиционируется только для пользователей MAC и iOS).

46. Nutcache

Система для выставления счетов и контроля прогресса, времени и расходов

Для кого: для менеджеров по продажам, которым нужно выставлять счета своим клиентам. Только для личного пользования или совсем маленьких команд.

Сильные стороны: легко отследить прогресс и оценить затраченные ресурсы по всем задачам. Можно выставлять счета. Можно к каждой задаче и проекту «привязать» определенного клиента. Можно управлять расходами. Очень простая в использовании система.  

Слабые стороны: нельзя автоматизировать процесс выставления счетов. Нет детальных финансовых отчетов. Мало возможностей для командной работы – если вас больше пяти человек, полноценно вести рабочие процессы не получится. 

47. KPI Fire

Система для настройки целей и мониторинга KPI

Для кого: самая главная фишка сервиса – возможность настроить краткосрочные и долгосрочные цели для всех членов команды. Он может стать удобным инструментом для проектных менеджеров в любой сфере.

Сильные стороны: легко отследить прогресс по каждому проекту и сравнить производительность. Можно сравнить стратегические планы с текущими показателями. Круто, что можно установить годовые цели, а потом разбить их на цели отдела, задачи команды и проекты. Есть готовые шаблоны рабочих проектов под разные цели. Есть визуализация стратегии и прогресса. Можно работать с идеями: отбирать лучшие и расставлять приоритеты, связывать их с целями команды.

Слабые стороны: требуется много времени, чтобы наладить работу в системе. Трудно с ходу грамотно связать все цели с проектами и отделами. Хромает эстетика и внешний вид проектов. 

48. Crowdicity

Система для управления идеями, голосования и краудсорсинга

Для кого: подойдет командам, которые находятся в поиске новых идей, новых возможностей и перспектив. Актуально для стартапов, творческих коллективов и продуктовых команд. Идеи можно обсуждать не только внутри команды, но и вместе с партнерами и клиентами.

Сильные стороны: позволяет сотрудникам выдвигать идеи и голосовать за них. Позволяет создать задачу под краудсорсинг и получить большое количество мнений и идей. Система интерактивная, в ней очень легко ориентироваться. Все интерфейсы можно кастомизировать под конкретную компанию, под ее задачи и потребности.

Слабые стороны: нет сбора единой статистики. Для краудсорсинга необходимо запускать свою собственную рекламную кампанию. 

49. Camayak

Управление контентом для издательств, редакций и маркетологов

Для кого: для любых команд, работающих с контентом. Подойдет издательствам и редакциям, крупным блогерам, журналистам и информационным порталам, контент-маркетологам и SMM-специалистам.

Сильные стороны: узкоспециализированное решение для координации работы авторов, маркетологов и дизайнеров. Легко составлять контент-планы, обсуждать активности, ставить дедлайны и задачи, утверждать контент и вносить правки.

Слабые стороны: не подойдет для управления проектами другого типа. Весь функционал заточен под контент. Хочется больше внимания со стороны техподдержки, когда решаешь сложные задачи – например, объединяешь систему и сайт на WordPress.

50. LiquidPlanner

Мульти-проектная система управления и планирования  

Для кого: система для разработчиков и производственных команд. Подходит для управления любым числом проектов и учета рабочего времени.

Сильные стороны: удобно вести работу одновременно с большим количеством проектом. Легко планировать на основе расставленных приоритетов. Есть оценка нагрузки, отслеживание времени и бюджета. Самая крутая фишка: можно заранее оценить, в какой диапазон времени какие задачи будут выполнены. Система просчитывает реалистичные сроки на основе наилучшего и наихудшего сценария развития событий. Есть много полезного функционала: расширенная аналитика, гибкая настройка прав, дэшборды, расписание, совместная работа с документами.

Слабые стороны: когда много сотрудников и задач, в системе легко потеряться. Раздражает долгая прокрутка интерфейса и поиск того, что нужно. Если проектов больше 50 штук, работать сложно.

51. Gantter

Интерактивная диаграмма Гантта – альтернатива GanttPro

Для кого: консалтинг, маркетинг, IT, строительство. Больше подходит командам 15-20 человек.

Сильные стороны: доступ к тысячам готовых шаблонов, которые упрощают построение графиков. Полная интеграция с Google Диском, все файлы и графики – в одном хранилище. Можно управлять файлами, войдя через аккаунты Google, Facebook или LinkedIn, и это удобно. Любую диаграмму можно расшарить в общий доступ.

Слабые стороны: неудобно, что есть только один масштаб интерфейсов, когда ведешь планирование по диаграмме Гантта. Когда два человека одновременно редактируют задачи, изменения могут пропадать. Не хватает ряда мелких, но ценных функций, таких как чат в реальном времени при разработке проектов и видеоконференции. Не user-friendly интерфейсы – иногда нужно делать кучу ненужных щелчков мышью. 

52. Miro

Очень креативная система совместной работы с медиафайлами всех типов

Для кого: оригинальное решение для творческих коллективов, образовательных проектов, дизайнеров и маркетологов. Для команд до 100 участников.  

Сильные стороны: многофункциональная интерактивная доска – можно добавлять файлы и документы, клеить стикеры, делать заметки и карточки задач, рисовать, отмечать важное маркером, составлять mind-карты и to-do листы. Любую доску можно экспортировать в виде картинки или PDF, можно разместить на своем сайте или в ленте соцсетей. Можно совместно редактировать картинки, видео, PDF, Google-документы. Есть текстовые, голосовые и видеочаты, а также просмотр доски в реальном времени, когда участники видят курсоры и действия друг друга. Есть готовые шаблоны для управления проектами, проведения мозговых штурмов и различных бизнес-процессов.

Слабые стороны: ограничение на размер доски для рисования и заметок, ее нельзя сделать больше или объединить с другой доской. Нет пароля для досок, который мог бы защитить ее от редактирования или случайного удаления анонимным пользователем. При экспорте досок в изображение нельзя сделать прозрачный фон. Шрифты мелковаты, не хватает поддержки шрифтов Google Fonts. Сложно отследить историю изменений на доске: кто, когда и что сделал, кто какой элемент добавил. 

 ВСЁ!

Данный обзор приводит к простому выводу. Если у вас есть система управления проектами и она вам не нравится – скорее всего, вы просто выбрали «не свою» систему. Потому что в мире их огромное количество, и наверняка есть та, что подходит лично вам.

Главное – определиться, чего вы хотите. И посмотреть, какая система лучше отвечает вашим задачам. Не надо требовать диаграмму Гантта от простого таск-трекера или сложных финансовых отчетов от баг-трекера, и так далее. 

Напоследок поделимся сводной таблицей, где кратко описаны особенности 52 систем управления проектами.