Расскажу о календарях YouGile, Битрикс-24, Weeek, ClickUp, Wrike, Asana, Trello. Давно анализирую системы управления проектами, делаю обзоры, сравниваю функции, подкидываю идеи по продукту разработчикам. Протестировала более 50 систем. 

Все календари проектов похожи. Задачи попадают туда с досок или из списков и to-do-листов, если проставлены даты. Есть цветная маркировка и фильтрация. Можно добавить задачу, изменить сроки перетаскиванием, завершить. 

Системы расположила по порядку: от тех, что точно останутся доступны в России – до работающих с ограничениями. В конце – сравнительная таблица.

Обзор 7 календарей для управления проектами

YouGile

Перейти на сайт системы

Календарь YouGile доступен в России, все сервера для российских клиентов размещены на территории РФ.

Интерфейс: Неделя. Название задачи, исполнитель, дедлайн, наличие подзадач. Цвет карточки соответствует цвету столбика на доске. 

Плюсы:

• Цвет задачи на календаре равен цвету колонки на доске. Сразу видно, какие задачи в бэклоге, какие в работе. Или какой у задач статус, приоритет, исполнитель, тип и пр. 

• Коммуникации в приоритете. Когда открываешь карточку, попадаешь сразу в чат по задаче. 

• Напоминания о горящем сроке задачи – от 15 минут до 3 дней.

• Дедлайн в формате даты или даты и времени с точностью до минуты.

• Настройка интерфейса: можно указать дату старта и дедлайн, и тогда карточка растянется на несколько дней. Можно оставить только дедлайн, чтобы не перегружать интерфейс.

• При добавлении новой задачи в календаре она автоматически попадает в первый столбик соответствующей доски (например, «бэклог»), если не выбрать другой столбик.

• Текущее время отображается красной пунктирной чертой.

Минусы:

• Пока нет месячного среза, но планируется в следующих версиях.

• Пока добавлены только самые необходимые фильтры. 

• Нельзя собрать задачи из разных досок на один календарь. Но это уже в разработке, будет реализовано через систему сводок.

Тариф: На всех тарифах, в том числе на бесплатном (полностью бесплатная версия до 10 человек).

Битрикс-24

Перейти на сайт системы

Календарь Битрикс-24 доступен в России, все сервера для российских клиентов размещены на территории РФ.

Интерфейс: Месяц, неделя, день. Название задач. 

Синхронизации: Google-календарь и Outlook, с macOS и мобильными телефонами.

Плюсы:

• Интеграция с CRM. Задачи в календаре можно привязывать к элементам в CRM и наоборот. 

• Фильтры: все задачи/завершенные задачи. 

• Гибкие права доступа для сотрудников к определенным типам или конкретным календарям.

• Кроме календаря задач есть отдельный календарь групп, событий и CRM.

• Можно добавлять в избранное календари групп и коллег, если открыт доступ. 

• Календарь событий с приглашениями как в Google-календаре.

• Задачи из календаря событий отображаются на главной в блоке «Ближайшие события». 

Минусы:

• В разных типах календарей (компании, задач, сотрудников, личном) легко запутаться. 

• Сложно разобраться, как настроить права доступа к разным календарям, чтобы достичь нужного соотношения прозрачности и приватности.

Тариф: На всех тарифах, в том числе на бесплатном.

Weeek

Перейти на сайт системы

Российская система управления проектами, реализованная в виде календаря. Продолжает работу в РФ.

Интерфейс: Неделя. Система изначально реализована в формате календаря: каждый столбик на доске – это день недели.

Синхронизации: Google-календарь.

Плюсы:

• Календарем с задачами можно поделиться по ссылке. Доступ – только для просмотра.

• Строка поиска позволяет быстро найти нужную задачу.

• Фильтры задач: по типу, исполнителю и приоритету.

• Гибкие параметры сортировки задач: по важности, по времени, по длительности, по типу, вручную.

Минусы:

• На стандартном экране отображается только 4-5 дней. Чтобы увидеть все 7, нужно уменьшать масштаб или двигать рабочее окно влево.

• Нет месячного среза.

Тариф: На всех тарифах, в том числе на бесплатном (до 5 человек).

ClickUp

Перейти на сайт системы

Американская система ClickUp пока не делала официальных заявлений относительно клиентов из России и продолжает работать. Как показывает практика, малопопулярные продукты в РФ не торопятся делать заявления. ClickUp хороший и нераспространенный продукт.

Интерфейс: Месяц, неделя, 4 дня, день. Исполнители, цветовое обозначение статуса задач, приоритет, метки, подзадачи.

Синхронизации: Google Calendar.

Плюсы: 

• Интерфейс можно настроить под себя, сделать его минималистичным или информативным. Есть выбор, какие параметры задачи показывать на общем календарном виде, а какие нет – статус, исполнители, приоритет, метки, подзадачи…

• Много параметров для фильтрации задач – 22. Есть фильтры по статусу, приоритету, исполнителю и пр. Фильтры настраиваются и сохраняются.

• Подзадачи/повторяющиеся задачи/выходные можно отображать или скрывать.

• Можно вывести все «мои задачи» из всех списков в едином календаре. 

• Информативные цвета. По умолчанию задачи в работе – фиолетовые, новые – серые, завершенные – зеленые, но можно добавить любые новые статусы и пометить любым цветом. Цвет задачи может соответствовать: ее статусу, списку из которого она или любому настроенному параметру. 

• Карточки можно помещать в календарь перетаскиванием из списка задач. 

• Разные форматы отображения: am/pm или 24 часа. 

• Ссылку на задачу можно скопировать из календаря и отправить коллегам. 

• Можно создать и сохранить любое дополнительное поле, которое нужно будет заполнять при добавлении новой задачи, например «чек-лист».

Минусы: 

• Растянутые на несколько дней карточки выглядят громоздко. 

• Есть повторяющиеся задачи в будущем, но они отображаются на календаре только на платном тарифе.

• Нужна грамотная настройка. Прежде чем пользоваться календарем, необходимо обсудить и установить правила для всей команды. 

Тариф: На всех тарифах, в том числе на бесплатном.

Wrike

Перейти на сайт системы

На сайте и в Твиттере Wrike нет официальных заявлений по поводу работы в России. Можно продолжать пользоваться.

Интерфейс: Неделя, месяц, квартал, год. Цветовое обозначение статуса задачи. 

Синхронизации: С календарями Google, Apple и Microsoft.

Плюсы: 

• Разные слои в одном календаре с разными параметрами. Есть слой на основе задач и на основе проектов. Можно вручную выбирать задачи из разных досок для одного слоя.

• На календарь задач накладываются слои с других календарей. Например, с календаря отпусков, чтобы распределить нагрузку и учесть рабочие дни сотрудников. 

• Для линейных сотрудников создаются простые слои, чтобы не перегружать календарь событиями, для менеджеров и руководителей – более сложные.

• Каждый пользователь, в том числе гость, настраивает для себя удобный вид календарей, выбирает только нужные ему слои. 

• Фильтрация по статусу, постановщику, типу задачи, важности, каналу, участникам.  

• Возможность показать календарь другим командам и клиентам, создав внутреннюю или внешнюю ссылку. 

• Шаблоны календарей: редакционный (цвета карточек в соответствии с каналом размещения контента), технической поддержки (цвета в соответствии со статусом тикетов), управления проектами (цвета задач зависят от того, из какого они проекта). 

• Устанавливаются уровни конфиденциальности и определяется степень прозрачности данных для разных команд. Гибкая настройка: можно показывать названия задач в календаре, но скрывать подробную информацию о проекте. 

Минусы: 

• Требуется долгая настройка и обучение, чтобы понять принципы работы и использовать все возможности календаря себе во благо. 

Тариф: Только на платных тарифах.

Asana

Перейти на сайт системы

На сайте Asana есть новости о последних обновлениях системы и о том, что в сообществе набралось 100k пользователей. Но в блоге, в Твиттере и в Фейсбуке нет официальных заявлений по поводу работы в России. Можно продолжать пользоваться.

Интерфейс: Месяц. Исполнители, цвет метки и цвет карточки.

Синхронизации: Google-календарь, Outlook, Apple iCal.

Плюсы:

• Цвет для карточек выбирается прямо в календаре или ставится по умолчанию.

• Кроме календаря проектов есть отдельные календари группы и личных задач.

• Есть фильтрация задач по приоритету, типу, статусу согласования, фильтры настраиваются.

• Разные режимы отображения: все задачи/завершенные/незавершенные. 

• Можно показывать/скрывать выходные. 

• Подзадачи тоже отображаются в календаре, если они добавлены в проект.

• Есть повторяющиеся задачи.

Минусы:

• Нет недельного среза в общем календаре проектов – только в личных задачах.

• Установка времени завершения задачи доступна только на платном тарифе.

Тариф: На бесплатном тарифе – с ограниченным функционалом. 

Trello

Перейти на сайт системы

Компания Atlassian, которой принадлежит Trello, заявила о прекращении продаж новых продуктов в России. Действующие лицензии будут забирать у некоторых российских госструктур и корпоративных клиентов (как именно их будут определять, не уточняется). Однако компания продолжит работать с малым бизнесом из России. Так что небольшие креативные команды использовать Trello могут, но без гарантий.

Интерфейс: Месяц, неделя, день. Название задачи, цветовая метка и исполнители. Если проставлен дедлайн, карточка растягивается на несколько дней. 

Синхронизации: Формат iCalendar (Google Calendar, Outlook, Apple iCal, Mozilla Calendar). 

Плюсы:

• В дневном срезе карточки автоматически сортируются по времени вплоть до секунды: задача с дедлайном в 15:00:00 будет выше задачи на 15:00:10. 

• Гибкий фильтр – по ключевым словам, по меткам (готово, ждет подтверждения…), по датам (без даты, срок истекает сегодня, срок истек), по участникам задачи.

• Добавить в календарь можно одну карточку или целый список задач, который станет отдельным столбиком на доске.

• Чек-листы внутри карточки на календаре. На каждый пункт назначить исполнителей. Если пункт чек-листа становится более крупной задачей, он преобразуется в полноценную карточку, информация об исполнителе и сроке автоматически подтягивается на нее.

Минусы:

• Нет общего календаря сразу по всем доскам. 

• Нет особого обозначения выходных и отпусков.

• Не хватает повторяющихся задач.

Тариф: Только на платных тарифах.

Сравнительная таблица

Итоги: что важно для календаря

• Фильтрация задач по исполнителю, статусу и другим параметрам

• Сразу видеть на календаре важные атрибуты задачи: исполнителя, сроки, статус

• Понятное выделение цветом, возможность настроить его

• Возможность вывести отдельно только свои задачи

• Видеть разграничение между задачами и событиями на календаре

• Создавать повторяющиеся события

• Работать с задачами прямо в календаре: создавать, завершать, менять сроки

Есть что-то еще, что важно для вас при работе в календаре задач?